Szablon karty zespołu: mapa drogowa sukcesu zespołu (z przykładami)

Twój zespół jest jak starannie ułożone klocki domina. Możesz łączyć i dopasowywać zestawy umiejętności, aby zbudować coś wyjątkowego, ale gdy jedna osoba się zachwieje, wszyscy to odczują. Zespoły potrzebują pozytywnej synergii, aby sprostać wyzwaniom i osiągać świetne wyniki. Jednym ze sposobów na pobudzenie synergii jest karta zespołu.

Karta zespołu to wspólny punkt odniesienia, który pokazuje zespołowi, że całość jest większa niż jednostka. W tym artykule dowiesz się, jak stworzyć kartę zespołu, aby móc ustalić wspólną wizję i jedno źródło informacji dla swojego zespołu.

Czym jest karta zespołu?

Karta zespołu to wizualny zarys tego, co reprezentuje Twój zespół i jak działa. Dzięki stworzeniu dokumentu zawierającego wspólne cele, strategie i procesy, zespół może rozpocząć każdy projekt w jednolity sposób. Karty zespołu to proces oparty na współpracy, który może służyć jako centralne źródło informacji. Karta zespołu:

• Odpowiedzialność członków zespołu

• Zapewnia dostosowany do zespołu dokument dotyczący procesów

• Ustanawia wspólną wizję sukcesu projektu

• Usprawnia komunikację między członkami zespołu

• Zapewnia, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją ideały zespołu

Oprócz korzyści wewnętrznych, karty zespołu mogą pokazać cel Twojego zespołu pozostałej części firmy. Nie tylko jednoznacznie określisz cel w jednej z sekcji dokumentu, ale także osoby czytające dokument w całości zrozumieją, jak działa Twój zespół. 

Co zawiera karta zespołu?

​​Zanim dowiesz się, jak stworzyć kartę zespołu, przyjrzyj się podstawowym elementom szablonu karty zespołu. Możesz sformatować szablon karty zespołu na różne sposoby, od mapy myśli po schemat blokowy.

• Misja i cele: określ cel swojego zespołu i to, co wspólnie chcecie osiągnąć. 

• Role i obowiązki: wymień role i obowiązki członków zespołu, aby każdy mógł zapoznać się z oczekiwaniami wobec siebie i innych.

• Budżet i zasoby: wyjaśnij, w jaki sposób zespół będzie określać budżety projektów i przydzielać zasoby projektowe. Wymień uniwersalne zasady zarządzania finansami projektu.

• Procesy: przedstaw krok po kroku przepływy pracy w projekcie i upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu rozumieją ten proces.

• Ocena wydajności: wyjaśnij, w jaki sposób zespół będzie mierzył sukces projektu w kategoriach obiektywnych i subiektywnych.

• Normy komunikacji: określ, w jaki sposób i gdzie członkowie zespołu powinni się ze sobą komunikować oraz czy komunikacja powinna się zmieniać w zależności od dyskusji.

• Zasady i rozwiązywanie konfliktów: wymień podstawowe zasady współpracy członków zespołu i zaproponuj strategie rozwiązywania konfliktów, gdy się pojawią.

• Podpisy: zapewnij członkom zespołu miejsce na podpisanie dokumentu i ustalenie odpowiedzialności za przedstawione i uzgodnione informacje.

Jak utworzyć kartę zespołu

Jako menedżer prawdopodobnie wiesz, jakie informacje chcesz zawrzeć w każdej sekcji karty zespołu, ale współpraca zespołowa jest również ważna podczas tworzenia dokumentu. Angażując członków zespołu w cały proces, możesz wspólnie stworzyć kartę zespołu, z której wszyscy będą dumni. Wykonaj poniższe kroki, aby uzyskać wskazówki.

1. Określ cel swojego zespołu

Chociaż Twój zespół może pracować nad wieloma projektami, prawdopodobnie istnieje większy program, który opisuje Waszą pracę. Rozważ to pytanie, aby rozpocząć kartę zespołu: Jak nasz zespół działa w firmie? Pomoże Ci to określić cel zespołu. 

Wskazówka: umieść cel zespołu w sekcji karty zespołu poświęconej misji i celom. Znalezienie kreatywnego sposobu na określenie celu może być okazją do zintegrowania zespołu. Poproś zespół o przeprowadzenie burzy mózgów na temat celu zespołu i zapisz wszystkie pomysły. Następnie spróbuj zawrzeć cel zespołu w jednym zdaniu – coś w rodzaju formalnej misji zespołu. Niektóre zespoły nazywają to również swoją „Gwiazdą Polarną”.

2. Przedstaw strukturę zespołu

Zacznij od najwyższego stanowiska w zespole, a następnie przejdź do kolejnych, tworząc strukturę zespołu i określając obowiązki związane z każdą rolą. Ta sekcja pomoże wzmocnić rolę każdego członka zespołu, a jednocześnie posłuży jako punkt odniesienia, który pomoże członkom zespołu zrozumieć, nad czym pracują ich współpracownicy. 

Ta sekcja jest również szczególnie pomocna w przypadku współpracy międzyfunkcyjnej. W zależności od wielkości zespołu i tego, jak długo pracują w nim poszczególni członkowie, nie wszyscy muszą wiedzieć, jakie obowiązki mają inne osoby. Udostępniając role i obowiązki wszystkich osób w karcie zespołu, tworzysz jedno źródło informacji, do którego członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp, jeśli mają jakiekolwiek pytania. W miarę zmian, takich jak zmiana ról lub dołączenie nowych członków zespołu, możesz łatwo zaktualizować tę sekcję.

Wskazówka: aby wspólnie przeanalizować strukturę zespołu, rozważ przekształcenie tej sekcji karty zespołu w ćwiczenie integracyjne. Zbierz członków zespołu – wirtualnie lub osobiście – i rzuć wszystkim wyzwanie, aby poznali swoje imiona, role i związane z nimi obowiązki.

3. Omów strategie budżetowania i zasobów

Budżety i zasoby projektów mogą być trudne do zabezpieczenia, zarządzania i przydzielenia. Sekcja poświęcona strategiom zarządzania kosztami może pomóc członkom zespołu podczas planowania projektu i w sytuacjach związanych z kontrolą zmian. 

Możesz skorzystać z następujących strategii:

• Stwórz szczegółową propozycję budżetu podczas planowania projektu.

• Przydziel zasoby, gdy tylko dowiesz się, z czym masz do czynienia

• Zmniejsz koszty, kiedy tylko jest to możliwe.

• Przewidywanie zmian w projekcie, zanim się pojawią

Jeśli zespół wie, jak przewidywać koszty i utrzymywać je na niskim poziomie, będzie miał większe szanse na zadowolenie interesariuszy.

Wskazówka: głównym celem tej sekcji jest udokumentowanie ogólnych procesów obsługi budżetów projektów i upewnienie się, że wszyscy mają te same informacje. Prowadząc tę dyskusję ze swoim zespołem, pamiętaj, aby dać członkom zespołu możliwość wniesienia swojego wkładu.

4. Wyjaśnij przepływ pracy w projekcie

​​Przepływ pracy to kompleksowy proces, który łączy właściwe informacje z odpowiednimi osobami, aby umożliwić Twojemu zespołowi osiągnięcie celów. Po wdrożeniu przepływ pracy pomaga organizować informacje w sposób, który jest nie tylko zrozumiały, ale także powtarzalny.

Każdy przepływ pracy projektu rozpoczyna się od standardowej fazy planowania projektu, która obejmuje następujące siedem kroków:

1. Zdefiniowanie celów i założeń projektu

2. Wyznacz wskaźniki sukcesu

3. Określenie interesariuszy i ich ról

4. Ustalenie budżetu

5. Uzgodnienie kamieni milowych i produktów końcowych

6. Określ oś czasu i harmonogram

7. Udostępnij plan komunikacji

Chociaż każdy projekt może się nieco różnić w zależności od unikalnych cech, powinieneś mieć ogólny proces tworzenia produktów końcowych i osiągania sukcesu projektu. 

Wskazówka: Twój zespół może mieć więcej niż jeden przepływ pracy, w zależności od liczby programów lub strumieni pracy, którymi zarządzasz. Upewnij się, że członkowie zespołu rozumieją ogólny proces każdego głównego przepływu pracy, a także wiedzą, do kogo mogą się zwrócić z konkretnymi pytaniami. 

5. Zdefiniuj swoją wersję sukcesu

Twój zespół powinien mieć ogólny sposób na mierzenie sukcesu projektu. Dobrym pomysłem jest połączenie obiektywnych i subiektywnych sposobów definiowania sukcesu. Dzięki temu zespół nie wpadnie w rutynę tworzenia projektów bez wcześniejszego rozważenia wszystkich perspektyw. 

Aby opracować konkretne definicje sukcesu dla swojego zespołu, rozważ następujące pytania:

• Czy sukces projektu określa się na podstawie porównania jego wyniku z początkowymi celami? 

• Czy do mierzenia sukcesu wykorzystujesz informacje zwrotne od interesariuszy lub klientów? 

• Czy masz szerszą perspektywę sukcesu opartą na celu Twojego zespołu?

Wskazówka: upewnij się, że Twoje cele – nawet te subiektywne – są zgodne z metodologią SMART. SMART oznacza „konkretne, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie”. 

5. Ustal standardowe formularze komunikacji

Komunikacja w zespole ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu, ale nie ma jednego uniwersalnego podejścia do komunikacji z członkami zespołu. Chociaż spotkania bezpośrednie lub wirtualne mogą być odpowiednie dla niektórych rodzajów komunikacji w zespole, prowadzenie dokumentacji może być również korzystne podczas dyskusji projektowych, umożliwiając łatwe zapamiętywanie szczegółów i powracanie do nich w razie potrzeby.

Aby ustalić standardowe formularze komunikacji w zespole, zadaj sobie następujące pytania:

• W jaki sposób członkowie zespołu powinni komunikować się podczas omawiania projektów? 

• W jaki sposób członkowie zespołu powinni komunikować się w sprawach wewnętrznych? 

• Czy członkowie zespołu powinni komunikować się z klientami, czy też powinni przekazywać informacje Tobie, abyś mógł zająć się komunikacją z klientem?

Wskazówka: podczas standaryzacji komunikacji w zespole poświęć trochę czasu na omówienie sposobu, w jaki zespół obecnie się komunikuje. Spróbuj zidentyfikować obszary, które chcesz poprawić, i wykorzystaj je jako punkty wyjścia dla karty zespołu.

6. Ustal podstawowe zasady i kroki do rozwiązywania konfliktów

W Twoim zespole nieuchronnie pojawią się spory. W rzeczywistości spory są oznaką dobrej współpracy, ponieważ oznaczają, że członkowie zespołu czują się komfortowo, dzieląc się swoimi szczerymi opiniami i będąc sobą. Jednak chociaż spory same w sobie nie są czymś złym, kluczowe jest ustalenie podstawowego zestawu wartości zespołu i zasad, aby zapobiec eskalacji sporów. 

Zasady zespołu nie muszą być obszerne. Wystarczy, że będą to wartości, które są ważne dla zespołu. Wspólnie z członkami zespołu przeprowadź burzę mózgów na temat najważniejszych wartości zespołu i stwórz zestaw podstawowych zasad. 

Przykłady podstawowych zasad w karcie zespołu:

• Traktuj wszystkich z szacunkiem.

• Zawsze zakładaj, że intencje są dobre.

• Traktuj klientów, współpracowników i menedżerów jednakowo.

• Świętuj osiągnięcia innych.

• Tylko konstruktywna krytyka.

• Ćwicz aktywne słuchanie.

Dzięki prostym zasadom możesz zapobiegać konfliktom i nieporozumieniom. Jeśli dojdzie do konfliktu, strategie rozwiązywania konfliktów zawarte w karcie zespołu mogą pomóc jego członkom w dalszej pracy.

Oto przykłady strategii rozwiązywania konfliktów, które można uwzględnić w karcie zespołu:

• Nie pozwól, aby problemy narastały.

• Rozróżniaj intencje i ich skutki.

• Otwarcie omawiaj konflikty.

• Wspólnie znajdźcie rozwiązania.

Wskazówka: zamień tę sekcję karty zespołu w aktywność opartą na współpracy, odgrywając trudne sytuacje, w których podstawowe zasady mogą zostać złamane. Przećwicz strategie rozwiązywania konfliktów, aby znaleźć wspólną płaszczyznę i rozważ użycie szablonu umowy partnerskiej, aby sformalizować sposób, w jaki zespół będzie radzić sobie ze sporami i obowiązkami. Podobnie jak w przypadku większości umiejętności miękkich, rozwiązywanie konfliktów wymaga czasu, ale wspólne ćwiczenie pomaga wszystkim się doskonalić.

7. Przejrzyj i zatwierdź

Wszyscy w zespole powinni mieć jasność co do tego, co należy zawrzeć w karcie zespołu. Udostępnij dokument w formie cyfrowej za pomocą oprogramowania do zarządzania pracą, takiego jak Asana, aby umożliwić innym dostęp do dokumentu i sprawdzić, kiedy wprowadzono zmiany.

Wskazówka: aby utrzymać jedność zespołu i upewnić się, że wszyscy mają dostęp do tych samych informacji, co kwartał ponownie udostępniaj kartę zespołu i poproś członków zespołu o jej przejrzenie. Następnie możesz zorganizować spotkanie i zaprosić wszystkich do sugerowania lub proponowania ulepszeń, aby dokument był zawsze aktualny.

Szablon karty zespołu (z przykładami)

Oto przykładowa karta zespołu dla zespołu marketingowego. Nasz szablon karty zespołu umożliwia zespołom wyświetlanie każdej sekcji bez konieczności przewijania długich bloków tekstu. Wypróbuj ten szablon! Ułatwia on wyszukiwanie i aktualizowanie informacji w razie potrzeby.

Twoja karta zespołu będzie prawdopodobnie zawierała więcej szczegółów niż ten przykład, ale nadal może być łatwo przyswajalna i dostępna. Wypróbuj nasz darmowy szablon karty zespołu, aby rozpocząć.

Sprecyzuj swoje cele, korzystając z karty zespołu

Do stworzenia synergii w zespole potrzeba czegoś więcej niż naturalnej chemii. Skuteczne zespoły trzymają się swoich podstawowych wartości i współpracują przy podejmowaniu decyzji. Karta zespołu może zapewnić, że wszyscy pozostaną w kontakcie z procesami i celem zespołu. 

Po zintegrowaniu karty zespołu z oprogramowaniem do zarządzania pracą, takim jak Asana, Twój zespół może pokazać, jak wiele może osiągnąć, działając wspólnie.