struktura podziału pracy

Masz mnóstwo na głowie: osie czasu do koordynacji, zespoły do zarządzania i produkty końcowe projektów, których liczba wciąż rośnie. Być może próbowałeś zarządzać wszystkim za pomocą arkusza kalkulacyjnego lub tablicy, ale okazało się, że to za mało.

Duże projekty mogą szybko stać się chaotyczne, gdy pracuje nad nimi wiele zespołów, terminy ulegają zmianie, a produkty końcowe są rozproszone. Szablon struktury podziału pracy Asany pomaga podzielić złożone projekty na mniejsze, łatwe do zarządzania zadania, które można śledzić od początku do końca.

Kto może skorzystać na tym szablonie struktury podziału pracy?

Przejęcie dużego projektu często oznacza wkroczenie w chaos pełen karteczek samoprzylepnych, rozproszonych dokumentów i zespołu, który nie wie, kto i nad czym pracuje. To znajoma sytuacja, którą możesz rozwiązać, korzystając z naszego prostego szablonu struktury podziału pracy.

W wielu branżach kierownicy projektów, zespoły operacyjne i planiści budowlani polegają na szablonach struktury podziału pracy, aby zachować porządek. Szablony takie jak ten oszczędzają czas, zapewniając przewagę i wprowadzając spójność do złożonych procesów planowania. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat tworzenia struktury podziału pracy lub potrzebujesz wskazówek ekspertów, zapoznaj się z naszym kompletnym przewodnikiem po strukturze podziału pracy.

Użyj tego szablonu struktury podziału pracy, aby:

• Pomóc menedżerom produktu, koordynatorom projektów i liderom zespołów międzyfunkcyjnych określić pełny zakres prac i główne produkty końcowe.

• Wspierać zespoły Agile, konsultantów i menedżerów inżynierii w dzieleniu pracy na mniejsze zadania i pakiety robocze.

• Pomóc zespołom operacyjnym, liderom IT i menedżerom programów w określeniu zależności między zadaniami w projekcie i ścieżek krytycznych w przepływach pracy.

• Umożliwić agencjom kreatywnym, biurom zarządzania projektami w przedsiębiorstwach i zespołom zdalnym koordynację działań członków zespołu i interesariuszy na każdym etapie projektu.

Niezależnie od tego, czy zarządzasz wprowadzeniem produktu na rynek, sprintem Agile, czy projektem budowlanym, ten szablon struktury podziału pracy zapewnia przejrzystą, hierarchiczną strukturę do planowania i śledzenia każdego aspektu zakresu projektu.

Dlaczego warto korzystać z szablonu struktury podziału pracy w Asanie?

Jeden z naszych klientów użył tego szablonu struktury podziału pracy do koordynacji wprowadzenia nowego produktu na rynek, które obejmowało projektowanie, inżynierię i marketing. Szybko zmapował wszystkie produkty końcowe na osi czasu projektu, jasno określił odpowiedzialność i dotrzymał terminów bez typowego chaosu.

Dzięki temu szablonowi wykresu WBS możesz:

• Wizualnie organizować pracę za pomocą hierarchicznego diagramu drzewa, schematu blokowego lub wykresu Gantta.

• Śledzić postępy w realizacji kamieni milowych i podzadań w czasie rzeczywistym.

• Usprawnić pracę nad projektem, wstępnie strukturyzując przepływy pracy i zależności.

• Wyjaśnić zakres projektu na wczesnym etapie, aby uniknąć pełzania zakresu i niedotrzymania terminów.

• Skupić działania zespołu projektowego wokół jasnych celów, realistycznych osi czasu i jasno określonej odpowiedzialności za zadania.

• Ulepszanie szacunków dotyczących kosztów, nakładu pracy i czasu trwania poprzez definiowanie pakietów roboczych.

• Usprawnić komunikację w zespole, jasno określając role i obowiązki.

• Identyfikować ryzyko, dzieląc pracę na mniejsze części i szybciej wykrywając wyzwania.

Jak korzystać z szablonu struktury podziału pracy

1. Zduplikuj projekt szablonu. Zacznij od utworzenia kopii szablonu struktury podziału pracy i zmień jego nazwę, aby odzwierciedlała konkretny projekt. Rozważ konwencje nazewnictwa, które odzwierciedlają kod projektu, dział lub oś czasu, np. „WBS – uruchomienie witryny w IV kwartale” lub „Mapa drogowa marketingu 2026”.

2. Zdefiniuj produkty końcowe najwyższego poziomu. Dodaj główne fazy projektu lub wyniki jako sekcje. Na przykład: planowanie, projektowanie, wdrożenie, testowanie i uruchomienie. Powinny one odzwierciedlać kluczowe kamienie milowe lub punkty przekazania, które nadają strukturę ogólnemu planowi projektu.

3. Podziel każdy produkt końcowy na pakiety robocze. W każdej sekcji dodaj zadania reprezentujące kluczowe elementy lub mniejsze zadania, które należy wykonać. Pomyśl o każdym pakiecie roboczym jako o samodzielnej jednostce pracy projektowej, którą można przypisać, śledzić i budżetować niezależnie.

4. Dodaj podzadania i zależności. Utwórz podzadania dla szczegółowych czynności do wykonania, które składają się na pakiety robocze. Użyj zależności, aby pokazać, które zadania zależą od innych. Dzięki temu zespół będzie wiedział, co należy zrobić w pierwszej kolejności, co pozwoli uniknąć wąskich gardeł w trakcie cyklu życia projektu.

5. Przypisz właścicieli i daty wykonania. Jasno określ obowiązki, przypisując każde zadanie do członka zespołu. Użyj dat rozpoczęcia i wykonania, aby dokładnie odzwierciedlić rzeczywisty czas trwania i kolejność pracy, zwłaszcza gdy zadania nakładają się na siebie lub wymagają koordynacji między wieloma zespołami. Pomaga to również jasno określić odpowiedzialność na etapie inicjacji projektu.

6. Śledź postępy projektu. Użyj widoku osi czasu, aby uzyskać wizualny przegląd w stylu wykresu Gantta, lub przełącz się na widok listy, aby uzyskać prostą listę zadań. Monitoruj postępy w realizacji kamieni milowych, dostosowuj harmonogramy projektów, gdy pojawią się blokady, i aktualizuj pola statusu, aby wszyscy byli na bieżąco z celami projektu.

Funkcje Asana, które usprawniają zarządzanie projektami

Odpowiednie funkcje mogą sprawić, że szablon struktury podziału pracy będzie bardziej wydajny i znacznie łatwiejszy w zarządzaniu. Asana oferuje znacznie więcej funkcji, ale to właśnie te narzędzia najczęściej wykorzystujemy do usprawniania pracy i jasnego określania obowiązków.

• Widoki projektu: wybierz najlepszy widok dla swojego zespołu: Lista, Kalendarz, wykres Gantta (oś czasu) lub tablica Kanban. Każdy widok pomaga wizualizować i organizować harmonogram projektu na własny sposób.

• Zadania, podzadania i zależności: podziel pracę w projekcie na wykonalne jednostki. Użyj zadań i podzadań, aby zdefiniować każdy krok, a zależności pozwolą Ci określić kolejność wykonywania pracy. Dzięki temu zespół będzie mógł zobaczyć pełny przepływ realizacji i trzymać się harmonogramu.

• Kamienie milowe i cele: określ ważne punkty postępu i cele projektu, które poprowadzą Twój zespół przez cały czas pracy. Świętuj osiągnięcia i skup się na tym, co najważniejsze.

• Pola niestandardowe: oznaczaj poszczególne zadania według etapu, priorytetu lub statusu, aby filtrować i organizować swoją pracę. Dostosuj pola do swojego przepływu pracy.

• Pulpity nawigacyjne do raportowania: śledź kluczowe wskaźniki, wizualizuj wyniki i udostępniaj aktualizacje w czasie rzeczywistym interesariuszom. Korzystaj z wykresów i diagramów, aby zapewnić koordynację działań zespołu projektowego i przywództwa.

• Obciążenie pracą: sprawdź, kto jest zajęty, a kto ma wolne moce przerobowe, dzięki wizualnemu przeglądowi pojemności zespołu. Równomiernie rozkładaj obciążenie pracą i zapobiegaj wypaleniu, ponownie przydzielając zadania.

Polecane integracje

Integracje łączą Asanę z Twoimi ulubionymi narzędziami, dzięki czemu unikniesz konieczności przełączania się między platformami, zautomatyzujesz procesy i przechowasz całą pracę w jednym miejscu. Potrzebujesz czegoś więcej? Zapoznaj się z naszą biblioteką ponad 300 aplikacji.

• Float: zarządzaj planowaniem zasobów i dostępnością w czasie rzeczywistym. Float pomaga zespołom koordynować obciążenie pracą i harmonogramy w oparciu o strukturę podziału pracy.

• Agile Effect: wprowadź metodologie Agile do swojego strukturalnego podziału pracy. Użyj Agile Effect, aby tworzyć sprinty, śledzić tempo pracy i integrować punkty historyjek z Asana.

• Kissflow: zautomatyzuj zatwierdzenia w przepływie pracy i przekazywanie zadań. Uprość procesy związane z Twoim WBS i ogranicz liczbę czynności, które trzeba wykonywać ręcznie.

• Everhour: śledź czas bezpośrednio w zadaniach w Asanie. Everhour ułatwia budżetowanie, fakturowanie i mierzenie czasu poświęconego na produkty końcowe WBS.

• Microsoft Office: dołączaj i udostępniaj dokumenty Word i arkusze kalkulacyjne Excel bezpośrednio w Asanie. Przechowuj wszystkie pliki pomocnicze powiązane z szablonem struktury podziału pracy w jednym miejscu.

• Arkusze Google: synchronizuj zadania w Asanie z Arkuszami Google, aby generować szczegółowe raporty i wizualizować postępy w realizacji produktów końcowych.

• Gmail: przekształcaj wiadomości e-mail w zadania jednym kliknięciem, aby rejestrować pracę w miarę jej pojawiania się. Zachowaj przejrzystość projektu bez konieczności przełączania się między narzędziami.

• Slack: twórz zadania w Asanie bezpośrednio z konwersacji w Slack. Zadbaj o to, aby komunikacja była zorganizowana i umożliwiała podejmowanie działań.

• Zoom: planuj spotkania projektowe i podejmuj działania następcze w Zoom. Synchronizuj nagrania i czynności do wykonania bezpośrednio z Asaną.

• Dropbox: dołączaj pliki projektowe z Dropbox bezpośrednio do zadań w Asanie. Przechowuj całą dokumentację powiązaną z odpowiednimi zadaniami.

Często zadawane pytania dotyczące szablonów struktury podziału pracy