Zmęczenie wideokonferencjami: 4 wskazówki, jak z nim walczyć

Jest czwartkowe popołudnie, głowa Ci pęka, oczy bolą, a przed Tobą jeszcze jedno spotkanie. Po prostu nie możesz już dłużej. Po całym dniu spotkań jedno po drugim czujesz się wyczerpany i wykończony. 

Jeśli to brzmi znajomo, możesz odczuwać zmęczenie wideokonferencjami.

Czym jest zmęczenie wideokonferencjami?

Zmęczenie wideokonferencjami to wyczerpanie, które odczuwasz po zbyt wielu wideokonferencjach w krótkim czasie. Termin ten jest również powszechnie określany jako „zmęczenie Zoomem” lub „wyczerpanie Zoomem”, jednak zjawisko to nie ogranicza się do platformy Zoom – może wystąpić w przypadku każdego oprogramowania do wideokonferencji. 

Zmęczenie wideokonferencjami ma różne objawy. Należą do nich:

• zmęczenie oczu,

• zapominanie,

• trudności w koncentracji,

• drażliwość,

• Ogólne zmęczenie

• Zmęczenie psychiczne

• Bóle głowy

• napięcie mięśni,

• bezsenność.

Wiele z tych objawów pokrywa się z objawami wypalenia. Obecnie nie ma oficjalnych badań, które łączyłyby zmęczenie wideokonferencjami z wypaleniem, ale interesujące jest to, jak nakładają się na siebie ich objawy.

Skala ZEF

Zespół naukowców ze Stanford bada obecnie wpływ wideokonferencji na zdrowie, korzystając ze skali ZEF (Zoom Exhaustion & Fatigue). Badanie to uwzględnia takie kwestie jak czas spędzany na spotkaniach, informacje demograficzne i doświadczane objawy. Celem tych badań jest ostateczny wpływ na sposób, w jaki będziemy korzystać z oprogramowania wideo w przyszłości, aby lepiej skupić się na naszym samopoczuciu. 

Dlaczego wideokonferencje są tak wyczerpujące?

Jeremy Bailenson, profesor komunikacji i dyrektor założyciel Stanford Virtual Human Interaction Lab, przygląda się czterem kluczowym przyczynom, dla których odczuwamy zmęczenie podczas wideokonferencji. Oto kilka powodów, dla których wideokonferencje mogą być tak wyczerpujące, ale także kilka prostych sposobów, aby temu zapobiec.

1. Wideokonferencje wymagają większego wysiłku umysłowego

Jednym z powodów, dla których wideokonferencje są tak wyczerpujące, jest to, że wywołują te same emocje, które odczuwamy, gdy znajdujemy się w intensywnej sytuacji. Wynika to z tego, jak blisko na ekranie widać twarz drugiej osoby. Podczas zwykłej konwersacji zazwyczaj nie znajdujemy się tak blisko drugiej osoby.

W prawdziwym życiu inna osoba znajduje się tak blisko nas tylko w chwilach intymnych lub podczas intensywnych konfliktów. W obu przypadkach nasz mózg reaguje, przechodząc w stan wysokiej czujności. Z tego powodu nasz mózg musi pracować ciężej, aby przetworzyć informacje przekazywane podczas rozmowy konferencyjnej, w przeciwieństwie do zwykłej konwersacji twarzą w twarz. 

Jak sobie z tym radzić:

Podczas rozmów wideo odsuń ekran od twarzy, aby odtworzyć odległość, jaka występowałaby podczas zwykłej rozmowy twarzą w twarz. Zamiast stale pracować na laptopie, używaj zewnętrznej klawiatury i myszy, aby mieć dostęp do komputera bez konieczności umieszczania ekranu blisko twarzy.

2. Wielozadaniowość zużywa energię umysłową potrzebną do skupienia się

Chociaż praca ze strony głównej może pomóc niektórym osobom w skupieniu się, dla innych stanowi rozpraszacz uwagi. Podczas wideokonferencji możesz sprawdzać pocztę e-mail, próbować powstrzymać psa przed szczekaniem, martwić się o to, jak wyglądasz lub myśleć o innych zadaniach, które musisz ukończyć w ciągu dnia. Według badania Asana „Anatomia pracy 2022” ponad połowa pracowników wykonuje kilka zadań jednocześnie podczas spotkań. Wszystkie te rzeczy odwracają uwagę od głównego zadania, którym jest wideokonferencja. 

Dr Sahar Yousef, neurobiolog poznawczy i wykładowczyni Haas School of Business na Uniwersytecie Kalifornijskim w Berkeley, stwierdza:

Ludzki mózg działa najlepiej, gdy skupia się na jednej rzeczy na raz. Mamy określoną pojemność poznawczą i określony poziom uwagi.”

Jak z tym walczyć:

Chociaż łatwiej powiedzieć niż zrobić, rozwiązaniem tego problemu jest skupienie się na jednej rzeczy na raz. Jeśli uczestniczysz w rozmowie wideo, postaraj się, aby było to w cichym, wolnym od zakłóceń otoczeniu. Nie ulegaj pokusie, aby sprawdzić SMS-y, e-maile lub otworzyć wiadomości w Slacku. Najlepiej wycisz powiadomienia, gdy dołączasz do spotkania. Dzięki temu nie będziesz mieć ochoty na wielozadaniowość podczas rozmowy. 

3. Ciągłe patrzenie na siebie jest nienaturalne

W normalnym, codziennym życiu nie wpatrujesz się w siebie, gdy prowadzisz konwersację z innymi ludźmi. Jasne, możesz zerknąć na siebie w lustrze, aby szybko poprawić włosy, lub zobaczyć swoje odbicie w oknie, ale patrzenie na własną twarz, gdy próbujesz nawiązać kontakt społeczny z inną osobą, nie jest normą. Ten dodatkowy bodziec sprawia, że jesteśmy nadmiernie świadomi własnej mimiki, mowy ciała i innych sygnałów niewerbalnych. Kiedy skupiamy się na tym, jak prezentujemy się na wideoczacie, trudniej jest nam skupić się na samym spotkaniu. 

Jak sobie z tym poradzić:

Większość programów do wideokonferencji oferuje opcję wyłączenia własnego widoku bez konieczności wyłączania kamery. Pomoże to odwrócić uwagę od siebie i skupić się na rozmówcy. 

Inną opcją jest przeprowadzenie spotkania w trybie offline i wykonanie staromodnej rozmowy telefonicznej. Jeśli nie musisz udostępniać ekranu i omawiasz sprawy tylko ustnie, nie ma nic złego w rozmowie telefonicznej. Może to pomóc złagodzić stres związany z udziałem w spotkaniach, podczas których musisz być obecny na wideo. 

4. Wideokonferencje utrudniają komunikację niewerbalną

Kiedy komunikujemy się twarzą w twarz, ma miejsce wiele niewerbalnych interakcji. W rzeczywistości, gdy komunikujemy się osobiście, około połowa tej komunikacji jest niewerbalna. Gesty, mimika, mowa ciała i wyczucie czasu to sposoby komunikacji między ludźmi. Jednak w przypadku spotkań wideo może wystąpić opóźnienie lub utrata połączenia z tą komunikacją wizualną.

„Przez długi czas polegaliśmy na nieformalnym języku ciała jako sposobie na budowanie wspólnego zrozumienia” – mówi Erica Dhawan, autorka książki „Cyfrowy język ciała: jak budować zaufanie i więź bez względu na odległość”. „Dorastaliśmy, ucząc się podstawowych zasad mowy ciała, ale nie uczyliśmy się cyfrowej mowy ciała”.

Ta niewielka luka w komunikacji niewerbalnej może powodować problemy z komunikacją i nieporozumienia. Podczas komunikacji za pośrednictwem spotkań wirtualnych ważne jest, aby jasno wyrażać swoje intencje i intonację, ponieważ nie można używać zwykłych sygnałów niewerbalnych, takich jak kontakt wzrokowy i mowa ciała. 

Dowiedz się więcej: Przyszłość pracy zależy od naszej „cyfrowej” mowy ciała

Jak temu zaradzić:

Jeśli Twój zespół pracuje w modelu hybrydowym, oprócz spotkań na Zoomie zorganizuj kilka spotkań osobistych. Dzięki temu zespół będzie mógł nawiązać bliższy, bardziej osobisty kontakt, a jednocześnie zachować elastyczność, którą zapewniają rozmowy na Zoomie w inne dni.

W przypadku zespołów, które pracują w pełni zdalnie, zapewnij członkom możliwość osobistego kontaktu co kilka miesięcy. Może to pomóc w nawiązaniu więzi społecznych między członkami zespołu, w przeciwieństwie do rozmów wideo.