Proces podejmowania decyzji w siedmiu kluczowych krokach

Podejmowanie decyzji to codzienność każdego z nas. Czy do pracy lepiej dojechać autobusem czy samochodem? Na co mam ochotę, lody czekoladowe, czy waniliowe? Które mleko jest zdrowsze?

Podejmowanie tych decyzji wymaga szybkiego przeanalizowania wielu czynników, co nie jest trudne na co dzień. Co jednak zrobić, kiedy przyjdzie nam podjąć znacznie ważniejszą decyzję?

Podejmowanie decyzji biznesowych może być znacznie bardziej złożone, dlatego też ważne jest dogłębne zrozumienie związanego z tym procesu.

Czym jest proces podejmowania decyzji?

Proces podejmowania decyzji to metoda obejmująca gromadzenie informacji, sprawdzanie alternatywnych rozwiązań i dokonywanie ostatecznego wyboru.

Przedstawione poniżej kroki zostały zaprojektowane z myślą o złożonych decyzjach, które wymagają zaangażowania wielu interesaruszy, ale proces ten można również zastosować w znacznie prostszych przypadkach.

Proces podejmowania decyzji w siedmiu kluczowych krokach

Krok 1: określ, jaką decyzję należy podjąć

Na tym etapie należy odpowiedzieć na kilka pytań:

• Jaki problem należy rozwiązać?

• Jaki cel chcesz osiągnąć dzięki podjęciu tej decyzji?

• Jak zmierzysz sukces?

Te pytania stanowią część popularnych technik wyznaczania celów, które ostatecznie ułatwiają znalezienie potencjalnych rozwiązań. Dokładne określenie problemu ułatwi podjęcie właściwej decyzji, która go rozwiąże.

Krok 2: zbierz odpowiednie informacje

Gromadzenie istotnych informacji jest kluczowym elementem umożliwiającym świadome podjęcie decyzji. Czy Twój zespół posiada dane historyczne związane z omawianym zagadnieniem? Czy ktoś próbował wcześniej je rozwiązać?

Ważne jest też, by szukać informacji również poza swoim zespołem czy organizacją. Podejmowanie skutecznych decyzji wymaga zebrania danych z wielu źródeł. Wykorzystaj zasoby zewnętrzne, przeprowadź badanie rynkowe, zasięgnij porady eksperta lub członka innego zespołu, który ma doświadczenie dotyczące danej kwestii. Już sam proces gromadzenia informacji umożliwia znalezienie różnych potencjalnych rozwiązań.

Krok 3: określ alternatywne rozwiązania

Ten krok wymaga rozważenia wielu różnych rozwiązań danego problemu. Znalezienie więcej niż jednej alternatywy jest ważne przy podejmowaniu decyzji biznesowych, ponieważ potrzeby i wymagania interesariuszy różnią się w zależności od ich stanowiska. Przykładowo, jeśli Twoja firma szuka narzędzia do zarządzania pracą, zespół projektowy będzie potrzebował innych funkcji niż zespół inżynieryjny, dlatego też zbyt szybkie dokonanie wyboru może nie być optymalnym rozwiązaniem.

Krok 3: oceń dostępne dowody

Ten etap polega na zebraniu wszystkich możliwych rozwiązań i przeanalizowaniu, w jaki sposób rozwiązałyby one pierwotny problem. Twój zespół zaczyna w ten sposób oceniać wady oraz zalety każdego rozwiązania i na tej podstawie zawężać dostępne opcje.

Oto kilka popularnych sposobów na analizę i ocenę dostępnych opcji:

• Lista wad i zalet

• Analiza SWOT

• Macierz decyzyjności

Krok 5: wybierz jedną z dostępnych opcji

Kolejnym krokiem jest podjęcie ostatecznej decyzji. Weź pod uwagę wszystkie zgromadzone informacje i zastanów się, w jaki sposób decyzja wpłynie na różnych interesariuszy.

Czasem zdarza się, że właściwą decyzją nie jest jedna z dostępnych opcji, ale ich połączenie. Skuteczny proces podejmowania decyzji obejmuje umiejętność kreatywnego rozwiązywania problemów i myślenia nieszablonowo, więc nie ograniczaj swoich zespołów do zaprezentowanych opcji.

Jedną z kluczowych wartości w Asanie jest bezwarunkowe odrzucanie fałszywych kompromisów. Wybór tylko jednej z dostępnych opcji może oznaczać, że traci się korzyści wynikające z innych. Jeśli to możliwe, próbuj znaleźć całkiem nowe rozwiązania.

Krok 6: podejmij działanie

Po ostatecznym zatwierdzeniu decyzji pora wprowadzić ją w życie. Stwórz plan wdrożenia, aby każdy członek zespołu wiedział, jakie są kolejne kroki. Podczas realizacji planu dobrze jest również dokładnie monitorować jego wyniki, żeby przekonać się, czy podjęta decyzja była właściwa.

Krok 7: ponownie sprawdź decyzję i zmierz jej rezultaty (zarówno pozytywne, jak i negatywne)

Po podjęciu decyzji monitoruj wskaźniki sukcesu określone w pierwszym kroku, aby sprawdzić, czy wprowadzone rozwiązanie spełnia wymagania Twojego zespołu.

Oto kilka pytań, na które należy odpowiedzieć podczas ponownego sprawdzania decyzji:

• Czy problem określony w pierwszym kroku został rozwiązany? 

• W jaki sposób decyzja ta wpłynęła na Twój zespół? Pozytywnie czy negatywnie?

• Którzy interesariusze zyskali na podjęciu tej decyzji, a na kogo wpłynęła ona w negatywny sposób?

Jeśli okaże się, że to rozwiązanie nie było najlepsze, wypróbuj iteracyjne zarządzanie projektem. Umożliwi ono Twojemu zespołowi szybkie przystosowanie się do zmian i podejmowanie decyzji w oparciu o dostępne zasoby.

Rodzaje modeli podejmowania decyzji

Chociaż większość modeli podejmowania decyzji opiera się na tych samych krokach, poniżej przedstawiamy kilka różnych metodologii, które mogą Ci pomóc.

Racjonalne modele podejmowania decyzji

Jest to jeden z najpopularniejszych modeli, opierający się na logice i sekwencyjności. Siedem kroków, które opisaliśmy powyżej jest przykładem racjonalnego modelu podejmowania decyzji.

Ten proces sprawdzi się najlepiej podczas podejmowania decyzji, które mają duży wpływ na Twój zespół, ponieważ wymaga on obiektywnego rozważenia wielu różnych opcji, co umożliwia dokonanie najlepszego wyboru.

Intuicyjne modele podejmowania decyzji

Ten rodzaj modelu podejmowania decyzji nie opiera się na konkretnych danych, ale na intuicji. Aby można było stosować go z powodzeniem konieczne jest nabycie odpowiedniego doświadczenia i rozpoznawanie powtarzających się wzorców.

Jest to model stosowany przez doświadczonych decydentów, którzy często spotykają się z podobnymi problemami. Wiedzą już oni, które rozwiązania zakończyły się sukcesem, więc mogą bez obaw ponownie je zastosować.

Kreatywne modele podejmowania decyzji

Kreatywny model podejmowania decyzji wymaga zgromadzenia informacji i statystyk dotyczących danego zagadnienia, a następnie przygotowania rozwiązania, podobnie jak w przypadku modelu racjonalnego.

Różnica polega jednak na tym, że zamiast sprawdzania wad i zalet każdego z rozwiązań, decydent przechodzi przez okres, w którym stara się w ogóle nie myśleć o rozwiązaniu. Ma to na celu umożliwienie podświadomego dojścia do właściwej decyzji, podobnie jak w modelu intuicyjnym.

Najlepiej sprawdza się to w procesie opartym na iteracjach, w którym zespoły mogą przetestować każde rozwiązanie i dostosowywać je w razie potrzeby.

Śledź kluczowe decyzje za pomocą narzędzia do zarządzania pracą

Śledzenie kluczowych decyzji może być wyzwaniem, jeśli proces ten nie jest właściwie udokumentowany. Dowiedz się więcej na temat tego, w jaki sposób narzędzia do zarządzania pracą, takie jak Asana, mogą pomóc Ci w jednym miejscu śledzić kluczowe decyzje, współpracować z członkami zespołu i łatwo monitorować postępy.