Team charter template: A roadmap for team success (with examples)

Twoje zespoły są jak starannie ułożone klocki domina. Możesz mieszać i łączyć różne umiejętności, aby stworzyć coś wyjątkowego, ale gdy jedna osoba się zachwieje, wszyscy to poczują. Zespoły potrzebują pozytywnej synergii, aby sprostać wyzwaniom i osiągać świetne wyniki. Jednym ze sposobów na wzmocnienie synergii jest stworzenie karty zespołu.

Karty zespołowe to wspólne referencje, które pokazują zespołowi, że całość jest większa niż jednostka. W tym artykule dowiesz się, jak stworzyć kartę zespołu, aby móc określić wspólną wizję i źródło wiedzy dla zespołu.

Czym jest karta zespołu?

Karta zespołu to wizualny zarys tego, co reprezentuje zespół i jak działa. Dzięki stworzeniu dokumentu, który określa wspólne cele, strategie i procesy, zespół może rozpocząć każdy projekt w zgodzie. Karty zespołowe są procesem opartym na współpracy i mogą służyć jako centralne źródło informacji. Karta zespołu:

• Określa zakres odpowiedzialności członków zespołu

• Zawiera dokumentację procesu dostosowaną do zespołu

• Określa wspólną wizję sukcesu projektu

• Ułatwia komunikację między członkami zespołu

• Zapewnia, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją jego cele

Oprócz korzyści wewnętrznych, karty zespołowe mogą pokazać cel zespołu reszcie firmy. Nie tylko jednoznacznie określisz cel w jednej z sekcji dokumentu, ale także dzięki temu, że inne osoby przeczytają dokument w całości, zrozumieją, w jaki sposób zespół działa jako całość. 

Czym jest karta zespołowa?

​​Zanim dowiesz się, jak utworzyć kartę zespołów, zapoznaj się z podstawowymi elementami szablonu karty zespołów. Szablon karty zespołów można sformatować na różne sposoby, od mapy myśli po schemat blokowy.

• Misja i cele: określ misję zespołu i cele, które chcecie wspólnie osiągnąć. 

• Role i obowiązki: wymień role i obowiązki członków zespołu, aby każdy mógł zapoznać się z oczekiwaniami wobec siebie i innych.

• Budżet i zasoby: wyjaśnij, w jaki sposób zespół będzie ustalał budżety projektów i przydzielał zasoby projektowe. Wymień wszelkie ogólne zasady zarządzania finansami projektu.

• Procesy pracy: przedstaw krok po kroku przepływy pracy zespołu i upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją ten proces.

• Ocena wyników: wyjaśnij, w jaki sposób zespół będzie mierzył sukces projektu w kategoriach obiektywnych i subiektywnych.

• Zasady komunikacji: określ, w jaki sposób i gdzie członkowie zespołu powinni się ze sobą komunikować i czy komunikacja powinna się zmieniać w zależności od tematu dyskusji.

• Zasady i rozwiązywanie konfliktów: wymień podstawowe zasady współpracy członków zespołu i zaproponuj strategie rozwiązywania konfliktów, gdy się pojawią.

• Podpisy: dodaj miejsce na podpisy członków zespołu, aby potwierdzili oni swoją odpowiedzialność za przedstawione i uzgodnione informacje.

Jak utworzyć kartę zespołów

Jako menedżer prawdopodobnie wiesz, jakie informacje chcesz zawrzeć w każdej sekcji karty zespołu, ale współpraca zespołowa jest również ważna podczas tworzenia dokumentu. Angażując członków zespołu w cały proces, możesz stworzyć kartę zespołu, z której wszyscy będą dumni. Wypróbuj poniższe kroki, które pomogą Ci w tym procesie.

1. Określ cel swojego zespołu

Chociaż Twój zespół może pracować nad wieloma projektami, prawdopodobnie istnieje większy program, który opisuje Waszą pracę. Zastanów się nad następującym pytaniem, aby rozpocząć tworzenie karty zespołu: W jaki sposób nasz zespół działa w firmie? Pomoże Ci to określić cel Twojego zespołu. 

Wskazówka: umieść cel swojego zespołu w sekcji karty zespołu poświęconej misji i celom. Znalezienie kreatywnego sposobu na określenie celu może być okazją do wzmocnienia więzi w zespole. Poproś zespół o przeprowadzenie burzy mózgów na temat celu zespołu i zapisz wszystkie pomysły. Następnie spróbuj zawrzeć cel zespołu w jednym zdaniu – coś w rodzaju formalnej misji zespołu. Niektóre zespoły nazywają to również swoją „Gwiazdą Polarną”.

2. Przedstaw strukturę zespołu

Zacznij od najwyższego stanowiska w zespole, a następnie przejdź do kolejnych poziomów, tworząc strukturę zespołu i wymieniając obowiązki związane z każdą rolą. Ta sekcja pomoże wzmocnić rolę każdego członka zespołu, a także posłuży jako referencje, które pomogą członkom zespołu zrozumieć, nad czym pracują ich współpracownicy. 

Ta sekcja jest również szczególnie przydatna we współpracy międzyfunkcyjnej. W zależności od wielkości zespołu i doświadczenia jego członków, nie wszyscy mogą być świadomi obowiązków innych osób. Udostępniając role i obowiązki wszystkich osób w karcie zespołu, tworzysz jedno źródło informacji, do którego członkowie zespołu mogą się odwoływać w razie pytań. W miarę zmian możesz łatwo zaktualizować tę sekcję, jeśli dojdzie do zmiany ról lub do zespołu dołączą nowi członkowie.

Wskazówka: aby w przejrzysty sposób przedstawić strukturę zespołu, rozważ przekształcenie tej sekcji karty zespołu w ćwiczenie integracyjne. Zbierz członków zespołu (wirtualnie lub osobiście) i poproś wszystkich, aby poznali swoje imiona, role i związane z nimi obowiązki.

3. Omów strategie dotyczące budżetu i zasobów

Budżety i zasoby projektów mogą być trudne do zabezpieczenia, zarządzania i przydzielania. Sekcja poświęcona strategiom zarządzania kosztami może pomóc członkom zespołu podczas planowania projektu i w sytuacjach, w których konieczne jest wprowadzenie zmian. 

Niektóre strategie, które możesz zastosować, obejmują:

• Stwórz szczegółową propozycję budżetu podczas planowania projektu

• Przydziel zasoby, gdy tylko dowiesz się, czym dysponujesz

• Ograniczanie kosztów, kiedy tylko jest to możliwe

• Przewidywanie zmian w projekcie, zanim się pojawią

Jeśli członkowie zespołu wiedzą, jak przewidywać koszty i je ograniczać, będą mieli większe szanse na zadowolenie interesariuszy.

Wskazówka: głównym celem tej sekcji jest udokumentowanie ogólnych procesów zarządzania budżetami projektów i upewnienie się, że wszyscy są na bieżąco. Prowadząc tę dyskusję ze swoim zespołem, pamiętaj, aby dać członkom zespołu możliwość wyrażenia swojej opinii.

4. Wyjaśnij przepływ pracy w projekcie

​​Przepływ pracy to kompleksowy proces, który łączy właściwe informacje z odpowiednimi osobami, aby umożliwić zespołowi osiągnięcie celów. Po wdrożeniu przepływ pracy pomaga organizować informacje w sposób, który jest nie tylko zrozumiały, ale także powtarzalny.

Każdy przepływ pracy w projekcie rozpoczyna się od standardowej fazy planowania projektu, która obejmuje siedem poniższych kroków:

1. Zdefiniuj cele i założenia projektu

2. Wyznacz wskaźniki sukcesu

3. Określ interesariuszy i ich role

4. Wyznacz budżet

5. Uzgodnij kamienie milowe i produkty końcowe projektu

6. Określ oś czasu i harmonogram

7. Udostępnij plan komunikacji

Chociaż każdy projekt może się nieznacznie różnić w zależności od jego specyfiki, warto opracować ogólny proces tworzenia produktów końcowych i osiągania sukcesu. 

Wskazówka: Twój zespół może mieć więcej niż jeden przepływ pracy, w zależności od tego, ile programów lub strumieni pracy zarządzasz. Upewnij się, że członkowie zespołu rozumieją ogólny przebieg każdego z głównych przepływów pracy i wiedzą, do kogo zwrócić się w przypadku konkretnych pytań. 

5. Zdefiniuj swoją wersję sukcesu

Zespoły powinny mieć ogólną metodę mierzenia sukcesu projektu. Warto połączyć obiektywne i subiektywne sposoby definiowania sukcesu. Dzięki temu zespół nie popadnie w rutynę opracowywania projektów bez wcześniejszego rozważenia wszystkich perspektyw. 

Aby opracować konkretną definicję sukcesu dla swojego zespołu, odpowiedz na następujące pytania:

• Czy definiujesz sukces projektu, porównując jego rezultaty z początkowymi celami? 

• Czy do mierzenia sukcesu wykorzystujesz informacje zwrotne od interesariuszy lub klientów? 

• Czy masz szerszą wizję sukcesu opartą na celach Twojego zespołu?

Wskazówka: upewnij się, że Twoje cele – nawet te subiektywne – są zgodne z metodologią SMART. SMART oznacza „konkretny, mierzalny, osiągalny, realistyczny i określony w czasie”. 

5. Ustal standardowe formularze do komunikacji

Komunikacja w zespole ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu, ale nie ma jednego uniwersalnego podejścia do komunikacji z członkami zespołu. Chociaż spotkania twarzą w twarz lub wirtualne mogą być odpowiednie dla niektórych rodzajów komunikacji zespołowej, prowadzenie dokumentacji może być również przydatne podczas dyskusji na temat projektów, ponieważ pozwala na łatwe zapamiętanie i ponowne przeanalizowanie szczegółów w razie potrzeby.

Aby ustalić standardowe formularze do komunikacji w zespole, zadaj pytania takie jak:

• W jaki sposób członkowie zespołu powinni się komunikować podczas omawiania projektów? 

• W jaki sposób członkowie zespołu powinni komunikować się w sprawach wewnętrznych? 

• Czy członkowie zespołu powinni komunikować się z klientami, czy też przekazywać informacje Tobie, abyś mógł zająć się komunikacją z klientem?

Wskazówka: podczas standardyzowania komunikacji w zespole poświęć trochę czasu na omówienie sposobu, w jaki zespół obecnie się komunikuje. Spróbuj zidentyfikować obszary, które chcesz poprawić i wykorzystaj je jako punkt wyjścia do stworzenia karty zespołu.

6. Ustal podstawowe zasady i kroki rozwiązywania konfliktów

W zespole nie da się uniknąć sporów. W rzeczywistości spory są oznaką dobrej współpracy, ponieważ oznaczają, że członkowie zespołu czują się komfortowo, dzieląc się swoimi szczerymi opiniami i będąc sobą. Jednak chociaż spory same w sobie nie są czymś złym, kluczowe jest ustalenie podstawowego zestawu wartości zespołowych i zasad, które zapobiegną eskalacji konfliktów. 

Zasady zespołu nie muszą być obszerne; muszą to być po prostu wartości, które są ważne dla Twojego zespołu. Wspólnie z członkami zespołu przeprowadź burzę mózgów na temat najważniejszych wartości zespołu i opracuj szereg podstawowych zasad. 

Przykładowe zasady, które można zawrzeć w karcie zespołu:

• Traktuj wszystkich z szacunkiem.

• Zawsze zakładaj pozytywne intencje.

• Traktuj klientów, współpracowników i menedżerów jednakowo.

• Świętujcie swoje osiągnięcia.

• Tylko konstruktywna krytyka.

• Ćwicz aktywne słuchanie.

Dzięki prostemu zestawowi podstawowych zasad możesz zapobiec konfliktom i nieporozumieniom. Jeśli jednak dojdzie do konfliktu, to strategie rozwiązywania konfliktów zawarte w karcie zespołu mogą pomóc członkom zespołu w dalszej pracy.

Przykłady strategii rozwiązywania konfliktów w karcie zespołu:

• Nie pozwól, aby problemy narastały.

• Rozróżniaj intencje od skutków.

• Omawiaj konflikty otwarcie.

• Wspólnie znajdźcie rozwiązania.

Wskazówka: przekształć tę sekcję karty zespołu w aktywność opartą na współpracy, odgrywając trudne sytuacje, w których podstawowe zasady mogą zostać złamane. Przećwicz strategie rozwiązywania konfliktów, aby znaleźć wspólną płaszczyznę i rozważ użycie szablonu umowy partnerskiej, aby sformalizować sposób, w jaki zespół będzie rozwiązywał spory i obowiązki. Podobnie jak w przypadku większości umiejętności miękkich, rozwiązywanie konfliktów wymaga czasu, ale wspólne ćwiczenia pomagają wszystkim się doskonalić.

7. Przejrzyj i zatwierdź

Wszyscy członkowie zespołu powinni mieć taką samą wiedzę na temat tego, co należy uwzględnić w karcie zespołu. Udostępnij dokument w formie cyfrowej za pomocą oprogramowania do zarządzania pracą, takiego jak Asana, aby umożliwić innym dostęp do dokumentu i sprawdzenie, kiedy wprowadzono zmiany.

Wskazówka: aby utrzymać jedność zespołu i upewnić się, że wszyscy są na bieżąco, co kwartał ponownie udostępniaj kartę zespołu i poproś członków zespołu o jej sprawdzenie. Następnie możesz zorganizować spotkanie i poprosić wszystkich o przedstawienie swoich propozycji zmian, aby dokument był zawsze aktualny.

Szablon karty zespołu (z przykładami)

Oto przykładowa karta zespołu dla zespołu marketingowego. Pozwala on członkom zespołu zobrazować sobie każdą sekcję bez konieczności przewijania długich tekstów. Ten format ułatwia również wyszukiwanie i aktualizowanie informacji w razie potrzeby. 

Twoja karta zespołu prawdopodobnie będzie zawierała więcej szczegółów niż ten przykład, ale nadal może być łatwa do przyswojenia i dostępna. Wypróbuj nasz darmowy szablon karty zespołów poniżej, aby rozpocząć.

Wyjaśnij swoje cele za pomocą karty zespołu

Aby stworzyć synergię w zespole, potrzeba czegoś więcej niż naturalnej chemii. Skuteczne zespoły trzymają się swoich podstawowych wartości i współpracują ze sobą podczas podejmowania decyzji. Dzięki karcie zespołu wszyscy będą na bieżąco z procesami i celami zespołu. 

Po zintegrowaniu karty zespołu z oprogramowaniem do zarządzania pracą, takim jak Asana, Twój zespół może pokazać, ile może wspólnie osiągnąć.