Codzienna lista kontrolna

Zaczynasz dzień z najlepszymi intencjami, ale przed południem Twoja lista rzeczy do zrobienia jest już zasypana powiadomieniami ze Slacka, spotkaniami z ostatniej chwili i zmieniającymi się priorytetami. To uczucie na koniec dnia, kiedy nie pamiętasz, co udało Ci się zrobić, może obniżyć produktywność i morale. Rozwiązanie? Szablon codziennej listy kontrolnej, który rejestruje Twoje zadania, przypomina Ci o obowiązkach i zapewnia uporządkowany obraz postępów.

Ten szablon organizuje codzienne zadania w powtarzalny format, który można dostosować do każdej rutyny, projektu lub przepływu pracy zespołu. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz szablonu codziennej listy kontrolnej do planowania osobistego, czy listy zadań dla zespołu, ten elastyczny szablon Asany, który można udostępniać, pomoże Ci usprawnić organizację dnia. Możesz śledzić ukończone zadania, ustawiać daty wykonania i używać pól niestandardowych lub pól wyboru, aby wizualizować postępy w czasie rzeczywistym.

Kto może skorzystać na szablonach codziennej listy kontrolnej?

Jedna z naszych liderów projektowych korzystała z szablonu listy rzeczy do zrobienia, ale zadania ciągle umykały jej uwadze, a praca kreatywna była odkładana na bok. Gdy zaczęła korzystać z tego szablonu listy kontrolnej w Asanie, przeglądy zaczęły odbywać się zgodnie z harmonogramem, a jej zespół w końcu miał czas na to, aby wykonywać swoje zadania projektowe jak najlepiej.

Szablon codziennej listy kontrolnej pomaga osobom indywidualnym i zespołom skupić się na tym, co najważniejsze, organizując szybko zmieniającą się pracę. Pozwala on jasno określić priorytety, przypisać czynności do wykonania i zastąpić przestarzałe karteczki samoprzylepne, arkusze kalkulacyjne i darmowe pliki PDF do wydruku. Ten szablon z możliwością dostosowywania można wykorzystać do każdego rodzaju przepływu pracy, nawet do list kontrolnych wdrażania nowych pracowników, list kontrolnych dotyczących sprzątania obiektów lub osobistych procedur pielęgnacji.

Łatwe w użyciu szablony, takie jak ten, są korzystne dla osób zarządzających wspólnymi przepływami pracy, takich jak menedżerowie biur, osoby odpowiedzialne za planowanie treści, zespoły IT lub każdy, kto żongluje codziennymi zadaniami obejmującymi wielu interesariuszy. Ponieważ jest elastyczny i z możliwością dostosowywania, dopasowuje się do procedur w każdej dziedzinie, w tym w opiece zdrowotnej, edukacji, handlu detalicznym i pracy zdalnej.

Dlaczego warto korzystać z szablonu codziennej listy kontrolnej w Asanie?

Jedna z naszych menedżerek operacyjnych powiedziała, że to pierwsza lista kontrolna, która nie zgubiła się w arkuszu kalkulacyjnym ani nie została pochowana w czyjejś skrzynce odbiorczej. „Teraz” – powiedziała – „po prostu otwieram widok projektu i wiem, co zostało zrobione, a co pozostało do zrobienia”.

Ten bezpłatny szablon codziennej listy kontrolnej to coś więcej niż tylko lista. To wizualny, wykonalny przepływ pracy, który można skalować. Możesz przypisywać właścicieli, dołączać pliki, ustawiać przypomnienia i automatyzować powtarzające się zadania, a wszystko to w jednym miejscu. Niezależnie od tego, czy zarządzasz codzienną listą rzeczy do zrobienia, czy tworzysz procedurę dla całego zespołu, Asana zamienia listy kontrolne w strumienie pracy.

Główne korzyści:

• Zadbaj o spójność dzięki szablonowi listy kontrolnej codziennych czynności.

• Przypisuj zadania z datami wykonania i osobami odpowiedzialnymi, aby zwiększyć poczucie odpowiedzialności.

• Dostosuj pola, pola wyboru i tagi, aby dopasować je do potrzeb listy kontrolnej zadań.

• Połącz podzadania z większymi celami, projektami lub tygodniowymi listami kontrolnymi.

• Wyeliminowanie bezproduktywnych zajęć dzięki automatyzacji, która resetuje się codziennie lub co tydzień.

Jak korzystać z tego szablonu codziennej listy kontrolnej

Zaprojektowaliśmy ten szablon tak, aby był łatwy w użyciu i udostępnianiu. Możesz skopiować go do dowolnego projektu, dostosować do użytku osobistego lub zespołowego oraz zmodyfikować pola, takie jak daty wykonania lub priorytety.

Ta lista kontrolna składa się z kluczowych sekcji: Lista zadań, Priorytetowe zadania, Przydział czasu, Narzędzia i zasoby oraz Przegląd i korekty. Każda sekcja jest już ułożona w widoku listy w Asanie, aby ułatwić korzystanie z niej. Możesz również przełączać się między widokami, takimi jak Kalendarz, tablica lub oś czasu, aby dostosować je do preferowanego stylu pracy.

Krok 1: utwórz listę codziennych zadań

Zacznij od zapisania wszystkiego, co zazwyczaj dzieje się w ciągu dnia, od spotkań z zespołem po rozmowy z klientami. Pomyśl o powtarzających się zadaniach, codziennych raportach, przeglądach skrzynki odbiorczej lub obowiązkach administracyjnych. Zebranie wszystkich tych elementów w jednym miejscu stanowi podstawę niezawodnego codziennego przepływu pracy.

Następnie przenieś te elementy do szablonu w Asanie, używając pojedynczych zadań lub podzadań. Takie podejście zapewnia każdemu zadaniu dedykowaną przestrzeń do śledzenia postępów, ustalania terminów i dodawania notatek. Na przykład kierownik ds. marketingu może dodać zadania takie jak „sprawdzenie pulpitu nawigacyjnego z danymi analitycznymi” lub „przegląd materiałów kampanii”.

W szablonie odpowiada to sekcji „Lista zadań”. To ogólna przestrzeń, w której przechowywane są wszystkie potencjalne zadania do wykonania w ciągu dnia. W miarę gromadzenia się tutaj zadań, najpilniejsze z nich przenosisz do następnej sekcji.

Krok 2: uporządkuj zadania według kategorii lub czasu

Możesz sortować zadania według pory dnia (rano, południe, wieczór) lub według funkcji (praca z klientem, administracja, komunikacja z zespołem). Organizowanie według kategorii pomaga przygotować się mentalnie do różnych rodzajów zadań i zmniejsza potrzebę przełączania się między kontekstami. Ułatwia również szybkie przejrzenie listy kontrolnej.

W Asanie użyj sekcji „Priorytetowe zadania”, aby przenieść z backlogu zadania, które wymagają szybkiego wykonania lub mają duży wpływ na działalność firmy. Ta sekcja pomoże Ci skupić się na tym, co jest teraz najważniejsze. Działa szczególnie dobrze w połączeniu z datami wykonania i polami priorytetów.

Krok 3: Przypisz zadania i daty wykonania

W przypadku list kontrolnych, nad którymi pracuje zespół, przypisywanie zadań poszczególnym członkom zespołu zapewnia przejrzystość i jasno określa zakres obowiązków. Użyj dat i czasów wykonania, jeśli konkretne zadania muszą zostać ukończone w określonym czasie. Jest to szczególnie przydatne w przypadku zadań cyklicznych, takich jak wysyłanie raportów lub przygotowywanie się do spotkań.

Aby usprawnić śledzenie, możesz również użyć pól niestandardowych, takich jak poziom priorytetu, rodzaj zadania lub szacowany czas. Te etykiety pomagają członkom zespołu segregować zadania i efektywnie zarządzać swoim dniem. Na przykład lider produktu może przypisać pole „Wysoki priorytet” do „rozwiązywania otwartych zgłoszeń błędów”.

W tym procesie może pomóc sekcja „Przydział czasu”. Użyj jej, aby zwizualizować, jak długo mogą trwać zadania lub pogrupować elementy według bloków pracy. Możesz na przykład zaplanować 90 minut pracy w skupieniu przed lunchem, a zadania administracyjne zostawić na popołudnie.

Krok 4: śledź postępy i ukończone zadania

Podczas pracy z listą kontrolną oznaczaj każde zadanie jako ukończone, używając pola wyboru lub pola statusu. Dzięki temu Twój przepływ pracy będzie uporządkowany, a Ty będziesz mieć poczucie postępu. Możesz również dodawać komentarze lub dołączać odpowiednie pliki bezpośrednio do każdego zadania.

Przejrzyj, co udało Ci się osiągnąć, a co nie zostało wykonane. Użyj filtrów, aby wyświetlić tylko nieukończone zadania, a następnie przełóż je na inny termin lub przydziel je ponownie. Skorzystaj z sekcji „Przegląd i korekty” u dołu szablonu, aby śledzić niedokończone zadania, zaplanować kolejny dzień lub odnotować blokady. To również świetne miejsce na dodanie komentarzy retrospektywnych lub obserwacji dotyczących wydajności.

Krok 5: Dostosuj i zautomatyzuj

Dostosuj układ listy kontrolnej, pola i powiadomienia do swojego przepływu pracy. Możesz dodać zależności między zadaniami, ustawienia dotyczące cyklicznych zadań lub oznaczyć je kolorami, aby poprawić organizację. Te proste zmiany sprawią, że Twoja lista kontrolna będzie wyglądać na stworzoną specjalnie dla Ciebie, a nie na ogólną.

Następnie użyj funkcji automatyzacji w Asanie, aby ograniczyć ręczne czynności związane z utrzymaniem. Możesz na przykład ustawić regułę, która automatycznie usuwa ukończone zadania na koniec każdego dnia lub duplikuje listę kontrolną na następny dzień roboczy. Dzięki temu lista kontrolna będzie się resetować bez dodatkowego nakładu pracy z Twojej strony.

Możesz również rozwinąć sekcję „Narzędzia i zasoby”, aby mieć szybki dostęp do linków, standardowych procedur operacyjnych lub innej dokumentacji. W ten sposób scentralizujesz wszystko, czego potrzebujesz, aby ukończone zostały wszystkie zadania z listy kontrolnej. Koniec z przeskakiwaniem między kartami lub zagubionymi plikami PDF. Rozważ przypięcie kluczowych plików lub osadzenie odpowiednich pulpitów nawigacyjnych za pomocą zakładek „Pliki” lub „Przegląd”.

Funkcje listy kontrolnej w Asanie

Funkcje to wbudowane narzędzia, które dostosowują ten szablon codziennej listy kontrolnej do Twojego przepływu pracy. Wybraliśmy kilka naszych ulubionych, ale pełną listę funkcji możesz przejrzeć tutaj.

Zadania cykliczne

Ustaw zadania tak, aby powtarzały się codziennie, co tydzień lub zgodnie z niestandardowymi harmonogramami. To idealne rozwiązanie do sprawdzania postępów, konserwacji lub przypomnień o zadaniach związanych z dbaniem o siebie. Asana automatycznie utworzy nowe zadanie, gdy poprzednie zostanie oznaczone jako ukończone.

Pola niestandardowe

Dodawaj kontekst do każdego zadania za pomocą rozwijanych list, tagów lub pól wyboru. Śledź takie elementy jak pilność, status lub lokalizacja za pomocą wizualnych wskazówek, które pomogą Ci działać szybko.

Zależności między zadaniami

Użyj zależności, aby wskazać, które zadania są od siebie zależne. Jest to przydatne, jeśli Twoja codzienna lista kontrolna obejmuje kroki, które muszą być ukończone w określonej kolejności, np. zebranie danych przed utworzeniem raportu.

Widoki projektu

Przełączaj się między widokami listy, tablicy i kalendarza, aby dostosować je do swojego sposobu pracy. Użyj Kalendarza do wizualnego planowania lub Tablicy do zarządzania kategoriami zadań, takimi jak szablon listy kontrolnej do wydruku, ale w dynamicznym i cyfrowym formacie.

Reguły i automatyzacja

Zautomatyzuj rutynowe czynności, takie jak przypisywanie zadań, ustawianie dat wykonania lub przenoszenie elementów po oznaczeniu ich jako ukończone. Te automatyzacje pomagają ograniczyć pracę ręczną i utrzymać listę w centrum uwagi.

Polecane integracje

Integracje to aplikacje, które łączą się z Asaną, aby uprościć pracę. Pomagają one synchronizować narzędzia, ograniczać przełączanie się między kartami i pobierać aktualizacje w jednym miejscu. Pełną listę znajdziesz w galerii aplikacji.

Kalendarz Google

Synchronizuj swoją codzienną listę rzeczy do zrobienia z Kalendarzem. Możesz zobaczyć, co jest do zrobienia, a co jest do zrobienia podczas spotkań, lub zablokować czas na wykonanie ważnych zadań.

Slack

Przekształcaj wiadomości w czynności do wykonania i informuj członków zespołu o postępach bez wychodzenia z aplikacji Slack. Przydatne do wspólnych codziennych przepływów pracy lub szybkiego przypisywania zadań.

Zapier

Twórz zapisy, które automatycznie dodają elementy do listy kontrolnej na podstawie wyzwalaczy, takich jak przesyłanie formularzy lub wiadomości e-mail. To świetne rozwiązanie do automatyzacji list zakupów, planowania wydarzenia lub tworzenia list kontrolnych dotyczących podróży.

Arkusze Google

Eksportuj listę kontrolną w celu utworzenia kopii zapasowej, raportowania lub wydruku. To idealne rozwiązanie dla zespołów, które potrzebują szablonu listy kontrolnej codziennych zadań w formacie Excel lub Dokumentów Google.

Clockify

Użyj sztucznej inteligencji, aby zarezerwować czas na zadania z listy. Ta integracja jest przydatna dla zespołów, które stosują technikę time boxing lub muszą chronić czas skupionej pracy.

Często zadawane pytania dotyczące szablonów codziennej listy kontrolnej