Wyciągnięte wnioski

Właśnie zakończyłeś duży projekt. Wszystko wydawało się w porządku, dopóki nie zdaliście sobie sprawy, że zespół musiał powtórzyć pracę, ponieważ kluczowe pliki nie zostały udostępnione na czas. To było frustrujące, a co gorsza, można było temu zapobiec, gdyby wcześniej zwrócić uwagę na te statystyki.

Każdy ukończony projekt oferuje cenne wnioski. Jednak bez ustrukturyzowanego sposobu na ich zapisanie zespół ryzykuje powtarzanie błędów lub przeoczenie sukcesów. Szablony wyciągniętych wniosków w Asanie pomagają przeanalizować wyniki projektu, zebrać informacje od interesariuszy i udokumentować kluczowe wnioski, aby podejmować lepsze decyzje i stale ulepszać przepływy pracy.

Kto może skorzystać z tego szablonu?

W Asana po każdej ważnej inicjatywie przeprowadzamy przegląd wyciągniętych wniosków, aby określić, co się sprawdziło, a co nie i dlaczego. Dokumentowanie wniosków za pomocą gotowego szablonu pomaga nam robić to szybciej i skuteczniej. Szablon wyciągniętych wniosków sprawia, że nie przeoczysz żadnych przydatnych statystyk, a każdy zespół może korzystać z ustrukturyzowanego, powtarzalnego procesu. Taki proces refleksji pomaga zespołom stawać się coraz silniejszymi z każdym podejmowanym projektem.

Ten szablon wyciągniętych wniosków jest idealny dla:

• Kierownicy projektów, którzy chcą zebrać wnioski z ukończonych projektów

• zespołów przeprowadzających retrospekcje sprintów, spotkania po zakończeniu projektu lub przeglądy zamknięcia projektu;

• Interesariuszy, którzy chcą usprawnić planowanie i realizację projektów

• Zespoły PMO, które tworzą bibliotekę wniosków z projektów do wykorzystania w przyszłości

Użyj tego szablonu wyciągniętych wniosków w zarządzaniu projektami, aby zwiększyć szanse na sukces przyszłych projektów, uniknąć powtarzania błędów i podejmować bardziej świadome decyzje.

Dlaczego warto korzystać z szablonu Asana?

Po ukończeniu całego projektu chcesz mieć pewność, że Twój zespół zarejestruje kluczowe statystyki, zanim przejdzie do kolejnego etapu. Dedykowany szablon sprawia, że proces ten jest spójny, praktyczny i łatwy do ponownego wykorzystania.

Dzięki temu szablonowi Asana możesz:

• Skupić dyskusje na kluczowych tematach: użyj ustrukturyzowanych podpowiedzi, aby dowiedzieć się, co poszło dobrze, a co nie i dlaczego, np. niedotrzymany termin lub zmiana zakresu w ostatniej chwili.

• Rejestrować informacje od interesariuszy w czasie rzeczywistym. Komentarze i Formularze umożliwiają zbieranie statystyk od zespołu projektowego i interesariuszy.

• Przekształcić statystyki w czynności do wykonania. Przekształć wnioski w jasne, praktyczne kroki. Na przykład, jeśli odpowiedzialność za zadanie była niejasna, następnym razem z góry zdecyduj, kto będzie za nie odpowiedzialny.

• Unikaj powtarzania błędów. Zidentyfikuj przyczyny źródłowe, takie jak luki w komunikacji lub niejasne wymagania, i określ czynności do wykonania, które będą stanowić wytyczne dla przyszłego planowania i realizacji projektów, takie jak doprecyzowanie osi czasu lub usprawnienie procedur przekazywania zadań.

• Śledź postępy w realizacji działań następczych. Przypisz właścicieli i terminy dla czynności do wykonania, takich jak kontakt z interesariuszami projektu, aby upewnić się, że wszyscy są zgodni co do nowego procesu zatwierdzania.

• Stwórz bazę wiedzy z możliwością wyszukiwania. Zadbaj o to, aby raporty z wyciągniętymi wnioskami były dostępne i powiązane z oryginalnym projektem.

• Stawiaj na ciągłe doskonalenie. Udokumentuj, co się sprawdziło, aby powtórzyć sukces w podobnych projektach.

Jak korzystać z tego szablonu wyciągniętych wniosków

Po zakończeniu projektu zaplanuj sesję poświęconą wyciągnięciu wniosków i zaproś na nią zespół projektowy oraz interesariuszy. Następnie:

1. Zduplikuj szablon i zmień jego nazwę. Utwórz kopię szablonu wyciągniętych wniosków i nadaj mu jasną, łatwą do wyszukania nazwę. Na przykład: „Kampania w II kwartale: wyciągnięte wnioski”, „Przegląd po zakończeniu projektu zmiany wyglądu strony internetowej” lub „Przegląd procesu wdrażania pracowników”. Pozwoli to uporządkować obszar roboczy i ułatwi późniejsze wyszukiwanie raportów.

2. Ustal agendę sesji. Przedstaw tematy, takie jak sukcesy, wyzwania, cele projektu i przyszłe zalecenia. Zacznij od krótkiego przeglądu projektu i wyjaśnij cel sesji.

3. Zbierz informacje zwrotne. Użyj formularzy lub udostępnionych dokumentów, aby zebrać indywidualne przemyślenia z wyprzedzeniem. Poproś współpracowników, aby podzielili się tym, co poszło dobrze, a co nie, oraz o powtarzających się wyzwaniach.

4. Omów to w grupie. Omów kluczowe fazy i wyniki projektu. Przeanalizuj przyczyny sukcesów i niepowodzeń, a nie tylko ich powierzchowne objawy.

5. Udokumentuj wnioski. Uporządkuj kluczowe wnioski w kategoriach, takich jak sukcesy, niepowodzenia i przyczyny źródłowe. W miarę możliwości dołącz dowody lub przykłady.

6. Przypisz czynności do wykonania. Przełóż wnioski na konkretne działania. Twórz wykonalne zadania, przypisuj właścicieli i ustalaj terminy, których należy przestrzegać.

7. Udostępnij raport. Przechowuj raport na temat wyciągniętych wniosków razem z projektem. Oznacz go, aby móc z niego skorzystać w przyszłości i udostępnij zespołom realizującym podobne projekty.

Funkcje Asana, które ułatwiają przeglądanie wyciągniętych wniosków

Nie potrzebujesz skomplikowanej konfiguracji, aby zebrać znaczące wnioski. Te funkcje Asany ułatwiają zbieranie informacji zwrotnych, dokumentowanie statystyk i wprowadzanie ulepszeń.

• Formularze: ustandaryzuj sposób zbierania informacji zwrotnych od interesariuszy dla każdego projektu, na przykład w formie krótkiej ankiety po premierze produktu lub wydarzeniu sprzedażowym.

• Pola niestandardowe: oznacz wnioski według nazwy projektu lub rodzaju problemu, aby łatwo znaleźć trendy, np. oznaczając informacje zwrotne jako „problemy z przekazywaniem” lub „pełzanie zakresu”.

• Kamienie milowe: zaznacz kluczowe punkty zwrotne, takie jak opóźnione zatwierdzenie lub zmiana zakresu, aby nie zostały zapomniane podczas przeglądu.

• Komentarze do zadań: pozwól członkom zespołu dodawać kontekst bezpośrednio do wniosków, na przykład informacje o tym, dlaczego termin został przekroczony lub co pomogło go dotrzymać.

• Załączniki: dołącz do każdej lekcji materiały pomocnicze, produkty końcowe lub raporty końcowe.

• Asana AI: pozwól sztucznej inteligencji pomóc w podsumowaniu informacji zwrotnych, sugerowaniu statystyk i identyfikowaniu motywów w wielu wyciągniętych wnioskach, takich jak niejasne role lub zmiany wprowadzane w ostatniej chwili.

• Aktualizacje statusu: udostępnij kluczowe wnioski i plany działań następczych w zwięzłej aktualizacji, aby wszyscy mogli zobaczyć najważniejsze informacje bez konieczności organizowania kolejnego spotkania.

Polecane integracje

Połącz szablon wyciągniętych wniosków z narzędziami, z których korzysta Twój zespół. Niezależnie od tego, czy zbierasz informacje zwrotne z kampanii, udostępniasz projekty, czy przeglądasz dokumentację techniczną, te integracje pomagają przechowywać wszystko w jednym miejscu i ograniczyć konieczność przełączania się między narzędziami do zarządzania projektami.

Więcej opcji znajdziesz w katalogu aplikacji Asana.

• Slack: zbieraj informacje zwrotne w czasie rzeczywistym podczas podsumowań projektów i przekształcaj wiadomości w zadania w Asanie.

• Microsoft Teams: prowadź sesje dotyczące wyciągniętych wniosków w sposób oparty na współpracy, korzystając z możliwości utworzenia zadań podczas spotkań.

• Google Drive: dołączaj pliki, takie jak raporty końcowe, retrospektywy lub osie czasu projektów, aby zapewnić kontekst.

• Figma: osadzaj pliki projektowe i prototypy, aby podczas przeglądu móc odwoływać się do elementów wizualnych lub informacji zwrotnych dotyczących UX.

• Coview: dołączaj nagrania ekranu i wizualne informacje zwrotne, aby zapewnić szerszy kontekst stojący za wyzwaniami lub pominiętymi krokami.

• GitLab: połącz repozytoria kodu lub scal historie żądań dla spotkań po zakończeniu projektu powiązanych z pracą techniczną.

• Threads: przechwytuj i synchronizuj istotne dyskusje zespołu z Threads, aby przekazać je na sesji poświęconej wyciągnięciu wniosków.

• Jira Cloud: synchronizuj statystyki z retrospektyw między zespołami programistycznymi i nietechnicznymi. Połącz Jira

• Dropbox: prześlij zasoby poprojektowe bezpośrednio do zadania lub raportu dotyczącego wyciągniętych wniosków.

Często zadawane pytania dotyczące szablonów wyciągniętych wniosków