Zarządzasz freelancerami? Zacznij tutaj.

Freelancerzy to osoby samozatrudnione, które nie są związane z żadną organizacją na dłuższy czas. Często są ekspertami w swojej dziedzinie, doskonaląc swoje umiejętności w różnych firmach i projektach. 

Jeśli masz dużo pracy specjalistycznej, ale nie masz wystarczającej liczby pracowników, freelancerzy mogą Ci w tym pomóc. Zbudowanie i utrzymanie zespołu freelancerów może pomóc Ci zmniejszyć przeciążenie pracą bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników wewnętrznych. Dzięki odpowiednim przepływom pracy możesz zarządzać zleceniobiorcami bez generowania większej liczby „czynności okołozadaniowych”, takich jak komunikacja na temat projektów, wyszukiwanie informacji i śledzenie aktualizacji statusu. 

Pomocne może okazać się zarządzanie freelancerami.  

Czym jest zarządzanie freelancerami? 

Zarządzanie freelancerami to proces tworzenia i utrzymywania zespołu freelancerów. Obejmuje ono wszystko, co musisz zrobić, aby utrzymać płynność pracy freelancerów — od zadań administracyjnych, takich jak śledzenie faktur, po obowiązki menedżerskie, takie jak wdrażanie i komunikacja. 

W najbardziej podstawowej wersji zarządzanie freelancerami obejmuje pięć obowiązków: 

1. Znalezienie freelancerów

2. Wdrażanie freelancerów

3. Wysyłanie i odbieranie zleceń

4. Śledzenie faktur i budżetu

5. Zarządzanie relacjami z freelancerami

Zarządzanie freelancerami a pracownikami wewnętrznymi: jaka jest różnica? 

Zarządzanie freelancerami różni się od pracy z członkami zespołu wewnętrznego. Dzieje się tak, ponieważ zazwyczaj zatrudnia się freelancerów do konkretnego zadania lub projektu. Ponadto freelancerzy często współpracują z wieloma firmami jednocześnie, więc Twoja praca nie jest ich jedynym zleceniem. Z tego powodu ich godziny pracy są zwykle bardziej elastyczne niż w przypadku pracowników etatowych. Skupiają się na zadaniach, których wykonanie jest uzależnione od terminu, a nie na dostępności w określonych godzinach pracy. 

Z drugiej strony pracownicy zatrudnieni na pełny etat pełnią stałą rolę, która może ewoluować w czasie. Są bardziej długoterminową inwestycją, wymagającą znacznego okresu wdrożenia, aby mogli zapoznać się z procesami i kulturą firmy. Dzięki tej inwestycji pracownicy wewnętrzni mają wiedzę i zasoby, których potrzebują, aby się uczyć, rozwijać i brać odpowiedzialność za złożone projekty. Z drugiej strony freelancerzy mają bardziej szczegółowy zakres obowiązków i powinni rozpoczynać projekt, posiadając niezbędne umiejętności. W ich przypadku wdrożenie jest znacznie mniej intensywne i koncentruje się bardziej na zrozumieniu zadania, do którego ich zatrudniono. 

Zarządzanie freelancerami: 5 kroków do opanowania, z przykładami

Zarządzanie freelancerami może być trudne, zwłaszcza jeśli nie masz doświadczenia w pracy z zewnętrznymi wykonawcami. Jednak mimo wielu zmiennych elementów, zarządzanie freelancerami można podzielić na pięć konkretnych kroków, które po opanowaniu pomogą Ci w mgnieniu oka przyspieszyć pracę freelancerów. 

1. Znajdź utalentowanych specjalistów

Znalezienie odpowiednich freelancerów może być trudne, ale jest łatwiejsze, jeśli wiesz, gdzie szukać. Oto jak rozpocząć wyszukiwanie:  

• Wykorzystaj swoją sieć kontaktów: zapytaj współpracowników o freelancerów, z którymi pracowali w przeszłości. Czy są jacyś wykonawcy, których mogą polecić? 

• Zapytaj bieżących freelancerów: jeśli już współpracujesz z wykonawcą i chcesz zatrudnić więcej osób, zapytaj, czy zna kogoś, kto jest otwarty na podjęcie dodatkowej pracy. Freelancerzy zazwyczaj znają innych freelancerów i współpracują z nimi, więc są świetnym źródłem rekomendacji. 

• Publikuj posty w mediach społecznościowych: zamieść ogłoszenie o poszukiwaniu freelancera na LinkedIn, Twitterze lub innej platformie. Witryny takie jak Facebook często mają grupy specjalnie dla freelancerów, którzy mogą się łączyć i dzielić swoim rzemiosłem – na przykład grupy dla niezależnych pisarzy. Dołącz do jednej z nich i opublikuj tam swoją ofertę.

• Zleć wyszukiwanie na zewnątrz: dzięki rozwojowi gig economy platformy dla freelancerów, takie jak Upwork i Fiverr, rozwijają się w szybkim tempie. Jeśli masz mało czasu i potrzebujesz szybkiej pomocy, te wyspecjalizowane platformy pomogą Ci nawiązać kontakt z freelancerami na całym świecie. 

Kontaktując się z potencjalnymi freelancerami, warto bardzo szczegółowo opisać projekt, do którego szukasz pracownika. Aby określić oczekiwania i uniknąć nieporozumień, pamiętaj o przedstawieniu ogólnego zarysu stanowiska, wymaganych kwalifikacji i przybliżonego harmonogramu projektu. Oto przykładowa wiadomość od firmy, która chce zatrudnić freelancerów copywriterów: 

Firma Acme poszukuje freelancerów do roli copywriterów, ponieważ spodziewa się zwiększonego zapotrzebowania na projekty. Poszukujemy osób z doświadczeniem w tworzeniu treści w branży oprogramowania, które potrafią dopasować się do tonu i stylu naszej firmy. Jest to stała współpraca dla freelancerów, która może przekładać się na ponad 40 godzin pracy miesięcznie. 

Copywriterzy muszą być w stanie: 

• Tworzyć czyste teksty zgodne z naszym przewodnikiem stylistycznym i tonem komunikacji firmy. 

• Pisać e-maile i treści interfejsu użytkownika dla aplikacji mobilnych.

• Uwzględniać informacje zwrotne od menedżerów produktu.

Jeśli uważasz, że spełniasz wymagania, prześlij swoje CV i odpowiednie próbki na adres daniela.vargas@acmecompany.com. 

Kiedy kontaktujesz się z kimś, kto nie zna Twojej firmy, dobrze jest poprosić o referencje, próbki pracy lub wykonanie przykładowego briefu. W ten sposób możesz sprawdzić, czy freelancerzy mają wymagane kwalifikacje, zanim wprowadzisz ich na tablicę. 

2. Opracuj proces wdrażania freelancerów

Chociaż wdrożenie freelancera jest mniej pracochłonne niż wdrożenie pracownika, nadal wymaga pewnego nakładu pracy, aby wprowadzić go w temat. Stworzenie standardowego procesu wdrożenia freelancera może zaoszczędzić Ci czasu i stresu w przyszłości. Zamiast zaczynać od zera za każdym razem, gdy dołącza nowy freelancer, postępuj zgodnie z wcześniej zdefiniowanym procesem, aby zapewnić nowym wykonawcom informacje potrzebne do pomyślnego spełnienia wymagań projektu. 

Oto kilka kluczowych elementów, które należy uwzględnić w procesie wdrażania freelancerów: 

• Umowa: użyj szablonu umowy o współpracy, aby określić produkty końcowe projektu, warunki płatności i oś czasu projektu. Podpisanie szczegółowej umowy z freelancerem pozwala uniknąć nieporozumień w przyszłości. 

• Instrukcje dotyczące fakturowania: każda firma obsługuje fakturowanie freelancerów nieco inaczej. Aby proces ten przebiegał bezproblemowo, podaj szczegółowe instrukcje dotyczące sposobu i terminów przesyłania faktur, a także niezbędnych formularzy podatkowych i szczegółów płatności. Możesz również dołączyć szablon faktury, aby mieć pewność, że wykonawcy podadzą wszystkie niezbędne informacje. 

• Brief projektu: brief zawiera wszystkie informacje, które freelancer musi znać, aby rozpocząć pracę nad projektem. Powinien on zawierać opis projektu, listę produktów końcowych, termin realizacji projektu, wytyczne dotyczące realizacji projektu oraz instrukcje dotyczące przekazywania gotowych produktów. Im więcej informacji podasz na temat swoich oczekiwań i wymagań, tym bardziej prawdopodobne jest, że freelancerzy będą w stanie dostarczyć to, czego oczekujesz.

Szablony są bardzo pomocne przy zatrudnianiu freelancerów. Możesz na przykład współpracować z wewnętrznym zespołem prawnym, aby utworzyć szablon umowy i brief projektu, a następnie uzupełnić kluczowe szczegóły dla każdego nowego freelancera. Pomocne jest również utworzenie szablonu komunikacji wdrożeniowej, aby zminimalizować liczbę wiadomości i upewnić się, że przekazujesz wykonawcom wszystkie potrzebne informacje. 

Poniżej znajduje się przykładowa wiadomość wdrożeniowa, ale zawsze skonsultuj się z zespołem HR i zespołem prawnym przed wdrożeniem jakichkolwiek umów. 

Witaj [IMIĘ I NAZWISKO FREELANCERA],

Cieszymy się, że dołączasz do zespołu projektowego [NAZWA PROJEKTU]. [INFORMACJE OGÓLNE W RAZIE POTRZEBY]. 

BRIEF + ZADANIA

Oto link do [BRIEF PROJEKTU], do którego masz również dostęp za pośrednictwem Dokumentów Google. Swoje zadania znajdziesz w projekcie Asana, do którego link znajduje się [TUTAJ]. 

LICZBY

Szacowany czas ukończenia to [#] min na zadanie, co daje [#] zadań (około [#] godzin) w tym miesiącu. Czy to brzmi realistycznie?

STAWKA

[$] za sztukę, co odpowiada nieznacznie wyższej stawce godzinowej w wysokości [$]. Oto link do naszych [INSTRUKCJI DOTYCZĄCYCH FAKTUROWANIA]. 

TERMIN

[DATA], [GODZINA, STREFA CZASOWA].

UWAGA

• [PRIORYTET DLA TEGO PROJEKTU, W RAZIE POTRZEBY]

• Przykłady znajdują się w sekcjach [A] i [B] briefu. 

Jeśli masz jakiekolwiek pytania, skontaktuj się ze mną. Jeśli chcesz się ze mną skontaktować, wyślij mi wiadomość w Asanie. 

Z pozdrowieniami,

[YOUR NAME]

3. Stwórz system do wysyłania i odbierania zadań

Wysyłanie i odbieranie zadań to istotny element zarządzania freelancerami. Aby wszystko działało sprawnie, skonfiguruj standardowy proces, który wszyscy freelancerzy będą mogli wykorzystać do wyświetlania swoich zadań i przesyłania gotowych prac. Na przykład w Asanie możesz udostępnić projekt swoim freelancerom, a następnie przypisać im zadania z określonymi terminami, aby było jasne, co należy zrobić i na kiedy. 

Dzięki szablonowi śledzenia zadań w Asanie nie musisz zaczynać wszystkiego od początku. Szablon ten umożliwia łatwe rejestrowanie zadań, ustalanie terminów i śledzenie postępów.

Stworzenie systemu zarządzania zadaniami pozwala uniknąć dodatkowej komunikacji i pracy. Zamiast wysyłać osobne e-maile dla każdego nowego zlecenia, możesz po prostu dodać i przypisać zadanie w narzędziu do zarządzania zadaniami. Następnie wykonawcy mogą dołączyć swoje ukończone zadania do każdego zadania. Dodatkową korzyścią jest to, że zyskujesz ogólny przegląd nad tym, które zadania są przypisane, a które ukończone, dzięki czemu możesz śledzić postępy projektu w czasie rzeczywistym. 

4. Ustandaryzuj proces śledzenia budżetu

Śledzenie budżetu jest podstawą zarządzania freelancerami. Na początku każdego miesiąca musisz być w stanie określić, ile pieniędzy możesz wydać, a następnie odpowiednio przydzielić pracę freelancerom. Pod koniec miesiąca równie ważne jest porównanie faktur z prognozowanym budżetem, aby upewnić się, że nie przekraczasz wydatków. 

Stworzenie ustandaryzowanego procesu śledzenia budżetu pomaga spełnić wszystkie te warunki każdego miesiąca. Oto jak rozpocząć: 

1. Określ częstotliwość fakturowania. Możesz na przykład poprosić freelancerów o przesyłanie faktur co dwa tygodnie lub na koniec każdego miesiąca. Gdy wszyscy freelancerzy przesyłają faktury w tym samym czasie, łatwiej jest przewidzieć i śledzić wydatki. 

2. Utwórz dokument budżetu projektu. Powinien on zawierać miejsce na śledzenie prognozowanych i rzeczywistych wydatków dla każdego okresu fakturowania (co dwa tygodnie, jeśli freelancerzy przesyłają faktury co dwa tygodnie lub co miesiąc, jeśli przesyłają faktury co miesiąc). 

3. Przydzielaj zadania na podstawie dostępnych środków. Łatwo to obliczyć, jeśli płacisz freelancerom za produkt końcowy lub projekt. Jeśli płacisz za godzinę, pamiętaj o wskazówkach dotyczących liczby godzin pracy freelancerów. 

4. Przypomnij zespołowi freelancerów, aby przesyłali faktury na koniec każdego okresu rozliczeniowego. 

Zbieraj faktury i wykorzystuj je do dokumentowania rzeczywistych wydatków w porównaniu z szacunkowymi wydatkami w budżecie.

5. Zarządzaj relacjami z freelancerami

Freelancerzy mają możliwość wyboru klientów, dla których chcą pracować. Oznacza to, że w Twoim najlepszym interesie jest pielęgnowanie silnych relacji z wykonawcami, ponieważ im lepsze będą te relacje, tym bardziej będą chcieli z Tobą współpracować. 

Oto, jak budować relacje i zaufanie z zespołem freelancerów: 

• Praktykuj inteligencję emocjonalną: inteligencja emocjonalna pomaga zrozumieć, jak czują się inni, dzięki czemu możesz współpracować efektywniej. Kiedy w kontaktach z freelancerami wykorzystasz umiejętności inteligencji emocjonalnej, możesz komunikować się z empatią i z czasem budować silniejsze relacje. 

• Nie mikrozarządzaj: freelancerzy pracują według własnego harmonogramu, więc nie można oczekiwać, że będą dostępni przez cały czas. Możesz od czasu do czasu sprawdzić, jak idzie praca, ale musisz mieć zaufanie, że freelancerzy ukończą ją na czas. 

• Włącz informacje zwrotne w proces: nic nie jest idealne za pierwszym razem. Podczas pracy z freelancerami ważne jest, aby w przepływie pracy uwzględnić co najmniej jedną rundę informacji zwrotnych. Na przykład poproś freelancerów o przesłanie pierwszej wersji roboczej, abyś mógł przekazać wszelkie niezbędne uwagi, zanim projekt przejdzie dalej. 

• Ustal zasady komunikacji: jasno określ, z jakich kanałów komunikacji powinni korzystać freelancerzy, jak mogą się z Tobą kontaktować i w jaki sposób zamierzasz udostępniać im informacje. Możesz na przykład połączyć e-maile i komunikatory lub skonsolidować całą komunikację na jednej platformie do zarządzania projektami. Jest to szczególnie ważne, jeśli zarządzasz zespołem zdalnym i nie możesz spotkać się z freelancerami twarzą w twarz. 

Ustal konkretne terminy: przejrzystość jest szczególnie ważna w kontaktach z freelancerami, ponieważ nieporozumienia mogą prowadzić do straty czasu i pieniędzy dla obu stron. Rozpoczynając projekt, jasno określ, na kiedy należy wykonać pracę i w jaki sposób freelancerzy powinni przesyłać swoje zadania.

Śledź swoje relacje: utwórz bazę danych freelancerów

Kiedy wkładasz tak duży nakład pracy w budowanie silnych relacji, ważne jest, aby śledzić wszystkie te relacje. W ten sposób możesz łatwo skontaktować się z wykonawcami, z którymi współpracowałeś w przeszłości, gdy pojawią się nowe projekty. 

Utworzenie bazy danych freelancerów pomaga budować i śledzić sieć współpracowników. Jest to jedno źródło wiedzy, w którym możesz zobaczyć wszystkich, z którymi obecnie współpracujesz, osoby, z którymi współpracowałeś w przeszłości, oraz wszelkich potencjalnych nowych freelancerów, z którymi jeszcze nie pracowałeś. Dzięki temu zawsze znajdziesz odpowiednią osobę do konkretnego zadania. 

Oto, co powinna zawierać baza danych freelancerów: 

• Imię i nazwisko oraz dane kontaktowe każdego freelancera 

• Preferowane stawki

• Mocne strony i obszary specjalizacji

• Projekty, nad którymi pracował w przeszłości

Prosty sposób na zarządzanie freelancerami

Zarządzanie freelancerami nie musi być trudne. Jeśli masz odpowiednie procesy i infrastrukturę, możesz zbudować i utrzymać zdrowy zespół freelancerów. Wystarczy odrobina planowania i duża dawka pewności siebie.