Jak stworzyliśmy strukturę dojrzałości cyfrowej, aby skalować możliwości i wyniki

Praca cyfrowa to ruchomy cel. Ciągle pojawiają się nowe technologie, zmieniają się priorytety i kuszące jest wypróbowanie wszystkiego naraz. Nauczyłem się jednak, że podążanie za każdym trendem nie przybliża Cię do celu, a jedynie generuje hałas.

Jako dyrektor ds. cyfrowych w Asana nieustannie zastanawiam się, jak wyprzedzać zmiany technologiczne, które wydają się przyspieszać każdego dnia. Aby sobie z tym poradzić, stworzyłem strukturę cyfrowej dojrzałości, która ma kluczowe znaczenie dla oceny tego, gdzie się znajdujemy i decydowania o tym, co zasługuje na nasz czas i zasoby. To sposób na ocenę tego, gdzie się znajdujemy, wskazanie, gdzie możemy mieć największy wpływ, i wytyczenie ścieżki, którą cały zespół może zrozumieć i za którą może się opowiedzieć.

Dlaczego cyfrowa północ jest ważna

W środowisku, w którym trendy cyfrowe stale się rozwijają, co tydzień pojawiają się nowe technologie, a trendy nieustannie się zmieniają, zespoły mogą łatwo stanąć w miejscu lub zacząć gonić za każdym nowym narzędziem bez spójnego planu. Pierwsze podejście prowadzi do paraliżu analitycznego. Drugie może skutkować rozproszeniem nakładu pracy i powielaniem zadań. Posiadanie cyfrowej gwiazdy polarnej rozwiązuje oba problemy, dając Ci perspektywę do oceny możliwości w odniesieniu do celów długoterminowych, a jednocześnie pozostając na tyle elastycznym, aby uwzględnić cenne innowacje.

Nie rozwiązuje to wszystkich wyzwań, ale odpowiada na kluczowe pytanie: „Na czym powinniśmy teraz skupić nasz czas i zasoby?”

Przedstawiamy strukturę dojrzałości cyfrowej

Dla nas ta gwiazda polarna pojawiła się w formie struktury dojrzałości cyfrowej, która jest sposobem na ocenę tego, gdzie się znajdujemy, wskazanie luk, które mają znaczenie, i wyznaczenie realistycznych celów do poprawy. 

Ta struktura pomaga nam:

• testować nowe podejścia, korzystając z jasnych wskaźników sukcesu;

• szybko wyciągać wnioski zarówno z sukcesów, jak i porażek;

• przeznaczać zasoby na skalowanie tego, co działa;

• rozwijać umiejętności, których nasz zespół potrzebuje, aby osiągnąć wyższy poziom dojrzałości;

• tworzyć przejrzyste ścieżki edukacyjne zgodne z naszymi celami.

Oto jak wprowadzamy tę strukturę w życie:

Krok 1: oceń, na jakim etapie się znajdujesz

Zaczęliśmy od uczciwej oceny naszych bieżących możliwości, identyfikując konkretne luki i wyznaczając realistyczne cele w zakresie poprawy. Aby to skonkretyzować, zdefiniowaliśmy pięć poziomów dojrzałości:

• Początkujący

• Odkrywca

• Gracz

• Transformer 

• Przełom 

Te poziomy dojrzałości pomagają nam określić, na jakim etapie jesteśmy dzisiaj, zwrócić uwagę na istotne luki i wyznaczyć realistyczny cel, do którego chcemy dążyć, w oparciu o nasze główne cele, priorytety i przyszły stan, nad którym pracujemy.

Krok 2: skup się na kluczowych zdolnościach

Strukturę oparliśmy na sześciu kluczowych wymiarach: obszarach, które są ważne dla rozwoju naszego zespołu cyfrowego. Nie chodzi tylko o to, czego potrzebuje business, ale także o to, jak pomagamy ludziom rozwijać nowe umiejętności i rozwijać się w swoich rolach. Najlepsze wyniki uzyskuje się, gdy równoważy się oba te aspekty: rozwijanie wiedzy zespołu przy jednoczesnym skupieniu się na priorytetach, które napędzają rozwój biznesu.

Sześć wymiarów, na których się koncentrujemy, to:

• Zaawansowane umiejętności cyfrowe: przejście od szkoleń ad hoc do ustrukturyzowanego programu podnoszenia kwalifikacji ze ścieżkami certyfikacji dla kluczowych kompetencji cyfrowych.

• Personalizacja: przejście od uniwersalnych rozwiązań do personalizacji opartej na danych, z jasnymi wytycznymi dotyczącymi zarządzania.

• Eksperymentowanie: przejście od podejmowania decyzji na podstawie intuicji do testowania opartych na hipotezach.

• Automatyzacja oparta na sztucznej inteligencji: przejście od ręcznych przepływów pracy do inteligentnych procesów, które pozwalają naszym zespołom skupić się na pracy o wysokiej wartości.

• Analityka i statystyki: przejście od sporadycznych raportów do ujednoliconych statystyk, które napędzają strategiczne podejmowanie decyzji.

• Wydajność platformy: przejście od sztywnych systemów do elastycznych architektur, które umożliwiają szybkie wprowadzanie innowacji.

Krok 3: połączenie możliwości i ocen

Po dokonaniu oceny naszej sytuacji i zidentyfikowaniu kluczowych zdolności, które chcieliśmy zbudować, połączyliśmy je ze sobą. Oznaczało to określenie, na którym poziomie dojrzałości znajduje się nasz zespół, zrozumienie kamieni milowych, które definiują te poziomy, i wskazanie, dokąd chcemy zmierzać.

Na przykład „Cyfrowy nowicjusz” w automatyzacji opartej na sztucznej inteligencji może mieć mniej niż dziesięć procent zautomatyzowanych procesów, podczas gdy „Cyfrowy innowator” miałby ponad siedemdziesiąt pięć procent zautomatyzowanych procesów. Określając konkretne kamienie milowe i wskaźniki dla każdej zdolności, ułatwiasz ocenę tego, gdzie zespół znajduje się dzisiaj, co oznacza przejście od „nowicjusza” do „gracza” lub „przełomowego gracza” oraz gdzie należy inwestować w przyszłości.

Dla nas to wyłoniło możliwe do zrealizowania priorytety. Zdaliśmy sobie sprawę, że jesteśmy „cyfrowym odkrywcą” w zakresie personalizacji, polegającym przede wszystkim na podstawowej segmentacji opartej na szerokich segmentach, ale musimy ewoluować do poziomu „cyfrowego gracza” z ujednoliconymi profilami klientów i personalizacją międzykanałową. Uwidaczniając te luki, daliśmy zespołowi jasną drogę do ich zamknięcia.

Zaangażowanie ludzi w podróż

Aby nakład pracy włożony w rozwój cyfrowy przyniósł rezultaty, nie może być to tylko dyrektywa odgórna. Na wczesnym etapie procesu włączyłem zespół do konwersacji, najpierw w celu przejrzenia szkicu struktury, a następnie w celu jej udoskonalenia. Rezultatem jest mapa drogowa, która odzwierciedla zarówno ich wiedzę, jak i priorytety.

To podejście oparte na współpracy przyniosło duże korzyści. Oznacza to, że zespół nie tylko rozumie, dokąd zmierzamy, ale także odgrywa rolę w kształtowaniu tego kierunku. Zapewnia również wspólną perspektywę dla priorytetyzacji, dzięki czemu łatwiej jest zrozumieć, jak codzienny nakład pracy wpisuje się w szerszy obraz.

Co równie ważne, daje zespołowi konkretny sposób na mierzenie własnego rozwoju. Nie chodzi o to, aby powiedzieć: „idź się uczyć sztucznej inteligencji” lub „popraw się w eksperymentach”. Chodzi o to, aby rozwój umiejętności był konkretny, wykonalny i możliwy do śledzenia. Łącząc biegłość z jasnymi wskaźnikami i kamieniami milowymi, pomagamy ludziom zrozumieć, jak ewoluują ich zdolności i jak ta ewolucja wpisuje się w ich rolę, karierę i przyszłość, którą wspólnie budujemy.

Sprawiamy, że jest to wykonalne i że jest to nasze

Najlepsze struktury nie są tylko prezentacją. Znajdują się tam, gdzie codziennie wykonywana jest praca. W Asanie oznacza to, że struktura dojrzałości cyfrowej jest możliwa do zrealizowania w samej Asanie. Wykorzystując funkcje Asany do stworzenia połączonego systemu w sposób, który wizualizuje naszą drogę transformacji, ułatwiliśmy każdemu członkowi zespołu zrozumienie, na jakim etapie się znajdujemy, dokąd zmierzamy i jak ich codzienna praca przybliża nas do naszych długoterminowych celów.

Oto kluczowe funkcje, z których korzystamy:

• Cele: zdefiniowaliśmy jasne cele dla każdego wymiaru dojrzałości, z mierzalnymi celami i datami wykonania.

• Projekty: każdy cel jest wspierany przez konkretne projekty i zadania, które dzielą cele na konkretne kroki potrzebne do ich osiągnięcia, dzięki czemu każdy członek zespołu może łatwo zrozumieć, w jaki sposób jego codzienna praca łączy się z długoterminowym rozwojem.

• Aktualizacje statusu projektu: co miesiąc sprawdzamy i aktualizujemy status, regularnie sprawdzając postępy. Te aktualizacje statusu pomagają zespołowi utrzymać się na właściwym torze, wyłaniają sukcesy i szybko wskazują obszary wymagające uwagi, co ułatwia dostosowanie priorytetów, zanim pojawią się przeszkody.

• Pola niestandardowe: śledzimy poziomy dojrzałości, wpływ na działalność i wymagania dotyczące zasobów za pomocą pól niestandardowych, które umożliwiają bogate filtrowanie i raportowanie.

• Pulpity nawigacyjne do raportowania: nasz zespół przywódczy korzysta z pulpitów nawigacyjnych, aby monitorować postępy w ramach różnych inicjatyw, identyfikować blokady i podejmować świadome decyzje dotyczące alokacji zasobów. Możemy śledzić, gdzie robimy największe postępy, np. wdrażając asystentów opartych na sztucznej inteligencji lub dostosowując się do wskaźników personalizacji, a także dostrzec, gdzie utknęliśmy.

W tym podejściu najbardziej podoba mi się to, że łączy ono wizję strategiczną z codzienną realizacją. Członkowie naszego zespołu widzą, w jaki sposób ich indywidualne zadania bezpośrednio przyczyniają się do naszego rozwoju. Postępy stają się widoczne i doceniane, a potencjalne problemy można zidentyfikować i rozwiązać, zanim spowodują opóźnienia.

Na czym polega sukces

To podejście już dziś przynosi rezultaty:

• W tym roku budżetowym zamierzamy przejść z poziomu „cyfrowego odkrywcy” na poziom „cyfrowego gracza” w kluczowych obszarach, a w niektórych obszarach dążymy do osiągnięcia statusu „cyfrowego transformatora”.

• Zespół wdrożył certyfikacje AI oparte na rolach, a 100% członków zespołu posiada certyfikaty specjalisty ds. przepływu pracy, podstaw Asana Studio oraz odznakę umiejętności AI.

• Wdrożyliśmy pięciu asystentów opartych na sztucznej inteligencji i zwiększyliśmy nasz cel do 15, ponieważ nabieramy rozpędu.

• Zespół lepiej rozumie, na czym powinien skupić swój nakład pracy, jak zrównoważyć codzienne priorytety z długoterminowym rozwojem umiejętności oraz jak jego wkład wpisuje się w szerszy kontekst.

Wnioski dla innych liderów cyfrowych

Jeśli tworzysz mapę drogową dojrzałości cyfrowej dla swojego zespołu, warto zwrócić uwagę na kilka rzeczy:

• Zaangażuj ludzi na wczesnym etapie: wspólnie twórz strukturę, aby odzwierciedlała zarówno Twoją strategię, jak i doświadczenie Twojego zespołu.

• Spraw, aby była praktyczna: umieść swoją strukturę tam, gdzie praca już się odbywa: w narzędziach i platformach, z których Twój zespół korzysta na co dzień.

• Śledź i mierz postępy w sposób otwarty: spraw, aby postępy były widoczne, aby zespół mógł skupić się na sukcesach i dostrzec obszary, na których należy się bardziej skoncentrować.

• Zachowaj elastyczność: cele ewoluują, gdy dowiadujesz się więcej o tym, co jest możliwe. Celem jest postęp, a nie doskonałość.

Wspólne budowanie cyfrowej przyszłości

Cyfrowa transformacja nigdy nie dotyczy tylko technologii. Chodzi o dostosowanie ludzi, procesów i narzędzi do wspólnej wizji. W Asanie nasza struktura dojrzałości cyfrowej stała się czymś więcej niż mapą drogową. To sposób, aby zespół zrozumiał, na jakim etapie się znajdujemy, dokąd zmierzamy i jak każda osoba może pomóc nam dotrzeć do celu.

Dzięki temu, że struktura ta jest wykonalna w Asanie, przekształciliśmy dużą, abstrakcyjną inicjatywę w konkretną praktykę opartą na współpracy. I to, bardziej niż jakiekolwiek pojedyncze narzędzie lub trend, pozwala nam utrzymać koncentrację i wyprzedzić konkurencję.