Najlepsze oprogramowanie i narzędzia do współpracy zespołowej

W przypadku złożonych pomysłów, projektów i przepływów pracy nie powinniśmy pracować samodzielnie. Projekty, które mają największy wpływ na Twoją firmę, rzadko są wynikiem pracy jednej osoby. Najczęściej projekty wymagają współpracy międzyfunkcyjnej, aby odnieść sukces – osoby pracujące w różnych zespołach, działach i na różnych stanowiskach muszą współpracować, aby osiągać jak najlepsze wyniki. Jednak mimo że współpraca ma kluczowe znaczenie dla najważniejszych zadań, koordynacja działań wszystkich interesariuszy stanowi wyzwanie. W tym właśnie pomaga oprogramowanie do współpracy.

Oprogramowanie do współpracy upraszcza pracę międzyfunkcyjną. Najlepsze oprogramowanie do współpracy, od solidnych platform wspierających organizacje korporacyjne po proste narzędzia do komunikacji, łączy pracę między zespołami, aby sprostać wyzwaniom pracy międzyfunkcyjnej. 

Czym jest oprogramowanie do współpracy?

Oprogramowanie do współpracy to narzędzie cyfrowe, które pomaga łączyć się i współpracować z innymi. Może to odbywać się w prosty sposób, na przykład za pośrednictwem platform do przesyłania wiadomości i e-maili, lub poprzez umożliwienie realizacji bardziej złożonych przepływów pracy. Różne programy do współpracy pomogą rozwiązać różne wyzwania międzyfunkcyjne. Na przykład platformy do przesyłania wiadomości ułatwiają komunikację z zespołami, cyfrowe zarządzanie zadaniami pomaga organizować czynności do wykonania z partnerami zewnętrznymi, a platformy dla przedsiębiorstw zapewniają kompleksowy system zarządzania pracą. 

W swojej najlepszej formie oprogramowanie do współpracy pozwala wykonać wszystkie powyższe czynności (i wiele więcej) w jednym miejscu. Oprogramowanie do współpracy nigdy nie powinno być kolejnym elementem stosu technologicznego. Odpowiednie narzędzia do współpracy pomogą Ci zmniejszyć liczbę potrzebnych aplikacji i powinny skupić się na rozwiązaniu najważniejszego problemu – jak łączyć się w sposób, który pomoże nam pracować lepiej, szybciej i wydajniej.

Czy Twój zespół potrzebuje oprogramowania do współpracy?

Krótka odpowiedź brzmi: tak – zwłaszcza jeśli współpracujesz między zespołami. Duże firmy dzielą się na działy, zespoły i poszczególne osoby. Najważniejsze inicjatywy firmy angażują członków zespołu z różnych działów, którzy łączą swoje umiejętności, aby osiągnąć cel. Oprogramowanie do współpracy pomaga w tym właśnie – umożliwia osobom z całej organizacji pracę jako jeden, zjednoczony zespół projektowy, niezależnie od tego, w którym dziale się znajdują.

Nawet jeśli Twoja praca wydaje się całkowicie samodzielna, prawdopodobnie nadal polegasz na interesariuszach w zakresie zatwierdzeń, zadań lub zasobów. Krótko mówiąc, każdy może skorzystać na oprogramowaniu do współpracy – niezależnie od tego, czy organizujesz proste burze mózgów, czy pracujesz nad bardzo złożonymi przepływami pracy.

Zalety narzędzi do współpracy online

• Ułatwiają pracę zespołową międzyfunkcyjną: w dzisiejszych czasach nikt nie pracuje sam. Korzystanie z oprogramowania do współpracy umożliwia każdemu zespołowi szybszą i bardziej efektywną współpracę z innymi działami w firmie.

• Umożliwia pracę asynchroniczną: oprogramowanie, które wspiera pracę asynchroniczną, jest szczególnie ważne w przypadku dużych, globalnych organizacji. Takie wieloaspektowe firmy potrzebują narzędzia, które pomaga zespołom komunikować się i współpracować nad projektami, nawet jeśli znajdują się w różnych lokalizacjach lub mają różne harmonogramy.

• Łączy rozproszone zespoły: w dzisiejszym rozproszonym miejscu pracy ważniejsze niż kiedykolwiek jest posiadanie platformy, na której zespół może spotykać się w różnych strefach czasowych i lokalizacjach biur.

• Ułatwia dostęp do pracy: udostępnianie danych, projektów i zadań między zespołami ma kluczowe znaczenie dla współpracy. Oprogramowanie ułatwia przechowywanie i udostępnianie informacji, dzięki czemu każdy może łatwo uzyskać dostęp do potrzebnych zasobów. Dodatkowo dobre narzędzie do współpracy zapewnia udostępnianie informacji w kontekście, aby wszyscy mogli szybko rozpocząć pracę.

• Chroni poufne informacje: odpowiednie oprogramowanie do współpracy daje pewność, że Twoja praca jest bezpieczna, nawet podczas współpracy. Poziom bezpieczeństwa powinien być zawsze tak samo wysoki, niezależnie od tego, czy interesariusze siedzą naprzeciwko Ciebie, czy współpracujesz z partnerem zewnętrznym.

• Wyświetla informacje z aplikacji w jednym miejscu: przełączanie się między różnymi aplikacjami i wyszukiwanie informacji w różnych miejscach to ogromna strata czasu. Usprawnienie komunikacji, pracy i współpracy w jednym narzędziu pozwala odzyskać najcenniejsze zasoby – czas, przestrzeń mózgu i energię.

11 najlepszych programów i narzędzi do współpracy zespołowej

Nie ma jednego właściwego oprogramowania do współpracy – jest tylko takie, które jest właściwe dla Ciebie. Prowadzisz działalność w ramach przedsiębiorstwa? Potrzebujesz wysoce funkcjonalnej, elastycznej platformy. Jeśli jednak potrzebujesz tylko dynamicznych dokumentów do wymiany pomysłów, możesz użyć prostszego narzędzia, które spełni Twoje potrzeby. 

Niezależnie od potrzeb Twojej firmy, na tej liście znajdziesz oprogramowanie do współpracy, które zwiększy produktywność, usprawni komunikację i lepiej połączy Twoje zespoły. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, które oprogramowanie będzie dla Ciebie najlepsze. 

1. Asana: najlepsza platforma do współpracy dla międzyfunkcyjnych zespołów korporacyjnych

Na poziomie przedsiębiorstwa współpracujesz z setkami, tysiącami lub setkami tysięcy pracowników rozproszonych w różnych strefach czasowych. Oznacza to, że potrzebujesz w pełni operacyjnej platformy, która połączy ze sobą każdą osobę, zespół, zadanie i cel. 

Asana ma wszystkie funkcje współpracy, których potrzebuje Twoja firma, aby ułatwić i wykorzystać współpracę międzyfunkcyjną, w tym: 

• Łączenie zespołów: łącz zespoły, różne działy, zadania i najważniejsze cele firmy. Dzięki Asana możesz scentralizować działania swojej firmy, aby ułatwić współpracę.

• Zarządzanie zadaniami: śledź zadania w ramach wielu projektów i zarządzaj nimi. Gdy zmienisz zadanie w jednym projekcie, zmiany zostaną natychmiast zastosowane we wszystkich projektach.

• Automatyzacje: używaj automatyzacji, aby standaryzować i delegować pracę, tworzyć procesy i komunikować się w czasie rzeczywistym w sprawie najbardziej złożonych zadań.

• Integracje: ponad 260 integracji umożliwia budowanie platformy „wszystko w jednym”. Połącz wszystkie swoje ulubione narzędzia w jednym miejscu.

• Zarządzanie projektami: Asana wykracza poza tradycyjne narzędzia do zarządzania projektami, obejmując wszystko, czego potrzebujesz, aby nadzorować, komunikować się i skutecznie kończyć złożone projekty.

• Baza wiedzy: używaj Asana jako systemu dokumentacji, aby wszyscy w firmie zawsze wiedzieli, co się dzieje i dlaczego.

• Bezpieczeństwo: śledź uprawnienia, chroń pamięć masową w chmurze i automatyzuj aktualizacje w Asana.

2. Slack: najlepsze rozwiązanie do komunikacji w zespole

Slack to doskonałe narzędzie do komunikacji, które zmniejszyło zależność od poczty e-mail. Slack oferuje szybkie i bezpieczne komunikatory internetowe, które znajdują się w „obszarach roboczych”. Klienci, którzy go uwielbiają, twierdzą, że jest przyjazny dla użytkownika i łatwo jest skonfigurować określone kanały dla zespołów, aby komunikować się na różne tematy, projekty i zainteresowania niezwiązane z pracą. Ich konstrukcja sprawia, że łączenie się jest łatwe i przyjemne, co jest szczególnie ważne w przypadku rozproszonych zespołów.

3. Google Workspace: najlepsze rozwiązanie do współpracy nad dokumentami

Jeśli kiedykolwiek zdarzyło Ci się pracować nad dokumentem, a potem okazało się, że szef przeglądał inną, nieaktualną wersję, wiesz, dlaczego wiele zespołów zaczęło korzystać z Google Workspace. Interaktywne dokumenty zapewniają elastyczność w dokonywaniu zmian i wprowadzaniu sugestii w czasie rzeczywistym, co zmniejsza liczbę błędów. Ponadto klienci twierdzą, że pamięć masowa w chmurze Dysku Google jest łatwa w konfiguracji i można od razu rozpocząć korzystanie z niej.

4. Trello: najlepsze rozwiązanie do współpracy nad zadaniami

Interfejs Trello w stylu tablicy Kanban ułatwia współpracę nad konkretnymi zadaniami. Trello, należące do Atlassian, wykorzystuje karty, które można umieszczać na różnych tablicach, aby tworzyć wizualne listy rzeczy do zrobienia. Użytkownicy twierdzą, że to świetne rozwiązanie dla osób indywidualnych, małych zespołów lub prostych przepływów pracy, ale jego zastosowanie jest ograniczone, gdy potrzebne są bardziej złożone projekty i przepływy pracy. 

5. Notion: najlepsze rozwiązanie do prostej pracy asynchronicznej

Notion ułatwia komunikację i współpracę nad dokumentami lub plikami, które nie wymagają natychmiastowej reakcji. Jest to szczególnie pomocne w przypadku zespołów rozproszonych, w których możesz edytować dokument w jednej strefie czasowej i otrzymywać informacje zwrotne od innego członka zespołu w zupełnie innej strefie czasowej. Jednak gdy potrzebne są bardziej złożone narzędzia do współpracy, takie jak tworzenie przepływów pracy i wieloaspektowych projektów, może się okazać, że to narzędzie nie jest już wystarczające.

6. Figma: najlepsze rozwiązanie dla zespołu projektowego

Figma to interaktywne narzędzie do współpracy stworzone dla zespołów projektowych. Klienci lubią jego przyjazny i intuicyjny interfejs, który sprawdza się zarówno w przypadku mniejszych projektów, takich jak tablica do burzy mózgów, jak i większych, takich jak projekt nowej witryny. Pliki projektowe są interaktywne, co umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że możesz wprowadzić zmianę, a członkowie zespołu natychmiast zobaczą aktualizację, nawet jeśli pracują z dowolnego miejsca na świecie.

7. Smartsheet: najlepsze rozwiązanie do współpracy przy arkuszach kalkulacyjnych

Smartsheet to dynamiczne narzędzie do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych, które oferuje wszystkie funkcje statycznego arkusza kalkulacyjnego, ale według użytkowników jest łatwiejsze do współpracy. W Smartsheet możesz łączyć się w arkuszach kalkulacyjnych bez przypadkowego usuwania danych lub informacji. Jest to szczególnie przydatne w przypadku zespołów zdalnych, w których wszyscy mogą pracować w jednym arkuszu kalkulacyjnym jednocześnie.

8. Clickup: najlepsze rozwiązanie do współpracy w małym zespole

Współpraca między zespołami może być trudna, nawet w przypadku małych zespołów. Funkcje Clickup pomagają w prostszych aspektach zarządzania projektami, takich jak planowanie projektu lub śledzenie postępów w projekcie, co jest szczególnie przydatne w przypadku mniejszych start-upów lub zespołów.

9. Monday: najlepsze rozwiązanie do współpracy w jednym zespole

Współpraca jest zawsze ważna, nawet jeśli nie służy osiągnięciu największych i najśmielszych celów. Oprogramowanie do zarządzania projektami Monday umożliwia tworzenie projektów i usprawnia zarządzanie zadaniami. Jednak gdy dojdziesz do punktu, w którym Twoja firma – a domyślnie współpraca – musi się rozwijać, możesz potrzebować dodatkowych funkcji.

10. Zoom: najlepsze rozwiązanie do wideorozmów

Wideokonferencje nie są już luksusem w kontekście współpracy – to konieczność. Intuicyjna platforma Zoom, z prostym udostępnianiem ekranu i nieinwazyjnymi powiadomieniami, sprawiła, że stała się ona liderem w dziedzinie współpracy wideo. 

11. Microsoft Teams: najlepsze rozwiązanie do prowadzenia konwersacji w zespole

Microsoft Teams to narzędzie stworzone z myślą o łączeniu zespołów i poszczególnych osób za pośrednictwem wideokonferencji, spotkań online i wiadomości. Podobnie jak inne narzędzia z tej listy, Microsoft Teams umożliwia zdalną i asynchroniczną współpracę, pozwalając członkom zespołu spotykać się ze sobą, niezależnie od tego, gdzie pracują.

Funkcje, których należy oczekiwać od narzędzia do współpracy

• Elastyczność, która pozwala pracować tak, jak chcesz. Niezależnie od tego, czy chodzi o umieszczanie zadań w wielu miejscach, przeglądanie projektów na wiele sposobów, czy też dostęp do informacji z aplikacji, przeglądarki lub urządzenia mobilnego, narzędzie do współpracy powinno zawsze działać na Twoją korzyść, a nie na Twoją szkodę.

• Zaawansowane integracje, które upraszczają pracę. Wybrane przez Ciebie oprogramowanie powinno ułatwiać korzystanie z Twoich ulubionych aplikacji. Pozwoli to uniknąć korzystania ze zbyt wielu niekompatybilnych narzędzi, co  zwiększa ilość czasu poświęcanego na przełączanie się między aplikacjami i szukanie pracy na różnych platformach.

• Pulpity nawigacyjne, raportowanie, cele i szablony z możliwością dostosowywania – wszystko, czego potrzebujesz do efektywnej współpracy, powinno być konfigurowalne, aby można było dostosować je do konkretnych potrzeb. 

• Możliwość korzystania z plików i ich udostępniania, komunikowania się i współpracy z członkami zespołu w dowolnym miejscu na świecie.

• Aplikacja mobilna, dzięki której możesz uzyskać dostęp do swojej pracy w dowolnym momencie.

• Możliwości zarządzania pracą wykraczające poza proste zarządzanie projektami, takie jak złożone przepływy pracy, które integrują się z większymi celami firmy, dzięki czemu zawsze wiesz, że priorytetyzujesz i działasz w oparciu o najważniejszą pracę.

• Najlepsze funkcje bezpieczeństwa i prywatności, które chronią obszary robocze w chmurze.

Co należy wziąć pod uwagę przy wyborze oprogramowania do współpracy

Wybór oprogramowania do współpracy to wyjątkowa decyzja biznesowa. To, co sprawdza się w przypadku innych firm z Twojej branży, może nie być odpowiednie dla Twojej. Aby zawęzić zakres potrzeb i znaleźć oprogramowanie, które będzie do nich dopasowane, zacznij od odpowiedzi na następujące pytania:

• Które z Twoich złożonych przepływów pracy można uprościć za pomocą technologii? Odpowiedź na to pytanie może wskazać rodzaj oprogramowania, którego potrzebujesz. Załóżmy, że Twoje procesy są złożone i podejrzewasz, że można je uprościć dzięki automatyzacji i technologii. W takim przypadku warto wybrać oprogramowanie, które umożliwia tworzenie procesów i automatyzacja.

• Jakie są luki w pracy międzyzespołowej? Wspólnie z interesariuszami określ, w których obszarach Twój zespół ma trudności ze współpracą. Na przykład, czy jest to komunikacja? W takim razie upewnij się, że wybrane oprogramowanie do współpracy oferuje solidne narzędzia do komunikacji i integracje.

• Jakich funkcji potrzebujesz, aby jak najlepiej wykonywać swoją pracę w zespole? Czy polegasz na mierzeniu czasu, aby koordynować swoją pracę? Czy jesteście globalnym zespołem, który potrzebuje asynchronicznej komunikacji? Skoncentruj się na tym, czego naprawdę potrzebujesz, aby uniknąć zbędnych (a czasem rozpraszających) funkcji.

• Czy to narzędzie integruje się z Twoimi najważniejszymi narzędziami? Integracje są kluczem do uproszczenia współpracy. Kiedy możesz wykonywać całą pracę na jednej platformie, łatwiej jest Ci współpracować, organizować się i skupić na tym, co robisz najlepiej.

Współpracuj nad najbardziej złożonymi zadaniami w prosty sposób

Współpraca to spoiwo, które utrzymuje razem Twój zespół, jego pracę, a ostatecznie całą firmę. W dzisiejszym nowoczesnym miejscu pracy każdy członek zespołu polega na innych, aby wykonywać swoją pracę jak najlepiej. Nie oznacza to jednak, że muszą pracować ciężej, aby osiągnąć ten cel. 

Najlepsze oprogramowanie do współpracy wspiera pracę, którą już wykonujesz, dostosowując się do Twoich potrzeb i oferując nieskończone możliwości uproszczenia pracy. Asana została zaprojektowana z myślą o współpracy między zespołami w przedsiębiorstwie. Od podstawowej komunikacji aż po opracowywanie strategii na wysokim szczeblu, funkcje Asany mają wbudowaną funkcjonalność, która sprzyja współpracy na każdym poziomie.

Oprogramowanie do współpracy – najczęściej zadawane pytania 

Jak działa oprogramowanie do współpracy?

Oprogramowanie do współpracy umożliwia zespołom współpracę, nawet jeśli znajdują się w różnych lokalizacjach lub działach. Dzięki funkcjom komunikatora, automatyzacji, integracjom, konstruktorom przepływów pracy i wielu innym rozwiązaniom, dynamiczne oprogramowanie do współpracy łączy zespoły ze sobą i z najważniejszymi zadaniami w firmie.

Jakie są przykłady oprogramowania do współpracy?

Istnieją różne przykłady oprogramowania do współpracy, które można wykorzystywać do różnych celów. Na przykład Asana to popularne oprogramowanie do współpracy dla przedsiębiorstw. Asana oferuje złożone funkcje, integracje i przepływy pracy, a także podstawowe funkcje do zarządzania projektami, dlatego firmy mogą używać jej jako centralnej platformy do współpracy.

Jakie oprogramowanie do współpracy pozwala nam udostępniać dokumenty i pomysły?

Każde dobre narzędzie do współpracy powinno umożliwiać dzielenie się dokumentami i pomysłami. Na najbardziej podstawowym poziomie na tym polega współpraca, a zatem nawet podstawowe oprogramowanie do współpracy powinno mieć wbudowaną możliwość dzielenia się pracą i komunikowania się z innymi.

Jaka jest różnica między oprogramowaniem do współpracy a innym oprogramowaniem?

Oprogramowanie do współpracy zostało stworzone z myślą o pracy międzyfunkcyjnej. Na przykład użycie statycznego arkusza kalkulacyjnego do zbierania danych i raportowania może być odpowiednie dla jednej osoby, ale nie jest idealne, gdy zespoły muszą współpracować w celu opracowania raportów między zespołami lub projektami.