Szablon dziennika pracy

Łatwo stracić poczucie czasu. W jednej chwili Twoja produktywność osiąga szczyt, a w następnej Twój dzień pracy już się skończył. Bez możliwości śledzenia czasu może być Ci trudno zrozumieć, jak go wykorzystujesz. Tu pomocny może okazać się szablon dziennika pracy.

Utwórz własny szablon

INTEGRATED FEATURES

dashboard iconObciążenie pracądashboard iconPulpity nawigacyjnefield-add iconPola niestandardowelist iconWidok Listy

Recommended apps

Ikona Clockwise
Clockwise
Logo Google Workspace
Google Workspace
Dropbox
Dropbox
Ikona Box
Box

Udostępnij
facebooktwitterlinkedin

Wszyscy dobrze to znamy: pod koniec dnia pracy patrzymy na zegar i zastanawiamy się, na czym upłynął nam czas i co zrobiliśmy. Między spotkaniami, zadaniami ad hoc i bezproduktywnymi zajęciami łatwo stracić poczucie czasu. Świadomość tego, jak wykorzystujesz swój czas (dobrze lub nie), jest podstawą do utworzenia efektywnego przepływu pracy.

Tu z pomocą przychodzi szablon dziennika pracy.

Czym jest dziennik pracy?

Utrata poczucia czasu stanowi problem, ponieważ prowadzi do niedotrzymywania terminów i przepracowania. A jeśli nie wiesz, gdzie ucieka Ci czas, znalezienie rozwiązania może być trudne. W takim przypadku warto skorzystać z dziennika pracy. 

Dziennik pracy to zapis wszystkich ukończonych zadań oraz czasu ich trwania. Dzienniki pracy są uporządkowane chronologicznie według bloków czasu, co pozwala szybko zobrazować ilość czasu spędzonego na zadaniach – od spotkań po pracę w skupieniu. Zapewniając wgląd w wykorzystanie czasu, dziennik pracy pomoże Ci przejąć kontrolę nad Twoim dniem i pracować efektywniej. 

Czym jest szablon dziennika pracy?

Szablon dziennika pracy (inaczej szablon dziennika czasu) służy do śledzenia czasu pracy. Możesz tworzyć szablony dziennika pracy z niestandardowymi tagami opisującymi zadania, takimi jak podlegające lub niepodlegające rozliczeniu, priorytet zadania, status zadania itp. 

Dużą zaletą jest to, że raz utworzony szablon dziennika pracy można powielać i wykorzystywać ponownie. Wystarczy go otworzyć i od razu można przystąpić do pracy. 

Korzyści z cyfrowego dziennika pracy

Oczywiście możesz śledzić swój czas za pomocą arkusza roboczego, grafiku do wydruku lub arkusza kalkulacyjnego. Jest to tradycyjna metoda, ale niezbyt skuteczna. Dzienniki czasu do druku mają gotowy format i często nie uwzględniają różnych sposobów pracy. Szablony programu Excel są nieco bardziej funkcjonalne, ale mniej elastyczne i mają ograniczone możliwości personalizacji. Poza tym, czy naprawdę potrzebujesz kolejnego arkusza kalkulacyjnego Excel w swoim życiu? 

Dla odmiany, cyfrowe dzienniki pracy można wielokrotnie powielać i personalizować. Zapewniają szybki wgląd w to, jak wykorzystujesz swój czas, dzięki różnym przydatnym funkcjom, takim jak niestandardowe bloki czasu i oznaczone kolorami pola priorytetu. Nie trać więcej czasu, używając dzienników pracy, które działają na Twoją niekorzyść. Korzystając z cyfrowego dziennika pracy utworzonego w narzędziu do zarządzania projektami, możesz:

  • Codziennie monitorować sposób, w jaki wykorzystujesz swój czas 

  • Zidentyfikować działania, na które tracisz czas – i znaleźć sposoby na ich usprawnienie

  • Ograniczyć czynności okołozadaniowe

  • Szybko zwiekszyć swoją produktywność i efektywność

  • Wyeliminować zbędne lub mało wartościowe zadania

  • Zidentyfikować działania, nad którymi spędzasz zbyt dużo czasu

  • Dokładnie rozliczać godziny 

  • Zwiększyć wydajność projektu

  • Dopracować przepływy pracy 

Utwórz własny szablon

Jak utworzyć cyfrowy szablon dziennika pracy

Teraz, gdy już wiesz, czym jest cyfrowy szablon dziennika pracy i dlaczego warto go używać, przyjrzyjmy się temu, jak utworzyć taki szablon, aby zmaksymalizować swoją produktywność. 

1. Zacznij od dodania wszystkich zadań na dany dzień u góry dziennika pracy. 

Najpierw utwórz sekcję, w której zapiszesz wszystko, co chcesz zrobić tego dnia, np. nadchodzące spotkania, mniejsze i większe zadania. Aby skutecznie ustalić priorytety pracy, dodaj tagi, takie jak priorytet, typ rozliczenia, status lub wysiłek. 

[Interfejs użytkownika produktu] Szablon dziennika nieukończonej pracy w Asanie (widok listy)

2. Utwórz sekcję „Ukończone zadania” z blokami czasu na dany dzień.

Sekcja ta służy do śledzenia postępu zadań do wykonania. Z początku będzie ona pusta, ale w miarę upływu dnia zacznie się stopniowo zapełniać. Dodaj do tej sekcji bloki czasu – przedziały czasowe, w których będziesz pracować nad zadaniami. Najlepiej podzielić dzień na godzinne lub półgodzinne bloki, które w razie konieczności dostosujesz do swoich potrzeb.

3. Rejestruj swoje działania i zadania w miarę ich realizacji.

Po ukończeniu każdego zadania z sekcji codziennych zadań, zanotuj czas jaki Ci zajęło. Na przykład, jeśli zaczynasz dzień od sprawdzenia maili, co trwa od 8:00 do 9:00, zapisz pozycję „Przegląd maili” w sekcji „Ukończone zadania” w bloku czasu od 8:00 do 9:00. Jeśli spędzony czas nie odpowiada dokładnie ustawionym blokom czasu, po prostu dostosuj je w trakcie pracy.

4. Monitoruj czas poświęcany na sprawy osobiste. 

Nie zapomnij zarejestrować czynności, które nie należą do Twoich obowiązków w pracy, takich jak lunch, przerwy na kawę czy prywatne spotkania. Nie ma nic złego w odprężeniu się po długim bloku skupienia, ale rejestrowanie tych przerw da Ci dokładniejszy obraz tego, jak wykorzystujesz swój dzień.

5. Przejrzyj ukończone (lub nieukończone) zadania. 

Zanim zakończysz swój dzień pracy, przejrzyj, co udało Ci się zrealizować, a czego nie. Jeśli w sekcji „Codzienne zadania” pozostały nieukończone zadania, zanotuj, dlaczego nie zostały wykonane. Czy doszły Ci jakieś niespodziewane zadania lub spotkania? Czy ukończenie zadania zajęło dłużej niż powinno (jeśli tak, co spowodowało, że jego realizacja się wydłużyła)? Czy pojawiły się jakieś blokady uniemożliwiające Ci realizację Twoich zadań (i jeśli tak to kiedy)? Odpowiedzi na te pytania dadzą Ci jaśniejszy obraz sytuacji podczas przeglądu dziennika pracy.

[interfejs użytkownika produktu] szablon dziennika ukończonej pracy w Asanie, widok w stylu arkusza kalkulacyjnego (widok listy)

6. Przeanalizuj swoją wydajność i zastanów się, jak ją poprawić.

Określ częstotliwość, z jaką będziesz przeprowadzać przegląd wypełnionych dzienników pracy – na przykład, na koniec każdego tygodnia lub miesiąca. Zaobserwuj powtarzające się schematy i określ najbardziej czasochłonne działania. Na przykład, czy marnujesz czas na przedłużające się spotkania? Tracisz dużo czasu każdego dnia na sprawdzanie i odpowiadanie na e-maile? A może zwlekasz z realizacją niektórych zadań? Zbierz wnioski i wprowadź metody poprawy sytuacji, na przykład:

Co powienien zawierać cyfrowy szablon dziennika pracy

Rejestrowanie czasu to coś więcej niż tylko śledzenie czasu poświęconego na realizację zadań. Szablon dziennika pracy może pomóc w zrozumieniu, gdzie i dlaczego ucieka Ci czas, a także pokazuje, jak lepiej zarządzać pracą. Aby utworzyć skuteczny szablon dziennika pracy, dodaj do niego pola niestandardowe, które nadadzą kontekst Twojej pracy i zapewnią szybki wgląd w to, jak wykorzystujesz czas, np.:

  • Twoje działania i codzienne zadania

  • Bloki czasu 

  • Typ rozliczenia zadania

  • Priorytet zadania

  • Czas poświęcony na wykonanie każdego zadania 

Zintegrowane funkcje

  • Obciążenie pracą. Widok obciążenia pracą zapewnia wizualny obraz wydajności Twojego zespołu oraz wgląd w to, nad czym pracuje obecnie w ramach poszczególnych projektów – a wszystko to w jednym miejscu. Identyfikuj konflikty, aby zapobiegać zagrożeniom i utrzymywać realizację projektów na właściwych torach poprzez ponowne przypisywanie zadań lub przekładanie ich na inny termin. Regularnie monitoruj obciążenie pracą, aby upewnić się, że członkowie zespołu nie mają za dużo, ani za mało zadań. W takich przypadkach możesz łatwo ponowne przypisać zadania o niskim priorytecie lub przełożyć je na inny termin, aby usprawnić realizację inicjatyw o wysokim priorytecie.

  • Pulpity nawigacyjne. Są to zakładki na poziomie projektu, zawierające wykresy i wizualizacje, które pozwalają wyjść poza codzienne zadania i uzyskać szybki wgląd w postępy. Możesz dostosowywać te wykresy, aby z łatwością identyfikować potencjalne blokady, a w efekcie popychać pracę zespołu do przodu. Używaj zakładki „Pulpit nawigacyjny” jako punktu odniesienia, aby szybko sprawdzić postęp pracy nad projektem.

  • Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

  • Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

Polecane aplikacje 

  • Clockwise. Dzięki integracji Clockwise + Asana możesz dodawać zadania w formie bloku czasu do swojego kalendarza Google. Integracja Clockwise + Asana umożliwia określenie czasu trwania zadań, terminu ich wykonania oraz tego, czy Clockwise może automatycznie zmienić ich termin. Dodaj zadania do kalendarza i znajdź czas na ich wykonanie.

  • Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

  • Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

  • Box. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Box, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

Często zadawane pytania

Dlaczego warto używać cyfrowego szablonu dziennika pracy?

Jeśli po zakończonym dniu pracy zdarzyło Ci się zastanawiać, na czym tak właściwie upłynął Ci czas, z pewnością przyda Ci się cyfrowy dziennik pracy. Zapewniając pełny i aktualizujący się w czasie rzeczywistym obraz tego, jak każdego dnia wykorzystujesz swój czas, pomoże Ci on efektywniej zarządzać czasem i zwiększyć produktywność. Ponadto cyfrowe szablony dziennika pracy wielokrotnego użytku upraszczają proces mierzenia czasu. Jeśli zarządzasz zespołem, szablony grafików czasu pracy są również świetnym sposobem na śledzenie czasu pracowników, dzięki czemu łatwo sprawdzisz, jak usprawnić przepływy pracy.

Czy cyfrowy szablon dziennika pracy przyda mi się, nawet jeśli nie muszę mierzyć swojego czasu?

Chociaż szablony dziennika pracy są szczególnie przydatne w przypadku stanowisk, które wymagają mierzenia czasu pracy (jak na przykład stanowiska związane z bezpośrednią obsługą klienta), są one również doskonałym narzędziem nawet jeśli nie musisz monitorować wykorzystania czasu pracy. Niezależnie od stanowiska, może być trudno zapamiętać dokładnie, jak spędziło się ostatnie kilka godzin (nie mówiąc już o kilku ostatnich dniach). Ponieważ szablony te pomagają śledzić faktyczne wykorzystanie czasu (a nie to, jak je postrzegasz), dają jasny wgląd w to, jak przepracowujesz swój dzień – i gdzie ucieka Ci czas.

W jaki sposób śledzenie czasu może zwiększyć produktywność?

Łatwo jest stracić poczucie czasu w pracy. Zmieniające się priorytety, zadania przypisane na ostatnią chwilę i niezaplanowane spotkania sprawiają, że nasze plany ulegają zakłóceniu. Dokładne śledzenie czasu daje jasny obraz tego, jak wykorzystujesz swój dzień, dzięki czemu możesz określić, jakie zadania należy oddelegować, wyeliminować lub usprawnić. Mierzenie czasu pomaga również lepiej szacować potrzebny czas, dzięki czemu możesz dokładniej określać zakres nadchodzących projektów.

Jak utworzyć cyfrowy szablon dziennika pracy?

Tworzenie szablonu dziennika pracy jest łatwe. Zacznij od utworzenia dwóch sekcji: „Codzienne zadania” i „Ukończone zadania”. Następnie dodaj pola niestandardowe, które pomogą Ci śledzić czas trwania każdego zadania i dodaj kontekst do swoich zadań, taki jak bloki czasu, typ rozliczenia zadania i priorytet zadania. Po utworzeniu szablonu możesz go powielać, aby z łatwością śledzić swój czas.

Jak używać cyfrowego szablonu dziennika pracy?

Dodaj zadania, które planujesz wykonać dzisiaj do sekcji „Codzienne zadania”, a gdy przystąpisz do ich realizacji lub je ukończysz, przenieś je do sekcji ukończonych zadań. Po przeniesieniu zadania do sekcji „Ukończone zadania”, zapisz godzinę jego rozpoczęcia i zakończenia, a także zanotuj czas, jaki Ci zajęło. Jeśli trwało dłużej niż powinno, zapisz przyczynę lub rodzaj napotkanej przeszkody.

Jak przeanalizować cyfrowy dziennik pracy, aby określić, na co poświęcam zbyt dużo czasu?

Aby przeanalizować sposób, w jaki wykorzystujesz swój czas, wykonaj na koniec każdego tygodnia przegląd. Posortuj zadania według czasu, jakie Ci zajęły, aby zobaczyć, które zadania pochłaniają go najwięcej. Jaki typ zadań zabiera najwięcej czasu? Czy spędzasz zbyt dużo czasu na planowaniu spotkań i wysyłaniu maili podsumowujących? Mając większą świadomość tego, jak wykorzystujesz swój czas, możesz skorzystać z metod zarządzania czasem, aby skuteczniej wyznaczać priorytety i lepiej pożytkować swój czas.

Twórz szablony w Asanie

Dowiedz się, jak utworzyć spersonalizowany szablon w Asanie już dziś w ramach darmowego okresu próbnego planu Premium.

Rozpocznij pracę