Szablon mapy procesu

Przypomnij sobie swój ostatni proces planowania projektu lub wprowadzania pomysłu w życie. Jaki był tego początek? W jaki sposób został zmapowany proces od rozpoczęcia do zakończenia? 

W planowaniu i realizacji projektu lub procesu biznesowego zawsze jest wiele zmiennych. Aby przedsięwzięcie się powiodło, należy zwizualizować sobie każdy krok, żeby dostrzec, co musi zostać zrobione – od pierwszego zadania, aż po zakończenie projektu. 

Może się wydawać, że łatwiej to powiedzieć, niż wykonać. Ale nie przejmuj się. Z pomocą przychodzą tu szablony mapy procesu. 

Czym jest mapowanie procesów?

Mapowanie procesów to wizualne przedstawienie kroków, które należy wykonać, aby ukończyć określony proces lub przepływ pracy. Celem mapowania procesów biznesowych jest lepsze zrozumienie przez zespół, w jaki sposób przebiega dany proces, aby można go było pomyślnie wykonać. 

Możesz używać mapy procesu na poziomie pracownika, zespołu, działu lub organizacji, rozrysowując za jej pomocą wiele różnych procesów, od procesów organizacyjnych, jak szkolenia lub wdrażanie nowych pracowników, po procesy typowo zespołowe, jak burza mózgów. 

Zazwyczaj proces mapuje się przy użyciu rysunku mapy procesu – obrazkowego przedstawienia złożonego procesu za pomocą określonych symboli. Więcej informacji na temat tworzenia rysunku mapy procesu możesz znaleźć w naszym artykule: Przewodnik po mapowaniu procesów.

O ile rysunek mapy procesu to dobry sposób na nakreślenie i zwizualizowanie procesów biznesowych, o tyle takie statyczne narzędzia mają swoje ograniczenia. Aby naprawdę ożywić dany proces, potrzebujesz narzędzia cyfrowego, które pozwoli w pełni wykorzystać możliwości szablonu mapy procesu.

Czym jest cyfrowy szablon mapy procesu?

Cyfrowy szablon uzupełnia statyczny rysunek mapy procesu, ożywiając nakreślony proces poprzez wykorzystanie przepływów pracy, czyli powtarzających się procesów, z których można korzystać wielokrotnie. Łącząc rysunek mapy procesu z cyfrowym narzędziem do zarządzania pracą, możesz połączyć swoje zespoły i wykonywać zadania tam, gdzie odbywa się praca.

Kluczem do korzystania z cyfrowego szablonu mapy procesu jest utworzenie przepływów pracy. Pomyśl o tym w ten sposób: większość wykonywanej przez Ciebie pracy odbywa się według powtarzalnego schematu. Niezależnie czy piszesz post na bloga, wdrażasz do pracy nowego pracownika lub rozpoczynasz nowy proces sprzedażowy, prawdopodobnie za każdym razem wykonujesz te same czynności, które składają się na Twój przepływ pracy. 

Po określeniu punktu początkowego i końcowego przepływu pracy, przy użyciu statycznego rysunku mapy procesu możesz rozpisać go na poszczególne kroki. Następnie możesz utworzyć możliwy do skopiowania cyfrowy szablon mapy procesu, wykorzystując ten przepływ pracy jako wzorzec. Dzięki temu za każdym razem, gdy zajdzie potrzeba napisania posta na bloga lub wdrożenia nowego pracownika, cały przebieg procesu będzie już gotowy. Po prostu skopiujesz szablon i przystąpisz do pracy. 

Jak opracować przepływ pracy i utworzyć cyfrowy szablon mapy procesu

Kiedy już zrozumiesz, na czym polega przepływ pracy, utworzenie i przekształcenie go w cyfrowy szablon mapy procesu będzie proste. Po prostu wykonaj następujące kroki:

1. Określ, jaki proces będziesz mapować, np. ponowny kontakt z potencjalnym klientem.  

2. Wypisz czynności, które należy wykonać, aby ukończyć ten proces. Kontynuując nasz przykład sprzedażowy, takie czynności mogą obejmować: umówienie rozmowy wstępnej, ponowny kontakt po rozmowie telefonicznej, wysłanie oferty, podpisanie umowy. 

3. Zmapuj proces w postaci rysunku mapy procesu. Krok ten obejmuje uporządkowanie wszystkich czynności w odpowiedniej kolejności, koniecznej do wykonania procesu. 

4. Utwórz szablon mapy procesu, łącząc statyczny rysunek mapy procesu z cyfrowym narzędziem do zarządzania pracą. Przenieś czynności zmapowane w rysunku mapy procesu do cyfrowego narzędzia. Będzie to Twój podstawowy szablon dla tego przepływu pracy. Rozbudowując dalej nasz pierwotny przykład, możesz utworzyć „szablon ponownego kontaktu w ramach sprzedaży początkowej”, bazując na rysunku mapy procesu utworzonego dla ponownego kontaktu z potencjalnym klientem. 

5. Skopiuj i ponownie wykorzystaj szablon za każdym razem, kiedy rozpoczynasz podobny proces. Po utworzeniu swojego szablonu, możesz go wykorzystywać do podobnych projektów i procesów. Podsumowując nasz przykład, za każdym razem, kiedy będziesz kontaktować się z potencjalnym klientem, możesz po prostu skopiować pierwotny szablon ponownego kontaktu sprzedażowego i go wypełnić. 

Przykłady przepływów pracy w procesach cyfrowych

Możesz tworzyć szablony przepływów pracy w procesach cyfrowych dla praktycznie każdego procesu biznesowego, którego ukończenie wymaga wykonania powtarzających się kroków. Oto kilka powszechnych przykładów zastosowań.

Szablon mapy procesu sprzedaży

Szablon mapy procesu zarządzania opiniami klientów

Szablon mapy procesu przejścia do obsługi posprzedażowej

Szablon mapy procesu uruchomienia kampanii produktowej

Szablon mapy procesu utworzenia agendy spotkania

Szablon mapy procesu zleceń kreatywnych

Szablon mapy procesu przesyłania próśb i zleceń

Zintegrowane funkcje i aplikacje

Przyjrzyjmy się zintegrowanym funkcjom i aplikacjom, które mogą pomóc Ci jeszcze lepiej wykorzystać cyfrowe szablony mapy procesów.

Zintegrowane funkcje

• Konstruktor przepływów pracy. Wizualizuj przepływ pracy swojego zespołu i uprość współpracę między zespołami dzięki konstruktorowi przepływów pracy. Jest to niewymagające kodowania narzędzie typu „wskaż i kliknij”, które pomaga wizualizować i tworzyć zaawansowane zautomatyzowane przepływy pracy. Z łatwością twórz efektywne procesy, łączące zespoły na wszystkich poziomach Twojej organizacji. Ponadto usprawnij realizację zadań i synchronizuj działania zespołu, integrując ulubione aplikacje biznesowe, takie jak Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom i nie tylko z przepływami pracy. 

• Pola niestandardowe. Są one najlepszym sposobem na tagowanie, sortowanie i filtrowanie zadań. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

• Zależności. Za pomocą zależności możesz oznaczyć zadanie jako oczekujące na inne zadanie. Sprawdź, czy Twoja praca nie blokuje innej osoby, aby odpowiednio ułożyć swoje zadania. Członkowie zespołów opartych na współpracy mogą łatwo sprawdzić zadania, na których wykonanie oczekują oraz określić, kiedy zacznie się ich część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci także zmianę daty wykonania zadania zależnego. 

• Widok tablicy. Widok tablicy to widok w stylu tablicy Kanban, który wyświetla dane projektu w kolumnach. Są one zazwyczaj uporządkowane według statusu (np. „Do zrobienia”, „W toku” i „Ukończone”), ale nagłówki można dostosować w zależności od wymagań projektu. W każdej z kolumn znajdują się karty z zadaniami, zawierające wiele ważnych informacji, np. tytuł zadania, datę wykonania i pola niestandardowe. Śledź pracę w miarę jej przechodzenia przez kolejne etapy i zyskaj łatwy wgląd w status projektu.

Polecane aplikacje

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• Gmail. Dzięki integracji Asana dla Gmaila, możesz tworzyć zadania w Asanie bezpośrednio ze swojej skrzynki odbiorczej w Gmailu. Każde utworzone zadanie będzie automatycznie obejmować cały kontekst z wiadomości e-mail, więc nie ma obaw, że coś zostanie pominięte. Tworzysz wiadomość e-mail i chcesz odwołać się do zadania w Asanie? Zamiast otwierać Asanę, użyj dodatku Asana dla Gmaila, aby z łatwością wyszukać je bezpośrednio ze skrzynki odbiorczej w Gmailu. 

• Zoom. Asana i Zoom łączą siły, aby pomóc zespołom poprawić produktywność i efektywność spotkań. Integracja Zoom + Asana ułatwia przygotowywanie się do spotkań, prowadzenie konwersacji, które można przekształcić w możliwe do wykonania działania oraz dostęp do informacji po zakończeniu rozmowy. Spotkania mają początek w Asanie, gdzie udostępnione agendy zawierają potrzebny kontekst. Podczas spotkania członkowie zespołu łatwo mogą tworzyć zadania bezpośrednio w Zoom, aby nie przeoczyć żadnych szczegółów i czynności do wykonania. Po zakończeniu spotkania, integracja Zoom + Asana automatycznie pobierze nagranie i transkrypcję ze spotkania w Zoom, dodając je do Asany i umożliwiając wszystkim współpracownikom oraz interesariuszom ich późniejsze odsłuchanie.

Często zadawane pytania