Jak utworzyć schemat organizacyjny (z bezpłatnymi szablonami)

Jesteś na rodzinnym obiedzie, gdy Twoja babcia wyciąga drzewo genealogiczne. Rozkłada kartkę i szuka na niej swojego nazwiska, aż znajduje znajome imię. „Widzisz! Tuż obok Twojego kuzyna Karola – to Twój kuzyn trzeciego stopnia, słynny poeta!”

Podobnie jak drzewa genealogiczne, schematy organizacyjne pomagają zwizualizować, gdzie Ty i członkowie Twojego zespołu znajdujecie się w strukturze organizacji. Schemat organizacyjny, znany również jako organogram, przedstawia strukturę zespołu i ilustruje relacje między poszczególnymi rolami.

W tym przewodniku omówimy, jak stworzyć schemat organizacyjny, przedstawimy różne rodzaje schematów organizacyjnych oraz udostępnimy bezpłatne szablony schematów organizacyjnych, które pomogą Ci stworzyć własny.

Jak utworzyć schemat organizacyjny

Schemat organizacyjny to sposób na wizualizację struktury firmy. Aby utworzyć schemat organizacyjny, musisz zebrać informacje o członkach zespołu i zdecydować, w jaki sposób chcesz go zbudować. 

Biorąc pod uwagę relacje służbowe w organizacji, możesz zaplanować swój schemat od góry do dołu.

1. Określ zakres

Możesz traktować swój schemat organizacyjny jak każdy inny nowy projekt, nad którym pracujesz. Określenie zakresu schematu organizacyjnego może pomóc w zapewnieniu, że wyraźnie odzwierciedla on strukturę zespołu. Zakres określi ogólny cel schematu organizacyjnego.

Na początek zastanów się nad następującymi pytaniami:

• Czy schemat organizacyjny będzie dla członków zespołu źródłem informacji o tym, kto jest kim w firmie? 

• Czy udostępnisz swój schemat organizacyjny zewnętrznym interesariuszom lub partnerom? 

• Czy będziesz potrzebować wielu schematów dla różnych poziomów firmy? 

Zadawanie tych pytań na początku może pomóc w zebraniu odpowiednich informacji i zaplanowaniu schematu.

2. Zbierz informacje

Zebranie informacji jest najważniejszym krokiem w tworzeniu schematu organizacyjnego, ponieważ bez odpowiednich informacji nie będzie można kontynuować.  Możesz zebrać informacje, wysyłając ankiety do poszczególnych członków zespołu za pośrednictwem poczty elektronicznej lub współpracując z działem HR. 

Potrzebne będą aktualne informacje o osobach w firmie, w tym imiona i nazwiska pracowników oraz ich najnowsze stanowiska. Musisz również zrozumieć relacje służbowe w całej firmie, takie jak hierarchia między menedżerami a bezpośrednimi podwładnymi. Rozważ zebranie zdjęć portretowych swojego zespołu, aby nadać mu bardziej osobisty charakter.

3. Zdecyduj, jak utworzyć schemat

Decyzja o tym, jak zbudować schemat organizacyjny, jest kluczowa, ponieważ różne narzędzia mogą ułatwić ten proces. Ręczne rysowanie schematu organizacyjnego jest czasochłonne i utrudnia udostępnianie wyników, dlatego warto rozważyć wykorzystanie narzędzia do tego procesu. 

Korzystanie z edytowalnego pliku PDF może zaoszczędzić czas, ponieważ szablon jest wstępnie utworzony z symbolami zastępczymi. Plik PDF możesz następnie łatwo udostępnić pozostałym osobom w firmie. 

4. Zaplanuj aktualizacje

Po utworzeniu schematu organizacyjnego użyj kalendarza zespołu, aby zaplanować regularne aktualizacje. W końcu prawdopodobnie struktura Twojej firmy i dynamika zespołu będą się często zmieniać. 

Pracownicy zmieniają stanowiska, zatrudniani są nowi pracownicy, a relacje służbowe ulegają zmianie. Dzięki cyfrowemu schematowi organizacyjnemu łatwo jest zaktualizować strukturę i ponownie udostępnić ją członkom zespołu.

Szablony schematów organizacyjnych

Tworzenie schematu organizacyjnego może być łatwiejsze, gdy korzysta się z szablonu. Większość firm ma podobne struktury, niezależnie od tego, czy jest to struktura odgórna, czy struktura macierzowa. 

Poniższe przykłady schematów organizacyjnych mogą posłużyć jako punkt wyjścia. Aby utworzyć niestandardowy schemat organizacyjny, określ, który typ organizacji najlepiej odzwierciedla strukturę Twojej firmy. Następnie zaktualizuj ten bezpłatny szablon schematu organizacyjnego, aby dopasować go do unikalnych potrzeb zespołu.

Rodzaje schematów organizacyjnych

Istnieją cztery typowe rodzaje schematów organizacyjnych. Każdy z nich wykorzystuje inny projekt wykresu i reprezentuje inny sposób funkcjonowania firmy. Schemat organizacyjny to w zasadzie schemat hierarchii, czyli wizualne odwzorowanie wewnętrznej struktury firmy. Dlatego też typ schematu, którego używasz, powinien odzwierciedlać relacje służbowe i procedury decyzyjne w Twojej organizacji.

1. Funkcjonalny odgórny (hierarchiczny)

Funkcjonalny schemat organizacyjny odgórny jest najczęściej spotykaną strukturą, w której firma funkcjonuje jako hierarchia. Na szczycie tej struktury organizacyjnej znajduje się jeden członek zespołu, który zwykle pełni funkcję prezesa lub dyrektora generalnego. 

Od tego członka zespołu rozgałęziają się liderzy, którzy są kolejnymi osobami odpowiedzialnymi, na przykład wiceprezesi firmy. Hierarchia organizacyjna rozciąga się dalej na działy i ostatecznie rozgałęzia się na zespoły. 

2. Schemat organizacyjny macierzowy

Organizacja macierzowa to bardziej złożona struktura niż tradycyjny model odgórny. Jeśli Twoja firma korzysta z tej struktury raportowania, członkowie zespołu odpowiadają przed wieloma menedżerami. 

Chociaż pracownicy prawdopodobnie mają głównego kierownika, któremu podlegają w swoim dziale, mogą również podlegać kierownikowi projektu. Ci dodatkowi kierownicy projektów również mają swoich kierowników działów, którym podlegają, co sprawia, że schemat organizacyjny macierzy wygląda bardziej jak prostokąt niż drzewo. 

3. Struktura działowa

Dywizjonalna struktura organizacyjna to ogólna wersja tradycyjnej struktury hierarchicznej. Struktury działowe mają sens w przypadku firm, w których działy działają niezależnie od siebie. 

Na przykład firmy z oddzielnymi liniami produktów mogą działać w strukturach dywizyjnych, ponieważ każda linia produktów ma oddzielne działy IT, marketingu i sprzedaży.

4. Płaski schemat organizacyjny

Płaski schemat organizacyjny jest wyjątkowy, ponieważ pokazuje niewiele poziomów zarządzania lub nie pokazuje ich wcale. Ten rodzaj struktury organizacyjnej może być obecny w małym lub nowoczesnym biznesie, który eksperymentuje z brakiem łańcucha dowodzenia. 

Dzięki takiej strukturze organizacyjnej firma promuje szerokie samozarządzanie i podejmowanie decyzji przez członków zespołu. 

Jak korzystać ze schematu organizacyjnego

Schemat organizacyjny zapewnia przejrzysty obraz różnych działów i stanowisk, pomagając członkom zespołu skutecznie współpracować i czuć się pewnie w swoich rolach i obowiązkach.

1. Zwizualizuj relacje służbowe

Jako menedżer możesz użyć schematu organizacyjnego, aby pokazać obowiązki służbowe i relacje służbowe nowym członkom zespołu. Podczas wdrażania nowych pracowników schemat organizacyjny pomaga członkom zespołu poznać swoich współpracowników i ich zadania. Pomaga również nowym członkom zespołu zapamiętać, kto jest kim w firmie. 

2. Zarządzaj rozwojem i zmianami

Schematy organizacyjne mogą również pomóc zespołowi przywódczemu w utrzymaniu organizacji i zarządzaniu rozwojem lub zmianami w firmie. Na przykład, jeśli kierownik działu zauważy, że jeden zespół stał się większy niż inne zespoły, może przenieść lub zatrudnić nowych członków zespołu, aby stworzyć równowagę.

3. Zobacz, gdzie każdy się mieści

Schemat organizacyjny zapewnia przejrzystość, pokazując wszystkim w firmie, gdzie pasują w strukturze organizacyjnej. Jeśli do zespołu dołączy nowy członek, może spojrzeć na schemat organizacyjny i zrozumieć, że ma pięciu innych członków w swoim zespole, dwóch asystentów poniżej i kierownika projektu powyżej. Może również zobaczyć, że jego kierownik projektu podlega kierownikowi działu.

4. Popraw komunikację

Ustalona struktura organizacyjna firmy może usprawnić komunikację, ponieważ jasno określa relacje służbowe. Bez schematu organizacyjnego członkowie zespołu mogą nie wiedzieć, do kogo się zwrócić, gdy mają pytania. Schemat organizacyjny jasno określa, kto jest odpowiedzialny za co, dzięki czemu członkowie zespołu mogą swobodnie zadawać pytania i współpracować z innymi.  

5. Stworzenie wizualnego katalogu

Schemat organizacyjny to w zasadzie wizualny katalog Twojej organizacji. Możesz go aktualizować, gdy członkowie zespołu awansują lub odchodzą z firmy. Aktualizowanie katalogu wizualnego sprawia, że wszyscy są na bieżąco z tym, kto pracuje w firmie i jakie jest jego stanowisko.

Zalety i wady korzystania ze schematów organizacyjnych

Zanim dowiesz się, jak stworzyć schemat organizacyjny, warto poznać zalety i wady takiej struktury, która rozwija się wraz z zespołem i przepływami pracy.

Zalety schematów organizacyjnych:

• Poprawia komunikację i przejrzystość. Pomaga członkom zespołu zrozumieć relacje służbowe i to, jak ich role wpisują się w strukturę firmy.

• Upraszcza wdrażanie. Nowi pracownicy mogą szybko zrozumieć strukturę zespołu i hierarchię przywództwa.

• Usprawnia podejmowanie decyzji. Liderzy mogą lepiej oceniać przepływy pracy, przydzielać zasoby i usprawniać strukturę organizacyjną.

• Wspiera nakład pracy związany z restrukturyzacją. Zapewnia jasny obraz zmieniającego się hierarchicznego lub płaskiego schematu organizacyjnego firmy.

• Współpracuje z nowoczesnymi narzędziami. Platformy takie jak Lucidchart, Microsoft Excel, PowerPoint i Asana umożliwiają łatwe aktualizacje, współpracę w czasie rzeczywistym i integracje z narzędziami do zarządzania projektami.

Wady schematów organizacyjnych:

• Szybko się dezaktualizują. Restrukturyzacja firmy i zmiany ról wymagają częstych aktualizacji, aby zachować dokładność.

• Pokazuje tylko formalne relacje. Nie uwzględniają raportowania w linii przerywanej, nieformalnych zespołów ani wspólnych przepływów pracy.

• Brak statystyk dotyczących stylu zarządzania. Schemat organizacyjny pokazuje hierarchię, ale nie podejście do przywództwa ani dynamikę zespołu.

• Może być trudny do zaktualizowania. Statyczne wykresy wymagają ciągłej weryfikacji, ale oprogramowanie do tworzenia schematów organizacyjnych i aplikacje takie jak Asana oferują możliwość adaptacji w czasie rzeczywistym.

Usprawnij swoją strukturę dzięki schematowi organizacyjnemu

Chociaż schematy organizacyjne mają swoje ograniczenia, oferują pomocny sposób na zrozumienie struktury firmy. Mogą również usprawnić komunikację z wyższym kierownictwem, precyzując role i obowiązki. Aby utworzyć schemat organizacyjny dla swojej firmy, skorzystaj z naszych bezpłatnych edytowalnych plików PDF i dostosuj je według swoich potrzeb. 

Potrzebujesz pomocy w usprawnieniu pracy zespołowej? Dowiedz się, jak Asana pomaga zespołom skutecznie się komunikować.

Często zadawane pytania dotyczące schematów organizacyjnych i organogramów