Czym jest zarządzanie pracą (WFM) i jak może pomóc Twojemu zespołowi?

Chcesz zwiększyć produktywność zespołu i ogólną wydajność? Zarządzanie pracą zespołu może usprawnić przepływ pracy i obniżyć koszty operacyjne. Prowadzi to do zwiększenia wydajności, lepszego zaangażowania pracowników i wyższego morale zespołu. 

W tym artykule szczegółowo omówimy, jak skutecznie wdrożyć własną strategię zarządzania pracownikami, przedstawiając kluczowe funkcje i korzyści płynące z WFM. 

Czym jest zarządzanie pracą zespołową (WFM)?

Zarządzanie pracą zespołu (ang. Workforce Management, WFM) to zestaw procesów stosowanych w celu zwiększenia produktywności i wydajności zespołu. Wiele branż, od centrów telefonicznych po usługi opieki zdrowotnej, wykorzystuje zarządzanie pracą, aby skutecznie optymalizować swoje procesy. 

Zarządzanie pracą obejmuje wszystkie działania potrzebne do utrzymania produktywności pracowników. Na tę metodę składają się różne techniki zarządzania pracownikami, w tym: 

• Zarządzanie zasobami ludzkimi (HRM)

• Zarządzanie kapitałem ludzkim (HCM)

• Zarządzanie wydajnością

• Gromadzenie danych

• budżetowanie i prognozowanie.

Zadania związane z zarządzaniem pracą często przypominają te związane z zarządzaniem kapitałem ludzkim (HCM), które jest strukturą rekrutacji, zarządzania i rozwoju wartości pracowników. Główna różnica między nimi polega na tym, że HCM ma na celu maksymalizację zwrotu z inwestycji, podczas gdy WFM ma na celu maksymalizację wydajności i produktywności pracowników. 

Jakie są kluczowe funkcje strategii WFM?

Proces zarządzania pracownikami obejmuje wiele elementów, od zatrudniania pracowników po prognozowanie.

Chociaż kierownik projektu niekoniecznie musi zarządzać wszystkimi tymi zadaniami, warto zadbać o to, aby kluczowe inicjatywy przebiegały sprawnie, współpracując z liderami działów i zbierając informacje zwrotne od zespołu. Jest to szczególnie ważne, biorąc pod uwagę, że prawie 70% pracowników uważa, że byłoby lepiej przygotowanych do osiągania celów, gdyby dysponowało jaśniejszymi procesami zarządzania pracą.

Przyjrzyjmy się każdemu z elementów zarządzania pracą zespołową i temu, jak działają, aby stworzyć rozwiązanie, które możesz wdrożyć w swoim zespole. 

Śledzenie czasu

Śledzenie czasu może wydawać się dość proste, ale to coś więcej niż tylko odbijanie się na zegarze. Śledzenie czasu jest przydatne nie tylko do analizy wydajności, ale także do identyfikowania wzorców nadgodzin lub niedoborów czasu. 

Wdrożenie procesu mierzenia czasu umożliwia:

• Śledzenie przyszłego obciążenia pracą

• zatrudnić odpowiednią liczbę członków zespołu,

• Prawidłowo delegować zadania

Skuteczne mierzenie czasu może również pomóc Ci poprawić umiejętności zarządzania czasem i stworzyć ogólną produktywną rutynę codzienną. Najlepszym sposobem, aby to osiągnąć, jest korzystanie z narzędzia do zarządzania pracą, które umożliwia śledzenie pracy w czasie rzeczywistym. 

Dzięki skutecznym narzędziom i najlepszym praktykom w zakresie zarządzania czasem każdy członek zespołu ma autonomię, aby wykonywać swoją pracę jak najlepiej. 

Planowanie pracy personelu

Oprócz śledzenia czasu ważne jest również prawidłowe prognozowanie i planowanie potrzeb kadrowych. Pomaga to stworzyć skuteczny proces zarządzania pracownikami, który zapewnia równowagę między pracą a życiem prywatnym. Niezależnie od tego, czy w Twojej organizacji istnieje kilka poziomów zatrudnienia, czy też zarządzasz zespołem na tym samym poziomie, planowanie pracy pracowników może być skomplikowane. 

Potrzebujesz systemu, który uwzględnia zmienne, takie jak urlop, dostępność, obciążenie pracą i nieobecności, aby stworzyć harmonogram, który będzie odpowiedni dla całego zespołu. 

Do obowiązków związanych z planowaniem w ramach zarządzania pracą należy:

• Zarządzanie harmonogramem pracy personelu

• Rozwiązywanie problemów związanych z nadmierną lub niewystarczającą liczbą pracowników

• Prognozowanie rozwoju zespołu

Dzięki niezawodnemu systemowi planowania firmy mogą mieć pewność, że nie zabraknie im personelu w krytycznych momentach lub że nie będą miały nadwyżki pracowników, gdy tempo businessu zwolni.

Prognozowanie i budżetowanie

Analiza danych historycznych może pomóc w prognozowaniu zmian w zapotrzebowaniu na pracę, co pozwoli zoptymalizować wdrożenie i zrównoważyć obciążenie pracą. Na przykład sklep detaliczny może potrzebować dwa razy więcej pracowników w okresie świątecznym niż poza sezonem. 

Inne sposoby wykorzystania procesów WFM do prognozowania obejmują:

• rozwiązywanie problemów związanych z wysoką rotacją pracowników,

• Uwzględnianie „kurczenia się” lub bezproduktywnego czasu pracy 

• Przygotowanie się na specjalne dni lub wydarzenia, które mają znaczący wpływ na obciążenie pracą

• Analiza danych z poprzednich projektów w celu dokładnego oszacowania siły roboczej i zasobów

Planowanie zasobów ludzkich można również uwzględnić w budżecie. W większości firm kapitał ludzki (pracownicy) stanowi prawdopodobnie najbardziej kosztowny i najbardziej zmiennywydatek. 

Proces zarządzania pracą automatyzuje planowanie, zamianę zmian i przestrzeganie przepisów prawa pracy, aby zapewnić, że koszty pracy nie są wyższe niż powinny. Badania wykazały, że rozwiązania do zarządzania pracownikami mają najwyższy zwrot z inwestycji ze wszystkich inwestycji w technologię HR. 

Oceny pracowników

Ocena pracowników może być czasochłonna, ale jest ważna z punktu widzenia wydajności zespołu, produktywności i ogólnego doświadczenia pracowników. Wskaźniki te mogą być również przydatne do mierzenia satysfakcji klientów na podstawie wyników członków zespołu.

Zarządzanie wydajnością zespołu obejmuje:

• Śledzenie doświadczeń pracowników

• Mierzenie produktywności pracowników

• Ocenę doświadczeń i satysfakcji klienta

Każdy zespół ma inny sposób zarządzania wydajnością zespołu, ale jednym ze sposobów na osiągnięcie tych wyników jest przeprowadzanie kwartalnych przeglądów.  

Lista płac i świadczenia

Niezależnie od tego, czy masz dedykowany zespół ds. płac i świadczeń, czy nie, jest to kolejna ważna część szerszego planu zarządzania pracownikami. Obejmuje to codzienne wynagrodzenie i świadczenia, ale może również obejmować wszelkie dodatkowe zachęty, które oferujesz swoim pracownikom. 

Z listą płac wiąże się szereg zadań, w tym:

• Analizowanie kosztów pracy

• śledzenie płatnych urlopów, 

• Śledzenie kart czasu pracy

• oferowanie pracownikom zachęt, takich jak happy hours.

Poza samą potrzebą przetwarzania wypłat, usprawnienie procesu naliczania wynagrodzeń i świadczeń może być świetnym sposobem na zwiększenie wydajności i morale pracowników. 

Zarządzanie szkoleniami

Stworzenie programu szkoleniowego dla nowych i obecnych pracowników ma kluczowe znaczenie dla budowania skutecznej siły roboczej. Należy nie tylko tworzyć materiały szkoleniowe do wdrażania nowych członków, ale także zapewniać możliwości ciągłego wzrostu i rozwoju. 

Materiały szkoleniowe mogą obejmować:

• Materiały wdrożeniowe

• Wsparcie w zarządzaniu narzędziami

• Wiadomości branżowe

• Zewnętrzne zasoby edukacyjne 

Podczas tworzenia programu szkoleniowego ważne jest, aby uporządkować dokumenty i materiały we wspólnej przestrzeni, w której wszyscy członkowie zespołu będą mogli łatwo znaleźć potrzebne informacje. Można to zrobić za pomocą narzędzia cyfrowego lub nawet udostępnionego folderu. 

Zgodność z przepisami

System zarządzania pracą zespołu może ułatwić przestrzeganie przepisów dotyczących wynagrodzeń i pracy, wymogów dotyczących nadgodzin oraz innych zasad obowiązujących w Twojej okolicy. Zawsze skonsultuj się z wewnętrznym zespołem prawnym, aby upewnić się, że proces zarządzania pracownikami uwzględnia wszystkie niezbędne kwestie. 

Korzyści z zarządzania pracą zespołową

Wdrożenie solidnego procesu zarządzania pracownikami może sprawić, że zespół poczuje się wzmocniony i gotowy do działania.

W idealnym świecie, w którym wszystkie elementy skutecznego procesu zarządzania pracownikami zostały wdrożone, można zaobserwować pozytywny wpływ na wiele różnych zadań i działów. Poniżej przedstawiamy kilka najważniejszych korzyści płynących z zarządzania pracownikami. 

Zwiększona produktywność

Wydajność jest najwyższa, gdy praca jest delegowana i przekazywana w odpowiedni sposób. Prognozowanie obciążenia pracą, mierzenie czasu, sprawiedliwe wynagrodzenie i komunikowanie wyników to elementy zarządzania zasobami ludzkimi, które mogą pomóc zespołowi w osiągnięciu maksymalnej produktywności. 

Dzięki zwiększonej produktywności Twój zespół nie tylko zwiększy ilość wykonanej pracy, ale także poprawi jej jakość. Jest to rozwiązanie korzystne zarówno dla organizacji, jak i poszczególnych członków zespołu. 

Skuteczna komunikacja

Skuteczny proces zarządzania pracą może poprawić komunikację i samodzielność, zwłaszcza w przypadku współpracy z wieloma zespołami. Chociaż jedna osoba może być odpowiedzialna za większość zadań związanych z zarządzaniem pracą, zachęcaj kluczowych interesariuszy w całej organizacji do dzielenia się swoimi spostrzeżeniami i opiniami, aby procesy były bardziej efektywne. 

Dzięki strategii WFM, która łączy zadania, przepływy pracy i systemy, możesz usprawnić kanały komunikacji i zmniejszyć obciążenie zespołu ds. komunikacji wewnętrznej. Skuteczna komunikacja nie tylko usprawni współpracę w zespole, ale także pomoże utrzymać pracę na właściwym torze i spełnić standardy jakości. 

Lepsze morale

Na morale zespołu może wpływać wiele czynników, zarówno negatywnych, jak i pozytywnych. Niezależnie od tego, czy wynika to z obciążenia pracą, wynagrodzenia i świadczeń, harmonogramu, czy wszystkich tych czynników, morale może sprawić, że zespół będzie produktywny lub przestanie nim być. 

Na szczęście istnieją kroki, które możesz podjąć, aby poprawić morale zespołu za pomocą planu zarządzania pracą. Zarówno ciekawość, jak i empatia tworzą angażującą dynamikę między menedżerami a członkami zespołu. Te proste, ale potężne atrybuty mogą pomóc poprawić ogólne środowisko pracy zespołu i przyczynić się do wysokiego morale. 

Maksymalizacja zasobów

Dzięki zwiększonej produktywności oraz lepszej komunikacji i śledzeniu możesz zmaksymalizować wykorzystanie zasobów. Nie tylko zwiększy to ilość pracy, którą jesteś w stanie wykonać, ale także obniży koszty pracy.

Zasoby mogą obejmować wszystko, od produktu materialnego po coś niematerialnego, takiego jak czas. Oba te zasoby są bezcenne i nie należy ich marnować.

Niższe wydatki

Automatyzacja śledzenia czasu, planowania i obliczeń płacowych nie tylko oszczędza menedżerom i działom płacowym godzin pracy, ale także eliminuje kosztowne błędy ludzkie i ryzyko związane z niezgodnością z przepisami. Czas poświęcony na te żmudne zadania można następnie wykorzystać na bardziej produktywne cele. 

Procesy zarządzania pracownikami dostarczają również organizacjom danych potrzebnych do dostosowania poziomu zatrudnienia. Użyj szablonu planu kadrowego, aby prognozować zmiany w obciążeniu pracą. Następnie dostosuj pojemność zespołu do zapotrzebowania, aby obniżyć koszty pracy i zapobiec nieplanowanym nadgodzinom.

Jakość pracy

W końcu jakość, którą oferujesz, przekłada się na to, co otrzymujesz. Jeśli więc jakość nie jest na odpowiednim poziomie, nie zobaczysz znaczącego strumienia przychodów. Dlatego poprawa jakości jest tak istotną częścią zarządzania pracownikami.

Niezależnie od tego, czy uważasz, że jakość Twojej pracy jest najlepsza, czy nie, zawsze jest miejsce na poprawę. Optymalizacja procesów może obejmować wszystko, od zmian w produkcie po rozwój strony internetowej i nie tylko. Możliwości są naprawdę nieograniczone.

Czy zarządzanie pracą zespołu będzie dla Ciebie odpowiednie?

Proces zarządzania pracą to zestaw technik, które pomagają usprawnić procesy wewnętrzne, zautomatyzować je tam, gdzie to możliwe, i stworzyć przyjemniejsze miejsce pracy. Nie każda organizacja spełnia wszystkie te kryteria, ale z niewielką pomocą możesz sprawić, że Twoja organizacja będzie je spełniać, a nawet wykraczać poza nie.