Jak prawidłowo planować działania operacyjne

Masz już plan strategiczny – co teraz? Plan strategiczny to świetny sposób na nakreślenie długoterminowej strategii na następne trzy do pięciu lat, ale potrzebujesz dodatkowych dokumentów, które pomogą Ci ją zrealizować. 

Niektóre z tych dokumentów będą opracowywane co roku. Na przykład roczne cele i kluczowe rezultaty będą się zmieniać wraz z upływem czasu. Jednak aby mieć pewność, że wszystko przebiega zgodnie z planem i że realizujesz swoje cele długoterminowe, potrzebujesz planu operacyjnego. 

Czym jest planowanie operacyjne?

Planowanie operacyjne to proces, w którym przekształcasz plan strategiczny w szczegółową mapę działań, które Twój zespół będzie podejmować każdego tygodnia, a czasem każdego dnia. Plan operacyjny będzie zawierał czynności do wykonania i kamienie milowe, które każdy zespół lub dział musi ukończyć, aby zrealizować plan strategiczny. 

W trakcie procesu planowania operacyjnego należy określić obowiązki każdego zespołu lub osoby na następny kwartał, półrocze lub rok obrotowy. Poziom szczegółowości i czas, który wybierzesz dla swojego planu operacyjnego, powinny zależeć od tego, jak szybko zazwyczaj działa Twoja organizacja. Jeśli jesteś zespołem o szybkim tempie pracy z przyspieszonym harmonogramem, rozważ stworzenie planu operacyjnego na następny kwartał lub pół roku. Jeśli jednak Twoja organizacja ma tendencję do myślenia bardziej długoterminowego, stwórz plan operacyjny na cały rok podatkowy.

Planowanie operacyjne a planowanie strategiczne

Plan strategiczny to plan biznesowy długoterminowej strategii na kolejne trzy do pięciu lat. Plan operacyjny jest mniejszy zarówno pod względem zakresu, jak i osi czasu. Celem planowania operacyjnego jest określenie codziennych działań, które należy podjąć, aby osiągnąć cele strategiczne. 

W przeciwieństwie do planu strategicznego, plan operacyjny powinien również koncentrować się na wdrożeniu. Jakie codzienne i cotygodniowe działania musi podjąć Twój zespół, aby zrealizować długoterminowy plan strategiczny? Jakie konkretne kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) musisz regularnie monitorować, aby mieć pewność, że Twój zespół zmierza w kierunku osiągnięcia celów? Te szczegóły należy uwzględnić w planie operacyjnym.

Kto powinien stworzyć plan operacyjny?

Aby dokładnie określić, kto, co i na kiedy musi wykonać, plan operacyjny musi być bardzo szczegółowy. Z tego powodu plan operacyjny należy tworzyć w mniejszej skali niż plan strategiczny, zarówno pod względem czasu, jak i zakresu. Zamiast próbować stworzyć plan operacyjny dla całej firmy, utwórz go na poziomie działu lub zespołu. W większej firmie możesz nawet utworzyć plan operacyjny dla konkretnej inicjatywy, podobny do szczegółowego planu pracy.

Możesz na przykład utworzyć plan operacyjny, aby wyjaśnić codzienne zadania, które musi wykonać dział IT, aby wspierać firmę. Plan operacyjny działu IT może obejmować częstotliwość, z jaką członkowie zespołu będą sprawdzać skrzynkę odbiorczą projektu zgłoszeń IT, szczegóły budżetu programu, sposób, w jaki zespół IT będzie wdrażać i wyposażał nowych pracowników oraz częstotliwość spotkań zespołu. 

Istnieją trzy poziomy, na których należy tworzyć plan operacyjny:

• Zakres: plan operacyjny powinien określać, kto, co i na kiedy musi wykonać. Powinien być precyzyjnie skoncentrowany na zespole lub inicjatywie.

• Oś czasu: w zależności od tego, jak szybko działa Twoja organizacja, plan operacyjny powinien obejmować kwartał, sześć miesięcy lub rok podatkowy. 

• Interesariusze: upewnij się, że osoby zaangażowane w planowanie operacyjne są blisko związane z pracą, aby mogły dokładnie przewidzieć, jakie zadania należy uwzględnić w planie.

Korzyści z planowania operacyjnego

Plan strategiczny to świetny sposób na proaktywne ukierunkowanie zespołu na wspólny cel. Określając cele długoterminowe, możesz dokładnie nakreślić, dokąd zmierzasz.

Plan operacyjny pomaga osiągnąć cele strategiczne. Jak wynika z naszych badań, tylko 26% pracowników wiedzy dobrze rozumie, w jaki sposób ich praca przekłada się na osiąganie celów firmy. Tworząc szczegółowy plan operacyjny, możesz dokładnie określić, jakie cele krótkoterminowe musisz osiągnąć, aby być na dobrej drodze do osiągnięcia celów długoterminowych. Może to pomóc Ci przemyśleć działania, które obecnie podejmujesz lub musisz podjąć, aby osiągnąć swoje cele. 

Plan operacyjny:

• Wyjaśnia, co dokładnie zespół będzie robił każdego tygodnia i każdego dnia.

• Zapewnia kompleksowy przewodnik po codziennych działaniach, które członkowie zespołu muszą podjąć, aby osiągnąć cele długoterminowe.

• Ustanawia testowanie codziennych oczekiwań, dzięki czemu można uniknąć zboczenia z właściwego toru.

Jeśli planujesz z wyprzedzeniem, wypróbuj szablon planu 5-letniego, aby połączyć swoje cele operacyjne z długoterminowymi kamieniami milowymi dotyczącymi wzrostu.

5 kroków do stworzenia planu operacyjnego

Podczas procesu planowania operacyjnego nie tworzysz nowych planów ani nie opracowujesz nowych celów. Aby stworzyć plan operacyjny, oceń wszystko, nad czym obecnie pracuje Twój zespół, oraz wszystko, co musisz zrobić każdego dnia lub tygodnia, aby osiągnąć swoje cele strategiczne. Oto jak to zrobić:

1. Zacznij od planu strategicznego

Jeśli jeszcze nie masz planu strategicznego, najpierw go utwórz. Zanim przejdziesz do szczegółów, musisz mieć długoterminową wizję i cele. Proces tworzenia planu strategicznego obejmuje cztery kroki:

1. Określ swoją pozycję

2. Opracuj strategię

3. Stwórz swój plan strategiczny

4. Udostępnij, monitoruj i zarządzaj swoim planem strategicznym

Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasz artykuł na temat planowania strategicznego.

2. Zawęź zakres

Aby stworzyć szczegółowy plan operacyjny, musisz zawęzić jego zakres do zespołu, działu lub obszaru zainteresowania. Zakres planu operacyjnego będzie zależeć od wielkości Twojej firmy.

Załóżmy, że dzielisz swój plan strategiczny na plany działania dla różnych działów firmy. Twój zespół marketingowy obejmuje wiele funkcji, na przykład projektowanie, marketing produktów, media społecznościowe, tworzenie treści i promocję w sieci. Aby uwzględnić konkretne, codzienne zadania w każdym zespole, należy utworzyć plan działania operacyjnego dla każdego mniejszego zespołu. 

3. Określ kluczowych interesariuszy

Przed utworzeniem planu operacyjnego zdecyduj, kto będzie zaangażowany w proces planowania operacyjnego. Członkowie zespołu tworzącego plan operacyjny powinni być stosunkowo blisko działań opisanych w planie. 

Wracając do naszego przykładu, plan operacyjny zespołu projektowego powinien zostać opracowany przez kierownika zespołu projektowego i liderów zespołów (w zależności od wielkości zespołu). Po utworzeniu planu operacyjnego zespół powinien udostępnić go szefowi marketingu do ostatecznego zatwierdzenia.

4. Stwórz plan

Plan operacyjny wyjaśnia działania, które zespół podejmie, aby osiągnąć cele w określonym czasie. Aby utworzyć plan operacyjny, należy określić:

• Cele Twojego zespołu

• Produkty końcowe, które zostaną osiągnięte dzięki planowi operacyjnemu

• Wszelkie pożądane wyniki lub standardy jakości

• Wymagania dotyczące personelu i zasobów, w tym budżet operacyjny

• Sposób monitorowania i raportowania postępów

Jeśli masz trudności z ustaleniem wszystkich szczegółów, które powinny znaleźć się w planie operacyjnym, zadaj sobie następujące pytania: 

1. Co musimy osiągnąć? Informacje te powinny pochodzić z planu strategicznego lub rocznych celów.

2. Jakie codzienne zadania musimy wykonać, aby osiągnąć nasze cele? Mogą to być codzienne zadania, które obecnie wykonujesz, lub nowe zadania, które należy rozpocząć.

3. Kto jest odpowiedzialny za te zadania? Upewnij się, że każde zadanie ma jednego właściciela, aby uniknąć nieporozumień co do tego, do kogo należy się zwracać z pytaniami lub prośbami o aktualizacje.

4. Jakie są nasze wskaźniki sukcesu? Upewnij się, że Twoje cele są zgodne ze strukturą SMART.

Wracając do naszego przykładu, oto struktura, której zespół projektowy może użyć do stworzenia swojego planu operacyjnego:

Częścią planu strategicznego zespołu marketingowego jest zwiększenie udziału w rynku, co oznacza więcej uwagi poświęconej materiałom marketingowym i większe zaangażowanie potencjalnych klientów. Aby wesprzeć te cele, zespół projektowy: 

• Stworzy dodatkowe materiały promocyjne dla zespołu ds. mediów społecznościowych.

• Odświeży stronę główną witryny, aby przyciągnąć więcej potencjalnych klientów.

Aby osiągnąć te dwa cele w przyszłym roku, zespół projektowy:

• Zatrudni dwóch nowych członków zespołu, którzy skupią się na zaangażowaniu w mediach społecznościowych

• Nawiąże współpracę z zespołem programistycznym działu marketingu, aby stworzyć interaktywną stronę główną

Aby śledzić i raportować swoje postępy, zespół projektowy będzie używał Asany jako jednego źródła informacji dla kluczowych wskaźników wydajności, w tym:

• Jakie projekty tworzą

• Poziom zaangażowania w mediach społecznościowych

• Postęp w aktualizacji strony internetowej

To tylko struktura, której zespół projektowy użyłby do stworzenia swojego planu operacyjnego. Zrealizuj ten plan w narzędziu do zarządzania pracą, takim jak Asana, aby zapewnić przejrzystość wszystkich działań, które zespół musi wykonać, aby osiągnąć swoje cele. Dzięki zarządzaniu pracą każde zadanie można śledzić w czasie rzeczywistym od początku do ukończenia.

5. Udostępnij i zaktualizuj swój plan operacyjny

Po utworzeniu planu udostępnij go kluczowym interesariuszom, aby zrozumieli najważniejsze cele Twojego zespołu i codzienne zadania, które trzeba wykonać, aby je osiągnąć. Zarządzaj planem i aktualizacjami we wspólnym narzędziu, które rejestruje postępy w czasie rzeczywistym, takim jak Asana.

Jak w przypadku każdego elementu planowania projektu, zmiany są nieuniknione. Aktywnie monitoruj swój plan operacyjny i raportuj postępy, aby kluczowi interesariusze i członkowie zespołu byli na bieżąco z tym, jak realizujesz swoje cele. Raportuj postępy co miesiąc za pomocą pisemnych aktualizacji statusu. 

Rozpocznij pracę z planowaniem operacyjnym

Plan operacyjny może pomóc Ci osiągać postępy w realizacji celów długoterminowych. Jednak aby ten plan był skuteczny, upewnij się, że śledzisz pracę w narzędziu dostępnym dla wszystkich. Informacje i cele przechowywane w silosach nikomu nie pomagają. Śledź swoje czynności do wykonania i cele w narzędziu do zarządzania pracą.