5 sposobów, aby nie tracić poczucia czasu w pracy

Zanim wyjdziesz z domu, sprawdzasz, czy masz przy sobie wszystko, czego potrzebujesz: telefon, portfel, klucze. Jeśli nie możesz znaleźć jednego z tych elementów, wracasz do poprzednich kroków, aż go odnajdziesz. 

Tracisz poczucie czasu? To zupełnie inny problem. Ustalenie, dlaczego tracisz poczucie czasu, jest znacznie trudniejsze niż odnalezienie kluczy lub portfela. Oto kilka kroków, które możesz podjąć, aby ustalić, na co poświęcasz czas, a także dowiedzieć się, co możesz zrobić, aby odzyskać kontrolę nad swoim dniem. 

Dlaczego tracimy poczucie czasu?

Utrata poczucia czasu jest powszechnym zjawiskiem. Istnieje kilka powodów, dla których może się to zdarzyć, zarówno dobrych, jak i złych. 

Dobre powody utraty poczucia czasu

Czy zdarzyło Ci się kiedyś tak skupić na pracy, że świat zewnętrzny przestał istnieć, a jedyną rzeczą, o której mogłeś myśleć, był projekt, nad którym pracowałeś? Jest to często określane jako stan przepływu i jest to bardzo dobry sposób na realizację ambitnych projektów w określonym czasie.

Stan przepływu może stać się problemem, gdy zaczynasz przekraczać terminy innych projektów i konsekwentnie spóźniasz się na spotkania (lub nawet je opuszczasz). Aby tego uniknąć, spróbuj stworzyć dobre środowisko, które sprzyja stanowi przepływu. Zablokuj swój Kalendarz i przełącz powiadomienia w tryb „nie przeszkadzać”. W ten sposób nic Ci nie umknie i będziesz mógł naprawdę skupić się na bieżącym zadaniu. 

Złe powody, dla których można stracić poczucie czasu

Jeśli Twoje dni są wypełnione spotkaniami i korespondencją, możesz spędzać więcej czasu na przełączaniu się między kontekstami i komunikacji ze współpracownikami niż na faktycznym wykonywaniu pracy. Czasami, gdy pracujesz w dniu pełnym spotkań, możesz pominąć lunch i zdać sobie sprawę, że jesteś na spotkaniach na Zoomie od trzech godzin. To nie jest zrównoważone rozwiązanie. Ważne jest, aby wyznaczyć granice, aby móc robić przerwy i zaplanować czas skupienia w swoim Kalendarz. 

Oto kilka innych czynników, które mogą sprawić, że stracisz poczucie czasu w pracy:

• Ciągłe powiadomienia: powiadomienia mają na celu odwrócenie uwagi od zadania, nad którym pracujesz. Jeśli stale sprawdzasz powiadomienia, wyłącz je w aplikacjach takich jak Slack lub media społecznościowe albo całkowicie je zamknij. Dzięki temu unikniesz częstego przełączania się między kontekstami. 

• Rozproszony harmonogram spotkań: jeśli masz tylko 30 minut między spotkaniami, nie wystarczy Ci tego czasu, aby skupić się na zadaniu lub wejść w dobry przepływ pracy. Może to spowodować, że stracisz dużo czasu. Dobrym sposobem na rozwiązanie tego problemu jest połączenie spotkań w jeden blok, aby zapewnić sobie więcej czasu na skupienie się na pracy. 

• Niejasne definicje projektów: jeśli nie masz pewności, co musisz zrobić w ramach projektu lub zadania, możesz stracić dużo czasu na szukanie interesariuszy i zastanawianie się, co należy zrobić, zanim faktycznie usiądziesz do pracy. Tego rodzaju czynności okołozadaniowe mogą pochłonąć dużo czasu i wywołać niepotrzebny stres. 

Studium przypadku: pandemia COVID-19

W pierwszych dniach pandemii COVID-19 Twoje dni mogły zacząć się zacierać, aż w końcu zapomniałeś(-aś), jaki to był dzień tygodnia. Ten rodzaj straty czasu często ma miejsce, gdy ktoś ma zakłócony rytm dnia.

Jako ludzie mamy tendencję do tworzenia rutynowych schematów i trzymania się ich. Kiedy wybuchła pandemia COVID-19, wszystkie nasze rutyny zostały zakłócone. Pracownicy biurowi zostali objęci obowiązkowym lockdownem, który zakłócił ich harmonogram pracy. Ludzie byli przyzwyczajeni do codziennych dojazdów do pracy, spotkań w określone dni tygodnia i tak dalej. Te wydarzenia służyły jako punkty odniesienia, które sygnalizowały mózgowi, jaki to był dzień tygodnia.

Weekendy to dobry przykład punktu odniesienia – oznaczają, że w te dni nie musisz pracować. Jednak gdy dojeżdżanie do pracy przestało mieć miejsce, weekendy zaczęły przypominać dni powszednie. Nasze postrzeganie czasu zostało zaburzone, ponieważ zabrano nam punkt odniesienia, jakim był weekend. 

5 wskazówek, jak zarządzać czasem

Jeśli masz problemy z zarządzaniem czasem, nie jesteś sam. To powszechny problem, z którym każdy zmaga się od czasu do czasu. Aby Ci pomóc, przygotowaliśmy kilka wskazówek, które pozwolą Ci odzyskać kontrolę nad swoim harmonogramem. 

1. Stwórz rutynę i trzymaj się jej

Niezależnie od tego, czy dojeżdżasz do pracy, czy nadal pracujesz ze strony głównej, stwórz rutynę i trzymaj się jej. Stwórz rytuały, które będą przypisane do konkretnych dni tygodnia, aby móc ustalić konkretne poczucie czasu. Na przykład w dni powszednie czytaj konkretną książkę, a na weekend zostaw sobie lekką lekturę. Dzięki temu Twój mózg będzie mógł odróżnić tydzień pracy od weekendu, nawet jeśli pracujesz ze strony głównej. 

Oto kilka nawyków, które pomogą Ci lepiej orientować się w czasie:

• Budź się i kładź spać o tej samej porze.

• Dojazd do biura w te same dni tygodnia.

• Zaplanuj przerwę na lunch o tej samej porze każdego dnia.

• Jeśli pracujesz z domu, pod koniec dnia fizycznie odłóż pracę na bok.

• Ustal poranną rutynę (przygotowanie śniadania, spacer, medytacja itp.) przed rozpoczęciem pracy.

2. Stosuj strategie zarządzania czasem w ciągu dnia pracy

Na świecie nie brakuje wskazówek dotyczących produktywności. Chodzi o to, aby znaleźć strategie, które najlepiej sprawdzą się w Twoim przypadku. Jeśli ciągle masz wrażenie, że tracisz poczucie czasu, oto kilka strategii, które pomogą Ci przejąć kontrolę:

• Blokowanie czasu: polega na zaplanowaniu określonej ilości czasu na jedno zadanie. Może to pomóc zapobiec przełączaniu kontekstu. 

• Time boxing: próba ukończenia konkretnego zadania w określonym czasie. Podobnie jak w przypadku blokowania czasu, ta technika pomaga, dodając poczucie pilności do Twoich zadań. 

• Technika Pomodoro: powszechnie stosowana technika polegająca na pracy przez 25 minut z krótkimi przerwami pomiędzy. Ta technika ma wbudowane przerwy, więc pomaga dać odpocząć mózgowi między sprintami roboczymi. 

• Zjedz tę żabę: strategia produktywności, w której najbardziej wymagające zadanie wykonuje się z samego rana. Jeśli najpierw wykonasz najtrudniejsze zadanie, reszta dnia stanie się łatwiejsza.

• Macierz Eisenhowera: technika priorytetyzacji, która pomaga ustalić, czym zająć się w pierwszej kolejności na liście rzeczy do zrobienia. Jeśli masz trudności z podjęciem decyzji, nad czym pracować w pierwszej kolejności, ta technika może pomóc Ci uniknąć paraliżu decyzyjnego.

3. Wyznacz granice wokół swojej pracy

Jeśli masz tendencję do utraty poczucia czasu podczas pracy, Twoja praca może wkraczać w czas wolny i wpływać na zdrowie psychiczne. Jeśli nie zachowasz ostrożności, może to zwiększyć ryzyko wypalenia. Ludzki mózg to mięsień i musisz dać mu odpocząć, jak każdemu innemu mięśniowi w Twoim ciele. 

Wyznacz granice między pracą a czasem wolnym. Na przykład odłóż laptopa, gdy skończysz pracę – schowaj go na półce lub w szufladzie – i wyłącz powiadomienia w telefonie komórkowym. Jeśli nie dojeżdżasz do biura, takie rozwiązania pomogą Twojemu mózgowi odróżnić czas pracy od czasu na odpoczynek.

Podczas pracy ustal podobne granice, rezerwując czas na skupienie się bez rozpraszania uwagi. Dzięki temu możesz skupić się na pracy i osiągnąć stan przepływu, co pomoże Ci wykonywać zadania w lepszej jakości, bez przerw i rozpraszania uwagi. 

4. Codziennie spędzaj trochę czasu na świeżym powietrzu

Zanim wynaleziono zegarki, jedyną rzeczą, która mówiła nam, która jest godzina, było słońce. Słońce jest świetnym regulatorem naszych wewnętrznych zegarów i pomaga nam w dostarczaniu witaminy D, która obniża poziom stresu. Spędzanie czasu na świeżym powietrzu i z dala od ekranów może pomóc w regulacji rytmu dobowego, co ostatecznie ułatwia zasypianie w nocy, utrzymanie bardziej regularnego harmonogramu snu i zapobiega chorobom psychicznym. Łatwym sposobem na to jest dodanie czasu na świeżym powietrzu do swojej codziennej rutyny. Wyjście z psem rano przed pracą lub spacer po jej zakończeniu to korzyść dwa w jednym – spędzasz czas na zewnątrz i wyznaczasz granice czasu pracy.

5. Wykorzystaj zalety swojego chronotypu

Każdy ma inną porę dnia, w której jego mózg pracuje z najwyższą wydajnością. Wiele zależy od codziennych zajęć, wieku i nawyków związanych ze snem. Jest to tak zwany „chronotyp” danej osoby.

Istnieją trzy główne chronotypy:

• Poranny: osoba budzi się wcześnie rano i jest najbardziej produktywna na początku dnia. 

• Dwufazowy: osoby te najlepiej skupiają się między 10:00 a 14:00 i mogą mieć niewielki spadek w środku dnia. Osoby dwufazowe często mają „drugi przypływ” energii wieczorem. 

• Nocny: osoba ta woli budzić się później i wykonywać pracę wymagającą większego wysiłku umysłowego późnym popołudniem i wieczorem. W przypadku osób o tym chronotypie najlepiej jest rozpocząć pracę od prostych zadań, a bardziej wymagające intelektualnie zadania zostawić na późne popołudnie.

Kiedy poznasz swój chronotyp, możesz zaplanować dzień pracy w godzinach szczytu. Organizuj zadania i spotkania w czasie, gdy pracujesz najlepiej. Pomoże Ci to zaoszczędzić energię umysłową na ważne zadania, które jej najbardziej wymagają. 

Asana pomoże Ci mieć wszystko pod kontrolą

Twój czas jest zbyt cenny, aby marnować go na niepotrzebne zadania i czynności okołozadaniowe. Zamiast tego użyj narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana, aby zaoszczędzić czas, śledzić zadania i ułatwić Tobie i Twojemu zespołowi znajdowanie informacji.