Szablon planu działań naprawczych

Gdy zespoły nie dokumentują problemów ani nie podejmują działań naprawczych, problemy mogą się powtarzać, czasami z poważniejszymi konsekwencjami. Jeśli członek zespołu nie dotrzyma kamienia milowego, nie zastosuje się do wymogów lub będzie stale dopuszczać się niezgodności, działanie bez ustrukturyzowanej reakcji naraża operacje biznesowe na ryzyko.

Szablon planu działań naprawczych zapewnia szczegółowy przepływ pracy, który pozwala identyfikować problemy, odkrywać ich przyczyny, przypisywać odpowiedzialność i wdrażać działania naprawcze. Pomaga menedżerom zachować odpowiedzialność każdego członka zespołu, ustalić ramy czasowe dla ulepszeń i zapobiegać ponownemu występowaniu problemów.

Kto może skorzystać na szablonach planu działań naprawczych?

Wiemy, że powtarzające się problemy mogą spowolnić postępy zespołu i naruszyć zaufanie między jego członkami. Korzystanie z szablonu planu działań naprawczych może pomóc wszystkim w osiągnięciu porozumienia, dzięki czemu odpowiedzialność i przejrzystość nie umkną uwadze.

Zespoły ds. zapewnienia jakości

Użyj szablonów działań naprawczych i zapobiegawczych (CAPA), aby udokumentować niezgodności, zbadać przyczyny i monitorować wdrażanie działań zgodnych z wymogami regulacyjnymi.

Właściciele firm i liderzy działów

Skuteczniej monitoruj operacje biznesowe, określając szczegółowe oczekiwania, terminy i wskaźniki dotyczące działań następczych i rozwiązań.

Kierownicy projektów

Koordynuj działania z członkami zespołu, przypisuj zadania i upewnij się, że wszyscy osiągają kamienie milowe na czas, aby dotrzymać terminów.

Zespoły HR i ds. zgodności

Reaguj na problemy związane z niezgodnością z przepisami, korzystając z dobrze udokumentowanych planów rozwiązań, jednocześnie zachowując przejrzystość w kontaktach z interesariuszami.

Zespoły produkcyjne i operacyjne Usprawnij procesy pracy, zmniejsz liczbę błędów i rozwiązuj problemy związane z bezpieczeństwem lub jakością dzięki szczegółowemu śledzeniu działań.

Dlaczego warto korzystać z szablonu planu działań naprawczych Asana?

Plany działań naprawczych działają tylko wtedy, gdy są łatwe w zarządzaniu. Dlatego darmowy szablon planu działań naprawczych w Asanie zapewnia zespołom jedno miejsce do rejestrowania problemów, dokumentowania rozwiązań i śledzenia postępów w ich rozwiązywaniu.

Skorzystaj z tego szablonu, aby:

• Zdefiniować problem i udokumentować jego wpływ na działalność biznesową

• przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych przy użyciu wcześniej zdefiniowanych metod;

• Wyznaczyć osobę odpowiedzialną za każdą czynność do wykonania

• Śledzić daty wykonania, kamienie milowe i okresy przeglądu

• Utrzymywać uporządkowany, powtarzalny proces działań naprawczych

Jak korzystać z tego szablonu planu działań naprawczych

Każda sekcja w tym szablonie odzwierciedla kluczowy etap procesu działań naprawczych. Kolumny takie jak Poziom wpływu, Metoda analizy przyczyn źródłowych i Weryfikacja pomagają organizować szczegóły, monitorować postępy i raportować postępy. Użyj tego szablonu planu działań naprawczych, aby uprościć działania następcze i zmniejszyć ryzyko prawne.

Krok 1: przegląd projektu

Zacznij od nakreślenia zakresu planu działań naprawczych. Uwzględnij numery referencyjne, obszary, których dotyczy problem, oraz powód rozpoczęcia planu. Dodaj numer referencyjny planu działań naprawczych, przypisz właścicieli i ustaw początkowe daty wykonania.

Skorzystaj z tej sekcji, aby wszyscy mieli ten sam punkt wyjścia. Krótkie podsumowanie kontekstu, np. co spowodowało uruchomienie planu i które zespoły są zaangażowane, pomaga zrozumieć, dlaczego plan jest ważny i jak ich rola łączy się z większym celem.

Krok 2: opis problemu i jego wpływ

Opisz problem lub niezgodność. Co poszło nie tak? Jakie są konsekwencje? Użyj kolumny „Poziom wpływu”, aby ocenić stopień istotności i podać konkretne informacje, które pomogą w burzy mózgów nad odpowiednimi rozwiązaniami.

Dołącz wszelkie dowody potwierdzające Twoje ustalenia, takie jak raporty, zdjęcia lub dzienniki. Ten dodatkowy kontekst pomoże wszystkim zrozumieć pełny zakres problemu przed rozpoczęciem działań naprawczych.

Krok 3: Analiza przyczyn źródłowych

Użyj tej sekcji, aby zidentyfikować i udokumentować pierwotną przyczynę problemu. Określ zastosowaną metodę analizy przyczyn źródłowych (np. 5 Whys, diagram Fishbone). Ten krok zapewnia, że Twoje rozwiązanie dotyczy prawdziwego problemu, a nie tylko jego objawów.

Poproś członków zespołu międzyfunkcyjnego o wkład i opinie, aby wzmocnić swoją analizę. Każda perspektywa może ujawnić różne czynniki, które przyczyniają się do powstania problemu, co sprawi, że Twoje rozwiązanie będzie głębsze niż tylko powierzchowne objawy.

Krok 4: Plan działań naprawczych i zapobiegawczych

Wymień wszystkie elementy działań naprawczych, określając ich typ (naprawcze lub zapobiegawcze). Przydziel osobę odpowiedzialną i powiąż każde działanie z przyczyną źródłową. Dodaj daty wykonania i kamienie milowe, aby zadania były realizowane zgodnie z planem. Spraw, aby ta sekcja była wykonalna i realistyczna. Każdy krok powinien być łatwy do wykonania i mierzalny, aby członkowie zespołu mogli śledzić postępy od początku do końca.

Krok 5: weryfikacja i zatwierdzenie

Zapisz, w jaki sposób zweryfikujesz i wdrożysz każde działanie naprawcze. Użyj kolumn „Weryfikacja” i „Okres przeglądu skuteczności”, aby udokumentować nakład pracy i zmierzyć sukces. Zaplanuj punkty kontrolne, aby potwierdzić, że działania naprawcze rzeczywiście zapobiegają ponownemu wystąpieniu problemu. Te przeglądy pomogą Ci zbudować zaufanie do procesu i wyciągnąć wnioski na przyszłość.

Krok 6: ostateczne zatwierdzenie

Gdy wszystkie czynności do wykonania zostaną ukończone i zweryfikowane, udokumentuj formalne zatwierdzenia lub podpisy. Potwierdza to, że plan działań naprawczych został zamknięty, a zmiany zostały w pełni wdrożone.

Użyj tej ostatniej sekcji, aby podsumować, co udało Ci się osiągnąć i podziękować współpracownikom. Przegląd wyciągniętych wniosków pomoże Ci udoskonalić przyszłe plany działań naprawczych i usprawnić przepływ pracy w zespole.

Funkcje dokumentowania w Asanie

Asana zamienia ten bezpłatny szablon planu działań naprawczych w niezawodny proces oparty na współpracy. W tym szablonie zawarliśmy kilka naszych najczęściej używanych funkcji dokumentacji, ale nie musisz się do nich ograniczać. Zobacz pełną listę funkcji Asany, aby znaleźć więcej inspiracji.

Pola niestandardowe 

Śledź poziom wpływu, przyczynę źródłową lub metody weryfikacji dla wszystkich rekordów CAPA Twojego zespołu. Pola niestandardowe ułatwiają raportowanie i filtrowanie.

Reguły automatyzacji

Ustaw automatyczne przypomnienia o terminach lub uruchom zadania uzupełniające po zakończeniu działań.

Widoki projektu 

Przełączaj się między widokami listy, kalendarza, tablicy i osi czasu, aby zwizualizować kamienie milowe planu działań naprawczych, aby nic nie umknęło Twojej uwadze.

Zatwierdzenia

Informuj interesariuszy o postępach, korzystając z wbudowanych zatwierdzeń dla etapów weryfikacji lub zatwierdzeń bez konieczności wysyłania dodatkowych wiadomości e-mail.

Załączniki 

Przechowuj raporty, zrzuty ekranu lub dokumentację bezpośrednio w każdym zadaniu, aby zapewnić pełny kontekst.

Polecane integracje dla szablonów planów działań naprawczych

Integracje umożliwiają połączenie Asany z narzędziami, z których korzysta Twój zespół, bez konieczności przełączania się między platformami. Poniżej znajdziesz kilka naszych ulubionych integracji z planami działań naprawczych, ale koniecznie odwiedź nasze centrum integracji aplikacji, aby znaleźć narzędzia, z których będziesz korzystać na co dzień.

Slack 

Powiadamiaj członków zespołu w Slacku, gdy ktoś przypisze, zaktualizuje lub zatwierdzi działania naprawcze w projekcie w Asanie.

Dysk Google 

Synchronizuj wszystkie dokumenty dotyczące analizy przyczyn źródłowych, raporty lub materiały szkoleniowe związane z CAPA bezpośrednio z Google do Asana.

Microsoft Word 

Eksportuj podsumowania działań CAPA lub ostateczną dokumentację zatwierdzającą do celów zgodności lub audytu bezpośrednio do obszarów roboczych Microsoft i odwrotnie.

Zoom

Dodawaj linki do Zoom do zadań, gdy działania naprawcze wymagają przeglądów przez interesariuszy lub spotkań wirtualnych.

Arkusze Google 

Śledź czynności do wykonania i wskaźniki, synchronizując projekt w Asanie z Arkuszami Google.

Często zadawane pytania dotyczące szablonów planu działań naprawczych