Szablony arkuszy czasu: jak śledzić postępy zespołu

Co by się stało, gdybyśmy powiedzieli Ci, że karta czasu pracy to coś więcej niż narzędzie do rejestrowania czasu pracy używane w filmach? W rzeczywistości nowoczesne karty czasu pracy mogą pomóc Ci śledzić obciążenie zespołu, ograniczać wypalenie i oceniać ogólny postęp zespołu.

Oprócz śledzenia godzin pracy, grafiki pomagają firmom osiągać cele biznesowe i trzymać się budżetu. Te tabele danych pomagają również w osiągnięciu sukcesu projektu i zespołu. Z tego artykułu dowiesz się, jak korzystać z szablonu grafiku. Wyjaśnimy również korzyści płynące z monitorowania czasu online.

Podstawowe informacje o szablonach grafiku

W dynamicznych zespołach skuteczne mierzenie czasu jest kluczem do zwiększenia produktywności i rentowności. Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem współpracującym z wieloma klientami, czy menedżerem nadzorującym duży zespół, integracja szablonów grafiku może znacznie usprawnić przepływ pracy.

Czym jest szablon grafiku?

Szablon grafiku to wstępnie sformatowany dokument używany do śledzenia godzin pracy pracowników i zarządzania wpisami dotyczącymi czasu. Jest to niezbędne narzędzie zarówno dla małych firm, jak i większych organizacji, które umożliwia monitorowanie godzin pracy pracowników, obliczanie całkowitego wynagrodzenia i zapewnianie zgodności z przepisami prawa pracy.

Na przykład firma budowlana może używać szablonu grafiku, aby śledzić godziny spędzone na różnych budowach, a agencja marketingowa może używać go do dokładnego rozliczania klientów za pracę nad projektem.

Korzyści z szablonu grafiku

Korzystanie z bezpłatnego szablonu grafiku może sprawić, że proces śledzenia czasu stanie się bezproblemowy i wydajny. Oto, dlaczego:

• Łatwość obsługi: większość szablonów jest łatwa w użyciu i wymaga minimalnego szkolenia, dzięki czemu są one dostępne dla wszystkich, od technologicznie zaawansowanych milenialsów po mniej doświadczonych pracowników.

• Elastyczność: dostępne w różnych formatach, takich jak Excel, Word, Arkusze Google i Dokumenty, zaspokajając różne preferencje i konfiguracje techniczne.

• Opłacalność: w internecie dostępnych jest wiele bezpłatnych szablonów grafików pracy, które są idealne dla startupów i małych przedsiębiorstw o napiętym budżecie.

• Możliwość dostosowywania: można je dostosować do śledzenia zwolnień lekarskich, urlopów i konkretnych godzin pracy nad projektem, co umożliwia kompleksowe zarządzanie pracownikami.

• Większa dokładność: ograniczenie liczby błędów ludzkich związanych z ręcznym śledzeniem czasu, co zapewnia sprawiedliwe wynagrodzenie i dokładne rozliczenia z klientami.

Rodzaje szablonów kart czasu pracy

To, jakiego rodzaju śledzenia czasu użyjesz w swoim zespole, będzie prawdopodobnie zależeć od dwóch czynników: częstotliwości wypłacania wynagrodzeń członkom zespołu oraz lokalnych lub krajowych przepisów. Dostosowanie szablonów grafików pracy pracowników do okresów rozliczeniowych firmy umożliwia przeglądanie czasu w dobrze zdefiniowanych blokach, dopasowanie godzin pracy do wypłat członków zespołu oraz udostępnianie grafików pracy innym działom w razie potrzeby. 

Szablon dziennej karty czasu pracy

Dzienne arkusze czasu pracy są pomocne, jeśli Twój zespół ma złożone harmonogramy pracy. Członkowie zespołu, którzy zaczynają i kończą pracę o różnych porach w ciągu dnia, będą musieli dokładnie śledzić swój czas. Dzięki dziennym arkuszom czasu pracy można również śledzić konkretne zadania, takie jak spotkania wewnętrzne, czas poświęcony na prace administracyjne i czas poświęcony na projekty klientów. 

• Papierowe karty czasu pracy: tradycyjne karty czasu pracy wypełniane ręcznie każdego dnia.

• Rozwiązania cyfrowe: cyfrowe szablony kart czasu pracy lub oprogramowanie do tworzenia kart czasu pracy do codziennego wprowadzania danych.

• Opcje mobilne: aplikacje do ewidencjonowania czasu pracy umożliwiające rejestrowanie godzin w czasie rzeczywistym.

Przykład: firma budowlana śledzi godziny spędzone na różnych budowach i zadaniach w ciągu jednego dnia.

Szablon tygodniowego arkusza czasu pracy

Tygodniowy szablon karty czasu pracy zapewnia równowagę między szczegółami a wygodą, zapewniając kompleksowy wgląd w tydzień pracy pracownika przy jednoczesnym zmniejszeniu częstotliwości przesyłania danych.

• Format papierowy: karta czasu pracy obejmująca cały tydzień, powszechnie stosowana w handlu detalicznym lub hotelarstwie.

• Opcje cyfrowe: szablon tygodniowego grafiku w Asana lub Arkuszach Google, który ułatwia obliczanie tygodniowych sum.

• Systemy zintegrowane: oprogramowanie do śledzenia czasu automatycznie kompiluje dzienne wpisy w widoku tygodniowym.

Przykład: biuro, w którym pracownicy co tydzień rejestrują godziny pracy nad różnymi projektami, przesyłając grafiki w każdy piątek.

Dwutygodniowy szablon arkusza czasu pracy

Dwutygodniowy szablon arkusza czasu pracy obejmuje okres dwóch tygodni, co jest zgodne z typowymi cyklami płacowymi i ogranicza pracę administracyjną.

• Tradycyjna metoda: papierowe arkusze czasu pracy obejmujące okres dwóch tygodni.

• Nowoczesne podejście:  szablony kart czasu pracy automatycznie obliczające sumy dwutygodniowe.

• Zaawansowane rozwiązania: oprogramowanie do tworzenia grafików pracy, które umożliwia przełączanie się między widokiem tygodniowym i dwutygodniowym.

Przykład: duża korporacja korzysta z dwutygodniowych szablonów grafiku, aby usprawnić przetwarzanie listy płac.

Miesięczny szablon arkusza czasu pracy

Miesięczne szablony zapewniają szeroki przegląd godzin pracy pracowników w dłuższym okresie rozliczeniowym firmy. Możesz użyć tego typu szablonu grafiku, aby analizować wskaźniki wykorzystania i wzorce pracy zespołu.

• Klasyczne podejście: papierowe kalendarze lub miesięczne karty czasu pracy do ręcznego wpisywania danych.

• Alternatywy cyfrowe: szablony kart czasu pracy w Excelu przeznaczone do comiesięcznego śledzenia, w tym dni urlopu i zwolnień lekarskich.

• Kompleksowe narzędzia: oprogramowanie do mierzenia czasu generuje miesięczne raporty na podstawie wpisów dziennych lub tygodniowych.

Przykład: firma konsultingowa co miesiąc śledzi rozliczane godziny w długoterminowych projektach klientów.

Szablon grafiku projektu

Szablony grafiku projektu służą do śledzenia czasu poświęconego na konkretne projekty lub zadania, co jest kluczowe dla zarządzania projektami i rozliczeń z klientami.

• Wersja podstawowa: papierowe arkusze z kolumnami dla różnych projektów lub zadań.

• Rozwiązanie w formie arkusza kalkulacyjnego: szablony Excela lub Arkuszy Google z rozwijanymi menu projektów.

• Opcje zaawansowane: oprogramowanie do zarządzania projektami ze zintegrowanymi funkcjami śledzenia czasu, które umożliwia tworzenie szczegółowych raportów i monitorowanie postępów w realizacji projektu.

Przykład: agencja marketingowa korzysta z kart czasu pracy projektów w Asanie, aby śledzić godziny spędzone na różnych projektach klientów, co umożliwia dokładne rozliczenia i aktualizacje postępów projektów w czasie rzeczywistym. Wpisy dotyczące czasu zespołu w Asanie automatycznie synchronizują się z zadaniami w projekcie, zapewniając kompleksowy wgląd w przydział czasu w różnych projektach i dla różnych klientów.

Chociaż papierowe arkusze czasu pracy i fizyczne karty czasu pracy pozostają istotne w niektórych sektorach, wiele firm wdraża rozwiązania cyfrowe. Aplikacje do tworzenia kart czasu pracy i oprogramowanie do śledzenia czasu oferują większą dokładność, aktualizacje w czasie rzeczywistym i bezproblemową integrację z innymi systemami biznesowymi. Narzędzia te często zapewniają wiele widoków na jednej platformie, umożliwiając businessom wybór najbardziej odpowiedniego dla każdej sytuacji.

Optymalny szablon grafiku zależy od konkretnych potrzeb, wymagań branżowych i preferencji zespołu w zakresie raportowania czasu. Wybór odpowiedniego typu może uprościć proces mierzenia czasu, zminimalizować błędy ludzkie i zapewnić cenne statystyki dotyczące wykorzystania czasu przez zespół.

Jak korzystać z szablonu karty czasu pracy

Arkusze czasu pracy nie są trudne w użyciu, ale jeśli członkowie zespołu nie wypełnią ich prawidłowo, może to skutkować niedokładnym wynagrodzeniem i być uciążliwe do naprawienia. Wyjaśnienie tego procesu zespołowi może zapobiec ryzyku związanemu z projektem lub niedokładnościom.

1. Wybierz szablon

Pierwszym krokiem w śledzeniu czasu jest wybór szablonu grafiku. Dzięki temu będziesz mieć gotowy harmonogram, który możesz wykorzystać. Współpracuj z wewnętrznymi zespołami prawnymi i HR, aby wybrać szablon, który pasuje do okresu rozliczeniowego Twojego zespołu. Możesz na przykład dopasować go tak, aby łączna liczba godzin u dołu każdego arkusza była zgodna z wypłatą członka zespołu. Niezależnie od tego, czy chcesz skupić się na produktywności zespołu, czy na rozliczeniach z klientami, możesz dostosować kartę czasu pracy do potrzeb zespołu.

Na przykład arkusz czasu projektu może śledzić godziny członków zespołu w odniesieniu do zadań projektowych. Członkowie zespołu mogą również śledzić czas według liczby godzin spędzonych na różnych projektach klientów w ciągu dnia.

Wskazówka: jeśli Twój zespół ma unikalny harmonogram pracy ze względu na pracę zdalną lub freelancerską, skonsultuj się z zespołem prawnym i HR, aby utworzyć niestandardowy szablon grafiku, tworząc tabelę danych z kolumnami „godziny” i wierszami „dni”. Dostosuj tabelę do indywidualnych potrzeb zespołu.

2. Dodaj szczegóły dotyczące członków zespołu

Będziesz potrzebować osobnego szablonu grafiku dla każdego członka zespołu, dlatego ważne jest, aby je oznaczyć. Utwórz w górnej części każdego grafiku sekcję na przykład na:

• Imię i nazwisko członka zespołu

• Imię i nazwisko menedżera

• dział,

• Daty okresu rozliczeniowego

• Stawka

Te informacje pozwolą utrzymać porządek w zespole i zapewnią ustandaryzowany sposób śledzenia kart czasu pracy w czasie. 

Wskazówka: śledzenie czasu online może uprościć organizowanie kart czasu pracy. Dzięki oprogramowaniu Asana do zarządzania obciążeniem pracą możesz zintegrować narzędzie do śledzenia czasu i w każdej chwili odwoływać się do wcześniejszych kart pracy, aby udostępniać je innym działom, przygotowywać oceny wydajności lub wystawiać faktury klientom.

3. Uwzględnij kategorie niestandardowe

Dodanie niestandardowych kategorii do szablonów kart czasu pracy może zapewnić dokładniejszy obraz godzin pracy zespołu. Możesz uwzględnić następujące kategorie:

• Godziny nadliczbowe

• Godziny urlopu

• Zwolnienia lekarskie

Dodatkowe kategorie, które możesz uwzględnić, w zależności od używanego grafiku, to:

• Godziny na projekt

• Godziny fakturowane

• Całkowity czas spędzony na spotkaniach

• Czas podróży

• Zadania administracyjne (e-maile, zarządzanie zadaniami, raporty tygodniowe itp.)

Bez niestandardowych kategorii członkowie zespołu mogą nie uwzględniać godzin spędzonych poza biurkiem. Mogą również stracić kontrolę nad swoimi godzinami i zapomnieć o ich zgłoszeniu. 

Wskazówka: dodanie zbyt wielu kategorii do szablonu grafiku może mieć podobny skutek i utrudnić członkom zespołu dokładne wprowadzanie godzin. Aby zachować równowagę, nie dodawaj nakładających się kategorii (np. „godziny rozliczane” i „godziny na klienta”), ponieważ zespół może zapomnieć o zarejestrowaniu swoich godzin w obu miejscach.

4. Przeszkol zespół w zakresie korzystania z kart czasu pracy

Przed rozpoczęciem korzystania z nowych kart czasu pracy poproś zespół prawny lub HR o przeprowadzenie szkolenia na temat prawidłowego ich wypełniania. Podczas tego szkolenia mogą również omówić wszelkie inne ograniczenia firmy, które mogą mieć zastosowanie, takie jak:

• Termin przekazania karty czasu pracy

• Jak radzić sobie z nadgodzinami

• Co się stanie, jeśli karta czasu pracy zostanie przesłana z opóźnieniem.

Szkolenie powinien przeprowadzić wykwalifikowany członek zespołu, który będzie znał lokalne lub krajowe przepisy dotyczące płatności.

5. Mierz czas pracy

Po przeszkoleniu zespołu w zakresie efektywnego korzystania z kart czasu pracy, jego obowiązkiem jest ich prawidłowe wypełnianie. Śledzenie czasu to krok, który należy przekazać członkom zespołu, ponieważ trudno byłoby Ci wiedzieć, gdzie jest każdy członek zespołu i co robi. Podczas gdy członkowie zespołu rejestrują swój czas, możesz być w pobliżu, aby w razie potrzeby podać im pomocną dłoń.

Możesz również przekazać członkom zespołu przydatne wskazówki, które pomogą im zwiększyć efektywność śledzenia czasu. Oto kilka pomysłów:

• Użyj stopera, aby śledzić czas projektu.

• Zgłaszaj czas rozpoczęcia lub zaznacz postępy w projekcie.

• Rejestrowanie czasu na początku i na końcu każdego dnia pracy.

• Wypróbuj rozwiązania do zarządzania czasem, na przykład technikę time boxing lub blokowania czasu.

Wdrożenie procesu śledzenia czasu może sprawić, że członkowie zespołu nie będą czuli się zakłócani w ciągu dnia.

Wskazówka: jeśli sprawisz, że śledzenie czasu stanie się integralną częścią procesu pracy, członkowie zespołu zaczną to robić automatycznie. Zamiast używać statycznego szablonu grafiku, rozważ umieszczenie swoich zadań w narzędziu online, aby ułatwić monitorowanie.

6. Oblicz całkowity czas

Proste szablony grafiku pracy zapewniają przejrzysty obraz całkowitego czasu pracy, ale nadal musisz obliczyć całkowity czas, sumując całkowitą liczbę godzin z każdego dnia roboczego. Zaletą korzystania z arkusza czasu pracy, który jest zgodny z okresem rozliczeniowym w firmie, jest to, że całkowity czas pracy w arkuszu czasu pracy pokaże członkom zespołu, ile firma zapłaci im w tym okresie. 

Obliczenie całkowitego czasu w arkuszach czasu pracy może również pomóc w ocenie dostępności zespołu i planowaniu przyszłych projektów. Jeśli zauważysz obszary przeciążenia pracą, wykorzystaj te informacje, aby odpowiednio dostosować harmonogramy pracy zespołu.

Wskazówka: najprostszym sposobem na obliczenie całkowitego czasu pracy jest skorzystanie z oprogramowania online. Zamiast przeglądać szablony grafików, użyj automatycznych obliczeń i tabel danych, aby zwizualizować godziny pracy. W ten sposób możesz dostrzec wzorce, których w przeciwnym razie mogłoby Ci umknąć.

Szablony i przykłady grafiku

Poniżej znajduje się przykładowy dwutygodniowy arkusz czasu pracy. W tym przykładzie członek zespołu ma różne opcje do wypełnienia dla każdego dnia tygodnia. Opcje te obejmują:

• Czas rozpoczęcia

• Godzina rozpoczęcia przerwy na lunch

• godzina zakończenia przerwy na lunch,

• Czas zakończenia

• Urlop/zwolnienie lekarskie

• Godziny pracy

• Godziny nadliczbowe

• Całkowita liczba przepracowanych godzin

Ten szablon grafiku pracy zawiera wiele zmiennych, takich jak przerwy na lunch, nieobecności i nadgodziny. Jeśli członkowie zespołu będą poprawnie zgłaszać swój czas pracy, ten szablon powinien umożliwiać dokładne rozliczenie przepracowanych godzin. Przed przesłaniem szablonu do działu HR należy sprawdzić, czy nie zawiera on błędów.

Pobierz poniżej bezpłatną wersję tego dwutygodniowego arkusza czasu pracy. Możesz również użyć tego szablonu jako wzoru podczas tworzenia dziennych, tygodniowych lub miesięcznych szablonów grafiku dla swojego zespołu. Przed użyciem tego szablonu poproś o jego sprawdzenie wewnętrzny zespół prawny i HR oraz wprowadź niezbędne zmiany.

Zarządzanie danymi w szablonie grafiku

Skuteczne zarządzanie kartami czasu pracy jest ważne dla każdego businessu, niezależnie od jego wielkości. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małe studio projektowania graficznego, które śledzi godziny podlegające rozliczeniu, czy też duży zakład produkcyjny, który zarządza stawkami godzinowymi pracowników zmianowych, sposób, w jaki zarządzasz danymi z kart pracy, może mieć wpływ na wyniki finansowe.

Śledzenie czasu online a ręczne

Tradycyjnie karty czasu pracy są drukowane na początku dnia lub tygodnia i służą do śledzenia godzin pracy członków zespołu. I choć jest coś satysfakcjonującego w robieniu tego na papierze, papierowe karty czasu pracy mają kilka wad – mogą się zgubić, szybko stają się nieaktualne, gdy coś się zmienia, a może być tylko jedno źródło prawdy. 

Dlatego nowoczesne zespoły przechodzą na technologię śledzenia czasu online. Arkusze czasu online zwiększają elastyczność i umożliwiają zespołom raportowanie godzin w czasie rzeczywistym. W przeciwieństwie do arkuszy drukowanych, śledzenie czasu online umożliwia: 

• Udostępnianie kart pracy członkom zespołu

• Wyświetlanie zmian w czasie rzeczywistym

• Edytować karty czasu pracy w razie potrzeby

• Tworzenie kart czasu pracy dla określonych projektów

• Dodawanie wielu zmiennych do kart czasu pracy

Zintegrowanie śledzenia czasu online z codziennym przepływem pracy zespołu może usprawnić proces naliczania wynagrodzeń i pomóc w monitorowaniu takich kwestii, jak dostępność zespołu i wydatki. Może również pomóc w ograniczeniu przepracowania i wypalenia. Nawet jeśli używasz kart pracy do druku, aby śledzić godziny, możesz użyć Asany do koordynowania obciążenia pracą zespołu.

Automatyzacja śledzenia kart czasu pracy

Automatyzacja rewolucjonizuje sposób, w jaki businessy radzą sobie z raportowaniem czasu. Od zarządzania zmianami kelnerów w restauracji po śledzenie godzin pracy programistów w wielu projektach – zautomatyzowane rozwiązania mogą zaoszczędzić czas i ograniczyć liczbę błędów.

Korzyści płynące z oprogramowania do automatycznego tworzenia kart czasu pracy:

• Większa wydajność: automatyzuje czasochłonne zadania, takie jak wprowadzanie danych i obliczenia, umożliwiając pracownikom działu HR skupienie się na pracy o charakterze strategicznym.

• Większa dokładność: minimalizuje błędy ludzkie podczas rejestrowania i obliczania godzin, zapewniając sprawiedliwe wynagrodzenie i dokładne rozliczenia z klientami.

• Lepsze statystyki: szczegółowe raporty dotyczące godzin pracy pracowników i postępów w realizacji projektów umożliwiają podejmowanie decyzji w oparciu o dane.

Zgodność szablonu karty czasu pracy z przepisami

Niezależnie od tego, czy prowadzisz mały sklep detaliczny, czy dużą korporację, przestrzeganie przepisów prawa pracy i zgodność z kartami czasu pracy nie podlegają negocjacjom.

Zapewnienie zgodności z przepisami prawa pracy ma kluczowe znaczenie podczas korzystania z kart czasu pracy. Oto kilka wskazówek:

1. Prowadź dokładną ewidencję: użyj szablonu dziennego lub tygodniowego grafiku pracy, aby konsekwentnie rejestrować przepracowane godziny. Jest to szczególnie ważne w branżach, w których obowiązują surowe przepisy, takich jak opieka zdrowotna czy transport.

2. Uwzględnij wszystkie niezbędne informacje: upewnij się, że szablony zawierają imię i nazwisko pracownika, daty oraz szczegółowe wpisy dotyczące czasu. Taki poziom szczegółowości może być kluczowy w przypadku audytów lub sporów.

3. Przechowuj dokumentację: przechowuj dane z kart czasu pracy zespołu przez okres wymagany przez lokalne przepisy. W niektórych branżach może być wymagane przechowywanie dokumentacji przez kilka lat.

4. Używaj odpowiednich kategorii w arkuszu czasu pracy: wyraźnie rozróżnij godziny pracy, nadgodziny, dni urlopu i zwolnienia lekarskie. Jest to szczególnie ważne przy obliczaniu wynagrodzenia za nadgodziny i zarządzaniu płatnymi dniami wolnymi.

Zarządzaj przepływami pracy i śledź czas na jednej platformie

Gotowe do wydruku szablony kart czasu pracy mogą być pomocnym punktem wyjścia do organizowania harmonogramów pracy zespołu, ale jeśli zależy Ci na elastyczności w zakresie naprawiania błędów, śledzenia godzin w czasie rzeczywistym i monitorowania wydajności zespołu, idealnym rozwiązaniem jest śledzenie czasu online. Korzystając z platformy do zarządzania pracą, takiej jak Asana, możesz nadać pracę realnego wymiaru i zarządzać wszystkim, od przepływów pracy po śledzenie czasu, w jednym miejscu.