Duże obciążenie równa się duży stres. Oto co możesz z tym zrobić.

Zbyt wiele zadań do wykonania w zbyt krótkim czasie stało się nowoczesną mantrą pracowników. Nawet po przepracowaniu dodatkowych godzin, prawdopodobnie nadal odczuwasz stres związany z dużym obciążeniem pracą. Biorąc pod uwagę nieustanne e-maile, niezorganizowane (lub nieistniejące) przepływy pracy i niepotrzebne zaproszenia na spotkania, nic dziwnego, że produktywność się spłaszczyła.

Pomimo postępu technologicznego i obietnic, że ułatwi nam życie, poczucie kontroli nad tym, jak spędzamy dzień pracy, maleje. A ponieważ komunikacja staje się coraz mniej skuteczna i wydajna, większość liderów zespołów stawia sobie za cel znalezienie sposobu na efektywne zarządzanie obciążeniem pracą.

Czy równoważenie obciążenia pracą jest więc w ogóle możliwe? Oczywiście, że tak. Na początek należy zmienić perspektywę, aby osiągać wyniki. Zanim jednak przejdziemy do rozwiązań, przyjrzyjmy się, jak doszło do obecnej sytuacji.

3 powody, dla których ludzie odczuwają stres związany z obciążeniem pracą

Pracownicy chcą czuć się produktywni w pracy. Dlatego ukończone zadania i osiągnięte cele są kluczowe dla systemu zarządzania zaangażowaniem pracowników. Pracownicy wiedzy również chcą być integralną częścią swojej firmy i rozumieć, w jaki sposób przyczyniają się do realizacji większych, strategicznych celów.

Jednak w przypadku projektów, w których panuje silosowanie i przeciążenie komunikacją, większość pracowników nie ma pewności, jakie jest ich miejsce w organizacji i czy ich praca jest wartościowa. Bez skutecznej współpracy i zarządzania obciążeniem pracą więcej czasu poświęca się na mniej znaczące zadania, takie jak odpowiadanie na e-maile i uczestniczenie w spotkaniach.

A kiedy nie wykonujesz angażującej pracy, szybko może dojść do wypalenia. W Indeksie anatomii pracy w Asanie 80% ankietowanych osób stwierdziło, że czuje się przepracowanych i bliskich wypalenia. Kiedy tak się dzieje, ludzie po prostu przestają się angażować w pracę. Zamiast tego odczuwają stres związany z ogromnym obciążeniem pracą.

Oto trzy powody, dla których tak się dzieje:

1. Zbyt dużo czasu poświęca się na czynności okołozadaniowe

Według Indeksu anatomii pracy Asany, czynności okołozadaniowe to trend, który szkodzi produktywności pracowników wiedzy. Ludzie spędzają dużo czasu na niepotrzebnych spotkaniach, odpowiadaniu na e-maile i wiadomości oraz szukaniu plików. Często dochodzi do powielania nakładu pracy. Jeśli firmy nie zobowiążą się do zmiany sposobu pracy, rozwiązując problem ciągłych powiadomień, spotkań i wiadomości, czynności okołozadaniowe pozostaną na stałe.

Pracownicy wiedzy uważają, że spędzają około 35% dnia na czynnościach okołozadaniowych, ale w rzeczywistości jest to prawie dwa razy więcej: 60% dnia roboczego pracownika zajmują zadania, które nie wymagają umiejętności, do których został zatrudniony. Jeśli zespoły nie podejmą proaktywnych kroków w celu wyeliminowania lub ograniczenia czynności okołozadaniowych, produktywność będzie nadal spadać, a stres związany z obciążeniem pracą wzrośnie.

2. Nadmiar komunikacji

Nawet najlepiej napisane wiadomości nie są wystarczające, gdy próbujesz komunikować się za pośrednictwem poczty elektronicznej i narzędzi do przesyłania wiadomości na temat tego, co należy zrobić, kto jest za to odpowiedzialny i na kiedy należy to wykonać. Obie platformy wymagają znacznej ilości czasu, energii i koncentracji. Ponadto w długich wątkach łatwo jest stracić z oczu szczegóły lub zapomnieć o dodaniu kogoś ważnego.

To właśnie nadmiar komunikacji, będący produktem czynności okołozadaniowych, który utrudnia koncentrację, a ostatecznie obniża naszą produktywność. Powiadomienia z komunikatorów i poczty elektronicznej w podstępny sposób odwracają naszą uwagę od ważnej pracy. Gdy tylko usłyszymy dźwięk powiadomienia lub zobaczymy nową wiadomość e-mail, odczuwamy potrzebę natychmiastowej odpowiedzi. Nasza koncentracja słabnie i przechodzimy w tryb wielozadaniowości. Praca, którą właśnie wykonywałeś, została oficjalnie przerwana przez czynności okołozadaniowe.

Kolejnym niefortunnym skutkiem nadmiernej komunikacji (znowu te dźwięki powiadomień) jest konieczność podporządkowania się kulturze „zawsze dostępny”. Pracownicy wiedzy odczuwają presję, aby być dostępnymi 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu i spędzają czas poza biurem, odpowiadając na wiadomości, co generuje jeszcze więcej pracy i jeszcze większy stres.

3. Niekończące się poszukiwanie informacji

Za każdym razem, gdy zadanie przechodzi z jednej osoby na drugą, niezależnie od tego, czy za pośrednictwem poczty elektronicznej, aplikacji do przesyłania wiadomości, czy arkusza kalkulacyjnego, informacje stają się fragmentaryczne i trudne do odnalezienia. Gdy trzeba stworzyć ogólny obraz projektu, a informacje znajdują się w wielu miejscach, konieczne jest poświęcenie dodatkowego czasu i nakładu pracy. Częste spotkania w celu omówienia statusu pracy również stają się nieuniknione i pochłaniają czas.

Proces zbierania informacji jest nieefektywny. Na przykład ludzie tracą czas, próbując ustalić, kto jest za co odpowiedzialny. Nie wiadomo, co wymaga zatwierdzenia, czy coś zostało już zatwierdzone, kto jest odpowiedzialny za zatwierdzenie i kto zarządza procesem zatwierdzania. A jeśli to powoduje zamieszanie, wyobraź sobie, że próbujesz ustalić, z kim się skontaktować i gdzie znaleźć ważne informacje, aby wykonać pracę.

Niestety, bez odpowiedniego systemu do śledzenia wszystkiego, konwersacje kończą się zagubieniem, powtarzaniem i rozbiciem na kawałki. Jak wskazuje Indeks anatomii pracy Asany, ludzie spędzają większość czasu w pracy bez przejrzystości co do priorytetów organizacji. Nie chodzi tylko o codzienne zadania. 54% pracowników wiedzy nie ma jasności co do tego, w jaki sposób ich praca przyczynia się do funkcjonowania całej firmy.

Radzenie sobie z dużym obciążeniem pracą dzięki zarządzaniu pracą

Zamiast stresować się dużym obciążeniem pracą, możesz zmienić bieg i zwiększyć wydajność pracy. Można to osiągnąć, tworząc uporządkowane procesy, automatyzując pracę i skutecznie się komunikując, co wymaga innego rodzaju myślenia. Wszyscy w organizacji, od liderów i menedżerów po poszczególnych członków zespołu, potrzebują przejrzystości co do tego, która praca jest ważna, a która nie, aby lepiej równoważyć obciążenie pracą.

Ten nowy sposób pracy nazywa się zarządzaniem pracą i służy jako praktyczne podejście do ustalenia, kto, co i na kiedy musi wykonać. Zarządzanie pracą zapewnia przejrzystość, której potrzebują wszyscy w zespole lub organizacji, aby skupić się na pracy, która ma znaczenie, zamiast na czasochłonnych czynnościach okołozadaniowych.

Narzędzia do zarządzania pracą, takie jak Asana, zapewniają osobom, zespołom i całym firmom przejrzystość, która umożliwia bardziej efektywną pracę, jednocześnie sprawiając, że wszyscy zmierzają w tym samym kierunku i dążą do tych samych celów.

Czas położyć kres stresowi związanemu z obciążeniem pracą. Zespoły nie muszą już czuć się przytłoczone ogromnym obciążeniem pracą. Wprowadzenie systemu do zarządzania pracą, automatyzacja procesów i zwiększenie produktywności pracy pozwoli ograniczyć liczbę czynności okołozadaniowe.

Aby uzyskać więcej wskazówek, jak pomóc zespołowi radzić sobie z dużym obciążeniem pracą, przeczytaj nasz artykuł na temat 18 strategii zarządzania czasem, które pomogą Ci wykonywać pracę jak najlepiej.