Jak napisać notatkę służbową dla zapewnienia efektywnej komunikacji (z szablonem)

Skuteczna komunikacja jest bardzo ważna. Ale równie ważne jest, aby była ona łatwa do zrozumienia. Posiadanie szablonu nie tylko ułatwia komunikację, ale także jej przyswojenie przez pracowników.

W tym właśnie pomaga notatka służbowa. Szablon notatki służbowej to świetny punkt wyjścia, gdy chcesz poinformować swój zespół lub dział o nowych procedurach, wdrożeniu strategii lub nadchodzących projektach. Aby jasno przekazać swój komunikat, konieczne jest zrozumienie, jak profesjonalnie napisać notatkę służbową.

Nasz przewodnik zawiera informacje o tym, czym jest notatka służbowa, kiedy należy ją wysłać, jak utworzyć jej format oraz wskazówki dotyczące skutecznego jej napisania. Następnie skorzystaj z naszego darmowego szablonu notatki służbowej, który pomoże Ci osiągnąć sukces.

Czym jest notatka służbowa?

Notatka służbowa, znana również jako memorandum, służy do przekazywania informacji w całej organizacji. W przeciwieństwie do wiadomości indywidualnych, notatki służbowe zazwyczaj mają większą liczbę odbiorców.

Ten rodzaj pisma jest zazwyczaj wysyłany do całego zespołu, działu lub organizacji, aby poinformować pracowników o wydarzeniach w firmie. Notatka może dotyczyć każdego ważnego tematu o szerokim znaczeniu, od zmiany polityki, przez nowych klientów, aż po cięcia budżetowe.

Ten rodzaj komunikacji można tworzyć i wysyłać elektronicznie lub drukować w formie fizycznej. Nawet jeśli znasz wszystkich w swoim łańcuchu komunikacji, ważne jest, aby te dokumenty były uprzejme i profesjonalne. W razie wątpliwości pomiń emotikony, język SMS-ów i skróty, aby Twoja wiadomość była bardziej profesjonalna.

Powody wysłania notatki służbowej

Istnieje wiele powodów, dla których warto wysłać notatkę służbową zamiast zwykłego e-maila. Podczas gdy e-mail jest formularzem komunikacji o charakterze nieformalnym, notatka służbowa jest bardziej oficjalna i staje się częścią dokumentacji firmy. 

Pracownicy traktują notatki służbowe poważniej. W rezultacie notatki służbowe są znacznie skuteczniejsze w komunikacji międzyorganizacyjnej. Poniżej przedstawiamy niektóre z najczęstszych powodów.

Notatka może:

• Wyjaśniać zmiany w zasadach

• Ogłaszać agendy nadchodzących spotkań lub wydarzeń

• Ogłaszać cięcia budżetowe

• Podsumować plany działania

• Opis procesu wdrażania nowych klientów

• Przedstawić szczegółowy protokół ze spotkania

• Poprosić o rekomendacje lub opinie

• Powiadomienie pracowników o problemie lub rozwiązaniu firmy

Wysyłanie elektronicznej notatki służbowej do grup pracowników jest korzystne, ponieważ zapewnia im scentralizowane miejsce do przeglądania szczegółów dotyczących firmy. Wszyscy otrzymują te same informacje w tym samym czasie, zamiast słyszeć je z plotek.

Jak sformatować notatkę

Istnieje kilka sposobów na uporządkowanie notatki, ale większość notatek ma te same elementy formatowania. Możesz dostosować szablon notatki, aby dopasować ją do tonu i treści wiadomości, którą chcesz wysłać.

Temat

Po pierwsze: zacznij od dobrego tematu. Najlepsze tematy notatek powinny być jak najbardziej szczegółowe.

Na przykład zamiast oznaczać notatkę jako „Wydarzenie firmowe”, wpisz w temat „Coroczne przyjęcie świąteczne: data i szczegóły”.

Jasny temat pozwala odbiorcom dowiedzieć się, co dokładnie opisuje notatka, jeszcze przed jej otwarciem. Ułatwia również wyszukiwanie notatki, ponieważ oznacza, że pracownicy nie będą mieli w swojej skrzynce odbiorczej wielu notatek o tym samym temacie.

Nagłówek

W nagłówku notatki należy uwzględnić kilka kluczowych elementów. Zawsze podawaj datę, adresata i nadawcę notatki. Te informacje zapewnią kontekst dotyczący treści wiadomości. 

Treść wiadomości

Treść notatki powinna zawierać główny cel wiadomości. W pierwszym akapicie należy dokładnie określić, czego będzie dotyczyć pozostała część dokumentu. Początkowa sekcja powinna być krótka, aby jak najskuteczniej przekazać wiadomość. 

• Akapit 1: na początku tego akapitu użyj zwrotów takich jak „Piszę, aby poinformować” i „Proszę o informacje na temat”. Pierwszy akapit powinien zawierać najważniejsze informacje z notatki. 

• Akapit 2: drugi akapit to miejsce na dodatkowe szczegóły i szczegółowe omówienie tematu.

• Akapit 3: w trzecim akapicie przedstawiasz swoją prośbę. Może to być na przykład poproszenie działu o opinię na temat projektu lub o potwierdzenie udziału w firmowym wydarzeniu do określonej daty.  

Niektóre notatki służbowe nie zawierają prośby związanej z przedstawionymi informacjami. W takim przypadku możesz wykorzystać to miejsce, aby podziękować współpracownikom za poświęcony czas.

Zanim wyślesz notatkę służbową do współpracowników, sprawdź zasady dotyczące komunikacji masowej w swojej firmie. Niektóre firmy wymagają dodatkowych kroków, takich jak dodanie logo organizacji, nazwy firmy lub użycie znormalizowanych rozmiarów czcionek. Może być również konieczne uzyskanie zatwierdzenia lub pozwolenia przed wysłaniem notatki.

Wskazówki dotyczące pisania notatki służbowej

Teraz, gdy już wiesz, co powinna zawierać notatka, nadszedł czas, aby skupić się na odpowiednim tonie i formacie. Poniżej znajdziesz kilka wskazówek, o których warto pamiętać podczas pisania skutecznej notatki biznesowej.

• Zachowaj profesjonalny ton: zawsze zachowuj profesjonalny ton, ale możesz dostosować go do odbiorców i celu.

• Unikaj akronimów i skrótów: rozpisuj akronimy i skróty, aby wszyscy odbiorcy mogli zrozumieć Twoją wiadomość.

• Niech notatka będzie krótsza niż jedna strona: spróbuj zmieścić treść w trzech akapitach, aby zwięźle przedstawić swoje stanowisko.

• W razie potrzeby użyj załączników: możesz dodać załączniki lub ulotki, aby w razie potrzeby dodać dodatkowy kontekst do notatki.

• Pomyśl o swoich odbiorcach: dostosuj treść wiadomości e-mail do tego, do kogo piszesz.

• Zachowaj spójność formatowania: używaj tej samej czcionki, struktury akapitów, interpunkcji i gramatyki w całym tekście.

• Zachowaj jasność i zwięzłość: umieść swoją prośbę lub ogłoszenie na początku notatki.

• Zachowaj obiektywizm: trzymaj się faktów i powstrzymaj się od osobistych uprzedzeń podczas pisania dokumentu business.

Postępując zgodnie z tymi wskazówkami i wiedząc, co należy uwzględnić, możesz za każdym razem tworzyć profesjonalne i zwięzłe notatki służbowe.

Rodzaje notatek służbowych

Istnieją trzy style notatek służbowych: sugestywna, potwierdzająca i z prośbą. Ogólny format i styl pisania biznesowego pozostają podobne w przypadku wszystkich trzech rodzajów notatek. Różnica polega na uwzględnieniu odbiorców, tonu i celu. 

Notatka z sugestiami

Notatka sugestywna to świetny sposób na znalezienie rozwiązań problemów firmy. Często zachęca ona do kreatywnego myślenia, burzy mózgów i dyskusji grupowych. 

W notatce sugestywnej najlepiej używać pozytywnego i zachęcającego języka. Dzięki temu współpracownicy będą podekscytowani możliwością znalezienia nieszablonowych pomysłów.

Przykład: wyślij notatkę z sugestiami, jeśli jesteś agencją reklamową, która chce przeprowadzić dyskusję grupową na temat nowych pomysłów na kampanię marki.

Notatka potwierdzająca

Notatki potwierdzające służą do potwierdzania ustnych ustaleń poprzez ich zapisanie na piśmie. Pamiętaj, aby podkreślić ważne aspekty porozumienia między stronami, aby wszyscy jasno rozumieli cele.

Zakończ notatkę, pytając drugą stronę, czy potrzebuje dodatkowych wyjaśnień lub czy chce zmienić jakieś szczegóły. Pomoże to uniknąć pomyłek lub nieporozumień po rozpoczęciu projektu.

Przykład: jeśli jesteś liderem zespołu marketingowego, możesz wysłać notatkę potwierdzającą do zespołu DevOps swojej firmy podczas współpracy nad projektem. W notatce należy zawrzeć produkty końcowe projektu, upewnić się, że wszystkie zainteresowane strony rozumieją zakres projektu i że nikt nie ma żadnych pytań.

Notatka z prośbą

Notatka z prośbą to dokument lub wiadomość e-mail, którą możesz wysłać do swojej firmy, gdy masz prośbę. Rozpocznij tego typu notatkę, uzasadniając, dlaczego wniosek musi zostać ukończone.

Zachowaj profesjonalny i przekonujący ton, gdy przedstawiasz zalecenia dotyczące rozwiązania problemu. Chociaż ten rodzaj języka jest zawsze zalecany w notatkach, jest szczególnie ważny w przypadku notatek z prośbą.

Przykład: notatkę z prośbą możesz wysłać, jeśli jesteś menedżerem ds. zasobów ludzkich i prosisz pracowników o wypełnienie danych ubezpieczeniowych przed upływem terminu.

Szablon notatki służbowej

Skorzystaj z naszego szablonu notatki, aby uporządkować dokument i za każdym razem tworzyć skuteczne wiadomości. Wysyłając notatkę, pamiętaj o skutecznym wypełnieniu tematu, nagłówka i treści wiadomości.

Narzędzia do zarządzania projektami i notatki służbowe pomogą Ci usprawnić komunikację

Korzystanie z szablonu notatki służbowej pomoże Ci komunikować się ze wszystkimi osobami w firmie. Połączenie go z narzędziem do zarządzania projektami może pomóc w przechowywaniu wszystkich notatek służbowych w jednym miejscu i umożliwia łatwe wysyłanie notatek do wielu interesariuszy i członków zespołu. Możesz nawet łączyć notatki bezpośrednio z czynnościami do wykonania, aby nadać im konkretny kształt.