5 x Dlaczego

Termin realizacji projektu ucieka. Kampania przynosi gorsze wyniki niż oczekiwano. Klient nieoczekiwanie rezygnuje z usługi. To codzienne wyzwania dla zespołów w różnych branżach. Jednak leczenie widocznych objawów często oznacza, że prawdziwy problem pozostaje nierozpoznany i nadal się pojawia. Właśnie w takich sytuacjach pomocna jest technika 5 „dlaczego”. Zadając pięć razy pytanie „dlaczego”, możesz odkryć warstwy problemu i dotrzeć do jego pierwotnej przyczyny.

Nasz szablon „5 razy dlaczego” upraszcza procesy rozwiązywania problemów, dzięki czemu możesz przestać zgadywać i zacząć naprawiać. Niezależnie od tego, czy rozwiązujesz problem techniczny, usprawniasz przepływy pracy zespołu, czy odpowiadasz na opinie klientów, ten szablon pomoże Ci zgłębić temat, uporządkować myśli i wprowadzić trwałe zmiany. Jest szybki, łatwy w użyciu i wbudowany w Asana, dzięki czemu możesz współpracować w czasie rzeczywistym i podejmować natychmiastowe działania.

Kto może skorzystać z szablonów „5 x Dlaczego”?

Jeden z naszych menedżerów produktu niedawno opowiedział, jak wykorzystał szablon „5 x Dlaczego”, aby odkryć, dlaczego premiera produktu wciąż się opóźniała. Nie chodziło tylko o harmonogram zespołu programistycznego. Analiza wykazała, że przyczyną problemu były niejasne informacje od interesariuszy.

Technika „5 razy dlaczego” jest idealna dla każdego, kto musi odkryć pierwotną przyczynę problemu, a nie tylko jego powierzchowne objawy. Obejmuje to:

• zespoły produktowe i inżynieryjne rozwiązujące złożone problemy;

• Liderzy operacyjni i ds. kontroli jakości przeprowadzają analizę przyczyn źródłowych (RCA) po nieosiągnięciu kluczowych wskaźników wydajności (KPI).

• Zespoły obsługi klienta zajmujące się powtarzającymi się skargami.

• Zespoły Agile korzystające z metody 5 Whys do retrospekcji sprintów.

• Zespoły z branży opieki zdrowotnej, finansowej i produkcyjnej, które koncentrują się na ciągłym doskonaleniu.

Jeśli Twój zespół rozwiązuje złożone problemy i priorytetowo traktuje długoterminowe rozwiązania, ten szablon jest dla Ciebie.

Dlaczego warto używać szablonu „5 x Dlaczego” w Asanie

Podczas jednego z przeglądów sprintu nasz zespół projektowy użył tego szablonu „5 x Dlaczego”, aby ustalić, dlaczego makiety były stale opóźnione. Okazało się, że przyczyną były niespójne zlecenia, co można było naprawić od razu.

Szablon analizy „5 Whys” opracowany przez Asanę sprawia, że proces wyciągania wniosków jest nie tylko szybszy, ale także łatwiejszy do zarządzania w różnych zespołach. Nie potrzebujesz oddzielnej tablicy ani narzędzia. Wszystko znajduje się w tym samym miejscu, w którym wykonujesz swoją pracę.

Oto, dlaczego zespoły korzystają z tego szablonu:

• Postępuj zgodnie z dobrze zdefiniowanym, powtarzalnym procesem, aby odkryć przyczyny źródłowe.

• Dodawanie kontekstu i organizacja dzięki powiązanym zadaniom, plikom i właścicielom.

• Śledzenie wzorców i powtarzających się problemów na przestrzeni czasu.

• Zaangażuj odpowiednich interesariuszy bez konieczności organizowania dodatkowych spotkań.

Jak korzystać z szablonu analizy 5 x Dlaczego

Szablon „5 Whys” jest gotowy do użycia. Po prostu go zduplikuj i zacznij diagnozować przyczyny problemu. Więcej szablonów znajdziesz w bibliotece szablonów Asany, która pomoże Ci w każdej części procesu zarządzania projektami.

1. Zdefiniuj problem

Zacznij od jasno określonego opisu konkretnego problemu, który chcesz rozwiązać. Staraj się przedstawić rzeczowe podsumowanie problemu, a nie zgadywać przyczyny źródłowej. Na przykład: „Klient nie otrzymał raportu na czas”.

W szablonie ten krok znajduje się w sekcji „Zdefiniuj problem”. Skorzystaj z tej sekcji, aby poinformować zespół, nad czym pracujesz, i dodać istotne szczegóły w opisie zadania. Możesz również przypisać właściciela do tego kroku.

2. Zapytaj, dlaczego wystąpił problem

Zacznij od pierwszego pytania „dlaczego”, pytając, co spowodowało początkowy problem. Zachęć swój zespół do myślenia rzeczowo. Na przykład: „Dlaczego klient nie otrzymał raportu? Ponieważ został dostarczony dzień później”.

Szablon analizy „5 razy dlaczego” w Asanie dzieli ten proces na pięć jasno określonych zadań oznaczonych od „Zapytaj, dlaczego 1” do „Zapytaj, dlaczego 5”. W każdym kroku kliknij zadanie, aby dodać odpowiedź i podać niezbędne linki lub dokumentację. Przypisz zadanie do moderatora lub eksperta, aby potwierdzić jego poprawność.

3. Kontynuuj zadawanie pytań „dlaczego” jeszcze co najmniej cztery razy

Opracuj każdą odpowiedź, ponownie pytając „dlaczego”, aby osiągnąć głębsze poziomy zrozumienia. Staraj się zadać co najmniej pięć pytań. Pomaga to odkryć przyczyny leżące u podstaw problemu i uniknąć polegania na powierzchownych rozwiązaniach.

Dla każdego „dlaczego” wprowadź kolejny poziom rozumowania w odpowiedniej sekcji „Zapytaj, dlaczego”. Opisy zadań pozwalają rozwinąć każdą odpowiedź, jednocześnie śledząc konwersację w jednym miejscu. Chociaż to narzędzie analityczne ma domyślnie pięć pytań „Dlaczego”, zawsze możesz dodać więcej zadań lub sekcji w zależności od potrzeb.

4. Współpracuj i dokumentuj na bieżąco

Zaangażuj członków zespołu, korzystając z komentarzy i opisów zadań, aby rejestrować kluczowe statystyki. Możesz nawet przypisać właścicieli do określonych elementów działań następczych, aby jasno przedstawić kolejne kroki.

Użyj pól widocznych w widoku listy, takich jak Przyczyna źródłowa, Poziom wpływu i Strona odpowiedzialna, aby udokumentować kluczowe ustalenia i przypisać odpowiedzialność. Wzmiankuj członków zespołu w komentarzach, aby poprosić ich o opinię lub poinformować inne osoby o problemie.

5. Przekształć statystyki w konkretne działania

Po zidentyfikowaniu pierwotnej przyczyny problemu przypisz zadania, ustal terminy i skorzystaj z funkcji automatyzacji w Asanie, aby wdrożyć środki zaradcze, które zapobiegną ponownemu wystąpieniu problemu.

Zakończ analizę, wypełniając sekcję „Opracuj rozwiązania” w szablonie. W tym miejscu możesz rejestrować proponowane poprawki, śledzić status rozwiązania i przypisywać zadania uzupełniające, korzystając z wbudowanych kolumn, takich jak Status rozwiązania, Szacowany nakład pracy i Plan działań następczych. 

Funkcje Asana do rozwiązywania problemów

Szablony to zaledwie początek. Funkcje Asana zamieniają prostą technikę rozwiązywania problemów w potężne narzędzie do systemowego doskonalenia. Funkcje te pomagają współpracować, dokumentować i podejmować konkretne działania w jednym miejscu. Oto kilka naszych ulubionych.

Widoki projektu

Przedstaw wizualnie swój szablon analizy 5 x Dlaczego w formacie, który najlepiej pasuje do stylu Twojego zespołu. Możesz wybrać listę do śledzenia krok po kroku, tablicę Kanban do współpracy w stylu Agile lub oś czasu do mapowania zależności. Elastyczne widoki umożliwiają interesariuszom i moderatorom zrozumienie i efektywny wkład, niezależnie od preferowanego stylu pracy.

Pola niestandardowe

Pola niestandardowe pomagają kategoryzować przyczyny, przypisywać poziomy ryzyka lub oznaczać problemy według działu. Dobrze skonfigurowane pola zapewniają przejrzystość i ułatwiają analizę trendów w czasie. Na przykład oznaczenie przyczyn źródłowych jako proces, osoby lub narzędzia ujawnia powtarzające się motywy w różnych zespołach.

Zależności między zadaniami

Niektóre przyczyny zależą od innych, aby można je było w pełni zrozumieć. Dzięki zależnościom między zadaniami możesz tworzyć logiczne powiązania między każdym krokiem w ramach analizy „5 x dlaczego”. Mapowanie tych relacji wspiera bardziej przejrzystą strukturę RCA i poprawia przepływ projektu.

Wątki komentarzy i wzmianki

Użyj komentarzy, aby udokumentować statystyki z każdego kroku, szczególnie podczas pracy w różnych zespołach lub strefach czasowych. Wspomnij o konkretnych członkach zespołu, aby wykorzystać ich wiedzę lub opinie. Stworzenie szczegółowej przestrzeni do współpracy sprawi, że analiza przyczyn źródłowych będzie zarówno odpowiedzialna, jak i przejrzysta.

Szablony i powielanie zadań

Możesz ustandaryzować swoje podejście do analizy przyczyn źródłowych, powielając ukończony projekt „Pięć pytań Dlaczego” lub rozpoczynając od oryginalnego szablonu. Korzystanie ze spójnych formatów pomaga zespołom działać szybko i opracować niezawodny proces rozwiązywania powtarzających się problemów.

Pulpity nawigacyjne raportów

Gdy zespół ukończy kilka analiz „5 x Dlaczego”, pulpity nawigacyjne raportowania zapewnią wgląd w długoterminowe trendy. Użyj ich, aby śledzić, które przyczyny pojawiają się najczęściej, identyfikować zagrożone działy i monitorować skuteczność działań naprawczych w czasie.

Polecane integracje

Integracje umożliwiają połączenie Asany z innymi aplikacjami, z których korzysta już Twój zespół, takimi jak Slack, Dysk Google czy Jira, dzięki czemu wszystko, czego potrzebujesz do rozwiązania problemu, znajduje się w jednym miejscu.

Integracje ograniczają przełączanie kontekstu, przenosząc odpowiednie pliki, aktualizacje i konwersacje bezpośrednio do przepływu pracy. Możesz przejrzeć ukończone projekty w naszej galerii aplikacji.

Slack

Połącz Slacka ze swoim projektem „5 Whys”, aby na bieżąco informować interesariuszy. Możesz automatycznie wysyłać aktualizacje do odpowiednich kanałów, gdy nastąpi postęp, zostaną dodane nowe zadania lub zostanie zidentyfikowana przyczyna źródłowa. Zintegrowana komunikacja znacznie ułatwia koordynację zespołu.

Google Workspace

Dołączaj ważne dokumenty, arkusze kalkulacyjne i dowody z Dysku Google bezpośrednio do swoich zadań w Asanie. Dzięki temu, że materiały referencyjne znajdują się w tym samym miejscu co analiza, skraca się czas potrzebny na wyszukiwanie informacji. Rezultatem jest czystszy, lepiej zorganizowany przepływ pracy.

Lucidchart

Twórz i osadzaj diagramy wizualne, takie jak diagramy Fishbone lub mapy procesów, aby uzupełnić analizę „5 razy dlaczego”. Zapewnienie kontekstu wizualnego pomaga zespołom łatwiej zrozumieć złożone problemy. Diagramy te wspierają również bardziej przejrzystą komunikację podczas przeglądów zespołu lub spotkań po zakończeniu projektu.

Zoom

Prowadź burze mózgów lub spotkania uzupełniające bez wychodzenia z Asana. Dzięki integracji z Zoom możesz planować rozmowy, dodawać linki do spotkań do zadań i automatycznie łączyć transkrypcje rozmów i nagrania z projektem. To prosty sposób na powiązanie dyskusji prowadzonych w czasie rzeczywistym z analizą przyczyn źródłowych.

Jira Cloud

Zintegruj Jira z Asaną, aby połączyć badania techniczne z szerszymi zadaniami RCA. Programiści mogą skupić się na śledzeniu błędów, jednocześnie wnosząc statystyki do procesu „5 Whys”. Połączenie obu narzędzi sprawi, że analiza będzie odzwierciedlać pełny zakres problemu.

Często zadawane pytania dotyczące szablonów analizy przyczyn źródłowych „5 x Dlaczego”