Jak utworzyć harmonogram dzienny: szablon i przykłady

Czasami wydaje się, że dzień nie ma wystarczająco dużo godzin. W takiej sytuacji pomocne może być myślenie o dniu nie jako o jednej jednostce, ale jako o 24-godzinnych blokach czasu. Rozdzielając poszczególne bloki, możesz przeznaczyć określony czas na pracę, spotkania towarzyskie, jedzenie i tworzenie.

Kiedy dobrze rozumiesz, jak wykorzystujesz swój czas, nie zawsze będziesz mieć wrażenie, że go brakuje. Dziś dowiesz się, jak ważny jest plan dnia w zarządzaniu czasem. Codzienne planowanie pomoże Ci osiągnąć sukces, nawet w dni, w których nie czujesz się zbyt produktywny.

Czym jest szablon planu dnia?

Każdego dnia wykonujesz rutynowe zadania, zarówno w pracy, jak i w życiu osobistym. Żonglowanie tą mentalną listą rzeczy do zrobienia jest wyczerpujące i najczęściej nie pomaga w wykonywaniu pracy. W tym miejscu z pomocą przychodzi harmonogram dnia – możesz zarezerwować czas w swoim codziennym Kalendarz na wszystko, co musisz zrobić w ciągu najbliższych 24 godzin. Możesz używać tego samego schematu na co dzień – szablonu harmonogramu dziennego. Następnie możesz po prostu skopiować szablon, zaktualizować go o dzisiejsze zadania i zabrać się do pracy.

Jeśli wolisz prostsze rozwiązanie, które kładzie nacisk na wykonywanie zadań, wypróbuj szablon codziennej listy kontrolnej, aby łatwiej zarządzać czynnościami do wykonania.

Jak utworzyć plan dnia w 6 krokach

Niezależnie od wybranego narzędzia do planowania online, wykonaj te sześć kroków, aby utworzyć uporządkowany, atrakcyjny szablon harmonogramu dziennego.

1. Wypisz elementy do wykonania

Zanim zaczniesz organizować zadania, musisz najpierw sporządzić listę wszystkich elementów, które musisz wykonać w ciągu dnia. Możesz dodawać te elementy pojedynczo do aplikacji do planowania, aby mieć pewność, że zostały zapisane, lub użyć techniki takiej jak metoda Getting Things Done (GTD), aby systematycznie rejestrować wszystko, co musisz zrobić. 

Uwzględnij na liście zadania cykliczne, takie jak spotkania, ćwiczenia i wizyty. Uwzględnij również jednorazowe zadania, takie jak terminy lub rozmowy telefoniczne. To Ty decydujesz, jak szczegółowa ma być Twoja lista zadań. Na przykład, jeśli chcesz dodać „pójść na lunch” jako zadanie cykliczne, aby dodać codzienną strukturę, śmiało to zrób.

Wskazówka: nie musisz znać wszystkich zadań, które pojawią się w nadchodzącym tygodniu. Zawsze możesz dodać więcej elementów do swojej listy, gdy tylko się pojawią. 

2. Ustal priorytety zadań

Nie martw się, jeśli po utworzeniu listy rzeczy do zrobienia poczujesz się przytłoczony. Po ustaleniu priorytetów lista będzie bardziej uporządkowana. Gdy ustalisz priorytety, zyskasz jaśniejszy obraz tego, co należy zrobić i na kiedy. W ten sposób, jeśli okaże się, że nie będziesz w stanie wykonać wszystkich swoich zadań w danym dniu, możesz skupić się na tych, które mają najwyższy priorytet – innymi słowy, na tych, które będą miały największy wpływ. 

Aby ustalić priorytety, zacznij od oznaczenia każdego zadania jako zadanie o wysokim, średnim lub niskim priorytecie. Oto kilka pytań, które możesz sobie zadać podczas sortowania zadań:

• Które zadania mają ścisłe terminy?

• Które zadania muszę ukończyć w określone dni?

• Które zadania będą dla mnie stresujące, jeśli nie zostaną wkrótce ukończone?

• Które zadania chcę ukończyć w następnej kolejności?

• Które zadania mogą poczekać?

Wskazówka: jeśli masz zadania, które są ze sobą sprzeczne, zastanów się, które z nich jest najpilniejsze. Na przykład, jeśli jeden projekt jest dla klienta, a drugi dla Twojego szefa, to projekt klienta prawdopodobnie będzie na pierwszym miejscu. Jeśli terminy są sprzeczne, poproś o pomoc członków zespołu i przełożonego. Sprawdź, czy jest jakaś praca, którą możesz delegować lub odroczyć.

3. Zwróć uwagę na terminy

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, przejrzyj swoją listę rzeczy do zrobienia i upewnij się, że każde zadanie ma określony termin wykonania. Jeśli nie masz pewności, jaki powinien być termin, wybierz taki, który wydaje się odpowiedni na dany moment – zawsze możesz go później zmienić. 

Podobnie jak priorytety, terminy określają, które zadania są najważniejsze i kiedy musisz je wykonać. Bez jasnych terminów możesz ominąć jakiś produkt końcowy, mimo że miałeś na niego czas. Niejasne procesy to drugi najczęstszy czynnik przyczyniający się do niedotrzymywania terminów.

Wskazówka: terminy dotyczą nie tylko projektów służbowych. Możesz tworzyć własne terminy dla osobistych zadań, aby zachować poczucie odpowiedzialności. Na przykład, jeśli planujesz przebiec półmaraton, powinieneś ustalić terminy treningowe dotyczące liczby kilometrów do przebiegnięcia w tygodniu. Wyznaczając te terminy, masz pewność, że do wyścigu będziesz w dobrej formie.

4. Zidentyfikuj zdarzenia cykliczne

Po dodaniu terminów do swojej internetowej listy rzeczy do zrobienia wyróżnij wszystkie zdarzenia, które mają miejsce cyklicznie. Mogą to być cotygodniowe spotkania zespołu, comiesięczne spotkania klubu książki lub rozmowy telefoniczne z klientami.

Następnie użyj oprogramowania do zarządzania projektami, aby zaplanować powtarzające się wydarzenia w swoim codziennym harmonogramie. Dzięki temu nie będziesz musiał(a) co tydzień lub co miesiąc ponownie planować tych samych elementów. Szablon harmonogramu może to jeszcze bardziej ułatwić, zapewniając uporządkowaną i powtarzalną strukturę dla cyklicznych zadań, zmian lub przepływów pracy.

Wskazówka: to również dobry moment, aby przeprowadzić szybki audyt swoich cyklicznych wydarzeń. Czy jest coś, co robisz regularnie, a co możesz przestać robić lub delegować na kogoś innego? 

5. Uporządkuj elementy według czasu, priorytetu lub terminu

Nadszedł wielki moment – teraz nadszedł czas, aby uporządkować elementy na liście rzeczy do zrobienia według dnia i godziny. Możesz również uporządkować codzienne zadania według innych kryteriów, takich jak priorytet lub termin.

Dodając elementy do szablonu harmonogramu dziennego, weź pod uwagę kroki, które zostały wykonane powyżej. Elementy o wysokim priorytecie należy wykonać w pierwszej kolejności, a te o niskim priorytecie można wykonać później w ciągu dnia lub tygodnia. Rozmieść odpowiednio swoje cykliczne wydarzenia w szablonie kalendarza. W miarę jak Twoja lista rzeczy do zrobienia będzie się kurczyć, Twoja agenda dnia będzie się zapełniać. 

Wskazówka: możesz przełączyć listę rzeczy do zrobienia na widok kalendarza, aby zobaczyć, jak bardzo jest on zapełniony. Jeśli Twój harmonogram wydaje się zbyt pełny, możesz dodać dodatkowy krok w procesie planowania. Usuń wszystkie zadania, które nie wydają się konieczne, aby mieć czas na odpoczynek lub wprowadzenie zmian.

6. Zachowaj elastyczność

Teraz, gdy masz już jasną wizję tego, jak będzie wyglądał Twój harmonogram dnia, możesz zabrać się do pracy. Ważne jest, aby zachować elastyczność przez cały dzień i tydzień, ponieważ harmonogram, od którego zaczniesz, prawdopodobnie nie będzie dokładnie taki, jak ten, który się ostatecznie zrealizuje.

Najlepszą zaletą cyfrowego planera jest to, że planowanie zadań staje się łatwiejsze, a przyszłe zmiany mniej uciążliwe. Życie jest nieprzewidywalne i trudne do kontrolowania. Klienci mogą przesuwać terminy, a cotygodniowe spotkania w poniedziałki mogą zostać przeniesione na środy. Takie zmiany będą mniej stresujące, jeśli będziesz mieć możliwość dostosowania swojego codziennego kalendarza za jednym kliknięciem.

Wskazówka: możesz używać oprogramowania do zarządzania projektami jako samodzielnego narzędzia do planowania. Większość rodzajów oprogramowania do zarządzania projektami koncentruje się na organizacji, dostosowywaniu i wizualizacji. Korzystając z tych funkcji, możesz stworzyć funkcjonalny i elastyczny plan dnia.

Darmowy szablon planu dnia

Możesz użyć poniższego szablonu planu dnia podczas organizowania listy rzeczy do zrobienia. Jeśli tworzysz szablon harmonogramu tygodniowego, skopiuj ten szablon na każdy dzień tygodnia.

Chociaż ten szablon planu dnia wykorzystuje ogólne bloki czasu, możesz go uszczegółowić. Możesz na przykład przypisać zadanie 1 między godziną 7:00 a 7:30, aby poćwiczyć poranną medytację. Szablon z podziałem na godziny może pomóc Ci w kształtowaniu dobrych nawyków i odpowiedzialnym podejściu do realizacji celów.

Jak korzystać z szablonu planu dnia

Stworzenie planu dnia może zmienić sposób, w jaki zarządzasz czasem, zwiększyć produktywność i zmniejszyć stres. Szablon planu dnia to uporządkowany przewodnik, który umożliwia systematyczne określanie zadań i spotkań. 

Ten przewodnik przeprowadzi Cię przez proces efektywnego korzystania z szablonu planu dnia, dzięki czemu w pełni wykorzystasz swój czas.

Wybierz odpowiedni szablon

Wybór odpowiedniego szablonu planu dnia to pierwszy krok do stworzenia harmonogramu, który będzie zgodny z Twoim stylem życia i celami. Zastanów się, jaki format najbardziej Ci odpowiada – może to być prosty szablon listy rzeczy do zrobienia, aplikacja mobilna do planowania tygodnia lub szablon planu dnia do wydrukowania.

Przykład

Jeśli jesteś studentem, możesz preferować szablon planu dnia, który zawiera sekcje dotyczące harmonogramu zajęć, sesji nauki i przerw. Z kolei osoba pracująca może wybrać szablon dziennego harmonogramu pracy z podziałem na godziny, aby efektywnie zarządzać spotkaniami, harmonogramami projektów, listami codziennych zadań i wiadomościami e-mail.

Dostosuj szablon do swoich potrzeb

Po wybraniu szablonu należy go dostosować do codziennej rutyny. Oznacza to dodawanie lub usuwanie sekcji, aby dopasować szablon do konkretnych potrzeb i upewnić się, że jest to funkcjonalne narzędzie, na którym możesz polegać każdego dnia.

Możesz potrzebować szablonu planu dnia o minimalistycznym wyglądzie i z opcjami dziennika punktowego. A może planer dzienny w chmurze z integracjami dla Slacka, Dokumentów Google i Arkuszy Google, z możliwością dostosowywania czcionek dla różnych codziennych czynności, miejscami na logo firmy oraz powiadomieniami z przypomnieniami lub naklejkami na urodziny i święta.

Przykład

Wyobraź sobie, że jesteś freelancerem z elastycznymi godzinami pracy. Możesz dostosować swój szablon harmonogramu dnia, aby uwzględnić blokowanie przedziałów czasowych na pracę dla klientów, projekty osobiste, ważne zadania i obowiązki administracyjne. Dzięki temu harmonogram stanie się potężnym narzędziem do równoważenia różnych codziennych czynności i przepływów pracy.

Priorytetyzuj ważne zadania

Zdecyduj, które zadania są najważniejsze i odpowiednio przydziel im przedziały czasowe. Dzięki temu skupisz się na elementach o wysokim priorytecie, które znacząco przyczyniają się do realizacji Twoich celów.

Przykład

Jeśli na przykład ukończone raportu z projektu jest Twoim najważniejszym priorytetem na dany dzień, zaplanuj jego wykonanie w godzinach największej produktywności. W ten sposób upewnisz się, że poświęcasz temu kluczowemu zadaniu najwięcej energii i skupienia. Może to zwiększyć jakość i wydajność Twojej pracy.

Włącz przerwy

Włączenie przerw do szablonu planu dnia pomaga utrzymać produktywność i dobre samopoczucie. Przerwy zapobiegają wypaleniu, odświeżają umysł i zwiększają kreatywność. Są one istotnym elementem codziennej rutyny.

Przykład

Rozważmy scenariusz, w którym pracujesz ze strony głównej. Możesz zaplanować krótkie przerwy co godzinę, aby się rozprostować, napić się herbaty, sprawdzić media społecznościowe lub wyjść na świeże powietrze. Te przerwy pomagają oczyścić umysł i ułatwiają zajęcie się każdym elementem codziennej agendy z odnowioną energią i koncentracją.

Regularnie sprawdzaj i dostosowuj harmonogram

Codzienny harmonogram nie jest niezmienny. Ważne jest, aby regularnie go weryfikować i dostosowywać w oparciu o zmieniające się priorytety, terminy i osobiste zobowiązania. Ta elastyczność pozwala na dotrzymanie terminów, nawet gdy pojawią się nieoczekiwane zdarzenia.

Przykład

Przejrzyj swoje codzienne zadania z całego tygodnia, aby sprawdzić, co się sprawdziło, a co nie. Być może okaże się, że jesteś bardziej produktywny rano niż po południu. Wykorzystaj te statystyki, aby dostosować swój harmonogram godzinowy na następny tydzień, wykonując najważniejsze zadania rano.

Zastanów się nad swoim dniem

Refleksja to potężne narzędzie do ciągłego doskonalenia. Pod koniec dnia poświęć kilka chwil na zastanowienie się nad swoimi codziennymi działaniami, tym, co udało Ci się osiągnąć, oraz wyzwaniami, które napotkałeś. Pomoże Ci to wprowadzić zmiany w szablonie planu dnia na przyszłość.

Przykład

Jeśli zauważysz, że wykonanie określonego zadania zajęło więcej czasu niż oczekiwano, rozważ przeznaczenie więcej czasu na podobne zadania w przyszłości. Jeśli udało Ci się osiągnąć więcej niż planowano, zastanów się, jak wykorzystać tę wydajność w nadchodzących harmonogramach projektów.

Skuteczne korzystanie z szablonu planu dnia wymaga trochę prób i błędów, ale dzięki tym krokom możesz stworzyć codzienną rutynę, która zwiększy Twoją produktywność i pomoże Ci lepiej zarządzać czasem. Pamiętaj, że celem jest sprawienie, aby Twoja codzienna agenda działała na Twoją korzyść, a nie odwrotnie.

3 sposoby na uporządkowanie szablonu planu dnia

Istnieje wiele sposobów na uporządkowanie szablonu planu dnia. Możesz skupić się na przedziałach czasowych, w których pracujesz, lub na zadaniach. Rozważ poniższe opcje formatowania dziennego harmonogramu:

Godzinowa

Planer godzinowy to tradycyjny sposób organizacji planu dnia. Aby utworzyć harmonogram godzinowy, wykonaj powyższe kroki i przypisz godziny do ważnych zadań. Taki harmonogram zapewnia przejrzystą strukturę dla każdej części dnia. Możesz również zaplanować obowiązki poza pracą, np. wizytę u lekarza po godzinach pracy. 

Według priorytetu

Jeśli wolisz nieplanować dnia według godzin, możesz uporządkować zadania według priorytetu i pracować nad nimi w ciągu dnia. Może się to wydawać prostą listą rzeczy do zrobienia, ale nadal będziesz musiał dostosować swoje priorytety na nadchodzący dzień. Na przykład Twoje priorytety będą się zmieniać w zależności od spotkań, spraw do załatwienia, wydarzeń i spotkań, które mają miejsce w danym dniu.

Poniżej znajduje się harmonogram dnia posortowany według priorytetu w oprogramowaniu do zarządzania pracą Asana:

Według terminu

Sortowanie codziennej agendy według terminów może wprowadzić do dnia poczucie pilności. Widząc, które projekty są najpilniejsze, wiesz, co należy zrobić w pierwszej kolejności. Podobnie jak lista priorytetów, lista terminów będzie się zmieniać każdego dnia. Każdego ranka musisz przejrzeć listę rzeczy do zrobienia i dodać do niej wszelkie cykliczne wydarzenia lub jednorazowe zobowiązania.

Wybór najlepszego szablonu planu dnia

Czy przytłacza Cię szeroki wybór szablonów harmonogramu dnia i nie wiesz, który z nich najlepiej pasuje do Twojego stylu życia i celów? Znalezienie idealnego szablonu może usprawnić Twój dzień, zwiększyć produktywność i sprawić, że zarządzanie czasem będzie proste.

Zobaczmy, jak dokonać tego wyboru, biorąc pod uwagę codzienne nawyki, preferencje i złożoność harmonogramu pracy. Zrozumienie własnego przepływu pracy jest kluczem do wyboru szablonu planu dnia, który zwiększy Twoją produktywność i będzie idealnie pasował do Twojego stylu życia.

Papierowe a cyfrowe szablony planu dnia

Wybór między papierowym a cyfrowym szablonem planu dnia to coś więcej niż tylko kwestia preferencji. Odzwierciedla on Twój osobisty przepływ pracy oraz sposób, w jaki radzisz sobie z zadaniami i spotkaniami w ciągu dnia.

Papierowe szablony planu dnia

Szablony planu dnia do wydruku oferują namacalne doświadczenie, które wiele osób uważa za satysfakcjonujące. Zapisywanie zadań może pomóc Ci zapamiętać informacje i dać Ci swobodę w zakresie dodawania notatek, wyróżniania i fizycznego odhaczania ukończonych zadań, co może być niezwykle satysfakcjonujące.

Planery papierowe są idealne dla osób, które lubią odpoczywać od ekranów i czerpią przyjemność z pisania, które jest dla nich sposobem na uporządkowanie myśli i zobowiązań.

Cyfrowy szablon planu dnia

Cyfrowe szablony planu dnia są przeznaczone dla osób obeznanych z technologiami, które cenią sobie wygodę i wydajność. Dzięki cyfrowym szablonom możesz synchronizować swój harmonogram między urządzeniami, dzięki czemu zawsze masz dostęp do swoich planów, niezależnie od tego, gdzie jesteś.

Cyfrowe planery można łatwo edytować, oferują one przypomnienia i integrują się z innymi aplikacjami i narzędziami, z których korzystasz. To sprawia, że są one idealne dla osób, które żonglują wieloma projektami lub mają bardzo napięty grafik.

Aplikacje i narzędzia

Po podjęciu decyzji o formacie planera dnia, następnym krokiem jest wybór konkretnych aplikacji i narzędzi, które będą najbardziej przydatne. Cyfrowy świat planowania jest ogromny, a jego opcje obejmują zarówno proste aplikacje do tworzenia list rzeczy do zrobienia, jak i kompleksowe systemy planowania, które integrują się z pocztą e-mail, kalendarzem i narzędziami do zarządzania projektami.

Dla osób preferujących rozwiązania cyfrowe, aplikacje takie jak Asana oferują zaawansowane możliwości dostosowywania, od prostych wpisów daty i godziny po złożone funkcje planowania projektów. Takie narzędzia mogą pomóc w zarządzaniu nie tylko codziennym harmonogramem, ale także ogólnym przepływem pracy w ramach projektu i celami życiowymi.

W przeciwieństwie do harmonogramu w formie papierowej, aplikacja do planowania ma następujące zalety:

• Umożliwia priorytetyzację zadań i wydarzeń

• Zapewnia przestrzeń na kontekst

• Możliwość udostępniania członkom zespołu

• Zawsze dostępna online

• Umożliwia tworzenie wielu kalendarzy w jednym miejscu

Wybór najlepszego szablonu planu dnia polega na zrozumieniu osobistego przepływu produktywności i dopasowaniu do niego odpowiednich narzędzi.

Jeśli szukasz narzędzia do planowania online, wypróbuj Asana. Asana to platforma do zarządzania pracą, która pomaga organizować zadania, dzięki czemu wiesz, co należy zrobić i na kiedy.

Dlaczego plan dnia jest ważny?

Tworzenie planu dnia to coś więcej niż tylko określenie zadań na dany dzień. Szablon planu dnia może poprawić Twoje nastawienie, pomóc Ci przygotować się na nadchodzące wydarzenia i nadać kierunek reszcie tygodnia.

Oto niektóre korzyści wynikające z utworzenia harmonogramu dnia:

• Formularze dobrych nawyków

• Tworzenie struktury

• Zapobiega prokrastynacji

• Zwiększenie produktywności

• Zmniejsza stres

• Oszczędność czasu

• Poprawa koncentracji

Badania pokazują, że rutyna korzystnie wpływa na nasze samopoczucie. „Wykonywanie rutynowych czynności zmniejsza stres, sprawiając, że sytuacja wydaje się bardziej kontrolowana i przewidywalna” – mówi dr Indumathi Bendi, lekarz podstawowej opieki zdrowotnej w Piedmont. „Gotowość to kluczowy sposób na zapobieganie stresowi”.

Opanuj zarządzanie czasem dzięki szablonowi planu dnia

Tworzenie planu dnia to świetny sposób na opanowanie zarządzania czasem i poczucie większej kontroli nad swoim życiem. Dzięki odpowiedniemu planerowi dnia zyskasz strukturę, zachowując jednocześnie elastyczność, aby wprowadzać zmiany w miarę ich pojawiania się. 

Korzystając z oprogramowania do zarządzania projektami, nie musisz wybierać sposobu organizacji harmonogramu dnia. Jeśli chcesz zobaczyć swój harmonogram posortowany według terminu lub priorytetu, przełącz każdą opcję u góry strony. Możesz również wyświetlić swój harmonogram jako kalendarz miesięczny i współpracować z członkami zespołu w ich kalendarzach.