Czym jest organizacja macierzowa i jak działa?

Jak wesprzeć zespoły w szybkim działaniu podczas złożonych projektów bez spowalniania ich inicjatywy z powodu oczekiwania na oceny i akceptację interesariuszy? Odpowiedzią może być struktura organizacyjna. Większość środowisk pracy opiera się na łańcuchach dowodzenia, które jasno wyznaczają osoby mogące podejmować decyzje. 

Na szczycie hierarchicznego schematu organizacyjnego znajduje się dyrektor wykonawczy. Zaraz poniżej znajdują się dyrektor ds. operacyjnych i dyrektor finansowy. Poniżej tych głównych ról kierowniczych zaczyna się siatka kierowników działów, przed którymi odpowiadają kierownicy projektu.

Organizacja macierzowa różni się od tej klasycznej struktury, ponieważ członkowie zespołów odpowiadają zarówno przed kierownikami projektu, jak i kierownikami działów. W niniejszym przewodniku omówimy, czym jest organizacja macierzowa i jak możesz użyć jej w złożonych projektach. 

Czym jest organizacja macierzowa?

Organizacja macierzowa to struktura, w której członkowie zespołu odpowiadają przed kilkoma liderami. W organizacji macierzowej członkowie zespołu (pracujący zdalnie lub lokalnie) odpowiadają zarówno przed swoim kierownikiem projektu, jak i przed kierownikiem działu. Ta struktura zarządzania ułatwia firmom opracowywanie nowych produktów i usług bez konieczności reorganizacji zespołów.

Jak działają organizacje macierzowe?

Organizacje macierzowe mają co najmniej dwie struktury raportowania pracy dla zwierzchników. Na początku może wydawać się to skomplikowane, ale zazwyczaj członkowie zespołu mają głównego kierownika swojego działu. 

Podleganie kierownikowi działu działa podobnie, jak w tradycyjnej strukturze pracy. Na przykład członkowie zespołu IT odpowiadają przed kierownikiem działu IT. Kierownik działu IT odpowiada przed wiceprezesem oddziału. Ostatecznie wszystkie relacje kierownicze prowadzą do dyrektora generalnego. 

Różnicą struktury macierzowej jest to, że członkowie zespołu odpowiadają także przed kierownikami projektu. Realizacja projektów często wymaga zaangażowania członków z różnych działów, takich jak IT, marketing lub finanse, dlatego warto mieć osobnego kierownika dla każdego projektu. 

Typy zarządzania macierzowego

Występują trzy typy zarządzania macierzowego, różniące się pozycją kierownika projektu. Możesz wyobrazić sobie te typy zarządzania jako oś z kierownikiem projektu na jednym końcu i kierownikiem działu na drugim. 

Słaba macierz

W słabej macierzy kierownik projektu ma najmniej mocy decyzyjnej względem innych typów macierzy zarządzania. Gdy kierownik projektu ma ograniczoną władzę nad projektem, macierz jest słaba, ponieważ budżet i oś czasu projektu zależą od kierownika działu. Utworzenie planu komunikacji może ochronić słabą macierz przed błędami komunikacji. 

Zrównoważona macierz

W macierzy zrównoważonej kierownicy działu i projektu mają równą równe kompetencje, a członkowie zespołu odpowiadają przed oboma kierownikami. Dzięki temu komunikacja między rolami kierowniczymi jest otwarta, co umożliwia płynne realizowanie projektów. 

Silna macierz

W silnej macierzy większość mocy decyzyjnej w projekcie znajduje się w rękach kierownika projektu, a rola kierownika działu jest ograniczona. Tworzy to silną strukturę organizacyjną, ponieważ kierownik projektu ma pełnię władzy nad projektem. Kierownik działu może nadzorować projekt, ale nie uczestniczy w podejmowaniu kluczowych decyzji.

Zalety struktury organizacji macierzowej

Struktura macierzy organizacyjnej jest bardziej złożona od struktury hierarchicznej, ale oferuje w zamian wiele korzyści. Niektóre zalety struktury macierzowej obejmują czytelne cele projektu, wydajne wykorzystanie zasobów, swobodny przepływ informacji oraz szkolenie kierowników projektu. 

Czytelne cele projektu

Struktura organizacji macierzowej może zapewnić większą czytelność celów projektu. Gdy zespół raportuje postęp projektu zarówno kierownikowi projektu, jak i działu, niezbędne jest umocnienie celów projektu. Gdy kierownik projektu może polegać na innych członkach kadry kierowniczej, priorytetem staje się organizacja projektu.

Scenariusz: załóżmy, że Twój zespół projektuje aplikację. Ponieważ stosujesz strukturę macierzową, projektanci IT odpowiadają przed Tobą jako kierownikiem projektu oraz przed kierownikiem działu IT. Celem projektu jest stworzenie mobilnej aplikacji do analizy słów kluczowych przeznaczonej dla marketerów. Aplikacja zostanie zaprojektowana szybciej, jeśli kierownik działu IT i kierownik projektu jasno określą projektantom IT cel projektu. 

Wydajne wykorzystanie zasobów

Struktura macierzowa umożliwia wydajne wykorzystanie zasobów, ponieważ zespoły są złożone ze specjalistów z różnych działów. Zmniejsza to koszt czasu pracy oraz czas potrzebny na realizację projektu. W strukturze hierarchicznej, w której każdy zespół odpowiada tylko przed jednym kierownikiem, zespół może polegać na mniejszej liczbie kierowników. Takie zespoły mogą potrzebować więcej czasu na dostarczenie produktu projektu, ponieważ nie dysponują członkami o różnych specjalizacjach.

Scenariusz: zespół tworzący aplikację do analizy słów kluczowych może obejmować specjalistów z działów IT, finansowego i marketingu. Gdy ci członkowie zespołu pomyślnie raportują postęp kierownikom swoich działów oraz kierownikowi projektu, rośnie produktywność zespołu i oszczędność czasu, a projekt jest realizowany wydajniej. 

Zespoły macierzowe zmniejszają koszty, ponieważ bez utworzenia grupy różnych specjalistów firmy muszą reorganizować zespoły i często rekrutować nowych członków zespołu za każdym razem, gdy opracowywany jest nowy produkt lub usługa. 

Swobodny przepływ informacji

Praca w strukturze macierzowej umożliwia swobodny przepływ informacji między zespołami, ponieważ członkowie odpowiadają przed kilkoma liderami. Mimo tego, że członkowie zespołu muszą pamiętać o przekazywaniu informacji w systemie hierarchicznym, macierz wymusza przepływ informacji. Raportowanie informacji kilku liderom może wydawać się żmudne, ale dzięki zastosowaniu odpowiedniego systemu do zarządzania projektami dodatkowa praca z tym związana może zostać praktycznie zmniejszona do zera. 

Scenariusz: gdy zespół pracujący nad aplikacją do analizy słów kluczowych odpowiada tylko przed jednym kierownikiem projektu, informacja o ważnym błędzie może zostać pominięta. Jednak w procesie macierzowym łatwo pamiętać o przekazaniu takiej informacji kierownikowi działu IT. 

Szkolenie kierowników projektu

Unikalna struktura organizacji macierzowej zwiększa znacznie odpowiedzialność spoczywającą na kierownikach projektu. Muszą oni prowadzić swoje zespoły w całym cyklu życia projektu. Struktura ta jest wyzwaniem dla kierowników projektu i zapewnia szansę rozwoju osobom, które chcą być kierownikami międzyfunkcyjnymi w innych działach.

Scenariusz: podczas projektu Twój zespół napotyka błędy, które wydłużają oś czasu projektu. Jako kierownik projektu musisz współpracować z działem IT nad pomyślnym rozwiązaniem wszystkich problemów. Dzięki temu odkrywasz w sobie zainteresowanie IT i widzisz w tym przyszłą szansę rozwoju kariery. 

Retencja zespołu

Potwierdzoną cechą organizacji macierzowej jest retencja członków zespołu, ponieważ zespoły współpracujących nad produktem specjalistów wytwarzają silne więzi. Ci członkowie zespołu pracują pod funkcyjnymi kierownikami działów, a następnie są przypisywani do kierowników projektów. Specjaliści często lubią ze sobą współpracować, co zwiększa wydajność projektu. 

Scenariusz: w projekcie aplikacji do analizy słów kluczowych zespół projektowy obejmuje różnych specjalistów z dziedzin IT, marketingu i finansów, ponieważ ci członkowie zespołu mają wszechstronną wiedzę na temat projektowania aplikacji mobilnych. Taki zespół specjalistów zapewne będzie chciał współpracować w wielu kolejnych projektach.

Wady struktury organizacji macierzowej

Tak jak struktura raportowania hierarchicznego, organizacja macierzowa także ma swoje wady. Większość wad wynika ze złożoności tej struktury. Mimo tego, że działające, złożone rozwiązania oferują korzyści, mogą także prowadzić do konfliktów i problemów.

Złożony styl raportowania

Złożoność organizacji macierzowej może być jej wadą, ponieważ zespoły mogą mieć trudność w określeniu kiedy i komu raportować informacje. Mimo tego, że założeniem struktury macierzowej jest wspieranie zespołów, może ona komplikować projekty i zaciemniać cały proces. 

Rozwiązanie: najlepszym sposobem uniknięcia problemów z raportowaniem jest upewnienie się, że każdy członek macierzy wie, komu i jak zgłaszać informacje. Strukturę macierzową można uprościć, korzystając z intuicyjnej platformy do zarządzania projektami wspierającej międzyfunkcyjną współpracę. 

Długi czas odpowiedzi

Złożoność struktury macierzowej może wydłużać czas odpowiedzi, co wiąże się ze spowolnieniem projektów. Wolne odpowiedzi są związane z koniecznością przekazywania informacji wielu osobom. Więcej osób pracujących nad projektem jest zaletą, ale konieczność przekazywania informacji większej liczbie osób zajmuje dodatkowy czas. 

Rozwiązanie: skorzystanie z systemu do zarządzania projektami rozwiąże problem długich odpowiedzi w strukturze macierzowej. Asana pełniąca funkcję jednego źródła wiedzy zapobiega powielaniu pracy i zwiększa widoczność między zespołami a kierownictwem. 

Sprzeczne wytyczne

Sprzeczne wytyczne pojawiają się, gdy kierownicy projektu i działu nie współpracują ze sobą. Mimo tego, że celem struktury macierzowej jest wspieranie pracy zespołowej, wpływ biorących w niej udział osobowości może przynieść odwrotny efekt. 

Rozwiązanie: aby uniknąć sprzecznych wytycznych, wprowadź system umożliwiający kierownikom prowadzenie bezpośredniej interakcji. Członkowie zespołu nie będą czuli się rozdarci, jeśli kierownicy będą zgodni odnośnie celów projektów i nawiążą ze sobą współpracę.

Potencjalne tarcia

Główną różnicą między strukturą macierzową i hierarchiczną jest to, że w strukturze macierzowej członkowie zespołu odpowiadają przed dwoma kierownikami. Sprawia to, że jest ona bardziej skomplikowana i nakłada większą odpowiedzialność na członków zespołu. Dostępność dwóch kierowników może zapewnić członkom zespołu większą ilość informacji zwrotnych i wytycznych, ale także doprowadzić do tarć.

Rozwiązanie: aby uniknąć potencjalnych tarć, niezbędna jest dobra komunikacja między kierownikami działu i projektu. W razie konfliktu członkowie zespołu nie powinni wybierać między jednym a drugim kierownikiem. Kierownicy mogą już pierwszego dnia współpracy osobiście lub za pomocą technologii wytyczyć czytelne cele projektu, aby wspólnie stworzyć udany produkt. 

Żonglowanie zadaniami

Jeśli kierownicy struktury macierzowej nie współpracują ze sobą, członkowie zespołu mogą mieć problem z określeniem priorytetów. Gdy każdy kierownik wierzy, że to jego zadania są najważniejsze, zespół może mieć trudność w określeniu, za którymi wytycznymi podążać. 

Rozwiązanie: gdy członek zespołu ma trudność z określeniem wagi zadań z powodu nieporozumień między kierownikami, kierownicy powinni omówić zdania, aby określić harmonogram ich wykonania. Większość problemów, które mogą pojawić się w strukturze macierzowej, można rozwiązać dobrą współpracą, komunikacją i czytelnością między zespołami. 

Udoskonal strukturę macierzową za pomocą narzędzi do zarządzania projektami

Najlepszym sposobem zapewnienia działania struktury macierzowej jest używanie narzędzi do zarządzania projektami. Korzystając z nich kierownicy projektu i działu mogą określić spójne cele projektu, zaplanować współpracę i nawiązać dobrą linię komunikacji. Gdy te warunki zostaną spełnione, członkowie zespołu będą mieli czytelne informacje potrzebne do wydajnej pracy i realizacji celów projektu.

Potrzebujesz czytelnie nakreślić role i odpowiedzialność członków zespołu? Wypróbuj macierz RACI.