Szablon dziennika pracy

Wszyscy dobrze to znamy: pod koniec dnia pracy patrzymy na zegar i zastanawiamy się, na czym upłynął nam czas i co zrobiliśmy. Między spotkaniami, zadaniami ad hoc i bezproduktywnymi zajęciami łatwo stracić poczucie czasu. Świadomość tego, jak wykorzystujesz swój czas (dobrze lub nie), jest podstawą do utworzenia efektywnego przepływu pracy.

Tu z pomocą przychodzi szablon dziennika pracy.

Czym jest dziennik pracy?

Utrata poczucia czasu stanowi problem, ponieważ prowadzi do niedotrzymywania terminów i przepracowania. A jeśli nie wiesz, gdzie ucieka Ci czas, znalezienie rozwiązania może być trudne. W takim przypadku warto skorzystać z dziennika pracy. 

Dziennik pracy to zapis wszystkich ukończonych zadań oraz czasu ich trwania. Dzienniki pracy są uporządkowane chronologicznie według bloków czasu, co pozwala szybko zobrazować ilość czasu spędzonego na zadaniach – od spotkań po pracę w skupieniu. Zapewniając wgląd w wykorzystanie czasu, dziennik pracy pomoże Ci przejąć kontrolę nad Twoim dniem i pracować efektywniej. 

Czym jest szablon dziennika pracy?

Szablon dziennika pracy (inaczej szablon dziennika czasu) służy do śledzenia czasu pracy. Możesz tworzyć szablony dziennika pracy z niestandardowymi tagami opisującymi zadania, takimi jak podlegające lub niepodlegające rozliczeniu, priorytet zadania, status zadania itp. 

Dużą zaletą jest to, że raz utworzony szablon dziennika pracy można powielać i wykorzystywać ponownie. Wystarczy go otworzyć i od razu można przystąpić do pracy. 

Korzyści z cyfrowego dziennika pracy

Oczywiście możesz śledzić swój czas za pomocą arkusza roboczego, grafiku do wydruku lub arkusza kalkulacyjnego. Jest to tradycyjna metoda, ale niezbyt skuteczna. Dzienniki czasu do druku mają gotowy format i często nie uwzględniają różnych sposobów pracy. Szablony programu Excel są nieco bardziej funkcjonalne, ale mniej elastyczne i mają ograniczone możliwości personalizacji. Poza tym, czy naprawdę potrzebujesz kolejnego arkusza kalkulacyjnego Excel w swoim życiu? 

Dla odmiany, cyfrowe dzienniki pracy można wielokrotnie powielać i personalizować. Zapewniają szybki wgląd w to, jak wykorzystujesz swój czas, dzięki różnym przydatnym funkcjom, takim jak niestandardowe bloki czasu i oznaczone kolorami pola priorytetu. Nie trać więcej czasu, używając dzienników pracy, które działają na Twoją niekorzyść. Korzystając z cyfrowego dziennika pracy utworzonego w narzędziu do zarządzania projektami, możesz:

• Codziennie monitorować sposób, w jaki wykorzystujesz swój czas 

• Zidentyfikować działania, na które tracisz czas – i znaleźć sposoby na ich usprawnienie

• Ograniczyć czynności okołozadaniowe

• Szybko zwiekszyć swoją produktywność i efektywność

• Wyeliminować zbędne lub mało wartościowe zadania

• Zidentyfikować działania, nad którymi spędzasz zbyt dużo czasu

• Dokładnie rozliczać godziny 

• Zwiększyć wydajność projektu

• Dopracować przepływy pracy 

Jak utworzyć cyfrowy szablon dziennika pracy

Teraz, gdy już wiesz, czym jest cyfrowy szablon dziennika pracy i dlaczego warto go używać, przyjrzyjmy się temu, jak utworzyć taki szablon, aby zmaksymalizować swoją produktywność. 

1. Zacznij od dodania wszystkich zadań na dany dzień u góry dziennika pracy. 

Najpierw utwórz sekcję, w której zapiszesz wszystko, co chcesz zrobić tego dnia, np. nadchodzące spotkania, mniejsze i większe zadania. Aby skutecznie ustalić priorytety pracy, dodaj tagi, takie jak priorytet, typ rozliczenia, status lub wysiłek. 

2. Utwórz sekcję „Ukończone zadania” z blokami czasu na dany dzień.

Sekcja ta służy do śledzenia postępu zadań do wykonania. Z początku będzie ona pusta, ale w miarę upływu dnia zacznie się stopniowo zapełniać. Dodaj do tej sekcji bloki czasu – przedziały czasowe, w których będziesz pracować nad zadaniami. Najlepiej podzielić dzień na godzinne lub półgodzinne bloki, które w razie konieczności dostosujesz do swoich potrzeb.

3. Rejestruj swoje działania i zadania w miarę ich realizacji.

Po ukończeniu każdego zadania z sekcji codziennych zadań, zanotuj czas jaki Ci zajęło. Na przykład, jeśli zaczynasz dzień od sprawdzenia maili, co trwa od 8:00 do 9:00, zapisz pozycję „Przegląd maili” w sekcji „Ukończone zadania” w bloku czasu od 8:00 do 9:00. Jeśli spędzony czas nie odpowiada dokładnie ustawionym blokom czasu, po prostu dostosuj je w trakcie pracy.

4. Monitoruj czas poświęcany na sprawy osobiste. 

Nie zapomnij zarejestrować czynności, które nie należą do Twoich obowiązków w pracy, takich jak lunch, przerwy na kawę czy prywatne spotkania. Nie ma nic złego w odprężeniu się po długim bloku skupienia, ale rejestrowanie tych przerw da Ci dokładniejszy obraz tego, jak wykorzystujesz swój dzień.

5. Przejrzyj ukończone (lub nieukończone) zadania. 

Zanim zakończysz swój dzień pracy, przejrzyj, co udało Ci się zrealizować, a czego nie. Jeśli w sekcji „Codzienne zadania” pozostały nieukończone zadania, zanotuj, dlaczego nie zostały wykonane. Czy doszły Ci jakieś niespodziewane zadania lub spotkania? Czy ukończenie zadania zajęło dłużej niż powinno (jeśli tak, co spowodowało, że jego realizacja się wydłużyła)? Czy pojawiły się jakieś blokady uniemożliwiające Ci realizację Twoich zadań (i jeśli tak to kiedy)? Odpowiedzi na te pytania dadzą Ci jaśniejszy obraz sytuacji podczas przeglądu dziennika pracy.

6. Przeanalizuj swoją wydajność i zastanów się, jak ją poprawić.

Określ częstotliwość, z jaką będziesz przeprowadzać przegląd wypełnionych dzienników pracy – na przykład, na koniec każdego tygodnia lub miesiąca. Zaobserwuj powtarzające się schematy i określ najbardziej czasochłonne działania. Na przykład, czy marnujesz czas na przedłużające się spotkania? Tracisz dużo czasu każdego dnia na sprawdzanie i odpowiadanie na e-maile? A może zwlekasz z realizacją niektórych zadań? Zbierz wnioski i wprowadź metody poprawy sytuacji, na przykład:

• Wyeliminowanie lub automatyzację mało ważnych zadań

• Delegowanie zbędnych zadań

• Używanie technik zarządzania czasem, aby skoncentrować się na najważniejszej pracy 

Co powienien zawierać cyfrowy szablon dziennika pracy

Rejestrowanie czasu to coś więcej niż tylko śledzenie czasu poświęconego na realizację zadań. Szablon dziennika pracy może pomóc w zrozumieniu, gdzie i dlaczego ucieka Ci czas, a także pokazuje, jak lepiej zarządzać pracą. Aby utworzyć skuteczny szablon dziennika pracy, dodaj do niego pola niestandardowe, które nadadzą kontekst Twojej pracy i zapewnią szybki wgląd w to, jak wykorzystujesz czas, np.:

• Twoje działania i codzienne zadania

• Bloki czasu 

• Typ rozliczenia zadania

• Priorytet zadania

• Czas poświęcony na wykonanie każdego zadania 

Zintegrowane funkcje

• Obciążenie pracą. Widok obciążenia pracą zapewnia wizualny obraz wydajności Twojego zespołu oraz wgląd w to, nad czym pracuje obecnie w ramach poszczególnych projektów – a wszystko to w jednym miejscu. Identyfikuj konflikty, aby zapobiegać zagrożeniom i utrzymywać realizację projektów na właściwych torach poprzez ponowne przypisywanie zadań lub przekładanie ich na inny termin. Regularnie monitoruj obciążenie pracą, aby upewnić się, że członkowie zespołu nie mają za dużo, ani za mało zadań. W takich przypadkach możesz łatwo ponowne przypisać zadania o niskim priorytecie lub przełożyć je na inny termin, aby usprawnić realizację inicjatyw o wysokim priorytecie.

• Pulpity nawigacyjne. Są to zakładki na poziomie projektu, zawierające wykresy i wizualizacje, które pozwalają wyjść poza codzienne zadania i uzyskać szybki wgląd w postępy. Możesz dostosowywać te wykresy, aby z łatwością identyfikować potencjalne blokady, a w efekcie popychać pracę zespołu do przodu. Używaj zakładki „Pulpit nawigacyjny” jako punktu odniesienia, aby szybko sprawdzić postęp pracy nad projektem.

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

Polecane aplikacje 

• Clockwise. Dzięki integracji Clockwise + Asana możesz dodawać zadania w formie bloku czasu do swojego kalendarza Google. Integracja Clockwise + Asana umożliwia określenie czasu trwania zadań, terminu ich wykonania oraz tego, czy Clockwise może automatycznie zmienić ich termin. Dodaj zadania do kalendarza i znajdź czas na ich wykonanie.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Box. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Box, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

Często zadawane pytania