Karta czasu pracy

Śledzenie godzin pracy nie powinno być pracą na pełny etat. Jednak dla wielu zespołów tak właśnie jest. Zarządzanie papierowymi kartami czasu pracy, wysyłanie arkuszy kalkulacyjnych e-mailem i rozwiązywanie problemów z przetwarzaniem listy płac sprawiają, że śledzenie czasu często polega bardziej na poprawianiu błędów niż na rejestrowaniu godzin. Właśnie dlatego stworzyliśmy ten szablon karty czasu pracy. Zapewnia on zespołom prosty, powtarzalny i skuteczny system.

Widzieliśmy na własne oczy, jak proste szablony kart ewidencji czasu pracy mogą zmienić sposób, w jaki zespoły pracują. Oszczędzają czas, eliminując zduplikowane wpisy i konieczność ręcznych kontroli. Ponadto szablony zapewniają spójność w przepływach pracy, dzięki czemu proces śledzenia godzin pracy pracowników jest niezawodny i powtarzalny dla każdego cyklu płacowego.

Kto może skorzystać z tego szablonu karty czasu pracy?

W Asana rozumiemy, że ręczne zarządzanie czasem może stać się uciążliwe, zwłaszcza gdy wiąże się z korzystaniem z niezintegrowanych aplikacji do tworzenia grafików, arkuszy kalkulacyjnych Excel i Dokumentów Google. Gdy narzędzia te nie łączą się z podstawowymi systemami Twojego zespołu, trudniej jest uzyskać pełny obraz całkowitego czasu pracy pracowników, nie mówiąc już o zarządzaniu nadgodzinami lub elastycznymi harmonogramami bez dodatkowych tarć.

Ten szablon grafiku ma na celu uproszczenie procesu dla każdego, kto musi dokładnie i konsekwentnie rejestrować godziny pracy. Sprawdzi się w przypadku:

• Małe firmy, które chcą śledzić godziny pracy pracowników i zarządzać listą płac bez drogiego oprogramowania do tworzenia kart czasu pracy.

• Freelancerów rejestrujących rozliczane godziny w różnych projektach i u różnych klientów.

• Zespoły HR i operacyjne, które chcą ustandaryzować ewidencję obecności, dni urlopu i zwolnień lekarskich.

• Kierowników projektów, którzy potrzebują karty czasu pracy projektu, aby podzielić godziny według zadania lub produktu końcowego.

• Zespoły zdalne lub hybrydowe, które potrzebują jasnego obrazu wpisów czasu na potrzeby zgodności lub śledzenia wewnętrznego.

Korzystanie z tych bezpłatnych szablonów kart czasu pracy ogranicza błędy ludzkie i zapewnia dokładne rejestrowanie każdej godziny, od przerw na lunch po nadgodziny.

Dlaczego warto używać szablonów kart czasu pracy w Asanie?

Wiele zespołów korzysta z arkuszy kalkulacyjnych lub ręcznego śledzenia, które mogą szybko stać się czasochłonne i trudne w zarządzaniu. Nasz szablon karty czasu pracy rozwiązuje ten problem, oferując ustrukturyzowaną, internetową kartę czasu pracy, która aktualizuje się w czasie rzeczywistym i integruje się z Twoim przepływem pracy.

Zespoły wybierają szablony kart pracy Asana, gdy potrzebują:

• Szablon grafiku pracy pracownika: ustandaryzuj sposób, w jaki Twój zespół rejestruje czas pracy, przerwy i czas wolny we wspólnym obszarze roboczym. Ten przyjazny dla użytkownika szablon jest idealny dla wewnętrznych zespołów w różnych działach lub lokalizacjach.

• Dzienny szablon grafiku: monitoruj codzienne postępy i dostępność dla stanowisk, które wymagają szczegółowego raportowania. Jest to idealne rozwiązanie dla pracowników zatrudnionych na godziny lub zespołów z elastycznym harmonogramem.

• Dwutygodniowy szablon grafiku: pomaga zespołowi dotrzymać terminów dzięki dwutygodniowemu cyklowi, który upraszcza przeglądanie, zatwierdzanie i przesyłanie czasu.

• Miesięczny szablon grafiku: najlepszy dla wykonawców, freelancerów lub zespołów obsługi klienta, które wystawiają faktury co miesiąc. Obsługuje również harmonogramy dwutygodniowe bez dodatkowej konfiguracji.

Niezależnie od tego, czy zarządzasz pracownikami zatrudnionymi na pełny etat, pracownikami zatrudnionymi w niepełnym wymiarze godzin, czy wykonawcami, te bezpłatne szablony kart czasu pracy dostosowują się do Twoich potrzeb i skalują się wraz z Twoją organizacją.

Jak korzystać z tego szablonu grafiku

Zacznij korzystać z tego prostego szablonu grafiku pracy w zaledwie kilku krokach.

1. Zduplikuj projekt szablonu.

Otwórz szablon karty czasu pracy i zmień jego nazwę, aby odzwierciedlała nazwę zespołu lub okres rozliczeniowy. Na przykład: „Karty czasu pracy pracowników – maj 2025” lub „Godziny pracy freelancerów – II kwartał”.

2. Dostosuj pola do swoich potrzeb.

Dodaj pola niestandardowe dla:

• Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy

• Czas trwania przerwy (np. przerwy na lunch)

• stawki godzinowej;

• Godziny fakturowane i niefakturowane

• Kody projektów lub działy

• Status zatwierdzenia i imię i nazwisko osoby dokonującej przeglądu

3. Zaproś członków zespołu.

Udostępnij projekt pracownikom lub współpracownikom, aby mogli wprowadzać swoje wpisy dotyczące czasu codziennie lub co tydzień. Możesz uporządkować zadania według nazwiska pracownika lub dnia tygodnia.

4. Automatyzuj powtarzające się arkusze czasu pracy.

Użyj reguł, aby powielać szablon dla każdego okresu rozliczeniowego, powiadamiać członków zespołu lub informować dział HR o ukończonych zgłoszeniach. Możesz również ustawić przypomnienia o konieczności sprawdzenia i zatwierdzenia wpisów dotyczących czasu przed upływem terminu.

5. Generuj raporty dotyczące czasu pracy.

Korzystaj z pulpitów nawigacyjnych lub opcji eksportu, aby wyświetlać łączną liczbę przepracowanych godzin, nadgodziny i podsumowania kosztów. Filtruj według pracownika, roli lub działu, aby efektywniej analizować wykorzystanie czasu.

6. Przeglądaj i archiwizuj karty czasu pracy.

Po zatwierdzeniu i przetworzeniu kart czasu pracy przenieś je do folderu „ukończone” lub zarchiwizuj projekt do celów audytu i zgodności.

Funkcje Asana do mierzenia czasu

Funkcje w Asanie pomagają zautomatyzować bezproduktywne zajęcia i uporządkować przepływy pracy. Poniżej przedstawiamy kilka naszych ulubionych funkcji, które można wykorzystać w projektach z kartami czasu pracy. Chcesz zobaczyć wszystkie dostępne opcje? Odwiedź nasze centrum funkcji, aby uzyskać pełną listę.

• Asana AI: użyj Asana AI, aby automatycznie sugerować aktualizacje projektu, wyróżniać zaległe wpisy dotyczące czasu lub wykrywać trendy w schematach pracy.

• Pola niestandardowe: dodaj pola dla stawki godzinowej, czasów przerw i kodów projektów, aby ujednolicić wpisy dotyczące czasu w całym zespole.

• Reguły: automatyzuj powtarzające się zadania, takie jak wysyłanie przypomnień o przesyłaniu tygodniowych kart czasu pracy lub oznaczanie brakujących wpisów.

• Pulpity nawigacyjne: wizualizuj standardowe godziny pracy i natychmiast śledź trendy w zespołach, rolach lub okresach.

• Formularze: zbieraj dane z kart czasu pracy od podwykonawców lub zespołów, które nie mają bezpośredniego dostępu do Asany, korzystając z prostego formularza powiązanego z projektem.

• Widok osi czasu: wyświetlaj wpisy dotyczące czasu w dniach lub tygodniach, aby uzyskać jasny obraz obciążenia pracą i okresów płatności.

• Zatwierdzenia: dodaj etapy przeglądu i zadania zatwierdzenia, aby zweryfikować przesłane karty czasu pracy przed ich przetworzeniem.

Usprawnij swój przepływ pracy dzięki dodatkowi Asana do kart czasu pracy i budżetu

Wraz z rozwojem zespołu podstawowe metody mierzenia czasu stają się mniej skuteczne. Pracownicy mogą wprowadzać czas w sposób niespójny, menedżerowie tracą czas na poprawianie wpisów, a zespoły używają arkuszy kalkulacyjnych do śledzenia budżetów, które nie są aktualizowane w miarę rejestrowania godzin pracy. Dodatek Asana do kart czasu pracy i budżetu rozwiązuje te problemy poprzez standaryzację wprowadzania czasu, wprowadzenie procesów zatwierdzania i łączenie zarejestrowanych godzin bezpośrednio z prognozowanymi budżetami i kosztami.

Dzięki dodatkowi Karta czasu pracy i budżet Twój zespół może:

• Rejestrować czas poświęcony na zadania i projekty za pomocą wspólnego arkusza czasu. Na przykład zespół marketingowy może rejestrować godziny bezpośrednio w zadaniach kampanii, zamiast używać oddzielnego arkusza kalkulacyjnego.

• Przesyłać wpisy dotyczące czasu za pomocą wbudowanego procesu przeglądu i zatwierdzenia. Kierownik działu IT sprawdza i zatwierdza tygodniowe wpisy czasu przed naliczeniem wynagrodzenia.

• Śledzić budżety projektów w czasie rzeczywistym według godzin lub kosztów. Zespół budowlany wizualizuje pozostałe godziny pracy, gdy pracownicy rejestrują czas każdego dnia.

• Przelicz zarejestrowane godziny na koszt, korzystając ze stawek specyficznych dla projektu. Firma konsultingowa oblicza koszt projektu na podstawie stawki godzinowej każdego konsultanta.

• Rozdziel pracę rozliczaną i nierozliczaną w momencie wprowadzania danych. Asystent prawny oznacza pracę dla klienta jako rozliczaną, a spotkania wewnętrzne jako nierozliczane.

• Porównaj szacowany czas lub koszty z rzeczywistymi wynikami. Zespół produktowy porównuje przewidywane godziny pracy nad produktem z godzinami faktycznie zarejestrowanymi.

• Wyświetlanie danych dotyczących czasu i kosztów w projektach, obciążeniach pracą i pulpitach nawigacyjnych. Kierownik operacyjny w placówce opieki zdrowotnej może wyświetlać czas pracy personelu i koszty pracy w różnych działach na jednym pulpicie nawigacyjnym.

Dodatek Asana do karty czasu pracy i budżetu integruje śledzenie czasu, budżetowanie i raportowanie w jeden przepływ pracy. Gdy pracownicy rejestrują czas, Asana aktualizuje budżety projektów i oblicza koszty na podstawie przypisanych stawek. Raporty wyświetlają szacowany czas lub koszt wraz z rzeczywistymi wpisami. Administratorzy ustalają zasady zatwierdzania, ustawienia rozliczeń i kontrolę dostępu, a zespoły mają wgląd w te same dane dotyczące czasu i budżetu w różnych projektach.

Często zadawane pytania dotyczące szablonów kart czasu pracy