Szablon Asany do wdrażania nowych pracowników

Template created by Asana

Asana logo

Efektywny proces wdrażania ułatwia nowym pracownikom monitorowanie wszystkich działań do wykonania w jednym miejscu. Pomagaj im odnosić sukcesy już od pierwszego dnia dzięki dedykowanemu szablonowi Asany.

Użyj szablonu

INTEGRATED FEATURES

list iconWidok listysubtask iconPodzadaniafield-add iconPola niestandardowemultihome iconDodawanie zadań do wielu projektów

Recommended apps

Ikona Zoom
Zoom

Udostępnij
facebooktwitterlinkedin
[Interfejs użytkownika produktu] Przykładowy szablon wdrażania nowych pracowników w Asanie (listy)

Wszyscy nowi pracownicy przechodzą przez proces wdrożenia. Jednak proces ten nie jest jedynie listą zadań do wykonania, a raczej cenną okazją do zrobienia dobrego pierwszego wrażenia, przygotowania nowych pracowników do pełnienia obowiązków na nowym stanowisku, wyznaczenia wskaźników sukcesu oraz zadbania o ich poczucie przynależności do firmy.

W dzisiejszych czasach efektywny proces wdrażania nowych pracowników jest ważniejszy niż kiedykolwiek. W obliczu narastającego wypalenia i syndromu oszusta, firmy szukają różnych sposobów, by pomóc pracownikom w aklimatyzacji. W tym właśnie celu stworzyliśmy szablon wdrażania nowych pracowników.

Dlaczego warto korzystać z szablonu wdrażania nowych pracowników?

Szablon wdrażania nowych pracowników to świetny sposób na ujednolicenie tego procesu. Dzięki niemu możesz zapewnić członkom zespołu dostęp do informacji, których potrzebują, aby osiągnąć sukces, już od pierwszego dnia.

Usprawnia cały proces

Lista kontrolna dla nowych pracowników to zbiór informacji oraz czynności do wykonania, których potrzebują oni do rozpoczęcia pracy. Efektywny szablon pozwala zgromadzić wszystkie te elementy w jednym miejscu, zapewniając do nich łatwy dostęp.

Zapewnia członkom zespołu dostęp do informacji niezbędnych do osiągnięcia sukcesu

Ważne jest, aby nowi pracownicy od samego początku dysponowali narzędziami, których potrzebują w swojej pracy. Kiedy jasno określisz swoje oczekiwania w pierwszym tygodniu, miesiącu, a nawet roku, Twoi pracownicy będą mieli jasne zrozumienie tego, czego potrzebują, aby odnieść sukces.

Zyskają na tym nie tylko nowo przyjęte osoby – satysfakcja pracowników również wzrośnie w perspektywie długoterminowej. Kiedy pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje, rzadziej doświadczają w miejscu pracy negatywnych emocji, które prowadzą do wypalenia i syndromu oszusta. Nasze badania wykazały, że wypalenie i syndrom oszusta (które niewspółmiernie częściej dotykają młodszych pracowników) mogą prowadzić do spadku morale, braku komunikacji oraz zaangażowania, większej liczby błędów, a nawet odejścia pracowników z firmy.

[Przeczytaj] Plan na 30–60–90 dni: jak łatwo wdrażać nowych pracowników

Pomaga członkom zespołów wirtualnych w aklimatyzacji

W szczególności jeszcze ważniejsze jest korzystanie z przejrzystego szablonu do wdrażania nowych pracowników, jeśli proces ten odbywa się w formie zdalnej. Twoi zdalni pracownicy nie będą mieli wielu okazji do osobistej interakcji z Tobą lub ze swoim wirtualnym zespołem. Wyjaśnienie, co muszą zrobić, jak powinni się komunikować i jak skutecznie wykonywać swoje działania może pomóc im w osiągnięciu pełnego potencjału bez względu na to, skąd pracują.

Dotyczy to zwłaszcza pracowników, którzy pracują w innych strefach czasowych. Kiedy nie możesz być online w tym samym czasie co Twoi pracownicy, jeszcze ważniejsze jest zapewnienie nowym pracownikom przejrzystej listy zadań, aby mogli zacząć samodzielnie.

quotation mark
Proces wdrażania nowego pracownika to kluczowy moment, dzięki któremu poczuje on przynależność do firmy od pierwszego dnia. Stanowi ono podstawę jego wiedzy i doświadczenia związanego z pracą w firmie. Właśnie dlatego stworzenie odpowiedniego procesu wdrażania nowych pracowników do firmy jest tak ważne dla promowania inkluzywnej kultury organizacyjnej.”
Sonja Gittens Ottley, dyrektor ds. różnorodności i inkluzywności w Asanie

Szablon Asany do wdrażania nowych pracowników

Wierzymy, że poświęcając czas na odpowiednie wprowadzenie nowych pracowników możemy zapewnić im najlepsze możliwe wsparcie w ich nowej pracy. Istotnym elementem tego procesu jest zapewnienie im widoczności oraz jasnego zrozumienia, jak będzie on przebiegał.

Nasz szablon wdrażania nowych pracowników jest wyjątkowy pod tym względem, że zawiera kilka kluczowych czynności, które wykonujemy w Asanie, aby upewnić się, że pracownicy czują się mile widziani od samego początku. Wszyscy nowo zatrudnieni otrzymują listę kontrolną, która jest koordynowana przez ich przełożonego i obejmuje odpowiednie informacje, projekty i zadania związane z całym procesem.

Posiadanie praktycznego, centralnego źródła informacji już na samym początku daje pracownikom jasny obraz tego, co muszą robić. Zapewnia doskonałe doświadczenia, upraszczając sposób wyszukiwania i uzyskiwania informacji przez nowych pracowników. Dzięki temu mogą łatwo znaleźć ważne dokumenty firmowe, takie jak wartości firmy, zasady organizacyjne czy regulamin pracy.

Utwórz własny szablon

Kluczowe elementy szablonu wdrażania nowych pracowników

Aby pomóc nowym pracownikom odnieść sukces, potrzebujesz nie tylko skutecznego szablonu wdrażania – musisz także wiedzieć, jak z niego korzystać. Wykonaj następujące czynności, aby szablon ten był jak najbardziej przydatny dla wszystkich nowych członków zespołu:

  • Ustal ramy czasowe i oczekiwania dotyczące sposobu wykonania zadań.

  • Ustaw datę wykonania dla każdego działania.

  • Przekształć szablon w dynamiczny dokument, który nowy pracownik może aktualizować w czasie rzeczywistym zapisując pytania, spostrzeżenia i dalsze działania.

  • Stwórz skuteczny proces wdrażania nowych pracowników, od początku do końca.

Zintegrowane funkcje

  • Widok listy: jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć tytuł zadania i datę wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

  • Podzadania: czasami lista rzeczy do zrobienia jest zbyt długa, aby ująć ją w jednym zadaniu. Gdy zadanie ma więcej niż jednego współpracownika, odległą datę wykonania lub wymaga przeglądu i zatwierdzenia przez interesariuszy, możesz użyć podzadań do śledzenia pracy. To świetny sposób na rozdzielenie pracy i podzielenie zadań na mniejsze części. Jednocześnie masz pewność, że wszystkie te mniejsze zadania są połączone z ogólnym kontekstem zadania nadrzędnego. Użyj podzadań. aby podzielić zadania na mniejsze części lub uchwycić poszczególne części wieloetapowego procesu.

  • Pola niestandardowe: są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

  • Dodawanie zadań do wielu projektów: często praca opiera się na współpracy międzyfunkcyjnej, a zespoły muszą być w stanie efektywnie ze sobą współpracować. Jednak zdarza się, że korzystają one z rożnych narzędzi i mają różne systemy, przez co powstają silosy i opóźnienia. Dzięki opcji dodawania zadań do wielu projektów w Asanie możesz ograniczyć powielanie wysiłków i zwiększyć widoczność międzyfunkcyjną, dodając te same zadania do wielu projektów. Przeglądaj zadania w kontekście, sprawdź kto nad czym pracuje i połącz swój zespół w jednym miejscu.

Polecane aplikacje

  • Zoom: Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w możliwe do wykonania działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu łatwo mogą tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeczoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze odsłuchanie.

  • Gmail: dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nigdy niczego nie przeoczysz. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu. 

  • Microsoft Teams: dzięki integracji Microsoft Teams + Asana możesz wyszukiwać i udostępniać potrzebne informacje bez opuszczania aplikacji Teams. Z łatwością łącz swoje konwersacje w Teams z działaniami w Asanie – bez konieczności opuszczania aplikacji Teams. Możesz także tworzyć, przypisywać i wyświetlać zadania podczas spotkań w Teams bez konieczności przełączania się do przeglądarki.

  • Slack: przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack. 

Często zadawane pytania odnośnie szablonów wdrażania nowych pracowników

Co powinien obejmować szablon projektu do wdrażania nowych pracowników? 

Szablon listy kontrolnej dla nowego pracownika powinien zawierać wszystkie informacje, które pomogą mu odnieść sukces już od pierwszego dnia pracy. Pamiętaj, aby dodać do niej także działania do wykonania pierwszego dnia, zadania, które należy ukończyć podczas pierwszych 30-60-90 dni oraz pozostałe informacje potrzebne w okresie adaptacji.

Kto powinien utworzyć szablon wdrażania nowych pracowników?

Proces wdrażania nowych pracowników zazwyczaj jest nadzorowany przez pracowników działu kadr. Ujednolicenie tego procesu sprawia, że każda nowo zatrudniona osoba ma dostęp do wszystkich narzędzi i informacji których potrzebuje, aby odnieść sukces. Chociaż zespół HR projektuje proces i zajmuje się podstawami, do Twoich obowiązków należeć będzie dodanie konkretnych informacji kontekstowych i innych szczegółów dotyczących stanowiska, jakie zajmuje nowy pracownik.

Ile powinien trwać proces wdrażania pracowników?

Menedżerowie oraz pracownicy działu kadr zazwyczaj spędzają na wprowadzaniu nowych pracowników mniej niż miesiąc, ale wcale nie oznacza to, że po upływie tego czasu nowo zatrudnione osoby będą czuły się pewnie w swojej roli. Proces wdrażania powinien trwać około trzech miesięcy, umożliwiając pełne przeprowadzenie planu na 30–60–90 dni.

Jak sprawić, by nowi pracownicy czuli się mile widziani?

Tworzenie pozytywnego doświadczenia związanego z wdrażaniem zaczyna się wcześniej niż podczas pierwszego dnia pracy. Dobrym pomysłem jest wysłanie nowemu pracownikowi powitalnego listu około tydzień przed planowaną datą rozpoczęcia przez niego pracy. List ten powinien zawierać plan pierwszego dnia pracy, informacje o tym, co należy ze sobą przynieść oraz oczekiwania dotyczące ubioru czy przerwy na lunch. Kiedy nowy pracownik rozpocznie pracę, zaplanuj czas, aby przeprowadzić go przez proces wdrażania i odpowiedzieć na wszystkie pytania. Rozważ przypisanie nowej osobie mentora, który będzie ją wspierał.

Czy korzystanie z szablonu wdrażania nowych pracowników zwiększa retencję?

Badanie portalu Glassdoor wskazuje, że organizacje, w których proces wdrażania jest dobrze przygotowany mogą zwiększyć retencję pracowników o 82%. Właściwy szablon procesu wdrażania stanowi podstawę zaangażowania pracownika, co z kolei prowadzi do większej retencji i mniejszej rotacji.

Czy każdy pracownik potrzebuje tylko jednego szablonu wdrażania?

W Asanie tworzymy zazwyczaj dwa szablony dla każdego nowego pracownika. Jeden z nich zawiera informacje ogólne, których potrzebuje każda osoba rozpoczynająca pracę. Oprócz tego, do każdego pracownika przypisany jest też drugi szablon zawierający informacje potrzebne na konkretnym stanowisku.

Pomóż nowym pracownikom odnieść sukces

Przekonaj się, dlaczego miliony osób używają Asany, aby zwiększyć efektywność swojej pracy. Rozpocznij darmowy 30-dniowy okres próbny już dzisiaj.

Utwórz własny szablon