Schemat blokowy: definicja, typy, symbole i jak go czytać

Schemat blokowy to diagram przedstawiający graficznie kroki, sekwencje i decyzje dotyczące procesu lub przepływu pracy. Chociaż istnieje wiele typów, tradycyjny schemat blokowy przyjmuje postać mapy procesu. Jest to przydatne narzędzie, które można wykorzystać w wielu obszarach do planowania, wizualizacji, dokumentowania i doskonalenia procesów.

Inżynierowie przemysłowi Frank i Lillian Gilbreth po raz pierwszy zaprezentowali to narzędzie Amerykańskiemu Stowarzyszeniu Inżynierów Mechaników (ASME) w 1921 roku. Od tego czasu schematy blokowe zostały udoskonalone i ustandaryzowane w celu optymalizacji procesów w różnych branżach.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o różnych typach schematów blokowych i ich symbolach, czytaj dalej. Wyjaśnimy również, jak tworzyć schematy blokowe, z kilkoma przykładami na początek.

Kiedy korzystać ze schematów blokowych

Schematy blokowe mogą być przydatne w różnych sytuacjach, zwłaszcza gdy musisz:

1. Udokumentować proces

Schemat blokowy to doskonały sposób na zaplanowanie i udokumentowanie opartego na współpracy projektu lub procesu. 

2. Uprościć i zwizualizować złożone pomysły lub procesy

Nie wszyscy w Twoim zespole mogą mieć czas (lub zasoby) na zapoznanie się ze złożoną i szczegółową dokumentacją procesu. Schemat blokowy umożliwia łatwe śledzenie przepływu pracy, zrozumienie zadań oraz szybką analizę poszczególnych kroków.

3. Zorganizować pracę zespołu i efektywnie przypisywać zadania

Wizualne przedstawienie procesu może ułatwić przypisywanie zadań członkom zespołu i organizowanie pracy zespołu, aby wszystko przebiegało płynniej.

4. Podejmować i uzasadniać decyzje

Decyzje często wydają się mniej przytłaczające i skomplikowane, gdy są przedstawiane na schemacie blokowym. To narzędzie może również pomóc w wizualizacji wpływu Twoich decyzji. Możesz wtedy łatwiej przewidzieć kolejne kroki, które należy podjąć i uzasadnić, dlaczego są one konieczne.

5. Wykrywać wąskie gardła i problemy oraz im zapobiegać

Schematy blokowe pomagają wykrywać potencjalne wąskie gardła i blokady, zanim przerodzą się one w problemy. Są rodzajem wizualnego przewodnika, który pozwala zmapować cały proces, śledzić każdy krok i upewnić się, że na każde zadanie zostanie przydzielona wystarczająca ilość czasu i zasobów.

6. Ustandaryzować procesy

Po przygotowaniu schematu blokowego możesz go ponownie wykorzystać w podobnych projektach i procesach. Zaoszczędzi to Tobie i Twojemu zespołowi dużo czasu i stresu w dłuższej perspektywie.

7. Śledzić postępy w realizacji projektu 

Ponieważ śledzenie postępów na różnych etapach schematu blokowego jest bardzo proste, możesz na bieżąco sprawdzać postępy pracy Twojego zespołu nad projektem lub procesem. Zapewnia to doskonały przegląd zadań, które wciąż wymagają wykonania.

Symbole schematów blokowych

Schematy blokowe mogą być różnorodne, od pobieżnych, ręcznie rysowanych diagramów do udokumentowania planu lub procesu, po kompleksowe schematy przepływu pracy tworzone za pomocą dedykowanego oprogramowania. Aby ułatwić zrozumienie tego narzędzia w zespołach, działach, a nawet w sektorach, American National Standards Institute (ANSI), amerykańska organizacja non-profit, która pracuje nad opracowywaniem i promowaniem standardów, ustanowiła w latach 60. oficjalne normy. W 1970 roku zostały one przyjęte przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną (ISO) i są stale weryfikowane i aktualizowane. Ostatni oficjalny przegląd został przeprowadzony w 2019 roku.

Schematy blokowe należy czytać od góry do dołu i od lewej do prawej. Oto niektóre z najczęściej używanych symboli schematów blokowych i ich znaczenie.

• Strzałka: wskazuje powiązania między blokami i ich kierunek.

• Terminator: służy do oznaczania punktu początkowego lub końcowego w procesie schematu.

• Proces: najczęstszy element schematu blokowego, który wskazuje etap procesu.

• Komentarz lub adnotacja: dodaje potrzebne wyjaśnienia lub komentarze.

• Decyzja: reprezentuje decyzję, którą Ty lub Twój zespół musicie podjąć, aby przejść do następnego etapu procesu. Zwykle wskazuje pytanie, na które należy odpowiedzieć, na przykład tak/nie lub prawda/fałsz.

• Przechowywane dane: reprezentuje plik danych lub bazę danych.

• Symbol „lub”: wskazuje, że przepływ procesu ma trzy lub więcej rozgałęzień.

• Blok wejścia/wyjścia: reprezentuje proces wprowadzania lub wysyłania danych zewnętrznych.

• Wyświetlanie: wskazuje etap, na którym wyświetlane są istotne informacje o procesie.

• Dokument: reprezentuje pojedynczy dokument.

• Opóźnienie: wskazuje opóźnienie lub okres oczekiwania w procesie.

• Wprowadzanie ręczne: reprezentuje dane lub informacje, które należy ręcznie wprowadzić do systemu.

• Działanie ręczne: wskazuje krok, który należy wykonać ręcznie w procesie.

• Łącznik międzystronicowy: służy do łączenia dwóch symboli znajdujących się na różnych stronach

• Łącznik stronicowy: łączy dwa symbole na jednej stronie i zastępuje długie linie łączące, co zwiększa przejrzystość schematu.

• Węzeł łączący: służy do połączenia wielu rozgałęzień z powrotem w jeden proces.

• Proces alternatywny: linie prowadzące do tego symbolu są zwykle kropkowane. Stanowi on alternatywę dla normalnego etapu procesu, którą należy wybrać w razie potrzeby.

• Proces predefiniowany: wskazuje proces już zdefiniowany w innym miejscu.

• Wiele dokumentów: reprezentuje wiele dokumentów.

• Przygotowanie lub inicjalizacja: wskazuje etap przygotowania lub inicjalizacji w procesie.

Teraz wiesz trochę więcej o znaczeniu tych symboli. Dzięki temu możesz przeczytać lub stworzyć prawie każdy rodzaj schematu blokowego i zapewnić poprawną wizualizację swojego procesu. Jeśli tworzysz schemat blokowy, który opiera się na wielu kształtach lub symbolach, rozważ dołączenie legendy, aby Twoi współpracownicy mogli go zrozumieć.

Typy schematów blokowych

Ze względu na wysoką wartość informacyjną, schematy blokowe są wykorzystywane w wielu dziedzinach i branżach, takich jak edukacja, sprzedaż i marketing, biznes, inżynieria czy produkcja.

Zalecamy korzystanie z różnych typów schematów blokowych, w zależności od procesu, który zamierzasz wizualizować. Mark A. Fryman w swojej książce z 2002 roku pt. „Quality and Process Improvement” określił pięć typów schematów blokowych do wykorzystania w środowisku biznesowym:

• Schemat blokowy decyzji pomaga wyjaśnić kroki podejmowane w celu uzasadnienia decyzji. Ten rodzaj schematu blokowego może być pomocny w przewidywaniu konsekwencji różnych decyzji.

• Schemat blokowy logiki służy do identyfikacji luk, wąskich gardeł lub ograniczeń w procesie, które mogą powodować zakłócenia lub problemy. 

• Schemat blokowy systemu ilustruje przepływ danych w określonym systemie. Często jest wykorzystywany w księgowości.

• Schemat blokowy produktu ilustruje proces tworzenia produktu i kolejność sekwencji. Ten rodzaj schematu blokowego może być pomocnym elementem dokumentacji podczas uruchamiania nowego produktu lub ulepszania procesu produkcji.

• Schemat blokowy procesu pokazuje, w jaki sposób proces prowadzi do określonego wyniku. Jest on szczególnie przydatny do usprawnienia istniejącego procesu lub wprowadzenia nowego procesu. Jego przykładem jest schemat blokowy typu swimlane (toru pływackiego).

Oprócz tych schematów blokowych zdefiniowanych przez Frymana do celów biznesowych, na przestrzeni lat opracowano wiele innych typów.

Inne typy schematów blokowych

Niektóre z najpopularniejszych typów schematów blokowych zostały opracowane przez Alana B. Sterneckerta w jego książce „Critical Incident Management” z 2003 roku i obejmują:

• Schemat przepływu dokumentów

• Schemat przepływu danych

• Schemat blokowy systemu 

• Schemat blokowy programu

W 1987 roku Andrew Veronis opublikował książkę zatytułowaną „Microprocessors: Design and Application”, w której opisał następujące trzy typy schematów blokowych:

• Schemat blokowy systemu

• Ogólny schemat blokowy

• Szczegółowy schemat blokowy

Do innych powszechnie używanych typów schematów blokowych należą:

• Wykres PERT

• Schemat blokowy przepływu pracy

• Schemat blokowy typu swimlane (toru pływackiego)

• Schemat przepływu danych

• Schemat przebiegu procesu

• Notacja i model procesu biznesowego (BPMN 2.0)

• Schemat blokowy języka specyfikacji i opisu

• Schemat blokowy łańcucha procesów sterowanych zdarzeniami

Przykład schematu blokowego dokumentacji procesu można znaleźć w naszym artykule na temat dokumentacji procesu. Zachęcamy również do zapoznania się z naszym artykułem na temat wykresów PERT, aby dowiedzieć się więcej o tym innym powszechnie używanym schemacie blokowym.

Jak utworzyć schemat blokowy

Niezależnie od tego, czy masz zamiar wykonać szkic w notatniku, czy użyć szablonu do zaplanowania formalnego procesu, wykonaj te pięć kluczowych kroków, aby stworzyć odpowiedni i przydatny schemat blokowy.

1. Zdefiniuj zakres i cele. Zanim chwycisz długopis i kartkę papieru lub uruchomisz oprogramowanie do tworzenia schematów blokowych, zdefiniuj zakres projektu i cele procesu. Zadaj sobie pytanie, co chcesz osiągnąć w swoim projekcie oraz określ jego datę rozpoczęcia i zakończenia.

2. Ułóż zadania w porządku chronologicznym. W zależności od typu tworzonego schematu blokowego możesz przejrzeć istniejącą dokumentację, zapytać współpracowników o ich wcześniejsze doświadczenia lub obserwować, jak działa istniejący proces. Pomocne może być sporządzenie listy kroków przed utworzeniem pierwszego szkicu schematu blokowego.

3. Uporządkuj zadania według typu i symbolu schematu blokowego. Po rozpisaniu i uporządkowaniu wszystkich zadań chronologicznie przypisz je do odpowiedniego symbolu, aby przygotować się do stworzenia schematu blokowego.

4. Narysuj swój schemat blokowy. Możesz naszkicować go ręcznie lub użyć narzędzia bądź oprogramowania do tworzenia schematów blokowych, aby łatwo udostępnić swój schemat zespołowi. 

5. Zatwierdź i dopracuj swój schemat blokowy. Zebranie opinii kilku współpracowników na temat Twojego schematu blokowego pozwoli Ci łatwiej zidentyfikować wąskie gardła lub potencjalne problemy, ale także udoskonalić swój schemat przed rozpoczęciem procesu.

Użyj szablonów schematów blokowych, aby zwiększyć produktywność

Użyj programów komputerowych lub integracji z aplikacjami, np. Lucidchart, aby ułatwić tworzenie schematów blokowych. Integracja Lucidchart + Asana umożliwia płynne osadzanie diagramów, schematów blokowych i map procesów bezpośrednio w projektach w Asanie. Wybieraj spośród tysięcy szablonów i twórz wszystkie potrzebne schematy blokowe.