Szablon karty zespołu

Rozpoczęcie nowego projektu bez wcześniejszego skoordynowania zespołu wokół celów, procesów i wyników często jest przepisem na katastrofę. Bez poparcia ze strony kluczowych interesariuszy członkowie zespołu mogą nie zgadzać się co do obowiązków, uprawnień do podejmowania decyzji, a nawet misji zespołu. Szablon karty zespołu rozwiązuje ten problem, tworząc jedno źródło wiedzy. Określa cele zespołu, definiuje rolę każdego członka i ustanawia podstawowe zasady współpracy. Niezależnie od tego, czy tworzysz nowy zespół, czy reorganizujesz istniejący, ten prosty szablon karty zespołu pomoże Ci zdefiniować sukces i wspólnie nad nim pracować.

Kto może skorzystać na szablonie karty zespołu?

Utworzenie szablonu karty zespołu pomaga zdefiniować strukturę zespołu, produkty końcowe projektu i podstawowe wartości przed rozpoczęciem jakiejkolwiek pracy. Dzięki wczesnemu udokumentowaniu oczekiwań i przepływów pracy możesz skoncentrować się na realizacji planów i utrzymaniu projektu na właściwych torach.

Liderzy zespołu

Liderzy używają kart zespołu, aby zjednoczyć ludzi wokół misji, obowiązków i wartości. Szablony te ułatwiają wdrażanie nowych pracowników, podkreślają wspólne cele i rozwiązują konflikty, zanim się nasilą. 

Zespoły międzyfunkcyjne

Podczas współpracy między działami szablon karty zespołu pełni rolę podręcznika określającego sposób wykonywania pracy. Określa odpowiedzialność, strategie komunikacji i zasady podejmowania decyzji, które wspierają współpracę między działami.

Nowi członkowie

Karta zespołu pokazuje nowym pracownikom, jak działa grupa. Zamiast uczyć się metodą prób i błędów, mogą skorzystać z przewodnika, który wyjaśnia oczekiwania i przepływy pracy. 

Interesariusze i sponsorzy

Karta zespołu zapewnia również sponsorom i interesariuszom wgląd w cel, kamienie milowe i obowiązki grupy. Karta zawiera podsumowanie priorytetów, osób decyzyjnych i postępów w projekcie w jednym, łatwo dostępnym miejscu. 

Dlaczego warto używać szablonu karty zespołu w Asanie

Szablon karty zespołu w Asanie to coś więcej niż dokument. To obszar roboczy do współpracy, który możesz aktualizować w czasie rzeczywistym. Użyj go, aby ograniczyć nieporozumienia, budować zaufanie i koordynować działania każdego członka zespołu.

Skorzystaj z szablonu karty zespołu przygotowanego przez Asanę, aby:

• Skoordynować cele, wartości i misję zespołu

• określać role członków zespołu, zestawy umiejętności i procesy decyzyjne;

• Ustalić normy zespołu, przepływy pracy i wytyczne dotyczące komunikacji

• Udokumentować sposób rozwiązywania konfliktów i ciągłego doskonalenia

Jak korzystać z tego szablonu karty zespołu

Ten szablon karty zespołu w Asanie jest podzielony na wstępnie zdefiniowane sekcje i wiersze zadań z możliwością dostosowywania. Każda sekcja reprezentuje kluczowy element organizacyjny, a każde zadanie umożliwia przypisanie odpowiedzialności, ustalenie terminów i przechowywanie informacji specyficznych dla projektu. 

Krok 1: wprowadź informacje o zespole

Zacznij od wymienienia głównych członków zespołu projektowego. Dla każdego członka utwórz zadanie z jego imieniem i nazwiskiem oraz rolą (np. „Jordan – lider zespołu”) w kolumnie „Osoba odpowiedzialna”. Użyj pola „data wykonania”, aby określić terminy, harmonogramy lub przewidywane daty rozpoczęcia. Jeśli planujesz regularnie weryfikować zakres obowiązków, zapisz to w kolumnie Częstotliwość przeglądu. 

Krok 2: określ misję i cel

Użyj tej sekcji, aby zdefiniować cel swojego zespołu. Stwórz inspirującą deklarację misji, która będzie stanowić punkt odniesienia i zjednoczy zespół wokół wspólnego celu.

Podziel sekcję na zadania, takie jak „Cel zespołu”, „Gwiazda polarna” i „Interesariusz”, aby przypisać odpowiedzialność. Przypisz osoby odpowiedzialne za ich utworzenie lub przegląd, a następnie nadaj priorytet pilnym elementom, używając pola „Priorytet”.

Krok 3: Określ cele i wskaźniki sukcesu

Wymień mierzalne cele zespołu jako zadania, np. „Uruchomić wersję 1 do 10 grudnia” lub „Zwiększyć retencję o 5%”. Zdefiniuj wskaźniki KPI lub OKR-y w opisie zadania lub jako pola niestandardowe, aby ujednolicić sposób mierzenia sukcesu.

Użyj kolumny „Priorytet”, aby oznaczyć cele o wysokim znaczeniu, a „Poziom ryzyka”, aby wyróżnić potencjalne blokady. Możesz również użyć kamieni milowych w Asanie jako widocznych znaczników, aby świętować postępy.

Krok 4: Przydziel role i obowiązki

Utwórz jedno zadanie dla każdego członka zespołu, aby opisać jego obowiązki. Użyj opisu zadania, aby podsumować każdą rolę. Oznacz osobę odpowiedzialną, aby wszyscy wiedzieli, kto jest właścicielem danego zadania. W przypadku ról związanych z budżetem wypełnij kolumnę „Alokacja budżetu”, aby określić odpowiedzialność finansową.

Jeśli Twój zespół korzysta z modeli RACI lub DACI, dodaj tagi ról lub pola niestandardowe, aby wskazać, kto jest osobą odpowiedzialną, nadzorującą, konsultującą lub informowaną. 

Krok 5: określ zasady działania

Wymień normy zespołu, zasady podejmowania decyzji i preferencje dotyczące komunikacji. Możesz na przykład dodać „Codzienne stand-upy o 9:00” lub „Decyzje wymagają zatwierdzenia przez dwie osoby”. Każda zasada może być zadaniem z przypisaną osobą odpowiedzialną. Użyj kolumny „Status”, aby wskazać, nad którymi zadaniami pracuje Twój zespół lub które z nich są nadal omawiane.

Krok 6: zidentyfikuj zasoby i ograniczenia

Użyj tej sekcji, aby udokumentować wszystko, co może mieć wpływ na zdolność zespołu do realizacji. Dodaj ograniczenia, takie jak „Ograniczone wsparcie IT” lub „Wymagane zatwierdzenie narzędzi dostawcy” jako indywidualne zadania.

Możesz również wymienić dostępne zasoby, takie jak „Dostęp do Salesforce” lub „Dedykowane wsparcie projektowe”. Użyj Poziomu ryzyka, aby wyróżnić blokady i w stosownych przypadkach zarejestrować Przydział budżetu.

Funkcje Asana wspierające budowanie zespołu

Funkcje Asany sprawiają, że karta zespołu jest dynamicznym dokumentem, który można współtworzyć. Użyj ich, aby przypisać odpowiedzialność, śledzić postępy i ponownie przeanalizować cele w miarę rozwoju projektu. Poniżej przedstawiamy kilka naszych ulubionych funkcji, ale możesz również przejrzeć listę wszystkich funkcji, aby znaleźć więcej inspiracji.

Pola niestandardowe 

Dodaj pola niestandardowe dla ról, wartości zespołu, narzędzi do komunikacji lub zatwierdzeń. Ułatwiają one sortowanie i filtrowanie zadań w miarę rozwoju przepływu pracy.

Widoki projektu

Wybierz widok listy, tablicy, osi czasu lub kalendarza, aby zaplanować kluczowe kamienie milowe i punkty kontrolne projektu. Każdy może zobaczyć, na kiedy przypada termin wykonania i jak zadania łączą się ze sobą.

Osoby odpowiedzialne za zadania 

Przypisz członków zespołu do każdej sekcji karty, np. do napisania deklaracji misji lub zdefiniowania przepływów pracy.

Zależności 

Użyj zależności, aby pokazać, które zadania zależą od innych, pomagając zespołowi zaplanować działania wokół wąskich gardeł.

Zatwierdzenia 

Potrzebujesz zatwierdzenia ostatecznej karty zespołu przez interesariuszy? Dodaj pola zatwierdzenia, aby usprawnić przekazywanie informacji zwrotnych i potwierdzeń.

Integracje polecane dla szablonów karty zespołu

Integracje łączą szablon karty zespołu z narzędziami, z których Twój zespół korzysta na co dzień. Ułatwiają udostępnianie aktualizacji, zarządzanie plikami i prowadzenie konwersacji związanych z działaniami bez konieczności przełączania się między aplikacjami. Przejrzyj ukończone projekty w Centrum aplikacji Asana.

Slack

Przekształcaj wiadomości i pomysły w wykonalne zadania bez wychodzenia z aplikacji Slack. 

Dysk Google

Dołączaj dokumenty, karty i materiały referencyjne, aby wszyscy mieli najnowszą wersję w jednym miejscu.

Jira Cloud

Połącz Asanę z Jira, aby połączyć planowanie projektu z zadaniami programistycznymi.

Zoom

Planuj rozmowy, wywiady i spotkania stand-up w Zoom bezpośrednio z Asana.

Kalendarz Google 

Synchronizuj spotkania, odprawy i cykle przeglądów, aby wszyscy mogli zobaczyć terminy i dyskusje.

Często zadawane pytania dotyczące szablonów karty zespołu