6 faz zarządzania projektem budowlanym

Trudno znaleźć branżę, w której jest więcej zmiennych elementów i aktywnych interesariuszy niż w budownictwie. Od materiałów po dostawców, utrzymanie projektu budowlanego w porządku, na czas i w ramach budżetu jest zadaniem samym w sobie. 

Na szczęście właśnie w tym pomaga zarządzanie projektami budowlanymi (CPM). Dzięki skutecznemu CPM możesz śledzić swoją pracę, członków zespołu i produkty końcowe w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Chociaż CPM nie sprawi, że projekt zbuduje się sam, pomoże Ci zapewnić przejrzystość między zespołami, abyście mogli pracować wydajniej i skuteczniej jako zespół.

Czym jest zarządzanie projektami budowlanymi (CPM)?

Zarządzanie projektami budowlanymi (ang. Construction Project Management, CPM) to proces zarządzania, regulowania i nadzorowania procesów budowlanych. CPM może obejmować zarówno pojedynczy projekt, jak i całą firmę budowlaną. Tak czy inaczej, CPM może pomóc Twojemu zespołowi w planowaniu prac projektowych w fazie poprzedzającej budowę, śledzeniu produktów końcowych w fazie budowy, ocenie realizacji projektu i zamknięciu go na koniec przedsięwzięcia. 

Zarządzanie projektami budowlanymi jest oparte na terminach. Projekty te zawsze rozpoczynają się od fazy planowania i zawsze mają określony produkt końcowy na koniec cyklu życia projektu. I chociaż istnieje wiele potrzeb specyficznych dla budownictwa, wiele elementów cyklu życia projektu jest podobnych do ogólnego zarządzania projektami.

Co sprawia, że zarządzanie projektami budowlanymi jest tak trudne?

W CPM szczególnie ważne jest zwrócenie uwagi na ograniczenia projektu i szczegóły dotyczące bezpieczeństwa. Projekt budowlany ma wiele podobieństw i kilka kluczowych różnic w porównaniu z bardziej tradycyjnym projektem, nad którym być może pracowałeś. 

Po pierwsze, projekty budowlane często mają wielu różnych interesariuszy, którzy muszą ściśle ze sobą współpracować, ale w sposób międzyfunkcyjny. Należą do nich:

• właściciel projektu

• Kierownika projektu

• Klient

• Kierownicy projektów budowlanych

• inżynierów,

• Architekci

• Projektanci

• Generalni wykonawcy

• Podwykonawcy

• Urbaniści

• Inżynierowie budownictwa

• Pracownicy publiczni

Potrzeby projektów budowlanych

Jak łatwo sobie wyobrazić, projekty budowlane mają specyficzne potrzeby, które są unikalne dla tego typu przepływu pracy. Zanim zaczniesz zastanawiać się nad CPM, upewnij się, że masz sposób na zarządzanie:

• Zarządzanie dostawcami

• Śledzenie budżetu

• szacowaniem kosztów,

• Zlecenia zmian

• Harmonogramy projektów

• Dzienniki inspekcji dziennych, tygodniowych i miesięcznych

• Procesy przetargowe i negocjacje umów

• Kontrola jakości

• Zarządzanie bezpieczeństwem

• Monitorowanie miejsca pracy

Ogólne potrzeby związane z zarządzaniem projektami

W swojej istocie każdy projekt budowlany jest po prostu projektem. Chociaż nie należy lekceważyć żadnego z elementów budowy CPM, upewnij się, że postępujesz również zgodnie z najlepszymi praktykami zarządzania projektami. 

Możesz to zrobić w następujący sposób:

• Przeprowadzenie studium wykonalności przed rozpoczęciem projektu.

• Wykonaj wszystkie kroki na etapie inicjacji projektu, aby upewnić się, że zespół jest przygotowany na sukces.

• Wprowadź proaktywny proces zarządzania ryzykiem, taki jak rejestr ryzyka.

• Stworzenie struktury podziału pracy (SPP), aby uwzględnić wszystkie produkty końcowe i produkty cząstkowe projektu.

• Wykorzystanie metody ścieżki krytycznej do określenia najlepszej osi czasu dla projektu.

• Przestrzeganie najlepszych praktyk w zakresie zarządzania kosztami zarówno przed rozpoczęciem projektu, jak i w jego trakcie.

• Skuteczna komunikacja z zespołem projektowym i interesariuszami.

• Stosowanie najlepszych praktyk w zakresie zarządzania zasobami.

• Zdefiniowanie jasnych przepływów pracy w scentralizowanym źródle informacji.

7 rodzajów zarządzania projektem budowlanym

Zarządzanie projektem budowlanym to nie lada wyzwanie. To jak dyrygowanie orkiestrą, w której każdy muzyk musi zagrać swoją nutę w odpowiednim momencie.

Przy tak wielu zmiennych elementach, wybór metody realizacji może być kluczowy dla sukcesu. Odpowiednia metoda CPM może pomóc w żonglowaniu napiętymi harmonogramami projektów, prowadzeniu zespołów przez etapy budowy z pewnością siebie i trzymaniu się budżetu projektu bez utraty snu.

Poniżej przedstawiamy najskuteczniejsze podejścia do zarządzania projektami w budownictwie, aby pomóc Ci wybrać to, które najlepiej odpowiada Twoim celom.

1. Tradycyjne zarządzanie projektami

Jest to sprawdzona metoda najczęściej stosowana w branży budowlanej. Oto jak to działa: właściciel projektu zatrudnia projektanta do opracowania planów budowy, a następnie generalny wykonawca wprowadza je w życie.

Chociaż jest to znany proces, czasami może prowadzić do powstawania silosów między zespołem projektowym a wykonawczym, co skutkuje opóźnieniami lub kosztownymi zleceniami zmian w fazie budowy.

2. Zarządzanie projektami typu „zaprojektuj i zbuduj”

Po co dzielić projektowanie i budowę na dwa zespoły, skoro jeden może zrobić wszystko? To właśnie założenie zarządzania projektami typu „projektuj i buduj”.

W tym podejściu jeden podmiot zarządza oboma aspektami procesu budowy, co ogranicza liczbę nieporozumień i zmarnowany czas. W przypadku zespołów budowlanych, które chcą szybciej realizować projekty, metoda CPM usprawnia przepływ pracy i zapewnia dotrzymywanie terminów.

3. Zarządzanie ryzykiem w budownictwie (CMAR)

W modelu CMAR kierownik budowy gwarantuje, że projekt nie przekroczy maksymalnego kosztu. Dzięki wczesnemu zaangażowaniu w fazie poprzedzającej budowę metoda ta łączy zarządzanie kosztami i ryzykiem, aby ograniczyć do minimum niespodzianki i przekroczenia budżetu. To niezawodny wybór dla właścicieli projektów, którzy potrzebują większej przewidywalności finansowej.

4. Zintegrowana realizacja projektu (IPD)

Uważasz, że praca zespołowa jest podstawą sukcesu? To właśnie IPD w skrócie. To podejście od samego początku łączy wszystkie zainteresowane strony – od głównego wykonawcy po projektantów i podwykonawców. Dzięki dostosowaniu celów i podziałowi ryzyka IPD sprzyja innowacjom, ogranicza marnotrawstwo i utrzymuje harmonogramy projektów na właściwych torach.

5. Metoda Lean w zarządzaniu budową

Chcesz osiągnąć więcej przy mniejszych nakładach? Budownictwo Lean koncentruje się na maksymalizacji wartości przy jednoczesnym minimalizowaniu strat. Ta metoda CPM, zainspirowana zasadami Lean, zwiększa wydajność dzięki usprawnionym przepływom pracy, podejmowaniu decyzji w czasie rzeczywistym i zaangażowaniu w ciągłe doskonalenie.

6. Zwinne zarządzanie budową

Metoda Agile, zapożyczona ze świata technologii, dzieli proces budowy na mniejsze, łatwiejsze do opanowania części. Ułatwia to dostosowywanie się do zmian lub podejmowanie złożonych działań budowlanych. Jeśli umowa budowlana wymaga elastyczności, odpowiedzią może być podejście Agile.

7. Zarządzanie projektami przez właściciela-budowniczego

Zarządzanie projektem przez właściciela-budowniczego to miejsce dla osób, które lubią zakasać rękawy i przejąć stery. To Ty odpowiadasz za wszystko, od zarządzania placem budowy po koordynację podwykonawców.

Chociaż jest to opłacalne, to podejście CPM wymaga szerokiej wiedzy na temat przepisów budowlanych, pozwoleń i zarządzania projektami budowlanymi.

Sześć etapów zarządzania projektem budowlanym

Zazwyczaj każdy projekt budowlany składa się z sześciu kluczowych etapów. Każda faza odgrywa kluczową rolę w zapewnieniu efektywnej realizacji projektu i pomyślnych wyników.

Oto przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci zarządzać projektem budowlanym jak profesjonalista, od wyznaczenia jasnych celów po szczegółowe zamknięcie projektu.

Etap 1. Inicjacja: przygotowanie podstaw do sukcesu

Każdy udany projekt budowlany zaczyna się od solidnego fundamentu – dosłownie i w przenośni. Faza inicjacji, czasami nazywana fazą koncepcji, to etap, na którym zespół współpracuje z właścicielem projektu, aby określić jego potrzeby i sposób ich spełnienia.

Ta faza może obejmować przeprowadzenie studium wykonalności lub stworzenie szczegółowego uzasadnienia biznesowego, aby potwierdzić, że projekt jest opłacalny. Nawet bez formalnej dokumentacji, włączenie planów budowy i wczesnych szkiców projektowych zapewnia, że Ty i Twój klient jesteście na tej samej stronie. Wyznaczenie jasnych celów na początku ma kluczowe znaczenie dla powodzenia wszystkich późniejszych faz.

Etap 2. Przed budową: przygotowanie etapu dzięki szczegółowemu planowaniu

Po sfinalizowaniu szczegółów i podpisaniu umowy budowlanej nadszedł czas, aby przejść do fazy poprzedzającej budowę. Na tym etapie zbierasz zespół budowlany, w tym generalnych wykonawców i podwykonawców, i zaczynasz dopracowywać przepływy pracy.

Ten etap ma kluczowe znaczenie dla identyfikacji potencjalnych zagrożeń, wyjaśnienia kamieni milowych projektu i ustalenia, w jaki sposób będziesz zarządzać kosztami, ryzykiem, alokacją zasobów i komunikacją.

Użyj narzędzi, takich jak wykres Gantta, aby wizualnie nakreślić ścieżkę krytyczną i upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu są na bieżąco. Dobrze przygotowana faza poprzedzająca rozpoczęcie budowy stanowi podstawę pomyślnej realizacji projektu.

Etap 3. Wykonanie: realizacja projektu

Faza realizacji to moment, w którym prace budowlane nabierają tempa. Na tym etapie członkowie zespołu i generalni wykonawcy współpracują ze sobą, aby zrealizować projekt zgodnie z zatwierdzonymi planami budowy.

Kluczowa jest tutaj spójna komunikacja. Słaba komunikacja jest jedną z głównych przyczyn opóźnień w projektach budowlanych, dlatego należy ustanowić jasne procesy udostępniania aktualizacji interesariuszom i informowania wszystkich na bieżąco.

Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami, takiego jak Asana, umożliwia śledzenie postępów w czasie rzeczywistym i ułatwia udostępnianie aktualizacji wszystkim zaangażowanym specjalistom z branży budowlanej.

Etap 4. Odbiór: zapewnienie, że produkt końcowy jest bezbłędny

Gdy prace fizyczne są już ukończone, nadchodzi czas na testowanie i dopracowanie efektów. Etap oddania do użytku w zarządzaniu projektem budowlanym obejmuje trzy główne kroki:

• Przeprowadzenie ostatecznej inspekcji: sprawdź każdy szczegół gotowego produktu i przygotuj listę kontrolną, aby udokumentować wszelkie poprawki wprowadzone w ostatniej chwili.

• Prezentacja rezultatów: oprowadź klienta po ukończonym budynku, umożliwiając mu sprawdzenie placu budowy i przetestowanie kluczowych systemów. Szybko rozwiązuj wszelkie problemy, które zidentyfikuje.

• Przeszkolenie klienta: upewnij się, że klient wie, jak obsługiwać i konserwować krytyczne systemy, takie jak instalacje hydrauliczne, elektryczne lub zintegrowane oprogramowanie.

Dobrze zorganizowany etap przekazania zapewnia, że projekt spełnia standardy jakości i pozostawia klienta zadowolonego.

Etap 5. Zasiedlenie i gwarancja: wsparcie przy przekazaniu

Na tym etapie klient oficjalnie wprowadza się do budynku. Chociaż Twoja praca na miejscu może być już ukończone, Twoje obowiązki mogą nadal obowiązywać na podstawie umowy o roboty budowlane i umów gwarancyjnych.

Istnieją dwa typy gwarancji:

• Gwarancje umowne, które są uzgodnione w warunkach projektu.

• Gwarancje dorozumiane, regulowane przez lokalne lub krajowe przepisy prawa.

Skonsultuj się z zespołem prawnym, aby wyjaśnić okres gwarancji i oczekiwania. Zapewnienie elastycznego wsparcia na tym etapie buduje zaufanie i pozostawia trwałe wrażenie na właścicielu projektu.

Etap 6. Zamknięcie: podsumowanie i refleksja

Po zakończeniu okresu gwarancyjnego cykl życia projektu budowlanego oficjalnie dobiega końca. Zanim jednak przejdziesz dalej, poświęć czas na spotkanie podsumowujące ze swoim zespołem. Przeanalizuj, co poszło dobrze, co można poprawić i skataloguj wszystkie wyciągnięte wnioski w scentralizowanym systemie.

Refleksja nad zakończonymi działaniami budowlanymi zapewni Ci przewagę przy następnym projekcie. Dokładna faza zamknięcia zapewnia nie tylko zamknięcie projektu, ale także przygotowanie zespołu na jeszcze większy sukces w przyszłości.

Jak skutecznie zarządzać projektami budowlanymi

Zarządzanie projektem budowlanym to balansowanie na krawędzi, wymagające wyostrzonego instynktu, silnego przywództwa i zdolności do szybkiego dostosowywania się do sytuacji. Niezależnie od tego, czy koordynujesz działania na miejscu, zajmujesz się zaopatrzeniem, czy też upewniasz się, że wszystko jest zgodne z przepisami budowlanymi, te kroki w zarządzaniu budową mogą pomóc Ci zachować kontrolę i osiągnąć doskonałe wyniki.

1. Zdefiniuj cele i plan

Każdy udany projekt zaczyna się od jasno określonych celów. Co budujesz? Jaki jest harmonogram? Ile możesz wydać? Najpierw odpowiedz na te pytania, a następnie podziel pracę na mniejsze elementy, tworząc strukturę podziału pracy, która określa każde zadanie i zakres odpowiedzialności. Solidne planowanie na etapie poprzedzającym budowę wyznacza ton dla całego cyklu życia projektu.

2. Zgromadź odpowiedni zespół budowlany

Twój zespół może sprawić, że projekt się powiedzie, lub że się nie powiedzie. Zatrudnij specjalistów z branży budowlanej, którzy mają odpowiednie certyfikaty, specjalistyczne umiejętności i wieloletnie doświadczenie. Niezależnie od tego, czy zatrudniasz generalnych wykonawców, czy podwykonawców, upewnij się, że budujesz zespół, na którym możesz polegać.

3. Korzystaj z narzędzi do zarządzania projektami

Nikt nie jest w stanie śledzić wszystkiego ręcznie. W tym właśnie pomaga oprogramowanie do zarządzania projektami. Narzędzia takie jak Asana pomagają organizować działania związane z budową, zarządzać kosztorysami i śledzić harmonogramy projektów w czasie rzeczywistym, zapewniając płynne działanie placu budowy.

4. Monitoruj postępy i dostosowuj działania

Śledź kamienie milowe i ścieżkę krytyczną, aby mieć pewność, że wszystko przebiega zgodnie z harmonogramem. Nie bój się jednak wprowadzać zmian. Niezależnie od tego, czy chodzi o opóźnienia, zmiany w zamówieniach, czy problemy z zasobami, elastyczne podejście może sprawić, że cały projekt będzie się rozwijać.

5. Komunikuj się konsekwentnie

Dobra komunikacja jest nie tylko pomocna, ale wręcz niezbędna. Regularne aktualizacje, spotkania i raporty sprawiają, że wszyscy, od interesariuszy po członków zespołu, są na bieżąco. Przejrzystość teraz pozwoli uniknąć zamieszania później.

6. Zarządzaj ryzykiem i jakością

Identyfikuj potencjalne zagrożenia, zanim staną się one prawdziwymi problemami. Solidny plan zarządzania ryzykiem i dbałość o kontrolę jakości mogą zapobiec problemom z bezpieczeństwem i zapewnić płynne funkcjonowanie placu budowy, a wszystko to przy jednoczesnym spełnieniu wymogów budowlanych i innych.

7. Przygotuj się do zamknięcia projektu

Koniec jest tak samo ważny jak początek. Sfinalizuj listę usterek, uzyskaj wszystkie niezbędne zatwierdzenia i upewnij się, że przestrzeń jest gotowa do użytku. Sprawny proces zamknięcia zapewnia zadowolenie właściciela projektu i przygotowuje grunt pod kolejny duży sukces.

Narzędzia potrzebne do pomyślnej realizacji projektu budowlanego

Teraz, gdy znasz już sześć etapów zarządzania projektem budowlanym, musisz je zrealizować. W tym właśnie pomaga oprogramowanie do zarządzania projektami budowlanymi. 

Czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami budowlanymi? 

Oprogramowanie do zarządzania projektami budowlanymi stanowi podstawę udanego projektu. Takie narzędzia umożliwiają specjalistom z branży budowlanej bezproblemowe planowanie, koordynowanie i wykonywanie pracy, zapewniając realizację projektów zgodnie z harmonogramem i budżetem.

Odpowiednie oprogramowanie pozwala na koordynację wszystkich elementów procesu budowy, od zarządzania działaniami budowy po śledzenie kamieni milowych projektu. Niezależnie od tego, czy musisz dotrzymać napiętych terminów, czy koordynować działania podwykonawców, narzędzia te zapewniają przejrzystość i kontrolę potrzebną do efektywnej pracy zespołów budowlanych – zarówno na miejscu, jak i w biurze.

Narzędzia tradycyjne a nowoczesne

• Tradycyjne narzędzia: często tworzone specjalnie dla branży budowlanej, rozwiązania te mogą zawierać wysoce techniczne funkcje dostosowane do doświadczonych kierowników projektów. Jednak ich obsługa jest trudniejsza do opanowania i wymaga specjalnego zarządzania, aby można było z nich efektywnie korzystać.

• Nowoczesne narzędzia: elastyczne, przyjazne dla użytkownika rozwiązania przeznaczone dla zespołów na każdym poziomie zaawansowania. Te nowoczesne narzędzia do zarządzania projektami budowlanymi pomagają zespołom współpracować, śledzić postępy w czasie rzeczywistym i dostosowywać się do zmian bez konieczności odbywania szczegółowych szkoleń.

Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami budowlanymi

W metodzie CPM terminy mają ogromne znaczenie. Niedotrzymanie terminu ma efekt kaskadowy i może opóźnić cały harmonogram ukończenia projektu.

Jeśli Twój zespół nie wie, kto, co i na kiedy musi wykonać oraz kto jest za to odpowiedzialny, znacznie bardziej prawdopodobne jest, że terminy będą niedotrzymywane. Jak wynika z naszych badań, co tydzień zespoły nie dotrzymują 26% terminów.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z tradycyjnych, czy nowoczesnych narzędzi, upewnij się, że Twoje oprogramowanie do zarządzania projektami budowlanymi zawiera te niezbędne funkcje:

• Wizualizacja ścieżki krytycznej: zadań, które muszą zostać ukończone na czas, aby cały projekt pozostał na właściwych torach. Ta funkcja pomaga nadać priorytet zadaniom o dużym znaczeniu i uniknąć opóźnień kaskadowych.

• Śledzenie terminów: ustalaj jasne, wykonalne terminy i zarządzaj nimi, aby uniknąć opóźnień na ścieżce krytycznej.

• Wizualizacja osi czasu: użyj narzędzi takich jak wykresy Gantta, aby określić kamienie milowe projektu, zależności i harmonogramy, aby uzyskać większą przejrzystość.

• Zarządzanie zasobami: koordynuj obciążenie pracą członków zespołu, aby uniknąć przeciążenia i zapewnić płynną realizację złożonych projektów budowlanych.

• Scentralizowana komunikacja: przechowuj wszystkie aktualizacje projektu, pliki i decyzje w jednym miejscu, aby usprawnić współpracę z interesariuszami i podwykonawcami.

• Śledzenie budżetu: monitoruj koszty w czasie rzeczywistym, aby zapobiegać nadmiernym wydatkom i utrzymywać budżet projektu na właściwych torach.

• Dostęp mobilny: poszukaj narzędzia z naprawdę dobrą aplikacją mobilną, która pozwoli Ci aktualizować pracę w czasie rzeczywistym. Dzięki temu wszyscy – zarówno w biurze, jak i na budowie – będą na bieżąco.

• Szablony i przepływy pracy: ustandaryzuj procesy za pomocą szablonów z możliwością dostosowywania, aby zaoszczędzić czas i poprawić spójność.

Skuteczniejsze zarządzanie projektami budowlanymi dzięki Asana

Zarządzanie budową to bardzo intensywna dziedzina i potrzebujesz sposobu, aby nadążyć za wszystkimi zmieniającymi się planami i nieoczekiwanymi zmianami. Istnieją narzędzia do zarządzania projektami budowlanymi, ale nie na tym się skupiamy. Asana to platforma do zarządzania pracą, co oznacza, że myślimy o procesach, a nie tylko o projektach. 

Dzięki Asana możesz zaplanować i zrealizować każdy projekt. Od scentralizowanego podejmowania decyzji po usprawnione udostępnianie informacji, Asana to kompleksowe narzędzie, które pomoże Twojemu zespołowi wykonywać pracę najlepiej, jak potrafi, i osiągać swoje cele.

Często zadawane pytania dotyczące zarządzania projektami budowlanymi