How to create a design brief in 7 steps

Jeżeli chcesz zapewnić sobie sukces w kolejnym projekcie, koniecznie zacznij od briefu projektowego. Brief projektowy tworzy uporządkowaną mapę drogową projektu i ułatwia komunikację wszystkim zaangażowanym osobom.

W tym przewodniku omówimy, czym jest brief projektowy, jakie są korzyści z jego utworzenia, jak go napisać i jakie elementy powinien zawierać. Na początek zapoznaj się z przykładowym szablonem briefu projektowego.

Czym jest brief projektowy?

Brief projektowy to dokument, który określa podstawowe szczegóły i oczekiwania dotyczące projektu graficznego dla marki. Dokument ten powinien zawierać łatwy do zrozumienia plan realizacji projektu. Skuteczny brief projektowy pozwala na dostosowanie celów firmy i projektanta, aby wszyscy byli zadowoleni z produktu końcowego. 

Wskazówka: w przypadku projektów o charakterze bardziej technicznym zespoły mogą skorzystać z szablonu dokumentu projektowego, aby zebrać w jednym miejscu wymagania systemowe, specyfikacje i zależności.

Każda firma, która korzysta z zasobów projektowych, może skorzystać z tego, że projektanci tworzą brief przed rozpoczęciem projektu – niezależnie od tego, czy są oni zatrudnieni w firmie, czy są freelancerami. W tym artykule będziemy używać terminów „klient” i „firma” zamiennie w odniesieniu do strony zlecającej projekt.

Brief projektowy rozpoczyna się od wyjaśnienia, dlaczego nowy projekt jest potrzebny. Obejmuje to sposób, w jaki projekt przyniesie korzyści odbiorcom docelowym, w jaki sposób wzmocni on przekaz marki i jak będzie się odnosić do szerszego otoczenia konkurencyjnego. Projektant wykorzystuje te informacje do określenia celów i założeń nadchodzącego projektu. 

Zespoły, które szukają bardziej wizualnego sposobu na sformułowanie tych celów, mogą również wypróbować szablon tablicy wizualnej, aby przekształcić pomysły w uporządkowany i inspirujący kierunek.

Na koniec brief zawiera szczegóły projektu, produkty końcowe, budżet, oś czasu i zakres, aby wszyscy mieli takie same oczekiwania. Briefy projektowe są doskonałym narzędziem do koordynacji pracy klienta i zespołów projektowych.

Brief projektowy a brief kreatywny

Jeśli nigdy wcześniej nie zdarzyło Ci się stworzyć briefu, może on wydawać się bardzo podobny do briefu kreatywnego. Ogólnie rzecz biorąc, brief projektowy dotyczy bardziej aspektów przedprodukcyjnych i biznesowych projektu, podczas gdy brief kreatywny skupia się na kwestiach związanych z innowacyjnym wykonaniem. 

Dobrze przygotowany brief projektowy zapewnia obu stronom solidny układ, który pomoże im osiągnąć ich cele. Jest to świetny przewodnik, do którego można się odwołać, jeśli jedna ze stron uzna, że projekt zaczyna zbaczać z kursu lub gdy dojdzie do sporu. 

Po przeprowadzeniu analizy związanej z briefem projektowym zespół wykorzysta brief kreatywny, aby dokładniej przyjrzeć się firmie i odbiorcom docelowym oraz dostosować projekty do ich potrzeb. Ten drugi brief pozwala dokładniej przyjrzeć się temu, w jaki sposób projekt będzie komunikował się z klientami, jakie elementy chcesz uwzględnić i jakie są przesłanki stojące za Twoimi decyzjami artystycznymi.

Dlaczego projektanci potrzebują briefu projektowego?

Posiadanie briefu projektowego na początku nowego projektu ma wiele zalet. Daje on czas na dogłębne zrozumienie niuansów związanych z firmą i jej odbiorcami. Dzięki briefowi projektowemu klient ma pewność, że jego opinia jest brana pod uwagę i że wszystkie strony dążą do osiągnięcia tego samego celu. 

Korzystając z briefu projektowego, możesz:

• Zbudować relację opartą na większym zaufaniu między projektantem a klientem.

• Uzyskać statystyki dotyczące marki i grupy docelowej.

• Zachęcić klienta do większego zaangażowania w projekt.

• Uzgodnić rozsądną oś czasu i budżet przed rozpoczęciem projektu.

• Ustalić standardy dotyczące jakości i rodzajów wymaganych produktów końcowych.

Co powinien zawierać brief projektowy?

Formularze briefu projektowego mogą mieć różne formy, ale są pewne elementy, które należy uwzględnić za każdym razem. Po uwzględnieniu podstawowych elementów brief projektowy można dostosować do rodzaju projektu lub klienta. 

Rozpocznij brief projektowy od kontekstu, który wyjaśnia, dlaczego podejmujesz określone decyzje kreatywne. Kontekst powinien również wyjaśniać, w jaki sposób Twoje decyzje kreatywne przyczynią się do osiągnięcia celów klienta. Wreszcie, brief projektowy powinien zawierać wszystkie informacje niezbędne do nakreślenia projektu od początku do końca.

Przegląd

Rozpocznij brief projektowy od podania informacji o firmie, dla której projekt jest przeznaczony. Ten punkt wyjścia pomoże Ci zdobyć zaufanie interesariuszy, pokazując, że rozumiesz ich rynek, branżę i wytyczne dotyczące marki. 

Przegląd projektu lub marki zazwyczaj zawiera szczegóły, takie jak wielkość firmy, informacje kontaktowe, poprzednie projekty lub bieżące potrzeby projektowe. Może to być szczególnie pomocne, gdy nad tym samym projektem pracuje wiele osób. Po ukończeniu przeglądu wszyscy będą mieli pod ręką krótkie podsumowanie, do którego będą mogli się odwołać w razie potrzeby.

Pytania, które należy zadać:

• Czym wyróżnia się klient?

• Czym zajmuje się firma?

• Czym jest marka klienta i jakie są jej wytyczne?

• Jakie motywy lub wspólne wątki są ważne dla tej marki?

• Jakie są główne potrzeby klienta? Jak możemy zaspokoić te potrzeby?

Zakres projektu i przegląd

Po sporządzeniu ogólnego opisu marki nadszedł czas, aby szczegółowo opisać projekt, który ma zostać zrealizowany. Ten opis jest podsumowaniem tego, nad czym będziesz pracować, dlaczego ta praca przynosi korzyści klientowi oraz ról i obowiązków wszystkich osób.

Jest to również okazja do wyjaśnienia zakresu projektu, który określa dokładnie, co jest potrzebne do jego realizacji. Zakres projektu powinien zostać uzgodniony przez obie strony, aby uniknąć nieporozumień lub napięć w trakcie procesu projektowego.

Pytania, które należy zadać:

• Jakie projekty stworzymy?

• Jakie problemy staramy się rozwiązać dzięki nowym projektom?

• Czym jest dla klienta ten projekt?

• Czym jest zakres projektu? Czym nie jest zakres projektu?

• Jak będziemy zarządzać pełzaniem zakresu?

Cele i założenia projektu

Po ukończeniu przeglądu projektu i firmy ważne jest, aby wyjaśnić cele i założenia projektu. Ta sekcja powinna skupić się na problemie projektowym, który należy rozwiązać, oraz na krokach, które zespół podejmie, aby rozwiązać ten problem.

W tej sekcji należy również określić cel projektu i przedstawić konkretne kroki, które należy podjąć, aby osiągnąć ten cel. Ta sekcja powinna określać ścieżkę realizacji projektu – zadbaj o to, by była ona jak najbardziej szczegółowa.

Pytania, które należy zadać:

• Co sprawi, że ten projekt zakończy się sukcesem?

• Jakie kroki musimy podjąć, aby osiągnąć nasze cele?

• Czym jest cel projektu dla tego projektu?

• Jakich wskaźników użyjemy do określenia, czy projekt zakończył się sukcesem?

Odbiorcy docelowi

Zrozumienie klientów Twojego klienta jest kluczowe, ponieważ pozwala tworzyć projekty, które przemawiają do osób, do których są skierowane. W tym celu utwórz tablicę pomysłów projektowych, aby określić i kontekstualizować odbiorców klienta. Ta tablica umożliwia Ci zastanowienie się nad klientami Twojego klienta i stworzenie ich persony. 

Być może klient ma już taką personę, którą mogą wykorzystać Twoi projektanci. Jeśli nie, możesz również stworzyć taką personę na podstawie grupy docelowej klienta, danych demograficznych, cech psychologicznych i zainteresowań. Wszystko to pomaga stworzyć obraz tego, do kogo skierowana jest Twoja praca projektowa. 

Pytania, które należy zadać:

• Czym jest ulubione hobby Twoich klientów?

• Jakie są cechy demograficzne i psychologiczne Twojej persony?

• W jaki sposób Twój produkt lub usługa pomoże odbiorcom docelowym?

• Czego chcą Twoi docelowi odbiorcy?

• Jakie ważne cechy wpływają na zachowanie odbiorców docelowych (wiek, płeć, region itp.)?

Budżet i oś czasu

Jednym z najważniejszych elementów każdego dobrego briefu projektowego jest określenie uzgodnionego budżetu i osi czasu projektu. Wielu klientów, którzy nie są projektantami, może nie zdawać sobie sprawy, jak długo potrwa każdy etap, dlatego warto mieć przybliżone oszacowanie, do którego można się odnieść.

Podczas ustalania z klientem budżetu projektu ważne jest, aby realistycznie oszacować czas potrzebny na badania, planowanie, tworzenie i wprowadzanie zmian. Pamiętaj, aby w harmonogramie i budżecie uwzględnić wystarczającą ilość czasu na ewentualne trudności lub nieoczekiwane zmiany.

Pytania, które należy zadać:

• Jak długo potrwa realizacja tego projektu od początku do końca?

• Czym jest budżet dla tego projektu?

• Jak długo powinno zająć otrzymanie informacji zwrotnej? 

• Jak często Ty i klient będziecie aktualizować narzędzie do tworzenia osi czasu projektu?

Analiza konkurencji

Każda organizacja ma inne konkurencyjne marki i ważne jest, aby zrozumieć konkurencję. Dzięki dogłębnemu zrozumieniu konkurencji marki możesz tworzyć nowe i innowacyjne projekty, które wyróżniają się z tłumu.

Projektanci powinni uczyć się na sukcesach i błędach konkurencji, aby móc określić kierunek swojego kolejnego projektu graficznego. Dobra znajomość konkurencji klienta pomoże w podejmowaniu lepszych decyzji projektowych w przyszłości.

Pytania, które należy zadać:

•  Kim są konkurenci firmy?

•  Jakie projekty konkurencji odniosły sukces w przeszłości?

•  Co wyróżnia naszą markę na tle konkurencji?

• Czy mój klient przygotował analizę konkurencji, którą mogę przejrzeć?

Produkty końcowe projektu

Wszystkie zebrane informacje i przeprowadzone badania, które posłużyły do stworzenia planu projektu, są niezbędne do wyjaśnienia produktów końcowych projektu. Zasadniczo jest to produkt końcowy, który otrzyma klient. 

Produkty końcowe projektu będą się różnić w zależności od jego wielkości, zakresu i budżetu. Ustawienia jasnych standardów i zapisanie produktów końcowych pomoże uniknąć nieporozumień po zakończeniu projektu.

Pytania, które należy zadać:

•  Jak będzie wyglądał efekt końcowy?

•  Czym jest produkt końcowy tego projektu?

•  Czym są kluczowe kamienie milowe projektu w trakcie całego procesu?

Szablon briefu projektowego

Zapoznaj się z naszym szablonem briefu projektowego poniżej, aby uprościć tworzenie skutecznego briefu projektowego. Poniżej znajduje się przykład briefu projektowego dotyczącego kampanii promocyjnej e-booka, który można dostosować do potrzeb każdego projektu. Wykorzystaj go jako punkt wyjściowy do stworzenia własnego briefu, aby mieć pewność, że wszystkie szczegóły zostały uwzględnione. 

Przykładowy brief projektowy   

Użyj tego szablonu jako punktu wyjściowego, aby stworzyć brief, który będzie odpowiedni dla Twojego zespołu. 

Przegląd

Czym jest Twój projekt i jaki jest jego zakres?

Cele

Dlaczego ten projekt jest ważny? Czym jest to, co chcesz osiągnąć?  

Odbiorcy docelowi

Do kogo kierujesz swoją kampanię? Im bardziej szczegółowo, tym lepiej.

Budżet

Czym jest budżet? Jak należy go wydać?

Oś czasu i produkty końcowe

Określ datę i opis każdego produktu końcowego. 

Zalety tworzenia briefu projektu w Asanie

Stworzenie briefu projektowego w ramach wspólnego systemu online ma wiele zalet. Po pierwsze, jeśli utworzysz brief projektu w narzędziu takim jak Asana, wszyscy interesariusze będą mogli uzyskać dostęp do zawartych w nim informacji. Dzięki temu wszyscy będą na bieżąco w zakresie projektu, celów i osi czasu. 

Jeśli klient ma pytania, odpowiedź jest łatwo dostępna w używanym przez Ciebie narzędziu. Ponadto, jeśli projektanci muszą przyjmować zlecenia, mogą użyć Formularzy, aby automatycznie uzyskać wszystkie potrzebne informacje i rozpocząć pracę natychmiast po otrzymaniu zlecenia.

Jasne briefy projektowe to podstawa udanych projektów

Dobrze napisany brief projektowy pomoże zapewnić przejrzystość celów i produktów końcowych projektu. Dzięki narzędziom Asany do produkcji kreatywnej możesz usprawnić realizację projektów graficznych, a Twój zespół będzie w stanie wielokrotnie osiągać wyniki, które zmieniają zasady gry.