Wszystko, co musisz wiedzieć o harmonogramie pracy hybrydowej
Podsumowanie
Pandemia COVID-19 pokazała nam, że praca zdalna jest możliwa, a czasami nawet lepsza. Badania pokazują, że pracownicy często lepiej koncentrują się na **strona główna**, a mniej czasu spędzanego na dojazdach oznacza więcej czasu na życie osobiste. Jednak wraz z ponownym otwarciem biur staje się jasne, że współpraca osobista jest równie cenna. Tak jak praca zdalna daje nam więcej koncentracji i elastyczności, biuro zapewnia bardzo potrzebne miejsce do spotkań towarzyskich i pracy z naszymi współpracownikami.
Ale podział na stronę główną i biuro nie musi być rozłączny. Dzięki pracy hybrydowej możesz czerpać korzyści z obu tych rozwiązań.
Jak zaprojektować zasady dotyczące pracy hybrydowej: poradnik oparty na badaniach
Dowiedz się, jak zdefiniować pracę hybrydową, przeanalizować bieżącą politykę oraz stworzyć i wdrożyć najlepszą politykę pracy hybrydowej dla potrzeb Twojej organizacji.
Czym jest hybrydowy harmonogram pracy?
Hybrydowy harmonogram pracy to elastyczny model pracy, który łączy pracę zdalną i biurową. Pozwala pracownikom pracować ze strony głównej w niektóre dni i z biura w inne. Pracownicy nie muszą być cały czas w biurze, ale nie są też pracownikami zdalnymi w ścisłym tego słowa znaczeniu. Członkowie zespołów hybrydowych czerpią korzyści z obu światów – pracy biurowej i zdalnej.
Trzy różne modele pracy
Praca hybrydowa to jeden z trzech różnych modeli pracy. Oto jak się różnią:
Praca w biurze: zespół pracuje przez cały czas z biura, z wyjątkiem okazjonalnych dni pracy z domu, na przykład z powodu wizyty u lekarza, opieki nad dziećmi lub innych okoliczności.
Praca zdalna: wszyscy w zespole pracują zdalnie z różnych lokalizacji. Nie ma fizycznego biura, ale pracownicy zdalni mogą spotykać się osobiście kilka razy w roku na imprezach zespołowych lub spotkaniach poza biurem.
Hybrydowy model pracy: jest to połączenie dwóch poprzednich modeli. Pracownicy pracują zarówno ze strony głównej, jak i z biura. Niektóre hybrydowe modele pracy pozwalają pracownikom wybrać, kiedy chcą przychodzić do biura, podczas gdy bardziej ustrukturyzowane harmonogramy przewidują konkretne dni pracy w domu lub w biurze.
Co kryje się za trendem pracy hybrydowej?
Praca hybrydowa nie jest niczym nowym, ale zyskała na popularności w wyniku pandemii COVID-19. Pandemia udowodniła, że praca zdalna jest możliwa, a nawet korzystna dzięki większej elastyczności, równowadze między życiem zawodowym a prywatnym oraz lepszej koncentracji. Gdy świat zaczął się otwierać, stało się jasne, że praca w biurze nie jest jedynym sposobem na produktywność. Pracownicy w naturalny sposób wybierają biuro do pracy zespołowej, a dom do zadań wymagających większej koncentracji. 49% pracowników postrzega obecnie biuro jako miejsce spotkań socjalnych, zwłaszcza jeśli chodzi o zadania wymagające współpracy, takie jak strategia i planowanie, wdrażanie nowych pracowników, spotkania 1:1 i szkolenia.
Infrastruktura pracy zdalnej wdrożona podczas pandemii nadal działa, co oznacza, że zespołom łatwiej było przyjąć harmonogramy hybrydowe i zachować elastyczność w obliczu ciągłej niepewności związanej z COVID. Obecnie 42% pracowników zdalnych dzieli swój czas między stronę główną a biuro, a liczba ta ma wzrosnąć do 53% w nadchodzących latach.
Jak zaprojektować zasady dotyczące pracy hybrydowej: poradnik oparty na badaniach
Dowiedz się, jak zdefiniować pracę hybrydową, przeanalizować bieżącą politykę oraz stworzyć i wdrożyć najlepszą politykę pracy hybrydowej dla potrzeb Twojej organizacji.
Rodzaje harmonogramów pracy hybrydowej
Praca hybrydowa przybiera różne formy, co oznacza, że możesz dostosować harmonogram pracy swojego zespołu do konkretnych potrzeb i preferencji. Zanim zdecydujesz się na pracę hybrydową, zapoznaj się z poniższymi opcjami i poznaj ich zalety i wady.
Harmonogramy kohortowe
Harmonogramy kohortowe to najbardziej ustrukturyzowane podejście do pracy hybrydowej. W tym formacie wszyscy przestrzegają jednej wspólnej zasady ustalonej przez menedżera lub firmę. Na przykład wszyscy w firmie pracują w biurze w poniedziałki i wtorki, a od środy do piątku mogą pracować ze strony głównej.
Oto kilka popularnych rodzajów harmonogramów kohortowych:
Model 3:2: pracownicy spędzają trzy dni w biurze i dwa dni na stronie głównej. Ta polityka pracy hybrydowej jest łatwa do skoordynowania i pozwala wszystkim być w biurze w te same dni tygodnia. Istnieje jednak co najmniej jedna wada – model 3:2 nie pozwala firmom na zmniejszenie powierzchni biurowej, więc może być kosztowny.
Model oddolny: firma pozwala poszczególnym zespołom decydować, w które dni muszą być w biurze. Wyznacza cel (np. dwa dni w biurze w tygodniu) i pozwala każdemu zespołowi zdecydować, co najbardziej mu odpowiada. Model oddolny umożliwia zespołom współpracę w celu ustalenia, jaki harmonogram pracy w biurze jest optymalny dla wszystkich, a ponieważ różne zespoły są w biurze w różne dni, można zmniejszyć powierzchnię biurową. Potencjalną wadą tej metody jest to, że trudniej jest zebrać zespoły międzyfunkcyjne w biurze tego samego dnia.
Harmonogramy rozłożone w czasie: ten model hybrydowy nie tylko określa dni, w które pracownicy powinni przychodzić do biura, ale także określa, o której godzinie powinni przychodzić i wychodzić. Harmonogramy naprzemienne są najbardziej sztywnym harmonogramem kohortowym i najlepiej sprawdzają się w pracy zmianowej. Na przykład gabinet lekarski może stosować harmonogramy naprzemienne, aby zapewnić wystarczającą liczbę pracowników w ciągu dnia, jednocześnie działając przy zmniejszonej pojemności, aby uniknąć ryzyka związanego z COVID. Pozwoliłoby to lekarzom na wizyty wirtualne w dni pracy z domu, a jednocześnie zapewniłoby wystarczającą liczbę pracowników w biurze.
Jeśli Twój zespół musi zarządzać cyklicznymi zmianami i obecnością w biurze, rozważ skorzystanie z naszego szablonu harmonogramu pracy, aby ustandaryzować planowanie i zmniejszyć nakład pracy związany z planowaniem tygodniowych godzin pracy.
Elastyczne harmonogramy
Elastyczne harmonogramy są dokładnie takie, jak sugeruje ich nazwa – elastyczne. Nie zawierają żadnych sztywnych zasad. Pracownicy mogą pracować ze strony głównej, kiedy chcą, i przychodzić do biura, kiedy chcą.
Elastyczne miejsce pracy: ten model hybrydowy daje poszczególnym członkom zespołu swobodę decydowania o tym, gdzie chcą pracować w danym dniu. Jest to podobne do podejścia oddolnego, ale decyzje podejmują poszczególne osoby, a nie całe zespoły. Jeśli chcesz zmniejszyć rozmiar biura, elastyczne harmonogramy mogą nadal działać, o ile masz system rezerwacji biurek. Jeśli masz ograniczoną liczbę stanowisk do pracy w biurze, oznacza to, że pracownicy mogą zarezerwować sobie obszar roboczy przed przyjściem. Pamiętaj, że w danym dniu może zabraknąć miejsca, więc członkowie zespołu, którzy chcą przyjść, mogą nie być w stanie tego zrobić.
Elastyczny czas pracy: ten model pozwala członkom zespołu wybierać godziny pracy. Na przykład w dni pracy z domu członkowie zespołu mogą pracować od 8 rano do południa, załatwiać sprawy, a następnie logować się ponownie od 15 do 19. Możesz również połączyć elastyczny czas pracy z elastycznym miejscem pracy lub harmonogramami kohortowymi, aby zapewnić pracownikom jeszcze większą elastyczność.
Korzyści z harmonogramów pracy hybrydowej
Nie bez powodu harmonogramy pracy hybrydowej stają się coraz bardziej popularne. Prawidłowo wdrożone, maksymalizują korzyści płynące zarówno z pracy zdalnej, jak i pracy w biurze. Oto jak to zrobić:
Zwiększ elastyczność i satysfakcję pracowników
Większość pracowników wiedzy zgadza się, że podział na stronę główną i biuro nie jest albo/albo – to i/i. Pracownicy preferują elastyczność hybrydowego środowiska pracy, ponieważ pomaga im ono dopasować pracę do życia osobistego. Ponieważ pracownicy nie muszą codziennie dojeżdżać do pracy, mają więcej czasu i elastyczności na zobowiązania osobiste i rodzinne. Z drugiej strony Twój zespół może nadal czerpać korzyści ze współpracy osobistej, gdy pracuje w biurze. To najlepszy przepis na satysfakcję pracowników — mogą oni prowadzić bogate życie osobiste, a jednocześnie czuć się częścią zespołu i być zaangażowani w pracę.
Pracownicy hybrydowi osiągają lepsze wyniki niż pracownicy biurowi i są znacznie szczęśliwsi. Powodem jest to, że elastyczność jest dla nich ogromną korzyścią – mogą wykonywać czynności, które naprawdę cenią, jednocześnie osiągając lepsze wyniki w pracy.”
Zrównoważ czas skupienia i współpracę
Nasze badania pokazują, że pracownicy wykonują swoją najlepszą pracę wykwalifikowaną na stronie głównej, gdzie mogą się lepiej skoncentrować. Z drugiej strony pracownicy wolą pracę w biurze, gdy mają wykonywać zadania wymagające współpracy, takie jak strategia i planowanie, wdrażanie nowych pracowników, spotkania 1:1 oraz szkolenia i rozwój. Dobrze opracowany harmonogram pracy hybrydowej łączy w sobie obie te korzyści – członkowie zespołu mogą pracować w domu, aby maksymalnie skupić się na wykwalifikowanych zadaniach, a następnie przychodzić do biura, aby pracować nad zadaniami wymagającymi współpracy.
Dlaczego zaangażowanie pracowników jest kluczem do sukcesu zespołuObniż koszty
Niektóre rodzaje harmonogramów pracy hybrydowej mogą pomóc Ci zaoszczędzić pieniądze. Jeśli pracownicy będą spędzać mniej czasu w biurze, możesz zmniejszyć koszty ogólne związane z powierzchnią biurową i materiałami. Zależy to jednak od rodzaju harmonogramu pracy hybrydowej. Jeśli różne zespoły przychodzą do biura w różne dni, nie będziesz potrzebować tylu biurek. Jeśli jednak wszyscy w firmie muszą przychodzić do biura w określone dni, nadal będziesz potrzebować biurka dla każdego.
Najlepsze praktyki w pracy hybrydowej
Praca hybrydowa może zwiększyć zadowolenie i produktywność zespołu, ale należy ją odpowiednio zorganizować. Jeśli Twoja firma wdraża pracę hybrydową, oto na czym należy się skupić, aby jak najlepiej wykorzystać czas zespołu – zarówno podczas wspólnej pracy, jak i podczas pracy zdalnej.
Koordynuj czas pracy w biurze
Praca hybrydowa jest najskuteczniejsza, gdy pracownicy mogą nadal współpracować twarzą w twarz. W ten sposób zespół może korzystać z zalet obu środowisk: skupienia na pracy zdalnej bez rozpraszania uwagi oraz zaangażowania i kontaktów międzyludzkich w biurze. Jednak taka równowaga wymaga pewnej koordynacji.
Rozwiązanie? Zsynchronizuj czas pracy w biurze. Zamiast pozwalać poszczególnym osobom wybierać każdego dnia własną lokalizację, ustal wspólny harmonogram ze swoim zespołem, aby wszyscy byli w biurze w te same dni. Zanim ustalisz harmonogram, wyślij ankietę, aby zebrać informacje o tym, które dni członkowie zespołu preferują do pracy stacjonarnej, a które do pracy zdalnej. Następnie wykorzystaj te informacje, aby stworzyć harmonogram hybrydowy, który odpowiada unikalnym potrzebom Twojego zespołu.
Wspieraj więzi osobiste
Nasze badania pokazują, że 41% pracowników czuje się bardziej odizolowanych podczas pracy zdalnej, więc gdy pracujesz ze strony głównej przez część czasu, kontakt osobisty jest o wiele bardziej wartościowy. Oznacza to, że oprócz synchronizacji czasu pracy zespołu w biurze, ważne jest również, aby jak najlepiej wykorzystać czas spędzany razem.
Oto, jak wspierać osobiste relacje w hybrydowym miejscu pracy:
Znajdź czas na współpracę osobistą. Wykorzystaj w pełni czas spędzany razem – zaplanuj spotkania 1:1 i sesje burzy mózgów w dni, w których Twój zespół jest w biurze.
Zarezerwuj czas na integrację. Zarezerwuj czas na wspólne lunche, pogawędki przy kawie, happy hours i inne wydarzenia zespołowe, gdy wszyscy są razem w biurze.
Nie zaniedbuj wirtualnych kontaktów. Wprowadź do agendy spotkania pytania na przełamanie lodów, aby zachęcić członków zespołu do otwarcia się podczas rozmowy wideo.
Stwórz kulturę opartą na przejrzystości i zaufaniu
Hybrydowe harmonogramy pozwalają zespołowi pracować w sposób, który zapewnia największą produktywność, ale jednocześnie oznaczają, że nie będziesz codziennie widywać się ze współpracownikami. W czasach, gdy jesteście fizycznie od siebie oddaleni, przejrzystość i zaufanie są niezbędne, aby pomóc zespołowi pozostać w kontakcie. Musisz wiedzieć, nad czym pracują członkowie zespołu i jak się z nimi komunikować, ale musisz też mieć pewność, że wszyscy pracują, nawet jeśli ich nie widzisz.
Oto kilka sposobów na zwiększenie przejrzystości i zaufania w zespole:
Udostępnij swój kalendarz i zablokuj czas na skupienie i spotkania osobiste. Dzięki temu zespół będzie wiedział, kiedy będziesz wolniej odpowiadać. Ponadto udostępnienie kalendarza zapobiega planowaniu spotkań w czasie, gdy jesteś niedostępny.
Udostępnij zespołowi swoje preferencje dotyczące komunikacji i poinformuj go, kiedy zazwyczaj odpowiadasz na wiadomości. Na przykład poinformuj zespół, że wolisz e-maile od wiadomości w Slacku i ustal oczekiwania, że możesz nie odpowiadać od razu, jeśli próbujesz się skupić. Możesz również ustawić statusy w Kalendarzu lub w aplikacjach do przesyłania wiadomości, takich jak Slack, aby wskazać, kiedy jesteś skoncentrowany lub niedostępny na czacie.
Ustal (i poinformuj o tym innych) jasne godziny rozpoczęcia i zakończenia dnia pracy. Wyznaczenie tych granic jest szczególnie ważne, jeśli jesteś menedżerem, ponieważ zachęca pracowników do całkowitego odłączenia się od pracy poza godzinami pracy. Gdy członkowie zespołu wiedzą, kiedy mają pracować, rzadziej doświadczają wypalenia i przepracowania.
Unikaj mikrozarządzania. Jako menedżer musisz mieć zaufanie, że Twój zespół daje z siebie wszystkiego, nawet jeśli nie możesz zobaczyć tego na własne oczy. Po ustaleniu wytycznych dotyczących harmonogramu pracy hybrydowej zaufaj swojemu zespołowi, że będzie ich przestrzegał i unikaj sprawdzania, jak i gdzie pracują. Takie podejście może być trudne, ale potwierdzają je dane — pracownicy firm o wysokim poziomie zaufania zgłaszają o 74% mniej stresu, o 50% wyższą produktywność i o 76% większe zaangażowanie niż pracownicy firm o niskim poziomie zaufania.
Zapewnij czas na skupienie
Według naszych badań 21% pracowników wiedzy twierdzi, że praca ze strony głównej zwiększyłaby ich koncentrację. Jednak aby pracownicy mogli w pełni wykorzystać możliwości pracy zdalnej, potrzebują przerwy od rozpraszających uwagę powiadomień i spotkań. Pracownicy tracą prawie trzy godziny tygodniowo na niepotrzebne spotkania, a każdego dnia bombardowane są 32 e-mailami. To sporo straconego czasu skupienia.
Oto, jak wyeliminować rozpraszacze i pomóc swojemu zespołowi skupić się na pracy:
Wyznacz co tydzień jeden dzień bez spotkań, aby dać pracownikom czas na osiągnięcie stanu przepływu w pracy. Powinien to być dzień, w którym pracownicy mogą pracować ze strony głównej, jeśli chcą.
Określ, co powinno stanowić spotkanie, a kiedy możesz po prostu wysłać e-mail lub skorzystać z innej formy komunikacji asynchronicznej. Pamiętaj, że nie wszystkie spotkania muszą trwać 30 minut lub godzinę. Czasami wystarczy 15-minutowa rozmowa.
Uczyń dłuższy czas reakcji czymś normalnym. 50% menedżerów i 42% pracowników czuje, że muszą od razu odpowiadać na powiadomienia. Jednak ciągłe sprawdzanie powiadomień rozprasza uwagę, ponieważ odzyskanie tempa po przerwie może zająć nawet 20 minut. Jako menedżer możesz ustalić bardziej realistyczne oczekiwania dotyczące czasu reakcji i umożliwić swojemu zespołowi wyciszanie powiadomień, gdy zajdzie taka potrzeba.
Korzystaj z odpowiednich narzędzi do pracy hybrydowej
Ponieważ harmonogramy hybrydowe łączą pracę stacjonarną z pracą zdalną, potrzebujesz narzędzia, które będzie w stanie nadążyć za pracownikami, gdy będą oni przechodzić z biura do domu i wszędzie indziej. Spotkania i e-maile mogą być skuteczne, gdy pracujesz w biurze, ale sprawy komplikują się, gdy musisz koordynować projekty na odległość. Na szczęście oprogramowanie do zarządzania pracą może pomóc Ci współpracować w różnych strefach czasowych, zespołach i biurach. Odpowiednie narzędzie może pomóc w zorganizowaniu pracy w jednym centralnym miejscu i na bieżąco informować wszystkich o tym, kto, co i na kiedy musi wykonać. Dzięki temu nie musisz zbierać wszystkich w jednym pomieszczeniu, aby wiedzieć, co się dzieje. Twój zespół może pracować z dowolnego miejsca, nie tracąc ani chwili.
Jak zaprojektować zasady dotyczące pracy hybrydowej: poradnik oparty na badaniach
Dowiedz się, jak zdefiniować pracę hybrydową, przeanalizować bieżącą politykę oraz stworzyć i wdrożyć najlepszą politykę pracy hybrydowej dla potrzeb Twojej organizacji.
