Jak szablon raportu z wydatków może usprawnić kontrolę kosztów (z przykładami)

Nie jest tajemnicą, że prowadzenie firmy kosztuje. Aby świadczyć klientom usługi na najwyższym poziomie, firmy często kupują oprogramowanie do projektowania i narzędzia do komunikacji. Ponadto zespoły muszą inwestować w siebie, aby zdobywać wiedzę branżową i poprawiać dynamikę grupy. Koszty wewnętrzne mogą obejmować rozwój zawodowy, wyjazdy integracyjne i podróże służbowe. 

Chociaż niektóre wydatki biznesowe są regularne i cykliczne, każda firma dokonuje również różnych sporadycznych zakupów na potrzeby ad hoc, takie jak te wymienione powyżej. Raportowanie wydatków ma kluczowe znaczenie dla realizacji zwrotów i śledzenia ogólnych wydatków. W tym artykule wyjaśnimy, jak korzystać z szablonu raportu z wydatków oraz opowiemy o różnicach między raportowaniem tradycyjnym a cyfrowym.

Czym jest raport z wydatków?

Raport z wydatków to formularz przesyłany przez każdą osobę w organizacji, która ponosi wydatki związane z działalnością biznesową. Budżet służy do planowania wydatków przed ich poniesieniem, natomiast raporty z wydatków umożliwiają ich śledzenie po ich poniesieniu.

Istnieją różne rodzaje raportów z wydatków, przy czym niektóre dotyczą wydatków wewnętrznych, a inne koncentrują się na wydatkach zewnętrznych. Możesz tworzyć raporty z wydatków, które służą do rejestrowania wydatków cyklicznych w określonym czasie. Możesz również tworzyć raporty z wydatków dla zakupów ad hoc, które mają miejsce w nieokreślonym przedziale czasowym w ramach jednej kategorii wydatków. Kategorie wydatków mogą obejmować:

• koszty podróży;

• wydatki biurowe;

• wynagrodzenia i świadczenia,

• naprawy i konserwacja.

Raporty wydatków powinny zawierać informacje potrzebne do zwrotu kosztów osobie, która poniosła wydatki, oraz do śledzenia wydatków. Elementy te mogą obejmować:

• Data wydatku

• Dostawca lub świadczona usługa

• Czy wydatek można przypisać do konkretnego klienta lub projektu

• Całkowita zapłacona kwota (w tym podatki, prowizje i opłaty)

• Rodzaj wydatku

Tradycyjne raportowanie wydatków a cyfrowe

Każda osoba w firmie może ponosić wydatki business. Jako kierownik projektu możesz być odpowiedzialny za większe zakupy, takie jak miesięczne subskrypcje i opłaty dla klientów, ale inni członkowie zespołu mogą również dokonywać zakupów biznesowych, które wymagają zwrotu kosztów, takich jak koszty podróży. 

Ponieważ raportowanie wydatków obejmuje różne działy i projekty, proces śledzenia powinien być łatwy do zrozumienia i dostępny. Raporty wydatków do wydruku są dość proste, ale połączenie raportowania wydatków z oprogramowaniem do zarządzania projektami pozwala na przesyłanie, śledzenie i budżetowanie kosztów w jednym miejscu.

Wskazówka: jeśli Twoje wydatki obejmują loty, hotele lub wyjazdy do klientów, skorzystanie z szablonu planera podróży wraz z raportami wydatków pozwoli na uporządkowanie wszystkich szczegółów podróży, budżetów i zwrotów w jednym systemie.

Jak korzystać z szablonu raportu z wydatków

Większość szablonów raportów z wydatków ma prosty format tabeli, a Twoja firma może udostępniać standardowy zestaw formularzy do wykorzystania we wszystkich działach. Oprócz utworzenia raportu musisz wiedzieć, jak z niego korzystać i jak go przesłać, aby otrzymać zwrot wydanych pieniędzy. W razie wątpliwości zapoznaj się z wewnętrznymi zasadami firmy i poproś zespół finansowy o więcej informacji.

Poniżej przedstawiamy typowe kroki związane ze składaniem raportu z wydatków. Jednak zanim prześlesz raport z wydatków, zawsze skonsultuj się z wewnętrznym zespołem finansowym, aby upewnić się, że nie ma on określonego systemu lub formatu. Zespół finansowy jest zazwyczaj osobą ostatecznie zatwierdzającą wszelkie wydatki biznesowe – w ten sposób może zapewnić, że Twoje wydatki biznesowe są dokładne.

1. Wypisz wydatki, które wskazuje szablon

Pierwszym krokiem w raportowaniu wydatków jest samo raportowanie. Jeśli korzystasz z szablonu raportu wydatków opartego na czasie, wymienisz wszystkie wydatki business poniesione w określonym czasie i podasz wszystkie informacje wymagane w szablonie. Jeśli korzystasz z szablonu raportu z wydatków opartych na kategoriach, użyjesz raportu do śledzenia wydatków cyklicznych w danej kategorii. Może być również konieczne przesłanie raportu z wydatków dotyczącego jednorazowych wydatków, takich jak zwrot opłaty za udział w corocznej konferencji lub darowizna, którą Twoja firma zgodziła się podwoić.

Oto niektóre z najlepszych praktyk dotyczących wyszczególniania wydatków w raportach:

• Zachowaj rachunki za każdy poniesiony wydatek, aby zespół finansowy mógł zweryfikować zgłoszone przez Ciebie informacje.

• Umieść każdy poniesiony wydatek w oddzielnym wierszu.

• Wyszczególnij sumy częściowe podatków i napiwków, aby ułatwić prowadzenie księgowości.

• Opisz cel wydatku i czy był to wydatek związany z projektem, który możesz obciążyć konto klienta.

• Wymień metodę płatności używaną do pokrycia wydatku, np. karta kredytowa lub gotówka. 

• W razie potrzeby dodaj dodatkowe uwagi wyjaśniające.

Wskazówka: cyfrowe raportowanie wydatków sprawia, że ten krok jest mniej skomplikowany, ponieważ możesz wprowadzać wydatki, przesyłać rachunki i udostępniać informacje na jednej platformie. W przypadku raportów fizycznych musisz na bieżąco dbać o swój raport i upewnić się, że trafi on do właściwych osób. 

2. Prześlij raport z wydatków do zatwierdzenia

Po ukończonym przygotowaniu raportu z wydatków należy go przesłać do zatwierdzenia. Każda firma ma unikalną strukturę zespołu zatwierdzającego raporty finansowe. Przed przesłaniem raportu z wydatków skontaktuj się z zespołem finansowym, aby potwierdzić, kto jest ostateczną osobą zatwierdzającą wydatki. 

Jako kierownik projektu możesz przesyłać te dokumenty do kierownika działu, który jest Twoim przełożonym, lub bezpośrednio do zespołu finansowego. Jeśli członek zespołu poniżej Ciebie w hierarchii wypełnia raport z wydatków, może przesłać go do Ciebie w celu zatwierdzenia, zanim trafi do następnej osoby odpowiedzialnej. 

Wskazówka: ponieważ raporty z wydatków często przechodzą z rąk do rąk, zawsze istnieje ryzyko, że gdzieś się zgubią. Członkowie zespołu mogą łatwiej zgubić fizyczne dokumenty lub przekazać je niewłaściwym osobom w niewłaściwym czasie. Dzięki cyfrowemu systemowi przesyłania raportów z wydatków możesz skonfigurować ustawienia tak, aby były one wysyłane tam, gdzie trzeba.

3. Wprowadź zmiany, jeśli to konieczne

Nawet jeśli dokładnie przejrzałeś swój raport z wydatków, zespół finansowy może mieć pytania, zanim zatwierdzi go. Nie oznacza to, że masz kłopoty, ale że musisz wprowadzić wymagane zmiany, zanim otrzymasz zwrot kosztów. Niektóre typowe zmiany, które może być konieczne wprowadzić, obejmują:

• Wyjaśnienie rodzaju wydatku

• Przedstawienie szczegółowego zestawienia cen

Im więcej szczegółów podasz na początku, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że po przesłaniu raportu trzeba będzie go poprawiać. Celem jest uzyskanie szybkiego zatwierdzenia, aby skrócić czas przetwarzania danych przez zespół finansowy, otrzymać zwrot kosztów i wrócić do pracy.

Wskazówka: wprowadzanie zmian w fizycznym raporcie wydatków może być żmudne. Prawdopodobnie trzeba będzie znaleźć oryginalny plik raportu na komputerze, porównać notatki z raportu, który został Ci odesłany, i wprowadzić zmiany przed wydrukowaniem nowej kopii i ponownym wysłaniem. Dzięki raportowi cyfrowemu wszystkie zmiany można wprowadzić w jednym, dynamicznym dokumencie. 

4. Poczekaj, aż zespół finansowy rozliczy wydatki

Na tym etapie zespół finansowy powinien zatwierdzić Twoje wydatki. Zazwyczaj na tym kończy się Twoje zaangażowanie w proces raportowania wydatków. Jeśli jednak wydatki są związane z projektem, może być konieczne sporządzenie dodatkowych raportów. Pamiętaj, aby uwzględnić te wydatki w budżecie firmy lub budżecie projektu, aby mieć pewność, że nie przekraczasz zakresu projektu i jesteś na dobrej drodze do osiągnięcia szerszych celów biznesowych. 

Wskazówka: wizualizacja planu finansowego projektu lub firmy jest trudna bez oprogramowania do zarządzania projektami. Wprowadzając koszty z raportów wydatków do większego systemu zarządzania kosztami, możesz sprawdzić, na co zostały wydane pieniądze i opracować strategiczne plany finansowe na przyszłość. 

5. Otrzymanie zwrotu kosztów

Na ostatnim etapie otrzymasz zwrot wszystkich kwalifikujących się wydatków, które zostały poniesione. Na tym proces raportowania jest ukończony – do czasu poniesienia nowych wydatków i rozpoczęcia procesu od nowa. 

Wskazówka: proces raportowania może być bardzo intensywny, ponieważ wiele osób ponosi wydatki, a ich cykle zwrotu kosztów rozpoczynają się i kończą w różnych momentach w ciągu roku. Dlatego tak ważne jest, aby mieć solidny proces, który będzie obowiązywał wszystkich. Dzięki automatyzacji formularzy online zmniejsza się ryzyko wystąpienia błędów i opóźnień. 

Szablon i przykład raportu z wydatków

Poniższy przykład przedstawia wypełniony szablon raportu z wydatków dla członka zespołu w dziale marketingu. Sally Brown wymieniła swoje wydatki biznesowe za tydzień rozpoczynający się 15 stycznia i przesłała je do zatwierdzenia zespołowi finansowemu swojej firmy. Ten tygodniowy raport wydatków zawiera wiele szczegółów, w tym tytuł każdego wydatku i jego zestawienie. 

Z raportu Sylwii wynika, że odbyła ona podróż służbową na konferencję marketingową i pojechała na sesję zdjęciową, na której zapłaciła modelce. 

Poniżej możesz pobrać kopię szablonu tygodniowego raportu wydatków. Zanim jednak go użyjesz, upewnij się, że Twój zespół finansowy zatwierdzi format i układ. Gdy to zrobi, członkowie zespołu będą mogli używać tego szablonu do wprowadzania wydatków biznesowych, wyjaśniania, na co zostały poniesione, i przesyłania ich do zwrotu.

Dlaczego raporty z wydatków są ważne?

Jedna osoba lub grupa osób w firmie nie może ponosić wyłącznej odpowiedzialności za zakupy business. Nie każdy członek zespołu będzie dokonywał zakupów w imieniu firmy, ale dzięki procesowi raportowania wydatków każdy będzie mógł zgłosić wydatek i otrzymać zwrot kosztów.

Raporty z wydatków są ważne, ponieważ:

• Śledzenie wydatków zespołu i firmy

• Poprawiają kontrolę nad kosztami, pokazując, gdzie można je obniżyć

• określać rentowność poprzez odliczenie wydatków od przychodów brutto;

• zwrot kosztów pracownikom za wydatki biznesowe.

Pieniądze to jedna z najważniejszych rzeczy, które należy monitorować w firmie, a raportowanie wydatków to jeden z elementów większej układanki zarządzania kosztami.

Korzystaj z formularzy online, aby raportować wydatki i monitorować budżety firmy

Raporty wydatków do wydrukowania mogą być pomocne, gdy członkowie zespołu potrzebują szybkiego sposobu na zestawienie swoich zakupów, ale korzystanie z formularzy online przeniesie monitorowanie finansów Twojej firmy na wyższy poziom. Jeśli potrzebujesz elastycznego systemu, który umożliwia wprowadzanie zmian, automatyzację przesyłania i łatwe udostępnianie dokumentów, raportowanie cyfrowe jest oczywistym wyborem. Dzięki Asana możesz utworzyć standardowy proces przyjmowania zgłoszeń, który ułatwia wprowadzanie wydatków i zwracanie kosztów.