Analiza procesów biznesowych (BPA) – wyjaśnienie

Wielu z nas ma w swoich dniach roboczych powtarzalne czynności. W zarządzaniu projektami możemy mieć szereg kroków dla każdego nowego zlecenia projektowego. Albo sekwencja delegowania i przypisywania elementów. To właśnie procesy, czyli grupy zadań ułożonych w określonej kolejności, które tworzą powtarzające się przepływy pracy. Dobrze wykonany proces biznesowy powinien służyć jako przewodnik, pokazując pracownikom, jak działać i tworzyć w sposób, który przynosi korzyści zarówno firmie, jak i ich własnej pracy.

Nie są to jednak narzędzia, które wystarczy raz skonfigurować. Z biegiem czasu procesy mogą przestać działać lub stać się nieaktualne. Musisz je regularnie sprawdzać i analizować, aby ustalić, czy nadal są skuteczne. Jeśli nie, warto poszukać możliwości ich ulepszenia. Te przeglądy, czyli analizy procesów biznesowych, są bardzo korzystne dla Twojej firmy. Skuteczne analizy procesów biznesowych mogą generować większe przychody, pobudzać wzrost i usprawniać operacje biznesowe. 

Czym jest analiza procesów biznesowych (BPA)?

Analiza procesów biznesowych (BPA) to metoda, która pomaga weryfikować procesy. Procesy to powtarzalne grupy zadań lub kroków w przepływie pracy, które dają określony wynik. Możesz na przykład mieć proces wdrażania nowych pracowników lub proces przeglądu celów kwartalnych. Istnieją również szersze procesy business, takie jak procesy decyzyjne stosowane podczas sesji planowania. 

Analiza procesów biznesowych (BPA) wchodzi w skład zarządzania procesami biznesowymi (BPM), które obejmuje analizę procesów biznesowych, ich utrzymanie i ulepszanie. W analizie procesów biznesowych analityk biznesowy sprawdza istniejące procesy i określa, czy są one nadal skuteczne, czy też nadszedł czas na ich aktualizację.

Analiza procesów biznesowych a analiza biznesowa

Kluczową różnicą między analizą procesów biznesowych a analizą biznesową jest to, że analiza procesów biznesowych koncentruje się wyłącznie na procesach, podczas gdy pełna analiza biznesowa obejmuje całą firmę. 

Na przykład, jeśli chcesz zaktualizować proces śledzenia finansów, potrzebujesz analizy procesów biznesowych. Analityk biznesowy przeanalizuje kroki i działania podejmowane przez zespół w celu śledzenia budżetów, zakupów i przychodów. Jeśli jednak bardziej interesuje Cię określenie rentowności biznesu, do przeglądu swoich finansów użyjesz pełnej analizy biznesowej.

Dlaczego warto przeprowadzić analizę procesów biznesowych?

Analiza procesów biznesowych może mieć ogromny wpływ na Twoją firmę. Solidne analizy wykraczają poza nakłady i rezultaty, aby określić podstawowe wartości procesów i pokazać, gdzie istnieją możliwości poprawy. 

Wśród wielu korzyści, analizy procesów biznesowych mogą pomóc Ci:

• Zidentyfikować luki: analizy procesów biznesowych pokazują brakujące ogniwa w najważniejszych operacjach. Często mają one bezpośredni wpływ na wyniki finansowe, zwłaszcza jeśli analizujesz procesy związane z zatrudnianiem, fakturowaniem lub zawieraniem umów.

• Określić wszystkie dostępne zasoby: jeśli nie masz pewności, kiedy powiedzieć „nie” nowemu projektowi, analiza procesów biznesowych może okazać się pomocna. Przedstawia wszystkie dostępne zasoby dla każdego procesu, którego potrzebujesz, podobnie jak planowanie pojemności. Dzięki temu znasz swoją pojemność i dostępność na dodatkową pracę.

• Tworzenie nowych procesów zgodnych z bieżącą kulturą i klimatem: czasami zmiany kulturowe lub środowiskowe znacząco wpływają na procesy biznesowe. Weźmy na przykład pandemię COVID-19. Najpierw zespoły musiały ustalić, jak zarządzać zespołem zdalnym, a następnie jak bezpiecznie wrócić do biura, z wieloma zmianami w międzyczasie. Analiza procesów biznesowych pomaga stworzyć zupełnie nowy proces, gdy wymaga tego bieżący klimat.

• Zmniejszenie liczby zbędnych działań, nieefektywności i wąskich gardeł: według naszych badań przeciętny pracownik wiedzy spędził w 2021 roku 129 godzin na powielaniu pracy. To przecież marnotrawstwo! Analiza procesów biznesowych pomaga usprawnić procesy, aby ograniczyć lub wyeliminować powielanie pracy. Pokazując możliwości dodawania szablonów wielokrotnego użytku lub korzystania z automatyzacji, możesz ograniczyć czynności okołozadaniowe.

• Zwiększenie poziomu adaptacji przez pracowników: im lepsze są procesy, tym więcej osób z nich korzysta. Rutynowo analizując swoje procesy, robisz dwie rzeczy: pokazujesz swoim pracownikom, że zależy Ci na tym, jak pracują, i sprawiasz, że przepływy pracy są bardziej wydajne.

• Usprawnienie przepływu procesu: ostatecznie proces powinien zmieniać się wraz z pracą. Analiza procesów biznesowych tworzy lepszy model procesów, co jest skomplikowanym sposobem na powiedzenie, że ułatwia tworzenie rutynowych zmian i aktualizacji w czasie rzeczywistym.

Analiza procesów biznesowych w 5 krokach

Wdrożenie cyklu analizy procesów biznesowych w zespole będzie wymagało pewnych zmian. Pamiętaj, że większość analiz BPA nie będzie zarządzana bezpośrednio przez Ciebie – chyba że jesteś analitykiem biznesowym. Prawdopodobnie będziesz chciał zlecić to zadanie na zewnątrz lub, w zależności od potrzeb, utworzyć dedykowaną rolę wewnętrzną do nadzorowania. Niezależnie od tego, w jaki sposób wdrożysz analizę procesów biznesowych w swojej firmie, wykonując te pięć kroków, możesz zbudować solidne podstawy, które pozwolą Ci utrzymać i rozwijać ten proces.

1. Sprawdź, jak Twoje procesy wpisują się w szerszy obraz

Wszystkie procesy powinny prowadzić do większych inicjatyw i celów biznesowych. Procesy to „jak” Twojej firmy – to sposób, w jaki osiągamy nasze cele. Ale powinny być powiązane z Twoim „dlaczego”. Na przykład, jeśli deklaracja wizji Twojej firmy zakłada zapewnienie wszystkim na świecie łatwiejszego dostępu do opieki zdrowotnej, każdy tworzony przez Ciebie proces powinien to wspierać. 

Pierwszym krokiem w analizie BPA będzie przejrzenie istniejących procesów i sprawdzenie, jak wpisują się one w przepływy pracy, działania działów, a ostatecznie w te długoterminowe cele, które wspierają misję Twojej firmy.

2. Zbierz informacje o tym, co się dzieje

Jest to etap zbierania danych. Zanim przeanalizujesz swoje procesy, musisz dokładnie wiedzieć, jak działają. Najlepszym sposobem, aby to zrobić, jest rozmowa z osobami, które najczęściej z nich korzystają. Przeprowadź rozmowy z kluczowymi interesariuszami, stwórz ankiety i przeanalizuj powiązane wskaźniki KPI i metryki. Ten krok zajmie nieco więcej czasu niż inne, ale warto w pełni zrozumieć proces przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian. 

Na przykład, jeśli analizujesz, w jaki sposób zespół produktowy ocenia i sortuje swoje backlogi produktów, warto przeprowadzić wywiad z odpowiedzialnymi za nie programistami. Warto również przyjrzeć się kluczowym wskaźnikom wydajności bieżących procesów, na przykład liczbie elementów, które pozostają w backlogu po ukończonym sprincie Agile. 

3. Analiza i mapowanie danych

Teraz nadszedł czas na analizę. W tym miejscu należy zebrać wszystkie dane, w tym:

• wszystkie etapy procesu;

• odpowiednie diagramy procesów,

• Powiązani członkowie zespołu

• Bieżące wskaźniki sukcesu i kluczowe wskaźniki efektywności

Możesz użyć mapowania procesów biznesowych, aby utworzyć wizualny układ swoich procesów i przepływów pracy, co ułatwi ich przeglądanie. Mapowanie procesów pomaga utworzyć schemat blokowy lub inną wizualną mapę bieżących sekwencji i kroków, dzięki czemu można lepiej zwizualizować procesy. W takim układzie łatwiej jest zidentyfikować wzorce i luki w przepływie procesu. 

4. Zidentyfikuj możliwości poprawy

Na etapie analizy zidentyfikujesz zbędne elementy i luki. To główne obszary wymagające poprawy. Załóżmy na przykład, że analiza pokazuje, iż programiści spędzają 3 dni na planowaniu backlogu sprintu. Na podstawie rozmów z interesariuszami i analizy harmonogramów spotkań zdajesz sobie sprawę, że opóźnienie jest spowodowane różnymi strefami czasowymi. W takim przypadku nowe rozwiązania technologiczne, które wspierają komunikację asynchroniczną, ułatwiłyby zespołowi komunikację i skróciły czas poświęcany na komunikację.  

5. Wprowadź zmiany

Usprawnienie procesów biznesowych (BPI) polega na podejmowaniu działań w oparciu o wszystko, czego się nauczyłeś. Po zakończeniu analizy wykorzystasz ulepszenia procesów biznesowych, aby dostosować i wprowadzić zmiany w swoich procesach, koncentrując się na zwiększeniu rentowności. BPA to Twój przewodnik, który pokazuje Ci tajniki procesów biznesowych. Ostatnim krokiem jest wykorzystanie wszystkich tych informacji do wprowadzenia zmian, które usprawnią te procesy lub pomogą stworzyć nowe.  

Jak przeprowadzić analizę procesów business?

Analityk biznesowy, którego zatrudnisz do przeprowadzenia BPA, prawdopodobnie będzie miał własne metody i preferowane narzędzia do analizy procesów biznesowych, ale oto kilka najczęściej spotykanych:

• Analiza przyczyn źródłowych: użyj tej analizy, aby zidentyfikować podstawy swoich procesów i upewnić się, że są one powiązane z szerszymi celami Twojej firmy.

• Analiza SWOT: SWOT to skrót pochodzący od angielskich słów Strengths (mocne strony), Weaknesses (słabe strony), Opportunities (szanse) i Threats (zagrożenia). Może to być pomocna analiza, ponieważ daje statystyki dotyczące powodzenia procesów i wskazuje obszary, które można poprawić.

• Analiza luk: analiza luk pokazuje, czego brakuje w Twoich procesach w porównaniu z szerszymi celami firmy.

Jakich narzędzi należy używać do analizy procesów business?

Aby przeprowadzić BPA, potrzebujesz skutecznego narzędzia do analizy procesów biznesowych, które może przechowywać wszystkie dane w jednym źródle informacji. Najlepiej sprawdzi się narzędzie do zarządzania projektami, które umożliwia automatyzację zadań, generowanie raportów i natychmiastowe wysyłanie aktualizacji statusu. Dzięki temu wszystkie zainteresowane strony mogą śledzić analizę procesów biznesowych w czasie rzeczywistym i mieć pewność, że przebiega ona zgodnie z automatyzacją wszystkich procesów biznesowych. 

Kiedy należy przeprowadzić analizę procesów biznesowych?

Większość procesów biznesowych korzysta z ciągłego doskonalenia, ale są sytuacje, w których analiza BPA jest bardziej pomocna niż inne. 

Analiza procesów business jest najlepsza:

• W przypadku starszych, potencjalnie przestarzałych procesów.

• Gdy zauważysz spadek produktywności lub wysoką rotację w niektórych obszarach.

• Podczas wprowadzania nowego produktu lub struktury zespołu, aby ustalić, czy jest on opłacalny w dłuższej perspektywie.

Główny bohater Twojej działalności biznesowej

Analiza procesów biznesowych pozwala zajrzeć za kulisy działalności Twojej firmy. Pokazują, jak działasz Ty, Twój zespół i cały biznes. Informacje te to kopalnia możliwości – wykorzystaj wyniki analizy BPA, aby zwiększyć produktywność i usprawnić przepływ pracy. A kto wie, może Twoja następna świetna strategia rozwoju kryje się w istniejących procesach.