Rodzaje harmonogramów pracy: jak znaleźć odpowiednie podejście dla swojego zespołu

Twój zespół jest najważniejszą częścią każdego projektu. Ich praca i czas są niezbędne do osiągnięcia celów projektu i pobudzenia rozwoju business. A kiedy efektywnie zarządzasz czasem swojego zespołu, możesz umożliwić każdej osobie jak najlepsze wykonywanie swojej pracy. 

W takim przypadku warto skorzystać z harmonogramu pracy. Prawidłowo opracowany harmonogram pracy pozwala maksymalnie wykorzystać możliwości zespołu i zapewnia, że projekt lub business mają zasoby potrzebne do osiągnięcia sukcesu.

Czym jest harmonogram pracy?

Harmonogram pracy określa szczegółowo dni i godziny pracy zespołu. Służy jako plan działania, dzięki któremu członkowie zespołu wiedzą, kiedy mają być dostępni i mają przejrzystość co do tego, kto i kiedy pracuje. 

Istnieje wiele różnych sposobów tworzenia harmonogramu pracy. Wybrany typ harmonogramu zależy od potrzeb zespołu, celów projektu i firmy oraz kultury organizacyjnej. Na przykład:

• Zespoły inżynierów stron internetowych mogą korzystać z bardziej elastycznego harmonogramu pracy w pełnym wymiarze godzin, który umożliwia pracownikom ustalanie własnych godzin pracy.

• Zespoły obsługi klienta mogą pracować na zmiany, aby zapewnić całodobowe wsparcie. 

Zawsze konsultuj się z wewnętrznym zespołem prawnym i zespołem HR przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w harmonogramie pracy, ponieważ mogą istnieć lokalne lub krajowe ograniczenia prawne i wymogi proceduralne.  

Poniżej przedstawiamy rodzaje harmonogramów pracy, aby pomóc Ci znaleźć rozwiązanie odpowiednie dla przepływu pracy Twojego zespołu.

Podstawowe harmonogramy pracy

Podstawowe typy harmonogramów różnią się wyłącznie liczbą przepracowanych godzin. Ogólnie rzecz biorąc, podstawowe grafiki pracy oznaczają, że członkowie zespołu będą pracować przez taką samą liczbę godzin każdego tygodnia. Zawsze możesz jednak dostosować tygodniowe grafiki pracy w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin, aby zapewnić dodatkową elastyczność lub zaspokoić określone potrzeby biznesowe. 

Harmonogram pracy w pełnym wymiarze godzin

Harmonogramy pracy w pełnym wymiarze godzin obejmują około 40 godzin tygodniowo, zazwyczaj od poniedziałku do piątku, chociaż poszczególne kraje mogą inaczej definiować pracę w pełnym wymiarze godzin. 

• Przykład: kraje takie jak Islandia, Szkocja i Belgia przyjęły czterodniowy tydzień pracy. 

Harmonogram pracy w niepełnym wymiarze godzin

Harmonogramy pracy w niepełnym wymiarze godzin obejmują mniej godzin niż harmonogramy pracy w pełnym wymiarze godzin. Pozostawia to dużo swobody. 

• Przykład: pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze godzin może pracować dwie godziny tygodniowo lub 25 godzin tygodniowo. 

Elastyczne harmonogramy pracy

Elastyczne harmonogramy są powszechne w zespołach zdalnych. Aż 35% pracowników twierdzi, że elastyczne podejście do godzin pracy jest kluczowe dla poprawy równowagi między życiem zawodowym a prywatnym podczas pracy zdalnej.

Elastyczne harmonogramy umożliwiają członkom zespołu pracę w czasach największej produktywności i dostosowanie godzin pracy do osobistych planów. Może to poprawić równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, zwiększyć przepływ i zapewnić niezbędny czas na skupienie osobom, które pracują lepiej wczesnym rankiem lub wieczorem.

Poniżej przedstawiamy najczęściej spotykane rodzaje elastycznych godzin pracy. 

Elastyczny czas pracy

Ta opcja określa „podstawowe godziny”, w których członkowie zespołu powinni być w biurze lub online i dostępni, na przykład od 11:00 do 15:00. Poza tymi godzinami zespół może pracować według własnego harmonogramu. 

• Przykład: możesz zdecydować się na pracę od 7:00 do 15:00, podczas gdy inny członek zespołu może pracować od 10:00 do 18:00. 

Roczna liczba godzin

Przydatne, jeśli Twój zespół ma znaczne wahania zapotrzebowania. Godziny w ujęciu rocznym dają pracownikom określoną całkowitą liczbę godzin każdego roku – zazwyczaj z pewną liczbą godzin podstawowych w każdym tygodniu pracy. 

• Przykład: zespół inżynierów może pracować więcej godzin w tygodniach poprzedzających ważną premierę, a następnie pracować mniej w kolejnym tygodniu. 

Skrócony harmonogram pracy

Skrócony harmonogram pozwala członkom zespołu skondensować swoje godziny pracy na mniejszą liczbę dni. 

• Przykład: możesz pracować cztery 10-godzinne dni zamiast pięciu ośmiogodzinnych dni. 

Harmonogram pracy freelancera

Freelancerzy są zleceniobiorcami, a nie pracownikami i zazwyczaj mogą pracować według harmonogramu, który odpowiada ich własnym potrzebom. Często freelancerzy otrzymują wynagrodzenie po ukończeniu projektu, a nie za liczbę przepracowanych godzin. 

• Przykład: pisarka rezerwuje sobie czas na projekty freelancerskie rano, od 7:00 do 11:00, a po południu skupia się na pisaniu własnej książki.

Hybrydowy harmonogram pracy

Hybrydowy harmonogram pracy to taki, w którym zespoły pracują na zmianę zdalnie i stacjonarnie, co daje pracownikom elastyczność pracy zdalnej i korzyści płynące ze współpracy osobistej. 

• Przykład: niewielki zespół ds. wizerunku marki spotyka się w biurze w środy, a przez pozostałą część tygodnia pracuje zdalnie.  

Harmonogramy pracy zmianowej

Harmonogramy pracy zmianowej oferują bardziej ustrukturyzowane podejście. Najczęściej korzystają z nich zespoły o nietypowych godzinach pracy, na przykład zespół obsługi klienta, który zapewnia całodobowe wsparcie, lub zespół gastronomiczny, który musi przygotowywać posiłki we wczesnych godzinach porannych. 

Harmonogram zmianowy rotacyjny

Ten rodzaj harmonogramu zmianowego umożliwia firmom prowadzenie działalności przez 24 godziny na dobę, a pracownicy pracują w systemie rotacyjnym. 

• Przykład: niektórzy członkowie zespołu mogą pracować w ciągu dnia, podczas gdy inni mogą pracować na wczesnych porannych lub nocnych zmianach. 

Harmonogram z podzielonymi zmianami

Ten rodzaj grafiku dzieli zmianę pracownika na dwie części. 

• Przykład: członek zespołu może rozpocząć zmianę rano, zakończyć ją, a następnie wrócić na kolejną zmianę wieczorem. 

Harmonogram pracy na wezwanie

Gdy pracownik jest na wezwanie, jest dostępny do pracy, jeśli jest potrzebny. Zazwyczaj pracuje on na swojej normalnej zmianie, a po jej zakończeniu pozostaje na wezwanie. Zmiany dyżurów zwykle odbywają się na zmianę między członkami zespołu w określone dni tygodnia, więc nikt nie musi być cały czas w gotowości. 

• Przykład: pracownik pracuje od 9:00 do 17:00, a po wyjściu z pracy jest dostępny na wezwanie na wypadek braku personelu na zmianie lub nagłego wypadku. 

W przypadku wszystkich typów harmonogramów pracy zawsze sprawdzaj w zespołach wewnętrznych, co jest dostępne na podstawie umów z pracownikami i lokalnych przepisów. Najlepszą praktyką jest zawsze konsultowanie się z pracownikami w sprawie wszelkich zmian w harmonogramie pracy i powiadamianie ich o nich z wyprzedzeniem. W wielu krajach jest to wymagane. 

Ponadto poza Stanami Zjednoczonymi umowy o pracę zazwyczaj określają dni i godziny pracy członków zespołu. Zawsze konsultuj się z działem kadr i zespołem prawnym przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian.

Jak utworzyć harmonogram pracy w 8 krokach

Wykonaj poniższe kroki, aby stworzyć harmonogram pracy dostosowany do potrzeb zespołu.  

1. Określ wymagania i zasoby

Zanim zaczniesz planować, określ zakres prac, za które będzie odpowiedzialny Twój zespół, a także zasoby, z którymi będzie musiał pracować. W ten sposób możesz zaplanować czas zespołu w sposób, który realistycznie pozwoli osiągnąć cele projektu.

Jeśli zespół składa się z pracowników etatowych, określ, ile osób w nim pracuje, ile godzin zazwyczaj pracują oraz czy mają zaplanowane urlopy lub dni wolne. Jeśli zespół składa się z pracowników zatrudnionych na etacie lub zleceniobiorców, sprawdź budżet projektu, aby określić, ile godzin pracy możesz im zapłacić w każdym tygodniu. 

2. Określ, kiedy zespół powinien pracować

W zależności od potrzeb biznesowych lub projektowych, członkowie zespołu mogą być potrzebni w określonych godzinach. Zadaj sobie poniższe pytania, aby ustalić, jaki rodzaj harmonogramu najbardziej odpowiada Twojemu zespołowi. 

• Czy Twój zespół pracuje w godzinach business w jednej strefie czasowej, czy też w różnych strefach czasowych? W tym drugim przypadku konieczne może być zaplanowanie spotkań w określonych godzinach, aby uwzględnić różnice czasowe. Na przykład niektórzy członkowie zespołu mogą być zmuszeni do pracy o 8 rano czasu pacyficznego, aby spotkać się z kolegami w Europie. 

• Czy potrzebujesz, aby ktoś był dostępny poza zwykłymi godzinami pracy? Na przykład zespół programistów może wyznaczyć osobę dyżurującą na wypadek awarii strony internetowej lub serwera firmy. 

• Czy Twój zespół pracuje poza normalnymi godzinami pracy? Na przykład zespół obsługi klienta dostępny przez całą dobę może korzystać z harmonogramu zmianowego, aby zapewnić ciągłą obsługę klienta. 

• Jakiego rodzaju zapotrzebowania na pracę możesz się spodziewać o różnych porach dnia, roku lub miesiąca? Na przykład firma B2B może odnotować spadek sprzedaży w okresie świątecznym, podczas gdy gastronomia może odnotować wzrost sprzedaży każdego dnia o porze kolacji. 

• Czy Twój zespół musi spotykać się osobiście, czy możecie pracować asynchronicznie? A jeśli potrzebujesz czasu na spotkanie, jakie są idealne godziny na spotkanie? Jeśli zdecydujesz się na bardziej elastyczny harmonogram, te pytania mogą pomóc Ci określić „podstawowe godziny” Twojego zespołu. 

3. Wymień wymagania dla każdej zmiany

Po określeniu, kiedy zespół powinien być dostępny, zastanów się nad wymaganiami kadrowymi dla każdej zmiany. W ten sposób możesz stworzyć idealną równowagę między przywództwem a wiedzą specjalistyczną każdego dnia. 

Na początek zadaj sobie następujące pytania: 

• Czy członkowie zespołu mogą pracować samodzielnie, czy też pomocne byłoby posiadanie kogoś na stanowisku przywódczym, który będzie nadzorował lub odpowiadał na pytania? Na przykład zespół pielęgniarek powinien zawsze mieć na zmianie lekarza, który będzie mógł zająć się poważniejszymi przypadkami.

• Jakiego rodzaju wiedza specjalistyczna jest wymagana? Na przykład zespół operacyjny może potrzebować osób o różnym rodzaju wiedzy specjalistycznej między 9:00 a 17:00, takich jak recepcjonista, kierownik biura i specjalista IT. 

• Czy członkowie zespołu posiadający określoną wiedzę specjalistyczną powinni być dostępni w różnych godzinach? Może to dotyczyć na przykład zespołu sprzedaży, który współpracuje z klientami w wielu regionach na całym świecie. Jeden opiekun klienta może być online wczesnym rankiem, aby spotkać się z klientami w Europie, podczas gdy inny może pracować wieczorem, aby zsynchronizować się z zespołami w Azji.  

Możesz skorzystać z szablonu planu kadrowego, aby prognozować potrzeby w zakresie obsady stanowisk, dokumentować pojemność zespołu i zapobiegać lukom w harmonogramie podczas finalizowania grafiku pracy.

4. Poznaj swój zespół

Aby harmonogram pracy był jak najbardziej efektywny, ważne jest, aby nie ograniczać się do pytania o dostępność. 

Zapytaj każdego członka zespołu, kiedy woli pracować i kiedy jest najbardziej produktywny — na przykład z samego rana lub pod koniec dnia. W ten sposób upewnisz się, że każda osoba pracuje z pełnym zaangażowaniem i unikniesz planowania spotkań zespołu w czasie, w którym członkowie zespołu wolą skupić się na pracy. 

Ponadto poznaj preferowaną metodę współpracy każdej osoby. Na przykład, jeśli członkowie zespołu cenią sobie spotkania twarzą w twarz, ale potrzebują również niezakłóconego czasu na skupienie, dobrym rozwiązaniem może być ustalenie elastycznego harmonogramu z podstawowymi godzinami pracy. 

5. Stwórz harmonogram

Teraz, gdy wymagania i preferencje zespołu zostały już ustalone, możesz rozpocząć tworzenie harmonogramu pracy zespołu. Format i poziom szczegółowości będą zależeć od wybranego typu harmonogramu, na przykład od tego, czy planujesz zmiany rotacyjne, czy standardowe godziny pracy od 9 do 17. 

Oto kilka kluczowych elementów, które należy uwzględnić we wszystkich typach harmonogramów pracy: 

• Imię i nazwisko każdego członka zespołu

• Daty i godziny pracy

• Rodzaj pracy, za którą każda osoba jest odpowiedzialna

• Miejsce pracy (czy będzie to biuro, czy praca zdalna)

Pamiętaj, że powyższy harmonogram pracy jest przedstawiony wyłącznie jako przykład i nie odzwierciedla zasad harmonogramu pracy Asana. 

Po przygotowaniu wstępnego harmonogramu pracy skonsultuj się z zespołem prawnym i zespołem HR, aby omówić kroki, które należy podjąć, aby upewnić się, że harmonogram jest zgodny z wszelkimi przepisami krajowymi, federalnymi i stanowymi. 

6. Uwzględnij zmiany

W życiu zdarzają się różne sytuacje – ludzie chorują, mają nagłe sprawy rodzinne i biorą zasłużone urlopy. Dlatego ważne jest, aby zaplanować, w jaki sposób wprowadzisz zmiany w harmonogramie pracy zespołu, gdy wystąpią nieoczekiwane zdarzenia. 

Podczas tworzenia harmonogramu pracy zespołu weź pod uwagę następujące kwestie: 

• Zwolnienia lekarskie: zdecyduj, co się stanie, gdy ktoś będzie potrzebował wolnego w ostatniej chwili. Może być konieczne znalezienie zastępstwa lub wyznaczenie osoby kontaktowej, która zajmie się pilnymi zleceniami lub pytaniami. Możesz też pozwolić członkom zespołu na wymianę zmian między sobą, jeśli zajdzie taka potrzeba. 

• Planowane dni wolne: opracuj jasne wytyczne dotyczące sposobu, w jaki pracownicy powinni prosić o wolne. Zastanów się, z jakim wyprzedzeniem powinni Cię o tym informować. Na przykład możesz potrzebować dłuższego okresu wyprzedzenia, jeśli ktoś będzie nieobecny przez tydzień lub dłużej, a krótszego, jeśli chodzi o pojedyncze dni wolne.

• Dostępność zastępstw: z wyprzedzeniem udokumentuj dostępność zastępstw w zespole i wyznacz dodatkowe osoby kontaktowe dla konkretnych potrzeb biznesowych lub projektowych. Dzięki temu będziesz mieć punkt odniesienia, gdy trzeba będzie pokryć wolne zmiany z powodu zwolnień lekarskich i zaplanowanych dni wolnych. Możesz udostępnić informacje o ciągłym pokryciu w planie ciągłości biznesowej. 

7. Udostępnij swój harmonogram

Aby harmonogram pracy był skuteczny, powinien być dostępny dla wszystkich członków zespołu. Udostępnienie harmonogramu pracy zespołu zapewnia przejrzystość niezbędną do efektywnej współpracy. Dzięki temu wszyscy wiedzą, kto jest w danym momencie poprosić o pomoc lub zadać pytanie, a członkowie zespołu, którzy nie pracują, mają jasno określone granice. 

Istnieje wiele narzędzi, których możesz użyć do tworzenia i udostępniania harmonogramu pracy, od prostych szablonów Excela po bardziej zaawansowane oprogramowanie do zarządzania projektami. 

Korzyści z tworzenia harmonogramu pracy w Asanie

Dzięki narzędziu takiemu jak Asana:

• Możesz łatwo udostępniać informacje w jednym źródle informacji, dzięki czemu Twój zespół będzie miał dostęp do najbardziej aktualnej wersji grafiku. 

• Członkowie zespołu mogą łatwo aktualizować swoją dostępność i udostępniać notatki w czasie rzeczywistym. 

• Możesz zwizualizować harmonogram pracy swojego zespołu za pomocą różnych widoków projektu, w tym listy, tablicy, kalendarza lub osi czasu.

8. Poproś o informacje zwrotne

Pierwszy harmonogram pracy, który utworzysz, nie musi być idealny. W rzeczywistości możesz spodziewać się ciągłego dostosowywania i ulepszania harmonogramu zespołu, a zbieranie informacji zwrotnych jest istotną częścią tego procesu.

Ustal regularną częstotliwość, z jaką będziesz prosić zespół o informacje zwrotne, na przykład na koniec każdego miesiąca lub kwartału. W ten sposób możesz na bieżąco dostosowywać harmonogram pracy zespołu i umożliwiać każdej osobie skupienie się na pracy i współpracę z pełnym zaangażowaniem. 

W jaki sposób harmonogram pracy pomaga zespołowi?

Harmonogram pracy może umożliwić zespołowi wykonywanie swoich obowiązków w jak najlepszy sposób. Oto jak to zrobić. 

• Zwiększenie produktywności: różne osoby mogą być produktywne w różnym czasie — na przykład niektóre mogą osiągać stan przepływu w godzinach porannych, podczas gdy inne mogą pracować lepiej wieczorem. Harmonogram pracy pozwala wykorzystać preferowane godziny członków zespołu, aby mogli pracować, gdy są najbardziej produktywni.

• Wykorzystanie mocnych stron zespołu: różni członkowie zespołu mają różne umiejętności. Na przykład jedna osoba może być ekstrawertyczna i dobrze komunikować się z klientami, podczas gdy inna może doskonale koordynować pracę w zakulisach. Uwzględnienie tych różnic podczas planowania może zapewnić równowagę między mocnymi stronami zespołu.

• Zapewnij przejrzystość: udostępnienie harmonogramu pracy zespołowi pozwoli wszystkim wiedzieć, kto pracuje i kiedy. Dzięki temu członkowie zespołu zawsze wiedzą, kto jest dostępny, aby pomóc w danym momencie. A kiedy pracownicy nie pracują, cały zespół o tym wie, więc mogą oni całkowicie się odłączyć. 

• Oszczędność czasu: utworzenie harmonogramu pracy może zająć więcej czasu na początku, ale w przyszłości na pewno Ci się to opłaci. Po ustanowieniu spójnego procesu planowania, wraz z wytycznymi dotyczącymi wniosków o urlop, poświęcisz mniej czasu na logistykę i korekty wprowadzane w ostatniej chwili. 

• Kontrola kosztów: jeśli członkowie zespołu otrzymują wynagrodzenie godzinowe, harmonogram pracy to łatwy sposób na optymalizację kosztów i utrzymanie się w granicach budżetu projektu. Pomaga on zarządzać godzinami pracy pracowników lub wykonawców i uniknąć kosztownego nadmiernego obciążenia pracą. Możesz również zapobiec niedostatecznemu zaplanowaniu i upewnić się, że nigdy nie zabraknie Ci rąk do pracy. 

• Zachowanie zgodności z przepisami: w zależności od liczby godzin pracy członkowie zespołu mogą być uprawnieni do określonych świadczeń, takich jak minimalne przerwy na odpoczynek, przerwy na posiłki lub wynagrodzenie za nadgodziny. Korzystanie z harmonogramu pracy do zarządzania godzinami pracy pracowników może pomóc w zachowaniu zgodności z krajowymi, federalnymi i stanowymi przepisami i regulacjami, takimi jak Fair Labor Standards Act (FLSA) w USA lub wymogi dotyczące czasu pracy w Europie. Przed zaproponowaniem nowego harmonogramu pracy skonsultuj się z radcą prawnym. 

Skorzystaj z szablonu harmonogramu pracy, aby planować z pewnością

Prawidłowo wykonany harmonogram pracy wykorzystuje mocne strony zespołu i umożliwia każdemu członkowi zespołu osiągnięcie maksymalnej produktywności. Gdy udostępnisz harmonogram pracy swojemu zespołowi, każdy będzie mógł łatwo sprawdzić, kto jest dostępny w danym momencie, kto i za co jest odpowiedzialny, a kto jest poza godzinami pracy.