Jak poprawić komunikację w zespole: 6 strategii i wskazówek

Twój styl komunikacji wiele mówi o Tobie jako o liderze. Czy wspierasz swój zespół i zachowujesz się swobodnie, prowadząc go przez projekty kreatywne? A może masz bardziej bezpośredni styl komunikacji, który motywuje członków zespołu do wydajnej pracy i tworzenia zwycięskich produktów? Istnieją różne style komunikacji, a brak skutecznej komunikacji może powodować niską wydajność i obniżone morale.

Komunikacja w zespole jest kluczowa, ale na szczęście wypracowanie dobrych praktyk w tym zakresie jest łatwe. Jako kierownik projektu możesz nadać ton komunikacji między członkami zespołu. Jeśli obecnie masz problemy z komunikacją, nie martw się. Style komunikacji nie są niezmienne. W tym artykule omówimy podstawy, które pomogą Twojemu zespołowi wdrożyć najlepsze praktyki w tym zakresie. Oto jak to zrobić.

Dlaczego komunikacja w zespole jest ważna?

Silna komunikacja jest siłą napędową wszystkiego, co robisz w pracy. Jakość projektu, relacje z interesariuszami i zadowolenie klientów można powiązać ze sposobem komunikacji w zespole. 

Dobra komunikacja prowadzi do skutecznego podejmowania decyzji, zaangażowania zespołu i udanych projektów. Z drugiej strony słaba komunikacja w zespole może powodować:

• Nierównomierny podział lub powielanie pracy 

• pełzanie zakresu

• Rozczarowujące wyniki projektu

• Niezadowoleni klienci

• Negatywne opinie klientów

• Duża rotacja członków zespołu

• Środowisko o wysokim poziomie stresu

• Niskie zaangażowanie członków zespołu

Aby poprawić komunikację w zespole, musisz dawać dobry przykład. Praktykuj uważność i podejmuj działania, aby zachować przejrzystość w kontaktach z członkami zespołu. Aktywnie odpowiadaj na ich pytania i wyjaśniaj, dlaczego podejmujesz określone decyzje. Skuteczna komunikacja nie jest łatwa, ale tworząc kulturę otwartego dialogu, możesz stworzyć zdrowe środowisko pracy. 

Jakie są 5 rodzajów komunikacji w zespole?

Istnieje więcej niż jeden sposób komunikacji w zespole. Jeśli chcesz zbudować zespół o wysokiej wydajności, musisz znać wszystkie pięć form komunikacji. Skorzystaj z tej tabeli, aby określić obszary komunikacji, w których Twój zespół może się poprawić. 

1. Komunikacja werbalna: komunikacja werbalna jest najważniejszym punktem interakcji między członkami zespołu. Niezależnie od tego, czy członkowie zespołu rozmawiają ze sobą twarzą w twarz, przez telefon czy za pośrednictwem wideokonferencji, takie konwersacje mogą być decydującym czynnikiem wpływającym na to, jak jedna osoba postrzega drugą. Komunikacja werbalna zapewnia członkom zespołu najlepszą okazję do wyrażenia swoich myśli. 

2. Komunikacja niewerbalna: obejmuje takie elementy jak mowa ciała, mimika i ton głosu. Wiele osób nie zdaje sobie sprawy, jak komunikacja niewerbalna wpływa na ich relacje. W rzeczywistości ponad połowa całej komunikacji jest niewerbalna, dlatego ważne jest, aby zwracać uwagę na sygnały niewerbalne.

3. Komunikacja pisemna: możesz łatwo kontrolować sposób komunikacji za pomocą pisania. Twój zespół powinien mieć wspólny cel, jakim jest skuteczna komunikacja za pośrednictwem każdego pisemnego kanału komunikacji, w tym poczty elektronicznej, narzędzi do zarządzania projektami, wiadomości, ankiet lub recenzji. Umiejętność wyrażania siebie na piśmie może przynieść korzyści zarówno zespołowi, jak i odbiorcom. 

4. Komunikacja wizualna: komunikacja wizualna jest ważna podczas spotkań zespołu lub szkoleń, gdy udostępniasz informacje za pośrednictwem slajdów lub filmów. Zaletą wizualizacji jest to, że masz czas na zastanowienie się, zanim przedstawisz swój przekaz innym. Zanim udostępnisz materiały wizualne, zastanów się, czy wybrane przez Ciebie elementy pomogą zespołowi zrozumieć, co próbujesz przekazać. 

5. Słuchanie: możesz nie myśleć o słuchaniu jako o komunikacji, ale skuteczna komunikacja nie może się odbyć bez niego. Słuchanie to sposób, w jaki odbierasz informacje, gdy inni do Ciebie mówią. W szczególności aktywne słuchanie tworzy zdrowe środowisko pracy, ponieważ pokazuje rozmówcy, że jesteś zaangażowany i zwracasz uwagę na to, co ma do powiedzenia.

6 strategii budowania umiejętności komunikacji w zespole

Istnieją różne strategie, które można wykorzystać do poprawy komunikacji w zespole w miejscu pracy. Niezależnie od tego, czy Twój zespół pracuje zdalnie, czy w biurze, te kroki będą promować współpracę w zespole i sprzyjać zdrowym relacjom, niezależnie od zajmowanego stanowiska lub rangi. 

1. Szybko rozwiązuj konflikty

Konflikty w pracy mogą zaczynać się od drobnych spraw i wydawać się nieistotne. Na przykład jeden członek zespołu może przesunąć swój termin, co oznacza, że inny członek zespołu ma mniej czasu na swoją część projektu. Pierwszy członek zespołu przeprasza drugiego i wszystko wydaje się być w porządku. Ale jeśli pierwszy członek zespołu nadal będzie przesuwał terminy, a drugi członek zespołu nie poinformował, jak to wpływa na jego pracę, drugi członek zespołu może stać się urażony i sfrustrowany. Gdy członkowie zespołu nie rozwiązują szybko konfliktów, narasta napięcie i cierpi na tym wydajność pracy.

Wskazówka: naucz członków zespołu strategii rozwiązywania konfliktów, aby mogli rozwiązywać problemy szybko, bezpośrednio i z szacunkiem. Dzięki temu małe problemy nie przerodzą się w duże. 

2. Zachęcaj do zaangażowania

Nikt nie lubi mikrozarządzania, ale bez wskazówek lub współpracy w zespole członkowie zespołu mogą odczuwać brak zaangażowania. Jako menedżer powinieneś zachęcać członków zespołu do działania, jednocześnie dając im swobodę kreatywności. 

Spróbuj wymieniać informacje i pomysły ze swoim zespołem podczas burz mózgów i cotygodniowych warsztatów. Pamiętaj, aby nie tylko prosić zespół o pomysły, ale także pokazać, że cenisz każdy z nich. Dzięki temu członkowie zespołu będą wiedzieć, że mogą liczyć na Twoje wsparcie. 

Wskazówka: zaplanuj cotygodniowe spotkania, aby każdy mógł podzielić się tym, nad czym pracuje, i w razie potrzeby zadawać pytania. Spotkania to świetny sposób na zaangażowanie zespołu bez przerywania ważnego czasu skupienia.

3. Promuj komunikację oddolną

Członkowie zespołu znajdujący się na dole struktury zespołu mogą nie czuć się komfortowo, zabierając głos i dzieląc się pomysłami. Promując komunikację oddolną, zachęcasz członków zespołu na każdym stanowisku do dzielenia się pomysłami i wyrażania swoich opinii. Możesz promować ten rodzaj komunikacji, budując zaufanie i morale w swoim zespole oraz dając mu poczucie odpowiedzialności za projekty.

Wskazówka: członkowie zespołu mogą potrzebować zachęty, jeśli chcesz, aby czuli się komfortowo, zabierając głos. Zapytaj ich o pomysły, opinie i informacje zwrotne, aby przyzwyczaili się do dzielenia się nimi. Zachęcaj członków zespołu w różnych sytuacjach, takich jak spotkania zespołu, ankiety, rozmowy indywidualne i skrzynka z sugestiami.

4. Dąż do przejrzystości

Komunikatywne miejsce pracy to takie, w którym członkowie zespołu stawiają na pierwszym miejscu przejrzystość. Jeśli Ty i członkowie Twojego zespołu będziecie mogli być ze sobą szczerzy, zmniejszycie ryzyko nieporozumień i związane z nimi ryzyko. 

Jednym ze sposobów na zachowanie przejrzystości jako lider jest szczerość w kwestii wyników biznesowych i ujawnianie informacji na bieżąco. Powinieneś również przekazywać konstruktywną krytykę, gdy uznasz to za konieczne, aby członkowie zespołu mogli doskonalić swoje umiejętności. Co najważniejsze, kluczowe jest, aby połączyć ich codzienną pracę z ogólnymi celami. Zapewnienie członkom zespołu kontekstu i pokazanie im, dlaczego ich praca jest ważna, może zwiększyć ich motywację i sprawić, że poczują się docenieni.

Wskazówka: istnieje różnica między przejrzystością a nadmiernym udostępnianiem informacji. Na przykład członkowie zespołu powinni wiedzieć, czy firma osiągnęła roczne cele dotyczące przychodów, ale nie musisz dzielić się z nimi swoimi osobistymi problemami z dyrektorem generalnym, które miały miejsce w tym tygodniu. Szablon karty zespołu może pomóc Ci udokumentować te cele, określić obowiązki i ułatwić wszystkim pozostanie na bieżąco w miarę rozwoju projektów.

5. Zaplanuj spotkania jeden na jeden

Komunikacja w zespole odbywa się w ramach grupy, ale także podczas indywidualnych interakcji. Kiedy członkowie zespołu wchodzą w interakcje, wnoszą do grupy energię z każdego doświadczenia. 

Regularne spotkania jeden na jeden to okazja do rozwiązywania problemów i sprawdzania, jak radzą sobie członkowie zespołu. Twój zespół będzie bardziej pewny siebie, jeśli zapewnisz mu przestrzeń do swobodnej rozmowy. Możesz również zachęcić członków zespołu do planowania spotkań jeden na jeden, aby mogli się poznać i budować relacje oparte na współpracy.

Wskazówka: jako menedżer nie musisz przyjmować roli terapeuty, ale powinieneś dbać o to, jak radzą sobie członkowie Twojego zespołu. Jeśli członek zespołu zmaga się z problemami emocjonalnymi, zastanów się, czy możesz dać mu wolne, aby mógł wrócić do pracy w lepszym stanie. 

6. Przekazuj spójne informacje zwrotne

Ważną częścią komunikacji w zespole jest przekazywanie informacji zwrotnych na temat wyników. Członkowie zespołu potrzebują informacji zwrotnych na temat swoich wyników, aby utrzymać motywację i zaangażowanie. Podczas spotkań jeden na jeden przekazuj członkom zespołu informacje zwrotne i omawiaj możliwości rozwoju. Możesz również zapytać członków zespołu, czy mają dla Ciebie jakieś uwagi.

Wskazówka: członkowie zespołu nie zawsze czują się komfortowo, przekazując Ci bezpośrednie informacje zwrotne. Rozważ przeprowadzenie anonimowej ankiety, aby uzyskać od zespołu szczere opinie na temat swoich wyników jako lidera zespołu.

4 style komunikacji w zespole

Wiedza o tym, jak komunikują się członkowie zespołu, może pomóc Ci w zarządzaniu całym zespołem. Profil DiSC to ocena osobowości i zachowania, która klasyfikuje podstawowy styl komunikacji danej osoby jako dominujący, wpływowy, sumienny lub stabilny.

Style komunikacji są złożone, a członkowie zespołu mogą mieć cechy charakterystyczne dla więcej niż jednego z czterech stylów. Jednak zrozumienie podstawowego stylu każdej osoby i dostosowanie do niego komunikacji może znacznie pomóc w budowaniu silnego zespołu. 

Dominujący

Członkowie zespołu o dominującym stylu komunikacji są intensywni, wydajni i skoncentrowani na wynikach. Zazwyczaj można je łatwo rozpoznać, ponieważ są nastawione na rywalizację i osiągnięcie sukcesu. Chociaż osoby te są naturalnymi liderami zespołu, ich słabością może być niecierpliwość i zbyt duża pewność siebie.

Wskazówka: stawiaj dominującym członkom zespołu wyzwania, aby byli zmotywowani do pracy, ale przypominaj im, aby zawsze skupiali się na misji zespołu i firmy. 

Influencer

Członkowie zespołu, którzy w komunikacji stosują styl wpływowy, są osobami towarzyskimi. Te osoby wiedzą, jak oczarować innych i stworzyć energiczne i angażujące środowisko. Influencerzy odnoszą sukcesy w relacjach z klientami, ponieważ lubią rozmawiać z ludźmi. 

Wskazówka: zadbaj o to, aby członkowie zespołu o takim stylu komunikacji nie stracili koncentracji, powierzając im zadania odpowiadające ich umiejętnościom. Pozwól im wyrażać siebie w swojej roli, jednocześnie upewniając się, że nie rozpraszają uwagi innych. 

Sumienny

Członkowie zespołu o sumiennym stylu komunikacji to osoby osiągające wysokie wyniki. Ci członkowie zespołu ciężko pracują, aby wykonywać pracę bezbłędnie i zrobią wszystko, aby poszerzać swoją wiedzę. Sumienny członek zespołu może preferować pracę zdalną, aby móc kontrolować swoją wydajność.

Wskazówka: osoby te preferują obiektywne przywództwo, które nie pozostawia miejsca na nieporozumienia. Pozwól sumiennym członkom zespołu pracować nad projektami, w których się wyróżniają. Przekaż im jasne wytyczne i mierzalne informacje zwrotne. 

Stabilny

Członkowie zespołu o stabilnym stylu komunikacji cenią sobie spójność i stabilność w swoim środowisku pracy. W przeciwieństwie do dominujących członków zespołu, którzy lubią wyzwania, stabilny członek zespołu może preferować bardziej przewidywalną rolę w obsłudze klienta lub IT. Zrelaksowane środowisko pracy pozwala członkom zespołu o stabilnym stylu komunikacji czuć się komfortowo i spokojnie.

Wskazówka: zapewnij stabilnym członkom zespołu stabilne środowisko pracy. Jeśli pojawią się zmiany, wprowadzaj je stopniowo, gdy tylko jest to możliwe. Aktywnie słuchaj tych członków zespołu, aby czuli się wysłuchani, i dawaj im jasne wskazówki dotyczące wszelkich złożonych zadań, aby żadne pytania nie pozostały bez odpowiedzi.

Narzędzia do komunikacji zespołowej, które promują pracę zespołową

Praca zdalna staje się coraz bardziej powszechna na całym świecie, co oznacza, że znaczna część komunikacji w zespole odbywa się online. Ale nawet jeśli pracujesz w biurze, prawdopodobnie korzystasz z narzędzi do komunikacji zespołowej, aby dzielić się informacjami i usprawnić przepływ pracy.

Dostępne są narzędzia do komunikacji zespołowej do wszystkiego, w tym: 

• Wiadomości i czat: korzystaj z komunikatorów i aplikacji do czatu, aby omawiać projekty i zadawać pytania w czasie rzeczywistym.

• Udostępnianie plików: aplikacje do udostępniania plików umożliwiają udostępnianie dokumentów bez konieczności przesyłania ich między członkami zespołu.

• Wideokonferencje: wideokonferencje to świetny sposób na bezpośredni kontakt z członkami zespołu, jeśli pracujecie w różnych lokalizacjach lub strefach czasowych. 

• Edytowanie dokumentów: edytowanie dokumentów online umożliwia automatyczne udostępnianie i zapisywanie dokumentów. Twój zespół może współpracować nad dokumentami, ponieważ pozostaną one widoczne i edytowalne dla innych członków zespołu.

• Zarządzanie projektami: nie da się utrzymać dobrej komunikacji w zespole bez narzędzia do zarządzania projektami. Narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Asana, umożliwiają zarządzanie zadaniami, wyznaczanie celów, udostępnianie plików, przekazywanie informacji zwrotnych i nie tylko.

Możliwość przechowywania, udostępniania i odwoływania się do swojej pracy zapewni zespołowi większą przejrzystość w miejscu pracy i ułatwi komunikację. 

Zwiększ zaangażowanie pracowników dzięki komunikacji w zespole

Lepsza komunikacja między członkami zespołu wymaga, abyś dawał dobry przykład. Członkowie zespołu będą się odzywać i będą bardziej zaangażowani, jeśli ich do tego zachęcisz. Narzędzia do komunikacji zespołowej, takie jak Asana, zostały zaprojektowane z myślą o współpracy i mogą pomóc Ci w budowaniu zdrowych nawyków, które prowadzą do sukcesu.