Masz dość niedotrzymywania terminów? Chętnie Ci pomożemy.

Nikt nie chce przekraczać terminów. Jednak opóźnienia zdarzają się mimo naszych najlepszych starań. Pracownicy nie dotrzymują 15% terminów z powodu czynników takich jak natłok spotkań, niepewne priorytety i niejasne procesy. I choć przesuwanie dat wykonania nigdy nie jest przyjemne, czasami jest to nieuniknione. 

Niedotrzymywanie terminów jest stresujące, ale całkowite pozbycie się ich nie jest rozwiązaniem. Jako menedżer możesz pomóc swojemu zespołowi wyznaczyć daty wykonania, które będą realistyczne i nie doprowadzą do wypalenia. Jeśli praca stanie się przytłaczająca, a niedotrzymanie terminów będzie nieuniknione, możesz pomóc członkom zespołu w priorytetyzacji, podziale i realizacji najważniejszych zadań.

Niedotrzymywanie terminów: dlaczego to ma znaczenie?

Terminy istnieją nie bez powodu. Ułatwiają płynny przepływ pracy, określając oczekiwania dotyczące tego, kiedy zadania powinny zostać ukończone, aby zespół mógł dokładnie zaplanować i zorganizować pracę. Motywują również interesariuszy do wykonywania swoich obowiązków, dzięki czemu projekt może być realizowany bez blokowania się na konkretnym zadaniu. 

Niedotrzymywanie terminów jest główną przyczyną niepowodzenia projektu. Może ono: 

• Powodować opóźnienia i narażać projekty na ryzyko.

• Zakłócić przepływy pracy zespołu i międzyfunkcyjne przepływy pracy. 

• Stworzyć wąskie gardła i uniemożliwić innym zespołom ukończone ich pracy. 

• Z czasem może podważyć zaufanie, zwłaszcza jeśli interesariusze poczują, że nie mogą polegać na Twoim zespole w kwestii realizacji zadań. 

• Obniżyć morale zespołu. 

Kiedy terminy stają się toksyczne

Terminy powinny pomóc zespołowi przejąć kontrolę nad swoją pracą. Nie powinny sprawiać, że praca wydaje się przytłaczająca lub niekontrolowana, co może się zdarzyć, gdy interesariusze ustalają daty wykonania bez udziału zespołu. Terminy są najskuteczniejsze, gdy ustalane są wspólnie, zwłaszcza gdy interesariusze międzyfunkcyjni przypisują produkty końcowe do zespołu. Ustalanie terminów wspólnie z zespołem pozwala wyznaczać realistyczne daty wykonania, które zespół jest w stanie dotrzymać, dzięki czemu nie trzeba działać w pośpiechu i na ostatnią chwilę.

Jeśli nie jest to możliwe lub Twój zespół jest zatrudniony do wspierania określonej funkcji biznesowej, pomocne jest, gdy wszyscy są zgodni co do celów zespołu i firmy. W ten sposób interesariusze mogą nadać priorytet naprawdę ważnej pracy, która wspiera nadrzędne cele biznesowe (zamiast zasypywać Twoją skrzynkę odbiorczą niekończącymi się zadaniami „o wysokim priorytecie”). 

Zbyt wiele nierealistycznych terminów odbiera zespołowi kontrolę nad obciążeniem pracą, co jest główną przyczyną przepracowania i wypalenia. Członkowie zespołu, którzy nie dotrzymują terminów, często mają poczucie, że ciągle zawodzą i rozczarowują innych, nawet jeśli mają na koncie dużo ukończonych zadań. Na dłuższą metę może to obniżyć morale zespołu. 

Dlaczego nie dotrzymujesz terminów? 

Wbrew powszechnemu przekonaniu, niedotrzymywanie terminów nie zawsze jest spowodowane złymi nawykami w pracy lub problemami z produktywnością. Istnieje wiele czynników, które mogą sprawić, że Ty i Twój zespół nie dotrzymacie terminów, w tym:

• Niejasne priorytety: brak zrozumienia, co jest najważniejsze i nad czym należy pracować w pierwszej kolejności. 

• Zmiany w zakresie projektu: dodawanie dodatkowych produktów końcowych do projektu lub zmiana wymagań w trakcie realizacji zadania. 

• Brak planowania: niepoświęcanie czasu na pracę wstecz od terminu i planowanie tego, co należy osiągnąć do kiedy. 

• Nieprawidłowe oszacowanie: brak zrozumienia, jak długo potrwa wykonanie poszczególnych zadań. 

• Konkurujące priorytety: zbyt wiele zadań o wysokim priorytecie w zespole.

• Nierealistyczne terminy: zlecenia w ostatniej chwili, krótkie terminy realizacji i podobne sytuacje, w których zespół nie jest w stanie ukończyć pracy na czas. 

• Nieprzewidziane przeszkody: zdarzenia, które zmuszają do przerwania pracy, takie jak błędy w oprogramowaniu, odejście członków zespołu lub inne nieoczekiwane problemy. 

• Brak zaangażowania interesariuszy: problemy z nakłonieniem innych do ukończenia zadań na czas, zwłaszcza jeśli nie możesz rozpocząć pracy, dopóki nie zostaną one ukończone.

• Brak czasu na skupienie się: zbyt wiele spotkań i za mało czasu na faktyczne wykonanie zadań. 

Jak zapobiegać niedotrzymywaniu terminów

Zapobieganie niedotrzymywaniu terminów to coś więcej niż tylko brutalna produktywność. Zamiast po prostu próbować pracować szybciej i wykonywać więcej zadań, lepiej jest zastanowić się nad przyczynami problemu. W ten sposób możesz dostarczać pracę na czas, bez przepracowywania się i wypalenia zespołu. 

Oto, co należy zrobić: 

1. Określ priorytety

Jasne priorytety pomagają zespołowi zrozumieć, która praca jest najważniejsza, dzięki czemu może zająć się najpierw kluczowymi zadaniami, a następnie przejść do innych. Jest to szczególnie pomocne, gdy zespół ma dużo zadań i nie może wszystkiego wykonać od razu. Zamiast starać się ukończyć wszystko, sprawdź, czy możesz przesunąć daty wykonania dla zadań o niższym priorytecie lub delegować je do innego zespołu. 

Nie wiesz, od czego zacząć? Oto jak możesz jasno określić swoje priorytety: 

• Połącz codzienną pracę z celami: kiedy zrozumiesz, jak codzienne zadania przekładają się na cele zespołu i firmy, łatwiej będzie Ci stwierdzić, co jest ważne, a co nie. Na przykład sensowne jest nadanie priorytetu projektowi optymalizacji obrazów, jeśli przyczynia się on do osiągnięcia celu firmy, jakim jest poprawa szybkości ładowania witryny. Aby zyskać więcej czasu na pracę, możesz obniżyć priorytet mniej ważnego zadania, takiego jak uporządkowanie wewnętrznej dokumentacji zespołu. Nie oznacza to, że nie będziesz pracować nad zadaniami o niższym priorytecie — po prostu możesz przesunąć terminy ich wykonania, aby dać zespołowi więcej czasu. 

• Ustal priorytety na liście rzeczy do zrobienia: priorytetyzacja działa najlepiej, gdy robisz to codziennie. Spróbuj utworzyć macierz Eisenhowera, aby uporządkować zadania według ich pilności i ważności. Ta technika priorytetyzacji pomaga podzielić zadania na cztery kategorie: do wykonania, do delegowania, do zaplanowania i do usunięcia. 

2. Stwórz system do śledzenia projektów i terminów

Konsekwentne dotrzymywanie terminów wymaga planowania, a trudno jest planować, jeśli nie wiesz, jakie zadania Cię czekają i ile czasu zajmie ich wykonanie. Aby uzyskać potrzebną przejrzystość, uporządkuj wszystkie swoje projekty i terminy w jednym miejscu. Dzięki temu zyskasz pełny ogląd nad bieżącymi i nadchodzącymi zadaniami oraz czasem, jaki Twój zespół ma na ich wykonanie. 

3. Upewnij się, że terminy mają znaczenie

Terminy nie powinny być ustalane arbitralnie. Członkowie zespołu powinni rozumieć, dlaczego wybrano konkretne daty wykonania, aby mieli wystarczający kontekst (i motywację), aby wykonać zadania na czas. Jeśli zespół wie, że terminy nie są prawdziwe, nie odczuwa presji, aby je dotrzymać, a z czasem może zacząć całkowicie je ignorować. 

Daty wykonania zawsze mają swój cel, nawet jeśli nie jest to prawdziwy termin, którego musisz dotrzymać. Mogą one również pomóc w osiągnięciu celów zespołu i kamieni milowych, takich jak napisanie określonej liczby artykułów w miesiącu. Nawet jeśli nie ma zewnętrznej presji, aby opublikować każdy artykuł na czas, wyznaczanie terminów pomaga zespołowi zaplanować własne harmonogramy i konsekwentnie posuwać pracę do przodu. 

4. Wyznaczaj realistyczne daty wykonania

Jeśli chcesz konsekwentnie dotrzymywać terminów, musisz zadbać o to, aby mieć wystarczająco dużo czasu na wykonanie zadań. Podczas ustalania dat wykonania łatwo jest paść ofiarą „błędu planowania” – zjawiska psychologicznego, w którym ludzie nie doceniają czasu potrzebnego na wykonanie zadania, nawet jeśli wiedzą, że podobne zadania w przeszłości trwały dłużej. Zamiast wybrać realistyczny termin na podstawie naszego doświadczenia, zakładamy, że „tym razem” wszystko będzie inaczej i uda nam się pracować szybciej. 

Pierwszym krokiem do uniknięcia błędu planowania jest świadomość. Jeśli wiesz, że istnieje, możesz być bardziej świadomy, kiedy się zdarzy. Ponadto zawsze lepiej jest zaplanować nieco więcej czasu, niż myślisz, że będziesz potrzebować. 

5. Zrozum zależności

Zależności w projekcie to zadania, które są uzależnione od ukończenia innych. Na przykład programiści aplikacji muszą przeprowadzić testy użytkowników przed sfinalizowaniem designu produktu. Jedno zadanie musi zostać wykonane, zanim będzie można rozpocząć drugie, więc jeśli pierwsze zadanie jest opóźnione, drugie również musi zostać przesunięte. 

Podczas planowania osi czasu projektu ważne jest, aby zrozumieć zależności, aby mieć pewność, że zadania zostaną ukończone we właściwej kolejności. W ten sposób unikniesz wąskich gardeł i zapewnisz płynność pracy. 

6. Usuń elementy rozpraszające, aby poprawić koncentrację

W dzisiejszym szybkim środowisku pracy rozproszenie uwagi jest normą, a nie wyjątkiem. Powiadomienia z różnych aplikacji, takich jak poczta e-mail czy Slack, rządzą dniem. W rzeczywistości ponad połowa pracowników czuje, że musi natychmiast odpowiadać na powiadomienia, a ponad jedna trzecia czuje się przytłoczona ciągłymi dźwiękami powiadomień. 

Sprawdzanie powiadomień ma swój koszt psychiczny, a powrót do pracy po przerwie może zająć nawet 20 minut. Oznacza to, że jeśli sprawdzisz Slacka trzy razy w ciągu godziny, możesz nie być w stanie wykonać żadnej znaczącej pracy. 

Wypróbuj te techniki, aby pomóc swojemu zespołowi ograniczyć rozproszenie uwagi i poprawić koncentrację: 

• Zachęć swój zespół do korzystania z trybów „Nie przeszkadzać” w aplikacjach do komunikacji, takich jak Slack i poczta e-mail.

• Schowaj telefon do szuflady lub poza zasięgiem wzroku, aby uniknąć pokusy sprawdzania wiadomości lub mediów społecznościowych. Badania pokazują, że sam widok telefonu w pobliżu może rozproszyć uwagę. 

• Zaplanuj bloki czasowe w kalendarzu, aby zachęcić do stanu przepływu i skoncentrowanej pracy, aby ludzie wiedzieli, że możesz wolno reagować. 

• Skonsoliduj aplikacje i narzędzia w platformę do zarządzania pracą, aby ograniczyć przełączanie kontekstu. 

• Przeprowadź audyt spotkań, aby wyeliminować niepotrzebne spotkania i zwolnić miejsce w Kalendarzu na czas skupienia. 

7. Wypróbuj strategię zarządzania czasem

Aby dotrzymywać terminów, musisz umieć zarządzać swoim czasem. Jeśli Ty lub ktoś z Twojego zespołu ma problemy z prokrastynacją, wypróbuj jedną z tych strategii zarządzania czasem, aby łatwiej skupić się na zadaniu: 

• Technika Pomodoro: zaplanuj 25-minutowe sesje pracy i 5-minutowe przerwy.

• Blokowanie czasu: zaplanuj każdą część dnia. 

• Technika time boxing: stwórz „blok czasu”, w którym chcesz wykonać określone zadanie. 

• Zjedz tę żabę: najpierw zajmij się najtrudniejszym zadaniem, a potem przejdź do innych. 

• Zasada Pareto: skup się na zadaniach o największym wpływie, aby zmaksymalizować zwrot z poświęconego czasu. 

• Metoda Getting Things Done (GTD): zapisz wszystko, co musisz zrobić w jednym miejscu, aby uwolnić energię umysłową i ustalić priorytety w pracy. 

Co zrobić, gdy nie dotrzymasz terminu

Każdemu zdarza się od czasu do czasu nie dotrzymać terminu. Zamiast obwiniać siebie lub innych, zachęć członków zespołu do wykonania tych kroków. Pomoże Ci to ruszyć naprzód, proaktywnie poradzić sobie z sytuacją i zminimalizować wpływ na interesariuszy. 

1. Daj znać, gdy tylko podejrzewasz, że nie dotrzymasz terminu. Im wcześniej to zrobisz, tym lepiej. Dzięki temu interesariusze będą mieli czas na dostosowanie osi czasu do opóźnienia. 

2. Wyjaśnij, co się stało. Możesz podać wyjaśnienie, gdy nie dotrzymasz terminu, ale postaraj się, aby było ono krótkie, aby skupić się na rozwiązaniach, a nie na obwinianiu. 

3. Zaproponuj rozwiązania. Zastanów się, co możesz zaoferować, aby zrekompensować niedotrzymanie terminu. Możesz na przykład przekazać bardziej roboczą wersję tego, co udało Ci się ukończyć, lub poprosić o przedłużenie terminu, aby dostarczyć produkt końcowy w bardziej dopracowanej formie. 

4. Oceń swoje priorytety i zaproponuj nowy (realistyczny) termin. Zrób listę wszystkich swoich zadań. Kiedy możesz realistycznie oczekiwać, że zadanie zostanie ukończone, biorąc pod uwagę wszystko inne, nad czym pracujesz? Ustalanie nowego terminu pomaga Tobie (i interesariuszom) zaplanować dalsze działania, zamiast nieustannie martwić się o zaległe zadanie lub po prostu spieszyć się z jego wykonaniem. 

5. Zaktualizuj oś czasu projektu i wszelkie zależności. Jeśli niedotrzymany termin jest częścią większego projektu, dostosuj inne zadania, aby mieć pewność, że nadal jest wystarczająco dużo czasu na ukończenie wszystkiego. Na przykład, jeśli ktoś czeka na Ciebie, aby rozpocząć zadanie, może potrzebować dodatkowego czasu, jeśli nie dotrzymasz terminu. 

6. Nie obwiniaj się. Każdy od czasu do czasu nie dotrzymuje terminów. Najważniejsze jest, aby wyciągnąć wnioski z tego doświadczenia i zmienić podejście na następny raz. 

Wykorzystaj terminy jako narzędzie 

Terminy nie są Twoim wrogiem, są narzędziem organizacyjnym. Wyznaczanie jasnych i realistycznych terminów może pomóc Ci przejąć kontrolę nad pracą zespołu i zapewnić płynną realizację projektów. Oznacza to, że zamiast zwiększać stres, daty wykonania mogą pomóc w zapewnieniu struktury i utrzymaniu wszystkich na bieżąco.