Czym jest Lean Portfolio Management (LPM)? 6 kroków, aby rozpocząć już teraz

Lean Portfolio Management (LPM) to nowy sposób zarządzania portfolio projektów w firmie, który pozwala zwiększyć wydajność i zadowolenie klientów. Inspiracją dla LPM była metodologia Lean, która zaczęła od małych projektów, ale szybko zyskała popularność. 

Zarządzanie Lean zaczęło się, gdy inżynierowie Toyoty stworzyli system mający na celu zmniejszenie marnotrawstwa na linii produkcyjnej. Metodologia Lean szybko się rozwinęła, a inne branże zaczęły stosować te zasady w swoich przepływach pracy. W tym artykule wyjaśnimy, jak wdrożyć szczupłe zarządzanie portfolio, aby usprawnić swoje procesy.

Czym jest metodologia Lean?

Metodologia Lean ma na celu zminimalizowanie marnotrawstwa w przepływie pracy organizacji i zwiększenie wartości dla klienta. Japońscy inżynierowie opracowali metodologię Lean w Toyocie, ale John Krafcik – prezes i dyrektor generalny Hyundai Motor America – wprowadził ją do zarządzania projektami w swoim artykule z 1988 roku zatytułowanym „Triumph of the Lean Production System” (Triumf systemu Lean w produkcji). 

Metodologia Lean składa się z pięciu zasad (lub kroków):

1. Określ wartość: określ wartość swojego produktu lub usługi.

2. Mapowanie strumienia wartości: sporządź schemat przepływu pracy i porównaj go z idealnym przepływem pracy.

3. Utwórz przepływ: usuń marnotrawstwo z przepływu pracy, aby zwiększyć wydajność.

4. Ustal „pull”: pobierz pracę z poprzedniego etapu procesu, aby przenieść ją przez cykl życia projektu.

5. Ciągłe doskonalenie: stale ulepszaj przepływ pracy.

Niezależnie od tego, czy zarządzasz projektem, czy portfolio, możesz wykorzystać te zasady, aby zidentyfikować słabe strony w swoich procesach i usunąć wszystko, co nie wnosi wartości dodanej do projektu. 

W połączeniu z narzędziami do zarządzania portfolio, LPM może pomóc w szybkiej identyfikacji marnotrawstwa w przepływie pracy i usprawnieniu systemów.  

Czym jest zarządzanie portfelem Lean (LPM)?

Lean Portfolio Management to rozszerzenie metodologii Lean. Wykorzystuje pięć zasad Lean, aby połączyć strategię biznesową z realizacją projektu. Jako menedżer portfolio możesz wykorzystać zasady Lean do oceny strategii biznesowych i przydzielania odpowiednich budżetów na realizację tych strategii.

Istnieją trzy wymiary Lean Portfolio Management:

• Strategia i finansowanie inwestycji: dostosuj i sfinansuj portfolio, aby osiągnąć cele biznesowe.

• Zwinne operacje na portfelu: umożliw zespołom Agile dostosowanie się do zmian i szybkie rozwiązywanie pojawiających się problemów.

• Zarządzanie Lean: zapewnienie ograniczeń w zakresie wydatków, audytów i zgodności oraz prognozowanie wydatków.

Wdrożenie zarządzania portfelem Lean zajmie trochę czasu, zwłaszcza jeśli Twój zespół jest przyzwyczajony do tradycyjnego systemu zarządzania portfelem. Jednak po wdrożeniu ten nowy sposób zarządzania portfolio może pomóc Ci zmniejszyć koszty ogólne i opóźnienia. 

Poniżej przedstawiamy różnice między tradycyjnym a oszczędnym portfolio, aby pomóc Ci określić, która metoda najlepiej sprawdzi się w Twoim zespole.

Model Lean może również dostosować Twoje inwestycje do strategii biznesowej i zwiększyć wartość dla klientów. 

Sześć kroków do zarządzania portfolio w oparciu o metodologię Lean

Można sobie wyobrazić, że zarządzanie portfolio w oparciu o metodologię Lean jest jak naprawa samochodu. Aby uruchomić silnik, musisz wprowadzić pewne zmiany. Te sześć kroków może pomóc Ci wdrożyć szczupłe zarządzanie portfelem w Twoim kolejnym projekcie.

1. Zgromadź liderów

Naprawa samochodu może zająć miesiące, jeśli nie masz osób z wiedzą mechaniczną, które mogą Ci pomóc. Podobnie, zarządzanie portfolio metodą Lean jest łatwiejsze, gdy masz odpowiednio dobrany zespół. 

Pierwszym krokiem w zarządzaniu portfolio powinno być utworzenie grupy liderów o odpowiednich kwalifikacjach finansowych, którzy pomogą Ci dostosować strategię biznesową do realizacji projektu. 

Wskazówka: aby stworzyć silny zespół przywódczy do zarządzania portfolio, oceń mocne strony członków zespołu wewnętrznego lub współpracuj z menedżerem ds. rekrutacji, aby zatrudnić osoby o odpowiednich umiejętnościach. Menedżerowie portfolio muszą być biegli w gromadzeniu danych, monitorowaniu wydajności projektów i wywieraniu wpływu na osoby odpowiedzialne za zarządzanie priorytetami.

2. Znajdź finansowanie

Nawet jeśli masz wykwalifikowany zespół gotowy do naprawy samochodu, nie możesz rozpocząć pracy bez pieniędzy na zakup narzędzi i części. Zarządzanie portfolio w stylu Lean również wymaga odpowiedniego finansowania, aby przekształcić strategię biznesową w konkretne działania. 

Gdy już wiesz, które projekty są najbardziej kosztowne i mają najwyższy priorytet dla kluczowych interesariuszy, oceń budżet firmy, aby móc świadomie przydzielać zasoby.

Wskazówka: znalezienie finansowania zwykle oznacza przeanalizowanie istniejących zasobów firmy i określenie, gdzie projekt może zmieścić się w budżecie. Jeśli budżet firmy nie pozwala na realizację projektu lub niektórych jego funkcji, poinformuj o tym Kierownika projektu i omów, jak można go zrestrukturyzować.

3. Stwórz strukturę operacyjną

Teraz, gdy masz zespół gotowy do pracy nad samochodem i masz pieniądze potrzebne do rozpoczęcia naprawy, możesz opracować plan działania. Zaczniecie od silnika czy gaźnika? Czy wszyscy będą pracować razem, czy każda osoba zajmie się inną częścią samochodu? 

Portfolio Twojej firmy również wymaga strategii działania. Omów z zespołem przywódczym, w jaki sposób przejdziesz na bardziej oszczędny plan operacyjny. Odwołaj się do pięciu zasad metodologii Lean i zidentyfikuj obszary marnotrawstwa w swojej pierwotnej metodzie zarządzania portfolio. 

Wskazówka: podczas tworzenia struktury operacyjnej, która promuje wydajność portfela zgodnie z zasadami szczupłego zarządzania, najwyższym priorytetem powinna być satysfakcja klienta. Wykorzystaj opinie klientów, aby usprawnić swoją działalność i nadać priorytet praktykom Agile, aby przepływ Twojego portfolio był elastyczny.    

4. Wprowadź szczupły przepływ pracy

Teraz, gdy masz już plan działania, Twój zespół może rozpocząć naprawę samochodu. Jeśli ostatnia naprawa samochodu zajęła dużo czasu, ponieważ zbyt wiele osób pracowało pod maską, upewnij się, że w Twoim planie działania każdy pracuje nad inną częścią samochodu. Podczas gdy Ty pracujesz pod maską, przydziel kogoś do pracy pod samochodem, a kogoś innego do pracy w jego wnętrzu. Ten plan będzie szybszy i bardziej wydajny.

Aby stworzyć szczupły przepływ pracy, wyeliminuj niepotrzebne lub nieefektywne działania z procesu zarządzania portfolio. Na przykład, jeśli wcześniej zdarzały Ci się opóźnienia w ustalaniu priorytetów projektów, ponieważ nie otrzymywałeś na czas powiadomień od kierownika projektu, możesz utworzyć system „pull”, który powiadomi Cię, gdy poprzedni etap procesu zostanie ukończony.

Wskazówka: możesz stworzyć system „pull” za pomocą oprogramowania do zarządzania portfolio. Narzędzia Kanban lub wykresy Gantta mogą pomóc w wizualizacji etapów procesu zarządzania portfolio. Dodaj zależności w projekcie, aby powiadamiać członków zespołu, kiedy mogą rozpocząć kolejny etap procesu.

5. Dodaj ulepszenia i przejrzystość

Po ukończeniu naprawy samochodu warto zabrać się za jazdę próbną. Wtedy możesz zwrócić uwagę na szmery lub inne rzeczy, które wydają się nie w porządku. Następnie możesz wrócić samochodem do warsztatu, aby dodać ostatnie poprawki i mieć pewność, że pojazd jest gotowy do jazdy. 

Skupienie się na inicjatywach Lean powinno sprawić, że przepływ pracy w zarządzaniu portfolio będzie przebiegał płynnie, ale ponieważ ta struktura będzie dla Twojego zespołu nowością, prawdopodobnie będziesz musiał dodać przejrzystość i ulepszenia, aby wszystko dopracować. Nie można osiągnąć doskonałości operacyjnej bez elastyczności i ciągłego dążenia do doskonalenia.

Wskazówka: skorzystaj z najlepszych praktyk w zakresie zarządzania zmianami, aby wprowadzić zmiany między tradycyjnym zarządzaniem portfolio a zarządzaniem Lean. Wprowadzając proces zarządzania zmianami, możesz sprawić, że przejście na LPM będzie tak bezbolesne, jak to tylko możliwe.

6. Świętuj ulepszenia

Za każdym razem, gdy projekt zostaje ukończone, niezależnie od tego, czy jest to naprawa samochodu, czy dostarczenie produktu, ważne jest, aby uczcić swój sukces. Satysfakcjonujące jest patrzenie, jak samochód pędzi po drodze po tym, jak stał nieruchomo na złomowisku. Satysfakcjonujące jest również to, że strategia biznesowa ożywa i zadowala klienta dzięki oszczędnemu budżetowaniu.

Wskazówka: nawet jeśli projekt nie przebiega zgodnie z planem, wykorzystaj wszelkie popełnione błędy jako lekcje, aby zoptymalizować następny projekt i usprawnić podejmowanie decyzji w przyszłości. Jeśli Twoja wizja portfela zakłada dążenie do doskonałości, to nawet projekty, które nie przyniosą oczekiwanych korzyści, będą warte świętowania. 

Usprawnij przepływy pracy Agile dzięki zarządzaniu portfolio Lean

Przejście na szczupłe zarządzanie portfolio wymaga cierpliwości i skupienia, ale jeśli będziesz przestrzegać zasad Lean, możesz usprawnić swój przepływ pracy Agile i zwiększyć wartość swoich produktów. 

Oprogramowanie do zarządzania portfolio to mapa drogowa do sukcesu, która zawiera wszystkie potrzebne funkcje, w tym monitorowanie projektów w czasie rzeczywistym, komunikację z klientami i udostępnianie informacji zespołowi.