Proces podejmowania decyzji: 7 kroków, modele i pułapki
Podsumowanie
Podejmowanie decyzji to codzienność każdego z nas. Obejmuje to zarówno drobne wybory, takie jak to, co zjeść na śniadanie, jak i złożone decyzje biznesowe, które mają wpływ na całe zespoły. Podczas gdy proste wybory przychodzą nam naturalnie, trudne decyzje wymagają ustrukturyzowanego podejścia.
Dlatego tak ważne jest zrozumienie procesu podejmowania decyzji. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez siedem kroków skutecznego podejmowania decyzji, omówimy typowe pułapki, których należy unikać, i przedstawimy różne modele, z których możesz korzystać w zależności od sytuacji.
Czym jest proces podejmowania decyzji?
Proces podejmowania decyzji to ustrukturyzowana metoda obejmująca gromadzenie informacji, sprawdzanie alternatywnych rozwiązań i dokonywanie ostatecznego wyboru w celu osiągnięcia najlepszego możliwego rezultatu. Dotyczy on zarówno prostych, codziennych wyborów, jak i złożonych decyzji biznesowych, które mają wpływ na wielu interesariuszy.
Dlaczego podejmowanie decyzji jest ważne?
Podejmowanie rozsądnych decyzji jest podstawową umiejętnością w przywództwie. Niezależnie od tego, czy wybierasz nowego dostawcę, przeprowadzasz restrukturyzację zespołu, czy ustalasz priorytety na dany kwartał, jakość Twoich decyzji decyduje o sukcesie Twojego zespołu.
Ustrukturyzowany proces podejmowania decyzji pomaga przejść od niepewności do przejrzystości. Oto dlaczego to ważne:
Spójność strategiczna: każda decyzja jest powiązana z Twoimi szerszymi celami.
Wzmocnienie pozycji zespołu: Jasna ścieżka działań daje Twojemu zespołowi pewność siebie, aby podejmować działania.
Ograniczenie ryzyka: uwzględnienie wielu punktów widzenia przed podjęciem zobowiązania minimalizuje ryzyko popełnienia kosztownych błędów
Szybsza realizacja: gdy zespoły postępują zgodnie ze spójnym procesem, spędzają mniej czasu na wątpliwościach, a więcej na osiąganiu wyników.
Proces podejmowania decyzji w 7 kluczowych krokach
Krok 1: określ, jaką decyzję należy podjąć
Na tym etapie należy odpowiedzieć na kilka pytań:
Jaki problem chcesz rozwiązać?
Jaki cel chcesz osiągnąć dzięki podjęciu tej decyzji?
Jak zmierzysz sukces?
Te pytania stanowią część popularnych technik wyznaczania celów, które ostatecznie ułatwiają zidentyfikowanie potencjalnych rozwiązań. Dokładne określenie problemu ułatwi podjęcie właściwej decyzji, która go rozwiąże.
Przeczytaj: 22 rodzaje celów biznesowych, dzięki którym zmierzysz swój sukcesKrok 2: zbierz odpowiednie informacje
Gromadzenie istotnych informacji jest kluczowym elementem umożliwiającym świadome podjęcie decyzji. Czy Twój zespół posiada dane historyczne związane z omawianym zagadnieniem? Czy ktoś próbował wcześniej je rozwiązać?
Ważne jest też, by szukać informacji również poza swoim zespołem czy organizacją. Podejmowanie skutecznych decyzji wymaga zebrania danych z wielu źródeł. Wykorzystaj zasoby zewnętrzne, przeprowadź badanie rynkowe, zasięgnij porady eksperta lub współpracownika z innej firmy, który ma doświadczenie dotyczące danej kwestii.
Krok 3: określ alternatywne rozwiązania
Ten krok wymaga rozważenia wielu różnych rozwiązań danego problemu. Znalezienie więcej niż jednej alternatywy jest ważne przy podejmowaniu decyzji biznesowych, ponieważ potrzeby interesariuszy różnią się w zależności od ich roli.
[Przeczytaj] Czym jest analiza schematu decyzyjnego? 5 kroków do podejmowania lepszych decyzjiJeśli na przykład Twoja firma szuka narzędzia do zarządzania pracą, zespół projektowy może mieć inne potrzeby niż zespół programistów. Wybranie tylko jednego rozwiązania na samym początku może nie być właściwym podejściem.
Krok 4: oceń dostępne dowody
Ten etap polega na zebraniu wszystkich możliwych rozwiązań i przeanalizowaniu, w jaki sposób rozwiązałyby one pierwotny problem. Twój zespół zaczyna w ten sposób oceniać wady oraz zalety każdego rozwiązania i na tej podstawie zawężać dostępne opcje.
Oto kilka popularnych sposobów, w jakie zespół może przeanalizować i ocenić dostępne opcje:
Lista wad i zalet
Krok 5: wybierz jedną z dostępnych opcji
Kolejnym krokiem jest podjęcie ostatecznej decyzji. Weź pod uwagę wszystkie zgromadzone informacje i zastanów się, w jaki sposób decyzja wpłynie na różnych interesariuszy.
Czasem zdarza się, że właściwą decyzją nie jest jedna z dostępnych opcji, ale ich połączenie. Skuteczny proces podejmowania decyzji obejmuje umiejętność kreatywnego rozwiązywania problemów i myślenia nieszablonowo, więc nie ograniczaj siebie ani swojego zespołu do zaprezentowanych opcji.
W Asanie wierzymy w podejście „Cut to the Core”. Złożone problemy wymagają jasnego myślenia, dlatego skoncentruj się na tym, co najważniejsze, i działaj z przejrzystością i pewnością siebie.
Krok 6: podejmij działanie
Po ostatecznym zatwierdzeniu decyzji pora wprowadzić ją w życie. Opracuj plan wdrożenia, aby każdy członek zespołu wiedział, jakie są kolejne kroki. Podczas realizacji planu dobrze jest również dokładnie monitorować jego wyniki, żeby przekonać się, czy podjęta decyzja była właściwa.
Krok 7: ponownie sprawdź decyzję i zmierz jej rezultaty (zarówno pozytywne, jak i negatywne)
Po podjęciu decyzji monitoruj wskaźniki sukcesu określone w pierwszym kroku. W ten sposób sprawdzisz, czy dane rozwiązanie spełnia wymagania Twojego zespołu.
Oto kilka pytań, na które należy odpowiedzieć podczas ponownego sprawdzania decyzji:
Czy problem określony w pierwszym kroku przez zespół został rozwiązany?
W jaki sposób decyzja ta wpłynęła na Twój zespół? Pozytywnie czy negatywnie?
Którzy interesariusze zyskali na podjęciu tej decyzji? Na których interesariuszy miało to negatywny wpływ?
Jeśli okaże się, że to rozwiązanie nie było najlepsze, wypróbuj iteracyjne zarządzanie projektem. Umożliwi ono Twojemu zespołowi szybkie przystosowanie się do zmian i podejmowanie decyzji w oparciu o dostępne zasoby.
Najczęstsze pułapki związane z podejmowaniem decyzji, których należy unikać
Nawet mając wdrożony solidny proces, możesz wpaść w typowe pułapki, które mogą zakłócić proces podejmowania decyzji. Poznanie tych pułapek ułatwia skuteczne ich omijanie.
Paraliż analityczny: nadmierne analizowanie do tego stopnia, że nie można ruszyć do przodu. Wyznacz termin i skoncentruj się na najważniejszych informacjach.
Efekt potwierdzenia: poszukiwanie wyłącznie informacji potwierdzających Twoje dotychczasowe przekonania. Aktywnie poszukuj dowodów, które podważają Twoje założenia.
Zmęczenie decyzyjne: podejmowanie zbyt wielu decyzji obniża jakość Twoich wyborów. Podejmuj ważne decyzje, gdy masz wystarczającą energię umysłową.
Pełzanie zakresu: dopuszczenie do tego, aby decyzja wykroczyła poza swoje pierwotne granice. Skoncentruj się na konkretnym problemie określonym w pierwszym kroku.
Uporządkowane podejście pomaga zachować obiektywizm, zaangażować odpowiednie osoby i pewnie iść naprzód.
Narzędzia do podejmowania decyzji dla firm stosujących metodologię Agile
Z tego e-booka dowiesz się, jak zapewnić pracownikom umiejętności, które pomogą im podejmować lepsze decyzje, aby Twoja firma mogła się zmieniać, dostosowywać i radzić sobie z wyzwaniami skuteczniej niż konkurencja.
Rodzaje modeli podejmowania decyzji
Chociaż większość modeli podejmowania decyzji opiera się na tych samych krokach, poniżej przedstawiamy kilka różnych metodologii, które mogą Ci pomóc.
Model | Najlepszy do | Podejście |
Racjonalny | Decyzje o dużym znaczeniu, wymagające obiektywizmu | Logiczne, sekwencyjne, oparte na danych |
Intuicyjna | Doświadczeni decydenci potrafiący rozpoznawać powtarzające się wzorce | Intuicja oparta na wcześniejszych doświadczeniach |
Kreatywne | Problemy wymagające innowacyjnych rozwiązań | Podświadome przetwarzanie po zebraniu informacji |
Oparty na współpracy | Decyzje dotyczące wielu zespołów | Wspólny wniosek grupy przy wspólnej odpowiedzialności |
Racjonalne modele podejmowania decyzji
To jeden z najpopularniejszych modeli podejmowania decyzji. Jest logiczny i sekwencyjny. Siedem kroków, które opisaliśmy powyżej, jest przykładem racjonalnego modelu podejmowania decyzji.
Ten proces sprawdzi się najlepiej podczas podejmowania decyzji, które mają duży wpływ na Twój zespół, gdy zależy Ci na maksymalizacji wyników. Wymaga to obiektywnego rozważenia wielu różnych punktów widzenia, dzięki czemu będzie można podjąć najlepszą możliwą decyzję.
Intuicyjne modele podejmowania decyzji
Ten rodzaj modelu podejmowania decyzji nie opiera się na konkretnych danych, ale na intuicji. Aby można było stosować go z powodzeniem, konieczne jest nabycie odpowiedniego doświadczenia i rozpoznawanie powtarzających się wzorców.
Jest to model stosowany przez doświadczonych decydentów, którzy często spotykają się z podobnymi problemami. Wiedzą już oni, które rozwiązania zakończyły się sukcesem, więc mogą bez obaw ponownie je zastosować.
Kreatywny model podejmowania decyzji
Kreatywny model podejmowania decyzji wymaga zgromadzenia informacji i statystyk dotyczących danego zagadnienia, a następnie opracowania potencjalnych rozwiązań, podobnie jak w przypadku modelu racjonalnego.
Różnica polega jednak na tym, że zamiast sprawdzać wady i zalety każdego z rozwiązań, decydent przechodzi przez okres, w którym stara się w ogóle nie myśleć o rozwiązaniu. Ma to na cel umożliwienie podświadomego dojścia do właściwej decyzji. Najlepiej sprawdza się to w procesie opartym na iteracjach, w którym zespoły mogą przetestować każde rozwiązanie i dostosowywać je w razie potrzeby.
Model podejmowania decyzji oparty na współpracy
Wspólny model podejmowania decyzji angażuje wielu interesariuszy, co pozwala na uwzględnienie różnych perspektyw i dzielenie się odpowiedzialnością. Zamiast podejmować decyzję przez jedną osobę, zespół wspólnie ocenia dostępne opcje i dochodzi do konsensusu.
Zastosuj ten model, kiedy:
Poparcie ze strony zespołu ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego wdrożenia
Decyzja dotyczy wielu działów
Potrzebna jest wiedza specjalistyczna z różnych obszarów.
Podejmuj lepsze decyzje za pomocą narzędzia do zarządzania pracą
Śledzenie kluczowych decyzji może być wyzwaniem, jeśli proces ten nie jest właściwie udokumentowany. Narzędzia do zarządzania pracą, takie jak Asana, mogą pomóc Twojemu zespołowi w jednym miejscu śledzić kluczowe decyzje, współpracować z członkami zespołu i łatwo monitorować postępy.
Gdy decyzje, czynności do wykonania i postępy są widoczne dla wszystkich, Twój zespół działa zgodnie z planem i ponosi odpowiedzialność za swoje działania. Chcesz zwiększyć przejrzystość procesu podejmowania decyzji w swoim zespole? Rozpocznij pracę z Asaną już dziś.
Narzędzia do podejmowania decyzji dla firm stosujących metodologię Agile
Z tego e-booka dowiesz się, jak zapewnić pracownikom umiejętności, które pomogą im podejmować lepsze decyzje, aby Twoja firma mogła się zmieniać, dostosowywać i radzić sobie z wyzwaniami skuteczniej niż konkurencja.
