7 funkcji zarządzania operacjami (i umiejętności, których potrzebujesz, aby je opanować)

Zarządzanie operacyjne zapewnia płynne działanie procesów w organizacjach. Wyobraź sobie, że Twoja firma to lotnisko. Każdy zespół to samolot, który startuje w innym kierunku, realizując swoje projekty i pomysły. Jako kierownik operacyjny jesteś kontrolerem ruchu lotniczego, który utrzymuje wszystkich i wszystko na właściwych torach. 

Kontroler ruchu lotniczego monitoruje takie rzeczy jak pogoda, ruch lotniczy i komunikacja z pilotami. Podobnie, istnieje siedem funkcji zarządzania operacjami. 

• Planowanie operacyjne

• Finanse 

• Design produktu

• Kontrola jakości

• Prognozowanie

• strategia,

• Zarządzanie łańcuchem dostaw

Dział operacyjny jest zaangażowany w prawie każdy aspekt funkcjonowania organizacji. Na przykład, jeśli kierownik projektu chce zatrudnić nowego członka zespołu, zespół operacyjny najpierw przeprowadzi analizę kosztów i korzyści. Kiedy zespół produkcyjny chce stworzyć nowy produkt, zespół operacyjny zaczyna od oceny zapotrzebowania klientów. 

Możesz spędzać więcej czasu na zarządzaniu niektórymi funkcjami niż innymi. Na przykład, jeśli Twoja firma nie oferuje produktu fizycznego, prawdopodobnie nie będziesz skupiać się na zarządzaniu łańcuchem dostaw. Jednak zrozumienie każdej funkcji operacyjnej to najlepszy sposób na przygotowanie się do pracy w dowolnej branży. 

1. Planowanie operacyjne

Planowanie operacyjne to podstawowa funkcja zarządzania operacjami. Twoje obowiązki w ramach tej funkcji mogą obejmować:

• Monitorowanie codziennej produkcji towarów

• Zarządzanie i kontrola zapasów

• monitorowanie wydajności i samopoczucia członków zespołu.

• Planowanie produkcji

Rolą zarządzania operacyjnego jest utrzymanie wydajności operacyjnej. Zawsze zwracaj uwagę na nowe rozwiązania, aby usuwać wąskie gardła i ulepszać strategię operacyjną.

Wymagana umiejętność: zaradność

Zarządzanie procesami biznesowymi jest łatwiejsze, gdy masz odpowiednie zasoby. Jako kierownik operacyjny musisz zarządzać swoim zespołem i dbać o dobro firmy. Aby sprostać tym wyzwaniom, musisz szybko reagować. W sytuacjach, gdy nie masz do dyspozycji potrzebnych narzędzi, ważne jest, aby szybko myśleć i wykorzystywać to, co masz, aby znaleźć rozwiązania. 

2. Finanse

Finanse to niezbędna i uniwersalna funkcja zarządzania operacyjnego, ponieważ każda firma dąży do obniżenia kosztów i zwiększenia zysków. Jako kierownik operacyjny zadbasz o to, aby liderzy firmy uwzględniali budżet przy podejmowaniu ważnych decyzji. Oto kilka przykładów zadań, które możesz wykonywać:

• Tworzenie budżetów, aby osiągnąć cele produkcyjne

• Wyszukiwanie możliwości inwestycyjnych

• Przydzielanie budżetów i zarządzanie zasobami

Możesz się zastanawiać, czym różnią się obowiązki finansowe zespołu operacyjnego od obowiązków działu finansowego. Dział finansowy zajmuje się wszystkim, od przychodów po wynagrodzenia. Natomiast Twoje działania w obszarze finansowym powinny ograniczać się do kwestii związanych z procesem produkcji.

Wymagana umiejętność: planowanie finansowe

Planowanie finansowe polega na określeniu, czy Twój business ma budżet na osiągnięcie strategicznych celów i założeń. Aby popchnąć liderów swojej firmy w kierunku sukcesu finansowego, musisz planować z wyprzedzeniem.

Utrzymuj niskie koszty produkcji, znajdując wysokiej jakości dostawców oferujących niskie ceny. Chcesz stworzyć produkt najwyższej jakości, który mieści się w budżecie klienta.

3. Projektowanie produktu

Projektanci produktów mogą być twórcami zespołu, ale zespół operacyjny to oczy i uszy, które zbierają informacje z rynku. Po zidentyfikowaniu potrzeb klientów i trendów marketingowych przekazujesz zdobyte informacje projektantom, aby mogli stworzyć produkt, który będzie się wyróżniał. 

Konkretne zadania, które Twój zespół może wykonywać w tej roli, obejmują:

• Przekształcanie wyników badań rynkowych w łatwo przyswajalne informacje

• Przekazywanie wyników zespołowi ds. designu produktu

• Oferowanie wskazówek projektowych, aby pomóc projektantom opracować produkt

Bez zespołu operacyjnego zespół ds. designu produktu nie wiedziałby, co stworzyć. Rynek stale się zmienia, a stworzenie udanego produktu wymaga szeroko zakrojonych badań.

Wymagana umiejętność: interpretacja danych

Umiejętność interpretacji danych jest kluczową umiejętnością dla tej funkcji zarządzania operacjami. Jako kierownik operacyjny musisz przekształcić dane w zrozumiałe wskazówki. Twoim celem powinno być jasne przekazanie, w jaki sposób Twój produkt ma dorównać innym produktom na rynku lub je przewyższyć. 

Po opracowaniu planu usprawnij komunikację między zespołami, korzystając z jednej platformy lub narzędzia. Utwórz centralny plan projektu, aby śledzić czynności do wykonania, informacje i opinie. Następnie udostępnij go w narzędziu do zarządzania projektami, aby każdy mógł uzyskać do niego dostęp i przeglądać zmiany w czasie rzeczywistym.

4. Kontrola jakości

Kontrola jakości idzie w parze z designem produktu. Po stworzeniu produktu przez zespół produkcyjny, zespół operacyjny upewni się, że spełnia on standardy jakości. Przed udostępnieniem produktu publicznie należy go przetestować, aby upewnić się, że nie ma żadnych wad. Twoje zadania w zakresie kontroli jakości mogą obejmować:

• Przeprowadzenie analizy ryzyka w celu zidentyfikowania potencjalnych problemów

• Kontrola produktów pod kątem zgodności ze standardami jakości

• Tworzenie testów w celu kontrolowania jakości produktu

• Dokumentowanie wszelkich wad lub braków produktów

Poziom i standardy kontroli jakości różnią się w zależności od branży. Jedną z pierwszych rzeczy, które Twój zespół powinien zrobić podczas procesu kontroli jakości, jest przeprowadzenie badania rynku w celu określenia standardów jakości obowiązujących w Twojej branży. Po opracowaniu zestawu standardów jakości użyj ich jako testowania do zarządzania jakością w przyszłości.

Wymagana umiejętność: zarządzanie konfliktami

Nie każdy produkt będzie najwyższej jakości po jednym przejściu przez proces produkcji. Stworzenie produktu o jakości zgodnej ze standardami może wymagać wielu etapów projektowania i kilku powrotów do tablicy kreślarskiej. 

Tego rodzaju informacje zwrotne sprawią, że Twój produkt stanie się najlepszą wersją samego siebie, ale w danej chwili może być trudno je usłyszeć. Aby osiągnąć sukces w tej funkcji zarządzania operacjami, opracuj solidne strategie zarządzania konfliktami. W ten sposób przetrwasz te niepewne chwile i stworzysz produkty, które zachwycą klientów.

5. Prognozowanie

Prognozowanie nie jest tylko terminem odnoszącym się do pogody – zespoły operacyjne również używają go do przewidywania popytu na produkt. Twój zespół może opanować prognozowanie, próbując odpowiedzieć na hipotetyczne pytania, takie jak:

• Jakie będzie zapotrzebowanie na ten produkt w przyszłości?

• Jakie działania marketingowe i promocje powinniśmy zaplanować dla tego produktu?

• Jakie inicjatywy sprzedażowe powinniśmy zaplanować dla tego produktu?

• Czy możemy oszacować koszty magazynowania zapasów?

• Czy możemy określić koszt pozyskania i surowców?

Wymagana umiejętność: podejmowanie decyzji w oparciu o dane

Podejmowanie decyzji w oparciu o dane będzie przydatne w wielu funkcjach zarządzania operacjami. Jedynym sposobem na dokładne prognozowanie jest oparcie się na faktach. Zacznij od prognozowania popytu na produkty, analizując wcześniejsze trendy. Następnie przekaż wyniki prognoz liderom działów, aby mogli odpowiednio dostosować przyszłe plany.

6. Strategia

Strategia to szeroka funkcja zarządzania operacjami, która może obejmować planowanie operacyjne, monitorowanie i analizę. Celem zarządzania strategicznego jest zapewnienie zgodności decyzji produkcyjnych z celami biznesowymi. Cele biznesowe Twojej firmy mogą obejmować: 

• Priorytetowe traktowanie zadowolenia klienta

• Usprawnianie systemu produkcyjnego 

• Kontrolowanie kosztów przy jednoczesnym utrzymaniu przewagi konkurencyjnej

Twoim zadaniem jako menedżera operacyjnego jest znalezienie sposobów na osiągnięcie celów biznesowych Twojej firmy. Oto kilka strategii, które możesz wykorzystać w powyższych przykładach:

• Analiza zapasów: aby nadać priorytet satysfakcji klienta, zacznij od analizy zapasów. Może to zwiększyć zadowolenie klientów, zapewniając, że zawsze będziesz w stanie sprostać ich potrzebom. 

• Współpraca między zespołami: większa współpraca między zespołami poprawi system produkcji, ponieważ poprawi się komunikacja, co spowoduje mniej błędów.

• Priorytetyzacja ekologicznych procesów: przejście na bardziej przyjazne dla środowiska procesy może w dłuższej perspektywie zaoszczędzić pieniądze i sprawić, że klienci będą inwestować w Twoją markę.

Wymagana umiejętność: krytyczne myślenie

Krytyczne myślenie jest ważne dla strategicznej funkcji zarządzania operacjami, ponieważ w ten sposób tworzy się przemyślane pomysły i wiąże je z podstawowymi punktami. Logiczne myślenie o koncepcjach pozwala opracowywać skuteczne strategie. Możesz wykorzystać badania i dane, aby uzasadnić swoje pomysły, a następnie wykorzystać to, czego się nauczyłeś, aby podejmować dobrze uzasadnione decyzje dla swojego zespołu. 

7. Zarządzanie łańcuchem dostaw

Jeśli Twoja firma wytwarza produkty lub świadczy usługi, będzie potrzebowała zarządzania łańcuchem dostaw w zakresie pozyskiwania, produkcji i wysyłki. Możesz mieć osobny dział ds. łańcucha dostaw, ale problemy z łańcuchem dostaw związane z produkcją wewnętrzną będą należeć do Twoich obowiązków. Łańcuch dostaw powinien przebiegać cyklicznie w następujący sposób:

1. Surowce

2. Dostawca

3. Produkcja/wytwórca

4. Dystrybutor

5. Sprzedawca detaliczny

6. Konsument

Łańcuch dostaw jest cykliczny, ponieważ po przeanalizowaniu popytu konsumentów, pozyskasz więcej surowców i ponownie przejdziesz w dół łańcucha. 

Niekoniecznie musisz wykonywać każdy z tych kroków. Jeśli na przykład pracujesz w małej firmie, możesz wysyłać produkty lub usługi bezpośrednio do konsumentów. Pozwala to ograniczyć koszty dystrybucji i sprzedaży detalicznej, ale nadal musisz dbać o spójność łańcucha dostaw. Jeśli na jednym etapie łańcucha dostaw pojawią się wąskie gardła, może to spowodować chaos na każdym kolejnym etapie.

Wymagana umiejętność: rozwiązywanie problemów

Jako kierownik operacyjny musisz organizować, planować i delegować. Aby jednak rozwinąć swoje umiejętności, musisz również umieć rozwiązywać problemy. Istnieje wiele strategii rozwiązywania problemów, które możesz przestudiować i przechowywać w swoim zestawie narzędzi. Członkowie zespołu z pewnością docenią Twoje szybkie rozwiązania, gdy sytuacja stanie się trudna. 

Znaczenie zarządzania operacjami

Funkcje zarządzania operacjami mają kluczowe znaczenie dla każdej firmy, niezależnie od tego, czy działasz w branży produkcyjnej, czy technologicznej. Chociaż firmy technologiczne mogą uważać finanse i strategię za ważniejsze, a firmy produkcyjne mogą bardziej koncentrować się na łańcuchu dostaw, te siedem funkcji tworzy pełny obraz tego, jak zarządzać każdym zespołem wewnętrznym.

Firmy podejmują wiele decyzji w trakcie procesu produkcyjnego, a zespół operacyjny często pełni rolę głosu rozsądku między działami. Bez zarządzania operacyjnego działy mogą mieć problemy z dostosowaniem decyzji do celów firmy, unikaniem konfliktów i utrzymaniem płynności operacji. Zarządzanie operacyjne:

• Motywuje członków zespołu: zespół operacyjny motywuje członków zespołu, dbając o porządek w miejscu pracy i poprawiając warunki pracy. Członkowie zespołu są bardziej zmotywowani do pracy, gdy mają do dyspozycji dobrze funkcjonujące środowisko pracy.

• Wykorzystuje zasoby: kolejną częścią pracy menedżera operacyjnego jest opracowanie budżetu, który rozsądnie wykorzystuje zasoby firmy. Staraj się ograniczać koszty, gdy tylko jest to możliwe, wykorzystywać zasoby w sposób dostosowany do potrzeb projektu i zapobiegać ich marnowaniu.

• Usprawnia współpracę: możesz usprawnić współpracę zespołu w organizacji, usprawniając podejmowanie decyzji. Podejmując dobre decyzje, budujesz zaufanie między zespołami, co przekłada się na dostarczanie klientom produktów najwyższej jakości. 

• Pomaga osiągać cele: pomagasz osiągać cele biznesowe, pełniąc rolę punktu kontrolnego przy podejmowaniu ważnych decyzji. Kiedy liderzy działów rozważają zmiany lub inicjatywy, oceniasz, czy ich pomysły są zgodne z celami firmy.

• Poprawa produktywności: zwiększ produktywność, usprawniając proces dostarczania produktu. Członkowie zespołu w Twojej organizacji mogą szybciej ukończyć swoją pracę, gdy wprowadzisz ulepszenia w produkcji.

Zespół operacyjny w kontekście innych działów

Dział operacyjny może pełnić różne role w zależności od wielkości firmy i produktu. W małej firmie zespół HR może dzielić się niektórymi obowiązkami z zespołem operacyjnym, takimi jak planowanie finansowe. Jednak większe firmy produkcyjne często mają jasno określone granice między działem operacyjnym a działem kadr. W takim przypadku prawdopodobnie będziesz współpracować z zespołem zarządzającym łańcuchem dostaw.

Możesz się zastanawiać, dlaczego zarządzanie łańcuchem dostaw jest jedną z głównych funkcji zarządzania operacjami, skoro jest to również osobny dział. Chociaż te dwa procesy są zazwyczaj ze sobą ściśle powiązane, zespoły koncentrują się na nieco innych priorytetach.  Zazwyczaj zarządzanie operacyjne obejmuje wewnętrzną część produkcji, podczas gdy zarządzanie łańcuchem dostaw obejmuje część zewnętrzną. 

Zwiększ wydajność zespołów dzięki Asanie

Celem zarządzania operacyjnego jest podejmowanie mądrzejszych decyzji i usprawnienie produkcji. Niezależnie od tego, czy realizujesz codzienne projekty, monitorujesz jakość produktów, czy opracowujesz strategie biznesowe, Asana może zapewnić Ci ogólny obraz sytuacji, którego potrzebujesz, aby to wszystko zrobić.