Szablon wykresu Gantta

Czym jest szablon wykresu Gantta?

Szablony wykresów Gantta zapewniają zespołowi sposób zwizualizowania każdego zadania w ramach projektu na określonej linii czasu. Szablony te są zwłaszcza przydatne w przedstawianiu zadań oraz ilości czasu potrzebnego na wykonanie każdego z nich. Są to dokumenty wielokrotnego użytku do zarządzania projektem, za pomocą których można szybko przedstawić wszystkie szczegóły projektu i ich ramy czasowe, co obejmuje listy zadań w ramach projektu, przypisane role i zależności. 

Szablony wykresów Gantta to w skrócie wizualna reprezentacja planu projektu o czytelnie zdefiniowanej osi czasu, w przeciwieństwie do bardziej szczegółowego, bogatego w opisy planu projektu bez potwierdzonych dat rozpoczęcia i zakończenia. Ze względu na przystępny format wykresy Gantta zapewniają interesariuszom szybki wgląd w status i szczegóły dotyczące projektu. Dzięki utworzeniu szablonu wykresu Gantta możesz mieć dla nich dostępne nowe informacje na temat projektu zawsze, gdy ich potrzebują.

Jak utworzyć szablon wykresu Gantta?

Aby utworzyć szablon wykresu Gantta, weź pod uwagę konkretne zastosowanie i złożoność swoich typowych projektów. Czy posłuży on jako harmonogram projektu, czy po rozpoczęciu pracy będzie źródłem informacji w czasie rzeczywistym? Możesz zawrzeć mniej lub więcej szczegółów zależnie od przeznaczenia wykresu. Jeśli na przykład chcesz wykorzystać go jako harmonogramu projektu, skup się na stworzeniu metod przypisywania zadań i delegowania pracy. Jeśli będzie on źródłem informacji na temat projektu, ustandaryzuj sposób dołączania dokumentów przez zespół i śledzenia procesów. Często będzie on używany w obu przypadkach. 

Po określeniu, do czego będzie służył szablon, przystąp do jego utworzenia:

• Zastanów się nad elementami do zmapowania i śledzenia w projekcie. Będą to dane wejściowe i dla ich każdej kategorii będzie potrzebne miejsce w szablonach. Złożone projekty mają więcej danych wejściowych od mniej złożonych. Przykładowe dane wejściowe to: data rozpoczęcia, data zakończenia, zadania niezależne i zależne, kamienie milowe, role, podzadania oraz opisy.

• Zbierz informacje i ważne zasoby. Dołącz powtarzające się arkusze robocze, istotne harmonogramy, dokumenty, analizy wyników, pulpity nawigacyjne do raportowania, cele, przypisane role i procesy.

• Wprowadź informacje do centralnego źródła wiedzy, takiego jak oprogramowanie do zarządzania projektami. Upewnij się, że uwzględniasz powtarzalne zależności i role. Jeśli na przykład ten sam członek zespołu zawsze zarządza budżetem, możesz przypisać go do zadań budżetowych w swoim szablonie. Z im większym rozmysłem stworzysz swój szablon, tym mniej pracy będzie on wymagał po rozpoczęciu następnego projektu.

• Dodaj integracje i aplikacje wspomagające pracę. Jeśli używasz narzędzia do zarządzania projektami, możesz dołączyć arkusze Google, tablice Kanban oraz materiały referencyjne (takie jak prezentacje PowerPoint z samouczkami) bezpośrednio do osi czasu projektu.

W przypadku bardziej złożonych projektów prosty arkusz kalkulacyjny nie zapewni wystarczających możliwości personalizacji. Zamiast tego rozważ skorzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami, które oferuje więcej funkcji – na przykład narzędzia umożliwiającego zmienianie danych i informacji wejściowych w obszarze dostępnym dla wszystkich interesariuszy.

Jak używać szablonów wykresów Gantta podczas planowania projektów?

Stworzenie szablonu jest czasochłonne. Jednak później wystarczy tylko powielić szablon i uzupełnić go informacjami. Tak jak inne zasoby z zakresu zarządzania projektami, szablon wykresu Gantta ma swoje mocne strony i ograniczenia. Niektóre z nich zależą od używanego narzędzia.  Jeśli masz już doświadczenie z wykresami Gantta tworzonymi w arkuszach kalkulacyjnych, wiesz zapewne, że ich z ręczna zmiana jest czasochłonna. Jeśli jednak utworzysz szablon w dynamicznym narzędziu, możesz wprowadzać i obserwować zmiany w czasie rzeczywistym. Na przykład:

Twój szablon wykresu Gantta może…

• Zapewnić wszystkim interesariuszom szybki, ogólny ogląd projektu.

• Zapewnić terminową realizację projektu dzięki łatwym do sprawdzenia, czytelnym terminom.

• Zmniejszyć niejasności i nieporozumienia.

• Automatyzować procesy za pomocą zależności i szerokich opcji personalizacji, zwłaszcza jeśli zostanie utworzony w odpowiednim oprogramowaniu.

Twój szablon wykresu Gantta nie może…

• Jeśli szablon wykresu Gantta zostanie utworzony w niedynamicznym formacie, nie będzie można go później łatwo zmieniać. Pamiętaj, że możesz temu zapobiec, tworząc szablon wykresu Gantta w oprogramowaniu do zarządzania projektami.

• Zastąpić zarządzania projektem po jego rozpoczęciu. Szablony wykresów Gantta są najbardziej przydatne na etapie planowania projektu. 

Zintegrowane funkcje

• Widok osi czasu. Widok osi czasu to widok projektu w stylu wykresu Gantta, który wyświetla wszystkie zadania na poziomym wykresie słupkowym. Możesz nie tylko sprawdzić daty rozpoczęcia i zakończenia zadań, ale również zależności między nimi. Dzięki widokowi osi czasu możesz łatwo sprawdzić, jak wszystkie elementy Twojego planu łączą się ze sobą. Dodatkowo dzięki możliwości zobaczenia całej pracy w jednym miejscu możesz łatwo określić i rozwiązać konflikty zależności zanim zaistnieją, aby zapewnić terminową realizację celów.

• Podzadania. Czasami lista rzeczy do zrobienia jest zbyt długa, aby ująć ją w jednym zadaniu. Gdy zadanie ma więcej niż jednego współpracownika, odległą datę wykonania lub wymaga przeglądu i zatwierdzenia przez interesariuszy, z pomocą mogą przyjść podzadania. To świetny sposób na rozdzielenie pracy i podzielenie zadań na mniejsze części. Jednocześnie masz pewność, że wszystkie te mniejsze zadania są połączone z ogólnym kontekstem zadania nadrzędnego. Użyj podzadań. aby podzielić zadania na mniejsze części lub uchwycić poszczególne części wieloetapowego procesu.

• Kamienie milowe. Kamienie milowe przedstawiają ważne punkty kontrolne projektu. Wyznaczając kamienie milowe na przestrzeni projektu, informujesz członków zespołu i interesariuszy projektu o postępach w realizacji celu. Wykorzystaj kamienie milowe jako okazję do świętowania małych zwycięstw na drodze do ogólnego celu projektu. 

• Zależności. Za pomocą zależności możesz oznaczyć zadanie jako oczekujące na inne zadanie. Sprawdź, czy Twoja praca nie blokuje innej osoby, aby odpowiednio ułożyć swoje zadania. Członkowie zespołów opartych na współpracy mogą łatwo sprawdzić zadania, na których wykonanie oczekują, oraz określić, kiedy zacznie się ich część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci także zmianę daty wykonania zadania zależnego. 

Polecane aplikacje

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

• Clockwise. Dzięki integracji Clockwise + Asana możesz dodawać zadania w formie bloku czasu do swojego kalendarza Google. Integracja Clockwise + Asana umożliwia określenie czasu trwania zadań, terminu ich wykonania oraz tego, czy Clockwise może automatycznie zmienić ich termin. Dodaj zadania do kalendarza i znajdź czas na ich wykonanie.

• Vimeo. Treści pisane są przejrzyste, ale brakuje w nich tonu głosu, emocji i ekspresji. Osadzając wiadomości Vimeo w Asanie możesz zapewnić swojemu zespołowi wszystkie informacje kontekstowe bez potrzeby organizowania kolejnego spotkania. Nagrywaj siebie, swój ekran lub siebie wraz z ekranem i osadzaj te filmy w zadaniach, projektach, wiadomościach i komentarzach, aby zapewnić przejrzysty przekaz i potrzebny kontekst. Asana automatycznie wygeneruje transkrypcję nagrania, dzięki czemu można szybko zapoznać się z jego treścią i wyszukać ważne informacje. Dziel się informacjami zwrotnymi, zadawaj pytania i przypisuj zadania – a wszystko to bez opuszczania Asany.

Często zadawane pytania