Odkrywanie tajemnic zarządzania operacjami

Jeśli prowadzisz business, musi on w jakiś sposób funkcjonować. Nie jest to nic nowego. W rzeczywistości zapisy dotyczące historycznych przedsiębiorstw, takie jak listy inwentaryzacyjne, transakcje i księgi rachunkowe, sięgają czasów starożytnych Sumerów w 5000 r. p.n.e. Dokumentowanie operacji biznesowych jest prawie tak stare jak sama cywilizacja. 

Chociaż czasy zapisywania transakcji biznesowych na kawałku materiału już dawno minęły, poznanie obowiązków i praktyk związanych z zarządzaniem operacjami pomoże Ci stworzyć bardziej efektywny biznes.

Czym jest zarządzanie operacyjne?

Zarządzanie operacyjne to wdrażanie strategii biznesowych w celu osiągnięcia najwyższego możliwego poziomu wydajności w organizacji.

Zarządzanie operacyjne obejmuje planowanie, organizowanie i nadzorowanie procesów, takich jak zarządzanie zapasami, proces produkcji, operacje serwisowe i inne procesy biznesowe. Celem strategii operacyjnej jest zwiększenie wydajności tych procesów, aby zrównoważyć koszty i przychody oraz wygenerować najwyższy możliwy zysk. 

Obowiązki w ramach zarządzania operacjami

Skuteczne zarządzanie operacyjne obejmuje wiele różnych obowiązków. Oto kilka obowiązków, które może napotkać kierownik operacyjny podczas pracy. 

Prognozowanie biznesowe

Kiedy Twoja firma dobrze sobie radzi, rośnie zapotrzebowanie na produkty, co wpływa na operacje biznesowe. Dlatego menedżer operacyjny musi wiedzieć, jak prognozować potencjalny business w miarę zmian wymagań rynkowych. Menedżerowie operacyjni są odpowiedzialni za monitorowanie czynników, które mogą wpływać na sezonowe wąskie gardła, planowanie produkcji, planowanie pojemności i ogólne planowanie produkcji. 

Nauka śledzenia i analizowania tych zmian w biznesie jest jedną z głównych podstaw zarządzania operacyjnego. Jako menedżer operacyjny powinieneś również poświęcić czas na zrozumienie, w jaki sposób te zmiany mogą wpłynąć zarówno na planowanie produkcji, jak i na procesy biznesowe.

Zarządzanie łańcuchem dostaw

Łańcuch dostaw to organizacja ludzi, businessów i informacji potrzebnych do stworzenia produktu. Zrozumienie, jak działa łańcuch dostaw, jest szczególnie ważne, jeśli produkt wymaga surowców ze źródeł zewnętrznych, ponieważ zasoby te mają bezpośredni wpływ na produkcję towarów.

Zakłócenia w łańcuchu dostaw mogą mieć duży wpływ na normalne operacje biznesowe. Dobry kierownik operacyjny nie tylko monitoruje łańcuch dostaw, ale także aktywnie zapobiega powstawaniu wąskich gardeł. W tym celu wykorzystaj umiejętności rozwiązywania problemów, aby uniknąć problemów z łańcuchem dostaw i utrzymać płynność procesu produkcyjnego. Pomaga to utrzymać zyski na wysokim poziomie, pomimo wszelkich problemów z zarządzaniem łańcuchem dostaw.

Zrozumienie procesu tworzenia produktu

Rozwój produktu odnosi się do całego procesu projektowania i tworzenia produktu końcowego, który trafi do konsumenta końcowego. Chociaż kierownik operacyjny nie jest odpowiedzialny za utworzenie samego produktu, musi wiedzieć, jak produkty są wytwarzane od początku do końca. Ten zakres obowiązków jest również znany jako zarządzanie produkcją. W zależności od struktury firmy, zazwyczaj przypada ona oficjalnemu kierownikowi operacyjnemu lub komuś konkretnie odpowiedzialnemu za zarządzanie produkcją. 

Oprócz wiedzy na temat tego, jak produkt jest opracowywany, menedżerowie operacyjni muszą na bieżąco śledzić, jak produkt radzi sobie na rynku. Pomaga im to podejmować decyzje w przyszłości, aby zapewnić, że ich produkt spełnia potrzeby klientów.

Zarządzanie dostawami

W tym kontekście zarządzanie dostawami odnosi się do dostarczenia produktu końcowego do konsumenta końcowego i zapewnienia, że spełnia on wymagania dotyczące satysfakcji klienta. Aby to zrobić, musisz najpierw zrozumieć procesy kontroli jakości, ogólne zapewnienie jakości i inne formularze zarządzania jakością. 

Częścią zarządzania dostawami jest wdrożenie przepływów pracy dotyczących przeglądów, aby zapewnić, że dostarczane produkty spełniają standardy firmy. Ponadto menedżerowie operacyjni dbają o to, aby produkt końcowy dotarł do konsumenta w bezpieczny i efektywny sposób. Może to obejmować sprawdzenie logistyki wysyłki i pakowania, a nawet współpracę z klientem końcowym, aby upewnić się, że jest zadowolony z produktu.

Umiejętności menedżera operacyjnego

Specjaliści ds. zarządzania operacyjnego muszą posiadać określone umiejętności, aby móc realizować wiele obowiązków związanych z pełnioną rolą. Oto kilka umiejętności, które posiadają menedżerowie operacyjni. 

Umiejętności organizacyjne

Menedżerowie operacyjni są kierownikami projektu dla całego procesu produkcyjnego. Znają szczegóły każdego etapu, który wchodzi w skład systemów produkcyjnych, i muszą dbać o to, aby wszystkie te informacje były uporządkowane. Jest to szczególnie ważne, gdy menedżerowie operacyjni udostępniają te informacje międzyfunkcyjnie. Korzystanie z narzędzia do zarządzania pracą może pomóc w uporządkowaniu wszystkich ważnych informacji dla wszystkich interesariuszy. Narzędzie do zarządzania pracą może pomóc w przypisywaniu zadań konkretnym właścicielom i zapewniać jasne terminy, dzięki czemu wszyscy w zespole mają jedno źródło informacji.

Umiejętności koordynacyjne

Menedżerowie operacyjni muszą wiedzieć, jak bezproblemowo przenieść projekt z jednego etapu do drugiego. Obejmuje to koordynację działań z zespołami międzyfunkcyjnymi, usprawnianie automatyzacji i spełnianie wymagań klientów. Jeśli nakłady (zasoby, takie jak pieniądze, ludzie lub przepracowane godziny) przeważają nad wynikami (produktami końcowymi, które mają zostać wytworzone), menedżer operacyjny może zasugerować optymalizację procesu na którymś etapie linii produkcyjnej. Pamiętaj również o koordynacji zmian z kluczowymi interesariuszami, aby zapewnić przejrzystość, optymalizację i wspierać ciągłe doskonalenie. 

Umiejętności interpersonalne

Menedżerowie operacyjni współpracują z wieloma różnymi osobami, od zewnętrznych dostawców usług po dyrektora operacyjnego firmy. Aby zapewnić skuteczną komunikację w pracy, rozróżnij aktualizacje w czasie rzeczywistym i raporty asynchroniczne. Dzięki temu członkowie zespołu będą wiedzieć, które informacje są dla nich najważniejsze w danym momencie. Zwracaj uwagę na komunikację niewerbalną i aktywnie słuchaj, aby dokładnie zrozumieć każdego interesariusza. W razie potrzeby rozważ również rozwinięcie swoich umiejętności rozwiązywania konfliktów, ponieważ podczas codziennej pracy możesz napotkać konflikty, które trzeba będzie rozwiązać.  

Ważne jest również, aby nawiązywać i utrzymywać stałe relacje partnerskie z dostawcami. Menedżerowie operacyjni mogą to osiągnąć, regularnie kontaktując się z zewnętrznymi dostawcami, z którymi współpracują. Tworzenie silnych więzi z wysokiej jakości dostawcami może dać Twojemu businessowi przewagę konkurencyjną. Niezależnie od tego, czy chodzi o zniżki na surowce, czy priorytetowe traktowanie zamówień, nawiązywanie partnerstw może pomóc Twojemu businessowi w dłuższej perspektywie.

Podstawy odpowiedniej technologii

Mimo że kierownik operacyjny niekoniecznie musi być ekspertem w dziedzinie technologii, musi znać podstawy technologii, z której korzysta jego firma. Jeśli Twój zespół korzysta z określonego oprogramowania do systemów informatycznych, zapasów, zarządzania linią produkcyjną lub koordynacji międzyfunkcyjnej, upewnij się, że wiesz, jak korzystać z tych platform.

Cztery teorie zarządzania operacjami

Nie istnieje jeden właściwy sposób zarządzania operacjami. Na szczęście firmy opracowały różne metody zarządzania operacjami, aby usprawnić ich działanie. Na początek zapoznaj się z czterema teoriami zarządzania operacjami.

Przeprojektowanie procesów biznesowych (BPR)

Przeprojektowanie procesów biznesowych polega na analizie i projektowaniu przepływów pracy i procesów w firmie. Celem jest optymalizacja procesów w celu zwiększenia wydajności, poprawy zysków i ograniczenia nadmiaru. 

Wskaźniki sukcesu BPR są często związane z rentownością. Aby skutecznie przeprowadzić BPR, ustal jasne cele i określ, które części procesu chcesz ulepszyć. Po wdrożeniu BPR należy skontaktować się z interesariuszami, aby ocenić jego skuteczność. Na przykład, jeśli zespół wdraża BPR w celu zwiększenia liczby produktów dziennie, może łatwo zmierzyć swoją skuteczność, porównując różnicę między produktami wytworzonymi w ciągu jednego dnia przed wdrożeniem BPR i po nim.

Systemy produkcyjne o zmiennej konfiguracji

Systemy produkcyjne o rekonfigurowalnej architekturze to systemy modułowe, które umożliwiają szybkie wprowadzanie zmian w odpowiedzi na nagłe zmiany na rynku. Ten rodzaj systemu pozwala firmom szybko modyfikować swoje procesy w odpowiedzi na działania konkurencji. 

Jedną z zalet rekonfigurowalnego systemu produkcyjnego jest zrównoważony rozwój. Często rekonfigurowalne systemy produkcyjne wytwarzają produkty należące do tej samej kategorii. Weźmy na przykład pandemię COVID-19: firma tekstylna, która tworzyła zrównoważone ubrania, mogła zmienić swoje systemy na produkcję masek na twarz, gdy wzrósł popyt. 

Six Sigma

Six Sigma to rodzaj metodologii zarządzania operacjami, która koncentruje się na doskonaleniu procesów. Celem Six Sigma jest zapewnienie, że 99,9997% (tak, dobrze przeczytałeś) produktów opracowanych w ramach procesu jest wolnych od jakichkolwiek wad. 

Six Sigma została opracowana przez amerykańskiego inżyniera Billa Smitha, który pracował dla firmy Motorola w 1986 roku. Termin ten wywodzi się ze statystyki, a konkretnie z dziedziny statystycznej kontroli jakości. Istnieją dwie główne metodologie Six Sigma: DMAIC i DMADV. 

DMAIC służy do optymalizacji istniejących procesów. DMAIC oznacza:

• Zdefiniuj system.

• Zmierz (ang. Measure) kluczowe aspekty bieżących procesów.

• ​Analizuj dane i weryfikuj przyczyny i skutki.

• Ulepsz lub zoptymalizuj bieżące procesy na podstawie analizy danych.

• Kontroluj przyszłe procesy.

DMADV służy do tworzenia nowych produktów lub projektów procesów. Jest również znana jako DFSS (Design for Six Sigma). DMADV oznacza:

• Define (Zdefiniuj) cele projektowe, które są zgodne z wymaganiami klienta.

• Zmierz i zidentyfikuj specyficzne cechy, które są krytyczne dla jakości (CTQ).

• Analizuj (Analyze), aby opracować i zaprojektować alternatywy.

• Zaprojektuj ulepszoną alternatywę.

• Zweryfikuj projekt i skonfiguruj serie pilotażowe.

Lean manufacturing

Lean manufacturing to proces polegający na systematycznym eliminowaniu marnotrawstwa w procesie produkcyjnym. Ta metodologia jest formularzem ciągłego doskonalenia. Oparte na japońskiej filozofii kaizen, procesy Lean mają na celu wyeliminowanie trzech rodzajów marnotrawstwa: muda, mura i muri. 

• Muda (marnotrawstwo): praktyki, które pochłaniają zasoby, ale nie wnoszą wartości dodanej.  

• Mura (nierówności): powstają w wyniku nadprodukcji i pozostawiają po sobie odpady. 

• Muri (przeciążenie): występuje, gdy zasoby są nadmiernie obciążone. 

Eliminując te trzy różne rodzaje marnotrawstwa, procesy Lean mają na celu osiągnięcie szczytowej wydajności, co ostatecznie skutkuje wyższymi zyskami.

Organizuj przepływy pracy za pomocą oprogramowania do zarządzania pracą

Zarządzanie operacyjne wymaga organizacji i głębokiego zrozumienia różnych przepływów pracy. Usprawnij zarządzanie operacjami, korzystając z jednego z naszych gotowych szablonów. Zapoznaj się z szablonem planu projektu operacyjnego Asana.