Szablon planu projektu budowy

Projekty budowlane są jednym z najbardziej złożonych i wymagających przedsięwzięć. Należy w ich przypadku połączyć wiele elementów – takich jak zamówienie materiałów, przygotowanie harmonogramu, a następnie faktyczną realizację projektu. Mimo tego, że budowa jest bardzo skomplikowana, nie musi być chaotyczna. Z szablonem planu projektu budowy możesz uprościć proces budowy i zapewnić terminową realizację każdego etapu.

Czym jest szablon planu projektu budowy?

Szablon planu projektu budowy to przewodnik do wielokrotnego użytku, który opisuje każdy etap procesu budowy. Zapewnia zespołowi czytelną mapę drogową, aby nie było konieczne rozpoczynanie od nowa procesu planowania dla każdej nowej inwestycji. Ponieważ szablon opisuje wszystkie elementy, możesz łatwo zaplanować oś czasu projektu i zapewnić, że zespół nie pominie krytycznych etapów procesu budowy. 

Jakie są korzyści z cyfrowego szablonu planu projektu budowy?

Oprogramowanie do zarządzania projektami sprawdza się nie tylko w biurze – pomaga wszystkim zespołom, które potrzebują planować i koordynować pracę. W przypadku tak złożonego przedsięwzięcia, jak budowa, warto jest skorzystać z elastycznego narzędzia, które adaptuje się do zmiany osi czasu, zasobów i priorytetów. Utworzenie szablonu w narzędziu cyfrowym oznacza, że nie jest konieczne poleganie na szybko dezaktualizujących się szablonach Microsoft Excel ani papierowej dokumentacji. Zamiast tego cyfrowy szablon umożliwia w miarę potrzeb przesuwanie i przypisywanie zadań oraz współpracowanie z członkami zespołu w czasie rzeczywistym.

Dzięki cyfrowemu szablonowi planu projektu budowy możesz: 

• Wyświetlać w jednym centralnym miejscu wszystkie kroki wymagane do realizacji projektu 

• Sprawdzać w czasie rzeczywistym informacje na temat statusu i terminu każdego zadania budowy 

• Wyznaczać i zmieniać terminy, aby dokładnie określić oś czasu budowy 

• Wymienić zadania na cyfrowej liście zadań do wykonania, aby łatwo przełączyć się na bardziej wizualny format (taki jak oś czasu w formie wykresu Gantta lub tablicy Kanban) bez dodatkowego wysiłku 

• Przypisywać i delegować zadania dla innych osób w zespole 

• Komunikować się z interesariuszami i członkami zespołu oraz koordynować pracę w jednej, centralnej lokacji 

• Dołączać odpowiednie pliki do zadań, takie jak schematy, specyfikacje czy wyceny

• Uzyskiwać dostęp do planu projektu i aktualizować go na terenie inwestycji za pomocą aplikacji mobilnej Asany   

Co zawrzeć w szablonie planu projektu budowy?

Szablon planu projektu budowy przedstawia w jednym miejscu produkty końcowe projektu, więc możesz sprawdzić terminy, osoby odpowiedzialne i status każdego zadania. W przypadku szablonu tego typu pomocne jest utworzenie różnych sekcji dla każdego etapu procesu zarządzania projektem budowy, a następnie dodanie wszystkich zadań, które należy ukończyć na każdym etapie. Zazwyczaj sześć etapów projektów budowy to: 

1. Inicjacja: współpracuj z klientem, aby określić jego potrzeby i pokazać, jak Twój zespół może je spełnić. 

2. Przed budową: zbierz zespół i dokończ planowanie szczegółów, takich jak budżet projektu, mapa drogowa i plan komunikacji. 

3. Realizacja projektu: jest to czas, w którym z zespołem i podwykonawcami budujesz projekt. 

4. Oddanie projektu: na tym etapie dokonujesz z klientem prezentacji ukończonej budowy. 

5. Zasiedlenie i gwarancja: klient wprowadza się do budynku. Zależnie od umowy nadal możesz ponosić odpowiedzialność za projekt. 

6. Zamknięcie: przeprowadź spotkanie po zakończeniu projektu i oficjalnie dokończ wszystkie zadania. 

Po utworzeniu sekcji szablonu dodaj kolumny, aby śledzić status każdego produktu końcowego, takie jak „Nierozpoczęte”, „W toku” i „Ukończone”. Możesz także utworzyć kamienie milowe, aby określić kluczowe punkty procesu budowy, takie jak ukończenie fundamentów lub elewacji.

Zintegrowane funkcje

• Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który wyświetla wszystkie zadania na poziomym wykresie słupkowym. Możesz nie tylko sprawdzić daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, ale również zależności między nimi. Dzięki widokowi osi czasu możesz łatwo sprawdzić, jak wszystkie elementy Twojego planu łączą się ze sobą. Dodatkowo dzięki możliwości zobaczenia całej pracy w jednym miejscu możesz łatwo określić i rozwiązać konflikty zależności zanim zaistnieją, aby zapewnić terminową realizację celów.

• Zależności. Korzystając z zależności, oznaczaj zadania jako oczekujące na wykonanie innych. Nadawaj zadaniom odpowiednie priorytety, aby Twoja część pracy nie blokowała pracy kogoś innego. Zespoły korzystające z przepływów pracy opartych na współpracy mogą w łatwy sposób zobaczyć, które zadania oczekują na wykonanie innych i dowiedzieć się, kiedy mogą rozpocząć swoją część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci także zmianę daty wykonania zadania zależnego.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

• Wersja mobilna. Asana jest dostępna na urządzeniach mobilnych z iOS i Androidem, dzięki czemu możesz łatwo sprawdzać swoje zadania nawet z dala od biurka. Przeglądaj nowe powiadomienia w Skrzynce odbiorczej, wysyłaj wiadomości i zyskaj dostęp do zadań, aby zawsze być na bieżąco z informacjami o projekcie.  

Polecane aplikacje

• Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu. 

• Outlook. Ponieważ prośby i zlecenia często wysyłane są za pomocą wiadomości e-mail (np. weryfikacja plików z agencji, czy prośba o przesłanie plików projektowych od współpracownika), teraz możesz tworzyć z nich zadania w Asanie bezpośrednio z programu Outlook. Nowe zadanie możesz przypisać do siebie lub członka zespołu, ustawić w nim datę wykonania lub dodać je do projektu, aby przechowywać je wraz z pozostałymi zadaniami.

• Slack. Przekształcaj pomysły, prośby i zlecenia oraz działania omawiane w aplikacji Slack w możliwe do wykonania zadania oraz komentarze w Asanie. Przekształcaj krótkie pytania oraz działania w zadania z osobami odpowiedzialnymi i datami wykonania. Z łatwością zapisuj działania, aby mieć pewność, że prośby i zadania do wykonania nie zgubią się w aplikacji Slack.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

Inne rodzaje szablonów zarządzania projektem budowy i jak je utworzyć

Jak w przypadku każdego projektu, budowa wymaga organizacji różnych elementów, takich jak budżet projektu, harmonogram projektu i produkty końcowe projektu. Poniżej znajdziesz inne szablony umożliwiające zorganizowanie tych kluczowych elementów: 

Szablon harmonogramu budowy

Szablon harmonogramu budowy jest bardzo podobny do planu projektu – zawiera listę wszystkich produktów końcowych wraz z ich terminami. Możesz zawrzeć harmonogram w planie projektu, ale przygotowanie osobnego szablonu harmonogramu budowy może być przydatne, jeśli potrzebujesz precyzyjnie wyznaczać czas rozpoczęcia i zakończenia zadań. Harmonogram może na przykład określać, że hydraulik będzie instalować między godziną 9:00 a 12:00 baterie w łazience, aby zwolnić pomieszczenie popołudniu dla elektryka prowadzącego przewody. 

Tworząc szablon harmonogramu projektu, dodaj do każdego zadania zakresy dat i godzin, aby określić dokładny moment ich ukończenia. Aby zapewnić terminową realizację, możesz także dodać zależności – zadania, które mogą się rozpocząć dopiero po ukończeniu poprzedniego. 

Szablon budżetu budowy

Szablon budżetu budowy (nazywany także wyceną budowy) ułatwia zaplanowanie i śledzenie wydatków podczas realizacji projektu. Organizacja budżetu ułatwia dokładne oszacowanie kosztów dla klientów, ograniczenie zbędnych wydatków i ulepszenie zarządzania zasobami. 

Aby utworzyć szablon budżetu projektu, podziel wszystkie produkty końcowe projektu na związane z nimi zależności, a następnie oszacuj koszt każdej z nich. Jeśli na przykład jednym z produktów końcowych jest przemalowanie wnętrza domu, zależnościami są kupienie farby, wyrównanie i zagruntowanie ścian. Jeśli preferujesz prezentację graficzną, możesz utworzyć strukturę podziału pracy – wykres dzielący pracę na kilka poziomów, który zaczyna się od głównego celu u góry, a następnie dzieli poniżej na produkty końcowe i zależności. 

Aby zapewnić odpowiednią organizację, dodaj kolumny w celu śledzenia każdego elementu budżetu, terminu jego wykonania oraz stanu zatwierdzenia przez klienta. 

Szablon listy zaległości budowy

Szablon listy zaległości budowy zawiera listę wszystkich zadań, które należy wykonać przed zakończeniem projektu budowy. Zazwyczaj jest to lista kontrolna, której zespół używa podczas finalnego przeglądu projektu, aby sprawdzić, czy spełnione zostały wszystkie wymagania. Aby utworzyć szablon listy zaległości budowy, utwórz poniższe kolumny: 

• Numer pozycji, który ułatwi członkom zespołu odnoszenie się do danej pozycji listy zaległości. 

• Nazwa elementu lub zadania.

• Ogólny opis zadania.

• Osoba odpowiedzialna za zadanie.

• Daty rozpoczęcia i zakończenia zadania określające termin jego realizacji.

• Status zadania.

Często zadawane pytania