Skrzynka odbiorcza zero: czym jest i jak ją osiągnąć

Inbox Zero: czy to tylko modne słowo? Święty Graal produktywności? Oba? Ani jedno, ani drugie? 

Jeśli porozmawiasz z 10 różnymi specjalistami, otrzymasz 10 różnych opinii na temat Inbox Zero. Dzieje się tak dlatego, że dla większości z nas poczta e-mail to coś bardzo osobistego. Każdy ma swoje własne sposoby organizowania i zarządzania skrzynką odbiorczą. Czy to zaskakujące, że Inbox Zero jest tak kontrowersyjny? 

W tym artykule przyjrzymy się zagadnieniu Inbox Zero pod kątem „co”, „jak” i „dlaczego”. Poznaj historię tego terminu, a następnie dowiedz się, jak wdrożyć tę strategię, aby w pełni wykorzystać jej potencjał.

Czym jest Inbox Zero?

Inbox Zero to strategia produktywności, która ma na celu uporządkowanie Twojego umysłu poprzez uporządkowanie skrzynki odbiorczej poprzez metodyczne usuwanie, sortowanie lub czyszczenie w inny sposób przychodzących wiadomości e-mail. Jeśli zdarzyło Ci się doświadczyć spadku produktywności wynikającego z ciągłego sprawdzania poczty e-mail, zrozumiesz intencję stojącą za Inbox Zero. 

Termin ten został po raz pierwszy użyty przez Merlina Manna na jego blogu i w podcaście 43 Folders. Pomysł Manna polegał na tym, aby pomóc pracownikom rozwinąć bardziej swobodną relację z pocztą elektroniczną, aby ich umysły – i skrzynki odbiorcze – były czyste.  

Warto zauważyć, że głównym celem Manna nie jest osiągnięcie stale pustej skrzynki odbiorczej. W rzeczywistości sam Mann podobno ma dość zagraconą skrzynkę odbiorczą. Głównym celem Inbox Zero jest sprawienie, aby Twoja skrzynka odbiorcza pracowała dla Ciebie, a nie odwrotnie.

How to find focus & flow in a distracted world

Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.

Pobierz pełny raport

5 kroków do Inbox Zero   

Opracowując metodę Inbox Zero, Merlin Mann stworzył kilka kroków, które pozwalają uporządkować skrzynkę odbiorczą. System, który możesz stosować za każdym razem, gdy sprawdzasz skrzynkę odbiorczą, może pomóc Ci nadać priorytet wiadomościom e-mail i uniknąć marnowania czasu. 

Kiedy sprawdzać skrzynkę odbiorczą

Jednym z kluczowych elementów Inbox Zero jest ustanowienie i utrzymanie kontroli nad skrzynką odbiorczą. Zaczyna się od ustalenia, w którym sprawdzasz skrzynkę odbiorczą. 

Jeśli masz w zwyczaju sprawdzać skrzynkę odbiorczą, nie jesteś sam. Jednak ciągłe sprawdzanie skrzynki odbiorczej obniża Twoją produktywność. Badania pokazują, że odzyskanie koncentracji po przerwie zajmuje ponad 25 minut. Oznacza to, że za każdym razem, gdy sprawdzasz skrzynkę odbiorczą zamiast pracować, Twój mózg potrzebuje 25 minut, aby wrócić do pracy. 

Aby ograniczyć przełączanie kontekstu, wybierz jeden lub dwa momenty w ciągu dnia, w których będziesz sprawdzać pocztę e-mail w ramach systemu Inbox Zero. Dzięki temu nie rozproszy się Twoja uwaga i unikniesz ciągłego sprawdzania poczty w ciągu dnia.  

Metoda „Inbox Zero”

Na czym polega metoda Inbox Zero? Metoda Manna obejmuje pięć głównych działań: usuń, deleguj, odpowiedz, odłóż i wykonaj. 

• Usuń: czy ten e-mail wymaga odpowiedzi? Pierwszym krokiem w metodzie Inbox Zero jest usunięcie wszystkich niepotrzebnych e-maili. Obejmuje to również rezygnację z subskrypcji newsletterów, których nie czytasz, lub archiwizację starych wątków, których już nie potrzebujesz.

• Delegowanie: czy jesteś właściwą osobą do udzielenia odpowiedzi na tę wiadomość e-mail? Delegowanie to potężne narzędzie, które pozwala zadania wykonywać właściwym osobom. Jeśli nie jesteś odpowiednią osobą do wykonania zadania, przekaż je komuś, kto jest. 

• Odpowiedz: jeśli możesz szybko odpowiedzieć na e-mail, zrób to od razu. Dzięki temu proste zadania nie umkną Twojej uwadze. Dobrą zasadą jest odpowiadanie na e-maile, które wymagają pięciu minut lub mniej Twojego czasu. 

• Odłóż na później: jeśli wiadomość e-mail wymaga bardziej szczegółowej odpowiedzi lub nie jest priorytetem, odłóż ją na bok i wróć do niej później. Nie zostawiaj jednak wiadomości w skrzynce odbiorczej. Zapisz odłożone zadanie w narzędziu do zarządzania pracą, podając datę wykonania i pozostałe szczegóły, a następnie odpowiedz nadawcy, informując go, kiedy się nim zajmiesz. Następnie zarchiwizuj wiadomość, aby ograniczyć bałagan w skrzynce odbiorczej. Możesz również wysłać ją do folderu „Odpowiedz później”, jeśli wolisz. 

• Do wykonania: na tym etapie powinno być jasne, które e-maile są priorytetowe i wymagają działania. Ostatnim krokiem w strategii Inbox Zero jest zajęcie się tymi, które są naprawdę ważne. Przenieś wszystkie ważne zadania ze skrzynki odbiorczej do swojego systemu do zarządzania pracą i zabierz się do pracy. Poszukaj narzędzia do zarządzania pracą, które integruje się z Twoim klientem poczty e-mail, takiego jak integracja Asana dla Gmaila lub Asana dla programu Outlook.

Tworzenie folderów Inbox Zero dopasowanych do Twoich potrzeb

Istotą Inbox Zero jest stworzenie systemu, który będzie Ci odpowiadał. Nie każdy będzie musiał tworzyć foldery w skrzynce odbiorczej, aby wdrożyć ten system, ale niektóre osoby uważają je za pomocne. Jeśli zdarza Ci się gubić ważne e-maile lub wpatrywać się z przerażeniem w przepełnioną skrzynkę odbiorczą, warto wypróbować system folderów, aby sprawdzić, czy to pomoże. 

Nie ma sztywnych zasad dotyczących tworzenia folderów. Twórz foldery, które mają sens dla Ciebie i Twojej pracy. Poniższe pomysły mogą pomóc Ci na początku.  

• Działanie: jeśli podczas sortowania masz e-maile, które odłożyłeś na później, możesz je uporządkować w tym folderze. Mogą to być wiadomości, które wymagają szczegółowej odpowiedzi lub te, które mogą poczekać na kolejny dzień.  

• Oczekujące: niektóre e-maile mogą wymagać wkładu innych członków wątku. Jeśli często czekasz na informacje zwrotne od swojego zespołu, rozważ utworzenie folderu „Oczekujące”. Grupowanie takich wiadomości e-mail może pomóc Ci szybko sprawdzić każdego ranka, które z nich wymagają dalszych działań.  

• Pomysły: nasza skrzynka odbiorcza nie jest tylko miejscem do wykonywania zadań i komunikacji. Czasami zapisujemy się na newslettery lub szkolenia, aby znaleźć inspirację. Dzięki folderowi „Pomysły” możesz przechowywać takie wiadomości, nie zaśmiecając nimi skrzynki odbiorczej. 

• Projekty: jeśli pracujesz nad konkretnymi projektami, warto utworzyć folder dla każdego z nich. Dzięki temu cała komunikacja i zadania związane z danym projektem będą znajdować się w jednym miejscu. 

• Archiwum: chociaż nie ma potrzeby tworzenia folderu archiwum, archiwizacja może być przydatnym narzędziem organizacyjnym, o którym warto pamiętać. Jeśli masz e-maile, których nie chcesz usuwać, ale nie są one potrzebne, szybkie ich zarchiwizowanie pomoże Ci uporządkować skrzynkę odbiorczą bez trwałej utraty informacji. 

How to find focus & flow in a distracted world

Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.

Pobierz pełny raport

4 wskazówki, jak chronić czas skupienia 

Większość (80%) pracowników wiedzy na całym świecie domyślnie pracuje z otwartymi skrzynkami odbiorczymi. Gdy tylko otrzymamy powiadomienie, od razu je sprawdzamy, niezależnie od tego, co robiliśmy wcześniej. 

Jednak sprawienie, aby skrzynka odbiorcza pracowała dla Ciebie, polega na docenieniu swojego czasu i energii umysłowej. Mając stale otwartą skrzynkę odbiorczą i od razu odpowiadając na powiadomienia, nie dajesz swojemu mózgowi szansy na skupienie się na pracy, która ma znaczenie. Próbujesz wykonywać wiele zadań jednocześnie, a ludzie nie są do tego zdolni.

Wielozadaniowość to mit. W rzeczywistości po prostu przełączasz się między zadaniami. Skupienie się na jednym zadaniu na raz jest prawie zawsze bardziej efektywne.”

Aby skorzystać z Inbox Zero i sprawić, że Twoja skrzynka odbiorcza będzie pracować dla Ciebie, musisz przestać myśleć, że jest ona Twoim priorytetem numer 1. Zamiast tego wyznacz granice dla siebie i swojej skrzynki odbiorczej, wykonując następujące czynności:

• Wyłącz powiadomienia. Powiadomienia wyrywają nas ze stanu przepływu i przerywają pracę w skupieniu. Jednym z najlepszych sposobów na osiągnięcie Inbox Zero jest ograniczenie lub wyłączenie powiadomień e-mail. Częścią Inbox Zero jest świadome podejście do tego, kiedy sprawdzasz pocztę e-mail. Wyłączając powiadomienia, masz pewność, że nie zostaniesz wyciągnięty z przepływu, gdy jesteś w trakcie ważnej pracy. 

• Blokowanie czasu na odpowiadanie na e-maile. Blokowanie czasu to strategia zarządzania czasem polegająca na grupowaniu podobnych zadań i planowaniu ich w Kalendarzu. Na przykład spróbuj utworzyć godzinny blok na rano, aby sprawdzić i odpowiedzieć na ważne e-maile. Następnie możesz skupić się na innych ważnych zadaniach. Na koniec dnia zaplanuj krótki 30-minutowy blok czasu (lub kolejny blok godzinny, w zależności od liczby e-maili, które otrzymujesz codziennie), aby odpowiedzieć na wszystkie e-maile, które wpłynęły w ciągu dnia. Dzięki temu nadal będziesz reagować na wiadomości i mieć kontrolę nad swoją skrzynką odbiorczą, nie pozwalając, aby to ona rządziła Tobą.

• Wyjaśnianie i trzymanie się codziennych priorytetów. Często e-maile, które przychodzą w ciągu dnia, wydają się być najważniejsze. Możesz odbiec od swoich codziennych planów, aby odpowiedzieć na e-mail lub zrobić szybką przysługę współpracownikowi, a dzień pracy nagle się skończy. Dzięki jasno określonym priorytetom możesz zdecydować, czy dany e-mail jest na tyle ważny, aby od razu się nim zająć, czy też może poczekać do wyznaczonego bloku czasu. 

• Ustal „godziny pracy” dla poczty e-mail. Zasada „zero w skrzynce odbiorczej” polega na tym, aby nie pozwolić skrzynce odbiorczej kontrolować Twojego dnia pracy. Jednym ze sposobów, aby to osiągnąć, jest ustalenie, kiedy będziesz odpowiadać na e-maile, a kiedy nie. Zastanów się, w jakich godzinach najlepiej odpowiadać na e-maile i udostępnij ten harmonogram swojemu zespołowi. Możesz na przykład powiedzieć, że będziesz odpowiadać na e-maile przez piętnaście minut o 9:00 i 17:00, ale nie będziesz sprawdzać poczty w weekendy. Ustalanie tych granic poprawia Twoją relację ze skrzynką odbiorczą.

Osiągnięcie Inbox Zero dzięki zarządzaniu pracą

Uporządkowanie skrzynki odbiorczej to dopiero początek. Po uporządkowaniu, usunięciu i wyczyszczeniu skrzynki odbiorczej pozostaną w niej tylko ważne powiadomienia dotyczące pracy. Te powiadomienia mogą pomóc Ci stworzyć plan działania na dzień, tydzień lub miesiąc. 

Tutaj właśnie sprawdza się zarządzanie pracą.

Systemy do zarządzania pracą umożliwiają wprowadzanie, organizowanie i koordynowanie zadań w przepływach pracy, które odpowiadają Twoim potrzebom. W przeciwieństwie do skrzynki odbiorczej, narzędzia te zostały stworzone, aby pomóc Ci rejestrować i organizować zadania oraz wydłużać czas poświęcany na ważną, produktywną pracę.

Dzięki efektywnemu zarządzaniu pracą czas poświęcany na czynności okołozadaniowe zostaje znacznie porzucony. Zamiast spędzać 60% czasu na wysyłaniu e-maili, uzyskiwaniu zatwierdzeń dla zadania lub wyszukiwaniu dokumentów w skrzynce odbiorczej, wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu. W efekcie poświęcasz mniej czasu na organizowanie pracy, a więcej na wykonywanie zadań. 

Podsumowanie

Nie musisz być ekspertem w dziedzinie produktywności, aby zauważyć, że skrzynka odbiorcza poczty e-mail nie została stworzona, aby pomóc Ci w wykonywaniu pracy. Kiedy jesteśmy ograniczani przez naszą skrzynkę odbiorczą, mamy mniej energii umysłowej, aby dobrze wykonywać swoją pracę.

How to find focus & flow in a distracted world

Get science-backed tips from experts in psychology and neuroscience. Learn how to minimize distractions and focus on high-priority tasks, so you can flourish at home and at work.

Pobierz pełny raport