Wykres PERT: czym jest i jak go utworzyć (z przykładami)

Mamy doskonałe rozwiązanie dla osób, które kiedykolwiek napotkały problemy z mapowaniem zadań lub śledzeniem zależności w projekcie. 

Wykres PERT, zwany również diagramem PERT, to narzędzie używane do planowania, organizowania i mapowania zadań w projekcie.

Skrót PERT (ang. Program Evaluation and Review Technique) oznacza probabilistyczną metodę planowania i kontroli projektu. Oferuje reprezentację wizualną osi czasu projektu oraz tworzy zestawienie poszczególnych zadań. Wykresy te są podobne do wykresów Gantta, ale mają inną strukturę. 

Wykres ten zawiera kilka kroków, które przeniosą Cię od daty rozpoczęcia projektu do daty jego zakończenia. W tym artykule opiszemy pięć kroków, przedstawimy przykłady i objaśnimy jak wydajnie korzystać z wykresu PERT. 

Jak działa wykres PERT

Wykres PERT przedstawia wizualnie zadania w projekcie i zależności każdego z nich. Możesz użyć tego narzędzia do utworzenia wstępnego harmonogramu i szacowanej osi czasu do udostępnienia interesariuszom projektu przed jego faktycznym rozpoczęciem.

Utworzenie harmonogramu projektu, takiego jak wykres PERT, umożliwia wykonanie kilku działań w ramach planowania projektu, w tym:

• Uzyskanie od kierownictwa zatwierdzenia harmonogramu i osi czasu

• Zakomunikowanie interesariuszom celów projektu

• Stworzenie wizualnej mapy złożonego projektu

• Oszacowanie czasu potrzebnego na wykonanie poszczególnych zadań 

Aby w pełni skorzystać z potencjału wykresu PERT, należy najpierw zrozumieć kroki wymagane do jego utworzenia oraz sposób wizualnego mapowania wykresu.

Jak utworzyć wykres PERT

Aby utworzyć wykres PERT, wykonaj pięć kroków cyklu życia procesu, które obejmują wszystkie etapy, od określenia zadań po zarządzanie ukończeniem projektu. 

1. Określ zadania projektu

Pierwszym krokiem na drodze do utworzenia poprawnego wykresu PERT jest określenie oraz zgromadzenie niezbędnych informacji i zadań projektu. Możesz rozpocząć fazę planowania projektu tak samo, jak zazwyczaj rozpoczynasz wstępną fazę zarządzania projektem. Może to obejmować:

• Uzasadnienie biznesowe

• Plan komunikacji

• Spotkanie inaugurujące

Dzięki wstępnemu rozplanowaniu przygotujesz się do określenia zależności i połączenia zadań w następnych fazach.

2. Określ zależności zadań 

Zależność zadania to zadanie lub kamień milowy, którego rozpoczęcie zależy od wcześniejszego ukończenia innego zadania. Określa się to czasem mianem relacji logicznej i jest używane w strukturze podziału pracy. 

Utworzenie zależności może ułatwić poprawne śledzenie pracy, zapewnienie realizacji zadań oraz nawiązanie czytelnej komunikacji. W przypadku złożonych projektów umożliwia wcześniejsze zaplanowanie osi czasu i czasu trwania projektu.

W wykresie PERT zależności są przedstawiane za pomocą łączenia i numerowania zadań. Mimo tego że metoda ta nie jest tak kompleksowa, jak inne metody, w rodzaju struktury podziału pracy, zapewnia ona ogólną wizualizację zadań i pracy potrzebnej do ich ukończenia.

3. Połącz zadania projektu

Po utworzeniu zależności projektu możesz rozpocząć pracę nad utworzeniem wykresu PERT przez połączenie ze sobą zadań. Połączenia te zawierają strzałki reprezentujące zadania oraz węzły, które są odzwierciedleniem wydarzeń lub kamieni milowych. 

Umieść na przykład wydarzenia nadrzędne w węzłach (przedstawione jako numerowane okręgi lub kwadraty) i narysuj strzałki zadań, aby wyznaczyć zależności wymagane do ukończenia wydarzeń. 

Układ ten zapewnia prostą strukturę projektu, która nie jest bardzo szczegółowa, ale za to łatwa w zrozumieniu przez interesariuszy projektu. 

4. Oszacuj ramy czasowe projektu

Teraz nadeszła pora na oszacowanie ogólnych ram czasowych projektu za pomocą metody ścieżki krytycznej (ang. Critical Path Method – CPM) i formuły PERT. Ścieżka krytyczna to najdłuższa sekwencja zadań, które muszą zostać ukończone do pomyślnego zrealizowania projektu. 

Celem tego kroku jest określenie najdłuższej ścieżki, której ukończenie zajmie najwięcej czasu, aby oszacować najkrótszy łączny czas trwania projektu. Szacowany czas można obliczyć na podstawie przedstawionego poniżej wzoru:

• Optymistyczny termin: minimalny czas potrzebny na wykonanie zadania.

• Pesymistyczny termin: maksymalny czas potrzebny na wykonanie zadania. 

• Najbardziej prawdopodobny termin: najlepsza ocena czasu potrzebnego na wykonanie zadania.

 Możesz skorzystać z formuły PERT, aby obliczyć oczekiwany czas trwania zadania oraz czas jego ukończenia za pomocą wzoru: (O + (4 × N) + P) ÷ 6. Wartość tę można mierzyć w minutach, godzinach, dniach, a nawet tygodniach. 

Jeśli na przykład optymistyczny termin to 30 minut, pesymistyczny termin wynosi 60 minut, a najbardziej prawdopodobny termin ma wartość 45 minut, formuła PERT przybierze postać: (30 min + (4 × 45 min) + 60 min) ÷ 6 = 45 minut. 

Po obliczeniu oczekiwanego czasu każdego zadania możesz następnie zsumować szacowane wartości ścieżki krytycznej, aby obliczyć średnią oś czasu projektu.

5. Zarządzaj postępem zadań

Ostatnim krokiem tworzenia wykresu PERT jest zarządzanie postępem zadań do momentu ukończenia projektu. Można to zrobić, zamykając zależności i rozwiązując powstające problemy, aż do ukończenia wszystkich zadań. 

Pamiętaj, że wykres PERT należy aktualizować w miarę pojawiania się zmian w projekcie. Można to połączyć z procesem kontroli zmian, co ułatwi mapowanie i komunikowanie zmian projektu. 

Po ukończeniu wszystkich zadań projektu możesz zarchiwizować materiały we współdzielonej przestrzeni, aby w razie potrzeby skorzystać z nich w przyszłości.

Przykładowy wykres PERT

Teraz, kiedy znasz już pięć kroków wykresu PERT, możesz utworzyć swój wykres. Ponieważ wykresy różnią się w zależności od złożoności i ram czasowych danego projektu, Twój wykres może wyglądać inaczej. 

Aby utworzyć wykres, wykonaj poniższe czynności:

• Narysuj ponumerowane węzły: pamiętaj, że są to zadania nadrzędne projektu, których ukończenie doprowadzi do jego zrealizowania. Twój wykres może mieć dowolną liczbę zadań, ale na początek warto zacząć od 10 zadań. 

• Połącz węzły z zadaniami: narysuj strzałki, aby wyznaczyć zależności między zadaniami. Zadania te są czynnościami do wykonania wymaganymi do ukończenia wydarzeń. Wykres powinien mieć czytelny początek i koniec, ale jego środkowa część może być bardziej złożona. 

Oto przykład, jak powinien wyglądać Twój wykres PERT:

Poniżej znajdziesz listę typowych terminów, które możesz zawrzeć w swoim wykresie PERT, wraz z ich definicjami:

• Węzły: węzły przedstawiają wydarzenia w projekcie. Są one dużymi składnikami tworzącymi projekt. Na przykład podczas rozpoczynania projektu witryny internetowej węzłem może być design nowego logo.  

• Zadania: zadania to czynności, których ukończenie jest potrzebne do wdrożenia węzłów. Zadaniem może być na przykład zaprojektowanie trzech szkiców logo. 

• Zależności: zależność występuje, gdy jedno zadanie jest połączone z innym. Zadania te zależą od siebie i nie można rozpocząć jednego zadania bez uprzedniego ukończenia drugiego. 

• Zależności bez zasobów: zależność bez zasobów jest powiązana z inną zależnością, ale nie ma zadań, których wykonanie jest dla niej wymagane. Na przykład wprowadzenie produktu i jego witryny internetowej są powiązane ze sobą, ale nie zależą od siebie. 

Wykresy PERT można tworzyć za pomocą różnych narzędzi, w tym oprogramowania do zarządzania projektami. Narzędzia ułatwiają prawidłowe planowanie, wizualizowanie i konfigurowanie zależności zadań oraz przypomnień umożliwiających śledzenie postępu projektu i wykrywanie wąskich gardeł. 

Kiedy skorzystać z wykresu PERT

Kierownicy projektu używają wykresów PERT do oceny i realizacji projektów. Jak jednak wykres PERT prezentuje się na tle wielu innych dostępnych metod? 

Zacznijmy od tego, że wykres PERT jest dobrą metodą do oceny osi czasu, potrzebnych zasobów oraz ścieżki krytycznej projektu. Przyjrzyjmy się bliżej każdej z tych cech.

• Określanie ścieżki krytycznej: jedną z kluczowych cech wykresu PERT odróżniającą go od innych metod jest możliwość określenia ścieżki krytycznej projektu. Jest to istotne podczas wizualizacji ogólnej osi czasu projektu. 

• Ocena zasobów: dzięki wyjątkowym cechom wykresu PERT możesz łatwo wyświetlić zadania wymagające i niewymagające zasobów. Oszczędza to Tobie i interesariuszom projektu czas przez czytelne udostępnienie tych informacji. 

• Oszacowanie czasu: ponieważ wykres PERT szacuje zarówno czas trwania poszczególnych zadań, jak i całego projektu, jest idealnym narzędziem, gdy potrzebujesz poznać oczekiwaną oś czasu w początkowej fazie planowania projektu.

Podsumowując, utworzenie wykresu PERT jest dobrym rozwiązaniem, gdy potrzebujesz prostego planu projektu do udostępnienia członkom zespołu. Skorzystaj z tego wykresu, aby szybko udostępniać zasoby i osie czasu.

Wykres PERT a wykres Gantta

Mimo kilku kluczowych różnic, wykresy PERT i Gantta są często mylone. Nie tylko różnią się one wizualnie, ale również mają inne zastosowanie w zależności od potrzeb zespołu. 

Podczas wyboru wykresu odpowiedniego dla Twoich potrzeb warto jest wziąć pod uwagę kilka kluczowych cech:

1. Wykresy PERT są schematami blokowymi, a wykresy Gantta wykresami słupkowymi: jedną z największych różnic jest ich wygląd. Podczas gdy wykresy Gantta to tradycyjne wykresy słupkowe, wykresy PERT mają mniej ścisłą strukturę i ich układ różni się w zależności od projektu.

2. Wykresy Gantta oferują organizację, a wykresy PERT możliwość ich dostosowania: wykresy Gantta mają bardziej zorganizowaną strukturę. Z drugiej strony wykresy PERT umożliwiają łatwe dostosowanie ich układu, co jest lepsze dla ogólnych wymagań projektu. 

3. Wykresów PERT można używać przed rozpoczęciem projektu: ponieważ wykresy PERT oferują prosty plan projektu i układ osi czasu, często są używane jako pomoc wizualna na etapie rozpoczęcia projektu. Kierownicy projektu następnie korzystają z innych metod, takich jak struktura podziału pracy lub wykres Gantta, aby bardziej szczegółowo mapować zadania i zależności projektu. 

Wykresy Gantta są bardziej popularne podczas mapowania zadań projektu w całym cyklu jego życia, a wykresy PERT – podczas mapowania czasu na początkowych etapach projektu. Można ich używać osobno lub razem w celu utworzenia rozbudowanego planu.

Planuj do przodu z wykresem PERT

Wdrożenie własnego wykresu PERT umożliwi Ci dokładne i poprawne zaplanowanie następnego projektu. Dzięki prostemu układowi i wartościom szacunkowym osi czasu zespół zyska czytelny kierunek dla zadań projektu oraz będzie przygotowany na przyszłe wyzwania. 

Jeśli chcesz przenieść kolejny projekt na następny poziom, sprawdź możliwości śledzenia projektu oferowane przez Oś czasu w Asanie.