Praca międzyfunkcyjna: sekret efektywnej współpracy w miejscu pracy
Podsumowanie
Wyobraź sobie, że Twój zespół właśnie uruchomił udaną kampanię marketingową. Pomyśl o wszystkich zespołach, które przyczyniły się do jej sukcesu. Cała ta praca, która odbyła się między różnymi działami, aby uruchomić kampanię marketingową, jest znana jako praca międzyfunkcyjna.
Czym jest projekt międzyfunkcyjny?
Praca międzyfunkcyjna to praca wykonywana przez różne zespoły lub działy w organizacji. Większość firm organizuje zespoły według rodzaju wykonywanej pracy – są to tzw. zespoły funkcjonalne. Na przykład: marketing, sprzedaż i inżynieria. Jednak najważniejsza praca nie jest wykonywana przez jeden zespół. Praca odbywa się w różnych zespołach i działach. Praca wykonywana w różnych działach nazywana jest pracą międzyfunkcyjną.
Koniec z silosami: optymalizacja struktury organizacyjnej w celu wzmocnienia współpracy między zespołami
Z tego e-booka dowiesz się, jak ustrukturyzować swoją organizację, aby zapobiegać izolacji w silosach, działać szybciej i być na bieżąco w obliczu zmian.
Jaka jest różnica pomiędzy zespołami międzyfunkcyjnymi a pracą międzyfunkcyjną?
Zespoły międzyfunkcyjne i praca międzyfunkcyjna to dwie części tej samej układanki. Zespoły międzyfunkcyjne to osoby z różnych działów, które współpracują ze sobą, aby osiągnąć wspólny cel. Może to być zespół specjalny złożony z wyznaczonych osób kontaktowych z różnych działów lub dwa większe zespoły współpracujące przy projekcie o bardziej ograniczonym czasie realizacji. Praca międzyfunkcyjna to codzienne działania, które zespoły międzyfunkcyjne wykonują, aby osiągnąć swoje cele.
Typowe wyzwania związane z pracą międzyfunkcyjną (i jak je rozwiązać)
Chociaż praca międzyfunkcyjna przynosi korzyści, jej wdrożenie może być trudne. Oto kilka problemów, które możesz napotkać podczas pracy międzyfunkcyjnej, oraz sposoby ich rozwiązania.
Słaba komunikacja
Praca międzyfunkcyjna oznacza, że Twój zespół musi konsekwentnie komunikować się z innymi zespołami. Ponieważ zespoły mają tendencję do rozwijania własnego języka i działania na swój własny sposób, nawiązywanie kontaktów i komunikacja z osobami spoza własnego zespołu może być trudne.
Jak temu zaradzić: na wczesnym etapie procesu planowania ustal wspólny język i cele, aby wszyscy byli na bieżąco. Opracuj plan komunikacji, aby wszyscy wiedzieli, w jaki sposób udostępniane są informacje, i zapisz go w miejscu dostępnym dla wszystkich, aby zawsze mogli go znaleźć.
Brak centralnego systemu dokumentacji
Zespoły pracują na podstawie wielu różnych dokumentów, plików i platform do przesyłania wiadomości. Jeśli Twój zespół nie ma centralnego systemu dokumentacji, w którym przechowuje ostateczne decyzje i informacje kontekstowe, może tracić czas na ich wyszukiwanie. Proste nieporozumienia, niedopasowane wersje dokumentów i niepotrzebne aktualizacje statusu to problemy, które pojawią się, jeśli zespół międzyfunkcyjny nie będzie miał jednego centralnego miejsca, w którym znajdzie informacje.
Jak to naprawić: utwórz centralne miejsce, w którym będą przechowywane wszystkie informacje dotyczące konkretnego projektu. Korzystając z platformy do zarządzania pracą, takiej jak Asana, możesz zbudować system dokumentacji, który będzie dostępny dla wszystkich członków zespołu. Scentralizowane źródło informacji pomaga zespołom utrzymać porządek, zapewnia miejsce do komunikacji na temat konkretnego projektu i dokumentuje kluczowe decyzje.
Koniec z silosami: optymalizacja struktury organizacyjnej w celu wzmocnienia współpracy między zespołami
Z tego e-booka dowiesz się, jak ustrukturyzować swoją organizację, aby zapobiegać izolacji w silosach, działać szybciej i być na bieżąco w obliczu zmian.
Niezgodne priorytety zespołu
Różne zespoły mają różne umiejętności, cele i priorytety. To naturalnie sprawia, że współpraca międzyfunkcyjna jest trudna, ponieważ każdy zespół ma swoje własne priorytety. Niezależnie od tego, ilu partnerów międzyfunkcyjnych pracuje nad projektem, konieczne jest ustalenie jednolitego celu, który wszyscy mogą zaakceptować. Jeśli nie ma wspólnego celu, zespoły są bardziej skłonne dążyć do tego, co jest korzystne dla ich własnego zespołu.
Jak rozwiązać ten problem: połącz pracę zespołu międzyfunkcyjnego z nadrzędnymi celami biznesowymi. Skoordynuj zespoły międzyfunkcyjne, jasno określając, w jaki sposób ich praca łączy się z szerszymi celami biznesowymi i wpisuje się w szerszy obraz. Ważne jest, aby nie tylko zrozumieć, w jaki sposób praca łączy się z celami, ale także ją zwizualizować. Kiedy każdy może zobaczyć, jak jego praca przyczynia się do realizacji celów biznesowych w czasie rzeczywistym, wszyscy są na bieżąco.
Brak rozwiązywania konfliktów
Praca w zespole międzyfunkcyjnym oznacza, że możesz współpracować z osobami, których nie znasz. Skuteczna komunikacja jest ważna, ale czasami style komunikacji po prostu nie pasują do siebie. Może to prowadzić do konfliktów i problemów w zespole, a brak jakiegokolwiek sposobu na ich rozwiązanie może być szkodliwy dla pracy międzyfunkcyjnej.
Jak temu zaradzić
Rozwiązywanie problemów w dużej grupie osób może być trudne, zwłaszcza jeśli nie ma jednej osoby odpowiedzialnej. Wyznaczenie lidera projektu, który będzie pomagał w podejmowaniu decyzji i rozwiązywaniu konfliktów, to dobry sposób na zapobieganie konfliktom i zapewnienie płynnego przebiegu pracy.
Najlepsze praktyki w zakresie efektywnej współpracy międzyfunkcyjnej
Jeśli chcesz zachęcić do współpracy międzyfunkcyjnej, oto kilka najlepszych praktyk, które możesz wdrożyć.
Przydziel każdemu jasno określone role. Czasami zespoły międzyfunkcyjne składają się wyłącznie z członków zespołu na tym samym poziomie, więc nie ma jasnego wskaźnika, kto jest liderem zespołu. Użyj Macierz RACI, aby wszyscy wiedzieli, jaka jest ich rola w tej konkretnej grupie, i trzymaj się jej.
Wyznacz cele projektów (nie zespołu), które są możliwe do osiągnięcia. Wydajne zespoły międzyfunkcyjne wyznaczają cele dla poszczególnych projektów. Dzięki temu każdy członek zespołu wie, jaki konkretny cel wszyscy starają się osiągnąć. Użyj technik wyznaczania celów, takich jak cele SMART lub OKR-y, aby stworzyć realistyczne cele dla swojego zespołu. Skuteczne techniki wyznaczania celów oznaczają, że liderzy zespołów mają możliwość opracowania zwięzłych planów działania, aby osiągnąć te cele.
Wprowadź jasne zasady dotyczące komunikacji. Ustalanie jasnych procesów komunikacji w zespole międzyfunkcyjnym zapobiega nieefektywności i niepotrzebnemu wysyłaniu wiadomości. Scentralizowana przestrzeń do komunikacji pozwala zespołowi ograniczyć czas poświęcany na poszukiwanie potrzebnych informacji, dzięki czemu może skupić się na realizacji projektu. Współpracując z zespołem międzyfunkcyjnym, ustal plan komunikacji na wczesnym etapie procesu planowania projektu.
Zapewnij przejrzystość kluczowym interesariuszom. Zapewnienie widoczności kluczowym interesariuszom pomaga zminimalizować liczbę aktualizacji statusu i komunikacji dotyczącej postępów projektu. Dzięki temu interesariusze mogą wprowadzać zmiany w strategii lub monitorować pracę na bieżąco. Śledzenie postępów w czasie rzeczywistym umożliwia zespołom zachowanie elastyczności i zmianę strategii w razie potrzeby.
Praca międzyfunkcyjna to podstawa złożonych projektów
Wydajna praca międzyfunkcyjna jest niezbędna w przypadku złożonych i ważnych projektów. Aby organizacje mogły działać szybko i skutecznie, zespoły potrzebują sposobu na łatwą współpracę między sobą. Współpraca międzyfunkcyjna wymaga nakładu pracy, ale poświęcenie czasu na ustanowienie dobrych procesów międzyfunkcyjnych usprawnia pracę wszystkich zaangażowanych osób.
Koniec z silosami: optymalizacja struktury organizacyjnej w celu wzmocnienia współpracy między zespołami
Z tego e-booka dowiesz się, jak ustrukturyzować swoją organizację, aby zapobiegać izolacji w silosach, działać szybciej i być na bieżąco w obliczu zmian.
