Viessmann dokonuje transformacji cyfrowej dzięki Asanie

Współpracownicy w Viessmann
  • Logo Viessmann
  • Siedziba
    • Allendorf, Niemcy
  • Data założenia
    • 1917
  • Liczba pracowników
    • Ponad 12 100

Korzyści z Asany

  • Zespół kierowniczy firmy Viessmann zarządza swoją strategią komunikacji korporacyjnej za pomocą Asany. Dzięki scentralizowaniu wszystkich ogłoszeń firmowych, ma on możliwość dostarczenia w czasie rzeczywistym łatwo dostępnych aktualizacji dotyczących kluczowych inicjatyw.
  • Zespoły używają Asany do optymalizacji projektów międzyfunkcyjnych i zwiększenia wydajności poprzez tworzenie ustandaryzowanych procesów, które usprawniają wymianę danych i koordynację.
  • Asana pozwala zespołom na całym świecie na współpracę w obrębie różnych stref czasowych i lokalizacji.

Jeszcze sto lat temu instalacje grzewcze i chłodnicze były nowością w świecie przemysłu oraz luksusem dla tych, którzy je posiadali. Aktualnie, klienci mogą kontrolować termostaty będąc na wakacjach tysiące kilometrów od domu, a budynki mieszkalne i przemysłowe mogą regulować temperaturę w oparciu o warunki pogodowe. Na czele cyfrowej transformacji instalacji grzewczych, przemysłowych i chłodniczych stoi Viessmann – stuletnia (i nadal działająca) firma z Allendorf (Eder), w Niemczech.

Firma Viessmann, założona w 1917 r., produkuje instalacje grzewcze i chłodnicze, w tym wysoce wydajne kotły olejowe i gazowe, urządzenia sterujące, zbiorniki wody ciepłej do użytku domowego, kolektory słoneczne, klimatyzatory wodne, sieci ciepłownicze i nie tylko. Liczba pracowników firmy z siedzibą w miasteczku Allendorf (północne Hesse) przekracza 12 100 osób, a roczny przychód (2017 r.) wynosi 2,37 mld Euro.

Kilka lat temu, prof. dr Martin Viessmann wraz z synem Maksem (aktualnie jednym z dyrektorów zarządzających) zrozumieli, jak ważne jest dostosowanie działania swojej firmy do czasów inteligentnych urządzeń, Internetu i – jak nazywa to Viessmann – ery efektywnej współpracy w obrębie firmy i zespołów operacyjnych. Trendy konsumenckie w zakresie instalacji grzewczych i chłodniczych skupiają się bardziej na zwiększeniu wydajności i przystępności – bez względu na to, czy dotyczy to inteligentnych systemów dostosowujących się do warunków atmosferycznych, czy zdalnie sterowanych termostatów.

Zmiany te wymusiły cyfryzację urządzeń Viessmann. Również wewnętrznie, dla zwiększającej się liczby pracowników korzystających z technologii w drodze, pracujących zdalnie lub rozwijających karierę ważne jest, aby istniały systemy i narzędzia ułatwiające współpracę z dala od biura, wymianę wiedzy i zarządzanie rosnącą liczbą obowiązków. Dla Maksa „cyfrowa transformacja stanowi podstawę następnych stu lat działania firmy”.

Osobą odpowiedzialną za planowanie i wdrażanie „miejsca pracy przyszłości” w firmie Viessmann jest Alexander Pöllmann, menedżer ds. inteligentnego biura i współpracy, wspólnie ze swoim zespołem. Jego stworzona 3 lata temu rola ma za zadanie zapewnić płynną, cyfrową transformację sposobu współpracy w całej firmie.

Alex – nowy w branży lecz określający się jako „pasjonat produktywności i technofil” – oferuje świeże spojrzenie na sposób wprowadzania innowacyjnych technologii do przemysłu tradycyjnego i tworzenia środowisko, w którym pracownicy mogą łatwo się ze sobą komunikować i współpracować. Alex i członkowie jego zespołu ściśle współpracują z zespołem kierowniczym i resztą firmy, aby zrozumieć sposób, w jaki odbywa się współpraca w Viessmann i przeprowadzić proces wyboru nowych technologii, aby umożliwić jej wkroczenie w erę cyfrową.



Transformacja cyfrowa: co mają ze sobą wspólnego podgrzewacze wody i przepływy pracy

Skupienie firmy Viessmann na cyfrowej transformacji jest bieżącym i toczącym się procesem, który obejmuje zarówno samą firmę, jak i jej produkty. Jeśli chodzi o produkty, oznacza to włączenie inteligentnej technologii i Internetu rzeczy do mapy drogowej. Aby wyprzedzić konkurencję i przewodzić partnerom strategicznym, firma rozwija integracje, aplikacje mobilne i energooszczędne rozwiązania.

Na przykład, bojlery mogą teraz integrować się z systemami zarządzania budynkami, aby ułatwić regulację temperatury. Rozwinięto również energię alternatywną, jak na przykład słoneczna, aby skupić się na źródłach odnawialnych i ekologii.

Wewnętrznie, transformacja cyfrowa produktów wywołała ogromną zmianę kulturową w sposobie współpracy pomiędzy zespołami. Zespoły rozrastały się wraz z upływem lat, przez co uległy rozproszeniu, podobnie zresztą jak informacje w obrębie firmy. Na przykład, zespół rozwojowy (tworzący sprzęt i oprogramowanie do połączenia bojlerów poprzez aplikację) jest rozproszony w kilku różnych krajach. Wraz ze wzrostem zespołu, utracił on również centralne źródło informacji.

Co więcej, wraz z rozproszeniem w wielu lokalizacjach, trzeba było znaleźć sposób na centralizację informacji i współpracę w różnych strefach czasowych. Bez jednego źródła informacji i współdzielonego systemu do współpracy z różnych lokalizacji, zespół doświadczył problemów z dostępem do niezbędnych informacji, które spowolniły cykle rozwoju.

„Dzięki Asanie, wiedza należy do całej organizacji, a nie tylko do jej twórców”.

Oprócz rosnącego braku dostępu do informacji, oprogramowanie używane przez firmę Viessmann nie było przyjazne dla użytkownika. Na przykład, uruchamianie programów trwało kilka minut, co oznaczało utratę czasu menedżerów czekających na włączenie się systemu. Pracownicy borykali się z wprowadzeniem narzędzi i ich użyciem. Brak oprogramowania przyjaznego dla użytkownika skutkował spadkiem ich wydajności.

Kolejny problem stanowiła mobilność: wraz ze wzrostem firmy, coraz ważniejszy zaczął stawać się dostęp do zadań i projektów w drodze i komunikowanie się ze współpracownikami z dowolnego miejsca. Na przykład, zespół programistyczny potrzebował technologii, które mógłby używać będąc poza biurem. Inne zespoły z kolei potrzebowały nie tylko technologii mobilnej, ale takiej, z której mogliby korzystać partnerzy i spółki zależne wyłącznie za pomocą połączenia internetowego.

Wszystkie te problemy wskazywały na potrzebę cyfrowej transformacji sposobu pracy firmy Viessmann w celu dalszego rozwoju ich produktów.

Czas na rezultaty: wdrożenie najlepszych w swojej klasie aplikacji do współpracy

Zrozumienie, że transformacja cyfrowa jest niezbędna, było pierwszym krokiem do jej wprowadzenia. Alex rozpoczął wdrażanie zmian od poznania potrzeb organizacji w celu wybrania oprogramowania, które mogłoby je spełnić.

Przeanalizował on problemy zgłaszane przez pracowników organizacji – brak mobilności, nieprzyjazne dla użytkownika oprogramowanie, czas spędzony na poszukiwaniu informacji, ograniczone możliwości współpracy oraz trudne do przekroczenia bariery dla partnerów i spółek zależnych. Następnie, zgłębił on rozwiązania, decydując się na sprzęt i oprogramowanie, które nie tylko usprawniło współpracę, ale również pomogło firmie Viessmann w szybszym dostarczaniu lepszych produktów.

Jako, że zespoły w Viessmann różnią się od siebie jeśli chodzi o codzienną pracę, wybór rozwiązań odpowiadających wszystkim w organizacji był nie lada wyzwaniem. Viessmann wybrał Google Workspace i Asanę, jako główne elementy swojego ekosystemu. Google Workspace jest centralnym narzędziem dla plików (Dokumenty Google, Arkusze i Prezentacje), komunikacji (Gmail, Hangouts Chat, Hangouts Meet) i planowania (Kalendarz Google), natomiast zespoły korzystają z Asany, aby przechowywać wszystkie informacje w jednym miejscu. Jak twierdzi Alex, Asana spełnia trzy kluczowe potrzeby rozwijającej się organizacji:

  • Asana centralizuje informacje zapewniając przejrzystość i dostępność
  • Asana jest przyjazna dla użytkownika i łatwa do wdrożenia
  • Asana jest mobilna: pracownicy mogą z niej korzystać w dowolnym miejscu i czasie.

Na koniec, korzystanie z oprogramowania nie jest ograniczone tylko do urządzeń firmowych, co pozwala pracownikom uzyskać dostęp do Google Workspace lub Asany z dowolnego urządzenia w każdym momencie. Zamiast długiego czasu oczekiwania na uruchomienie, wszyscy pracownicy mają teraz szybki dostęp do informacji w sieci i spędzają więcej czasu na pracy, która jest najważniejsza dla firmy, jak na przykład wspieranie podwładnych, czy testowanie sprzętu i oprogramowania. Wprowadzenie oprogramowania, które działa na wielu urządzeniach sprawiło, że przepływ wiedzy jest znacznie łatwiejszy – zarówno między urządzeniami, jak i pracownikami.

„Jedną z największych korzyści dla naszej firmy jest posiadanie oprogramowania przyjaznego dla użytkownika, którego można użyć w każdym miejscu, czasie i z dowolnego urządzenia”.

Wzrost wydajności: cyfrowa transformacja procesów z Asaną

W ciągu najbliższych miesięcy Viessmann wprowadzi Asanę w całej firmie, czyli dla ponad 2,5 tys. pracowników. Aktualnie, zauważono korzyści w trzech obszarach: IT, badań i rozwoju oraz raportowaniu.

  • Zespół IT w firmie Viessmann używa Asany do śledzenia sprintów: korzystając z tablic, śledzi postępy migracji. Zespół planuje zadania do wykonania podczas sprintu, przypisuje je do poszczególnych pracowników i raz w tygodniu sprawdza ich status.

  • Zespół ds. badań i rozwoju w firmie Viessmann korzysta z Asany w celu zarządzania procesem tworzenia produktów: aby śledzić przepływ testowanych usług, zespół używa Asany do śledzenia etapów, przez które przechodzą produkty podczas testowania. Na przykład, po przetestowaniu urządzenia, reprezentujące je zadanie zostanie przeniesione do kolejnego etapu, następnie wróci do etapu testowania i tak dalej.

  • Kierownictwo w firmie Viessmann polega na raportach, aby uzyskać ogólny obraz tego, co dzieje się w firmie. Jeśli zarząd potrzebuje szczegółowych informacji o projekcie, przypisuje wówczas zadanie do kluczowego interesariusza. Następnie, za pomocą widoku postępu, kluczowy interesariusz może w łatwy sposób udostępnić aktualizację.

Cyfrowa transformacja: potrzeba, a nie luksus

Podobnie jak instalacje grzewcze i chłodnicze przestały być luksusem, a stały się niezbędnym elementem codziennego życia, również cyfrowa transformacja jest istotna dla firm takich jak Viessmann. Utrzymywanie łączności cyfrowej między produktami oraz kontaktu z pracownikami jest kluczem do sukcesu organizacji w miarę jej dalszego wzrostu. Dlatego też, cyfrowa transformacja jest tak ważna dla firmy Viessmann, a narzędzia takie jak Asana i Google Workspace pomogą jej wejść w kolejną erę cyfrowych produktów i współpracy.