Sposób, w jaki pracujemy, nie działa
Wykonywanie pracy w pracy nie jest łatwe. Prawdopodobnie odczuwasz to w swoim zespole. Przy tak wielu narzędziach i ciągłym połączeniu pracownicy są wyczerpani, wypaleni i spędzają czas na działaniach, które nie wnoszą wartości dodanej. Każdy dzień jest wypełniony po brzegi, ale zbyt często na koniec wydaje się, że Ty i Twój zespół nie osiągnęliście wystarczająco dużo.
Poczta e-mail, arkusze kalkulacyjne, aplikacje do przesyłania wiadomości i inne narzędzia, które mają pomagać, w rzeczywistości komplikują pracę i utrudniają jej wykonywanie, zwłaszcza jeśli chodzi o współpracę. Dlaczego? Ponieważ, jak się okazuje, narzędzia te generują wiele czynności okołozadaniowych.
Czynności okołozadaniowe: problem globalny
Według raportu Indeks anatomii pracy przygotowanego przez Asanę, w ramach którego przeprowadzono ankietę wśród ponad 10 tysięcy pracowników wiedzy z całego świata, przeciętny pracownik poświęca tylko około jednej czwartej swojego czasu na pracę opartą na umiejętnościach, taką jak kodowanie, projektowanie lub tworzenie kampanii marketingowych, a kolejne 13% na planowanie strategiczne. Pozostałe 60% dnia poświęca na komunikację dotyczącą zadań, wyszukiwanie dokumentów i zarządzanie zmieniającymi się priorytetami.
Oznacza to, że większość dnia pochłaniają czynności okołozadaniowe. To wszystkie czynności, które wykonujesz w ciągu dnia, które zabierają czas przeznaczony na istotną, wykwalifikowaną pracę, do której zostałeś zatrudniony.
Chociaż wiele osób uważa, że czynności okołozadaniowe są czymś normalnym – to przecież bezproduktywne zajęcia, które są nieodłączną częścią każdej pracy – to jednak ich ilość rośnie, gdy zespoły nie są dobrze skoordynowane i nie mają jasno określonych procesów.
Globalny indeks anatomii pracy 2023
Dowiedz się, w jaki sposób współpraca pomaga firmom zwiększać przychody oraz co liderzy mogą zrobić, aby ich zespoły działały szybciej.
W jaki sposób czynności okołozadaniowe marnują czas i energię
Czynności okołozadaniowe sprawiają, że nieefektywność jest bardziej widoczna. Przy tak wielu kanałach komunikacji, narzędziach i procesach łatwo jest o fragmentację informacji i izolację projektów w firmie, a nawet w jednym zespole. To spowalnia zespoły i utrudnia skupienie się na pracy, która przynosi wyniki.
Z powodu rozpraszaczy, takich jak niekończące się powiadomienia i zbędne zadania, ludzie muszą pracować dłużej lub więcej godzin niż to konieczne, aby dotrzymać terminów. Według raportu Anatomia pracy, odpowiadanie na ciągły napływ e-maili i powiadomień jest głównym powodem, dla którego prawie jedna trzecia pracowników regularnie zostaje w biurze do późna lub pracuje z domu po godzinach. Jakie są trzy główne czynniki powodujące, że pracownicy pracują do późna? Są to:
Odpowiadanie na ciągłe e-maile (41%)
Nieoczekiwane spotkania (36%)
Zatwierdzenia (34%)
Czas i stres w pracy kumulują się, co skutkuje opóźnieniami. Zdecydowana większość pracowników wiedzy (88%) zgadza się, że projekty, w których czas odgrywa kluczową rolę, oraz duże przedsięwzięcia opóźniają się lub wymykają się spod kontroli z powodu ilości zadań, które mają do wykonania.
Innymi słowy, zawsze będzie trochę czynności okołozadaniowych do wykonania. Jednak poświęcanie trzech czwartych dnia na pracę, którą można usprawnić i uprościć, jest niepotrzebne i sprawia, że zespoły są mniej produktywne.
Jak do tego doszło?
Krótka odpowiedź brzmi: narzędzia są niewłaściwie używane. Chociaż poczta e-mail jest przeznaczona do komunikacji, arkusze kalkulacyjne do analizy ilościowej, a aplikacje do przesyłania wiadomości do szybkiego przekazywania aktualizacji, często używa się ich do zarządzania projektami i przepływami pracy. Prowadzi to do rozproszenia informacji, komunikacji w silosach i straty czasu na próby poskładania wszystkiego w całość.
Właściwe procesy nie istnieją, ponieważ według raportu Indeks anatomii pracy 83% zespołów twierdzi, że byłoby bardziej wydajne, gdyby wdrożono odpowiednie procesy.
Ogranicz czynności okołozadaniowe dzięki zarządzaniu pracą
Czy istnieje rozwiązanie? Czy naprawdę możemy zmniejszyć ilość czynności okołozadaniowych, które wykonujemy każdego dnia?
Kluczem do ograniczenia czynności okołozadaniowych jest uświadomienie sobie, że problemy, które należy rozwiązać, nie dotyczą komunikacji i współpracy, a zatem narzędzia do komunikacji i współpracy nie są tu rozwiązaniem. Tak naprawdę zmagasz się z problemami z koordynacją, a aby je rozwiązać, musisz zająć się zarządzaniem pracą.
Zarządzanie pracą polega na organizowaniu pracy – od projektów o określonych ramach czasowych po procesy ciągłe – w zespole i organizacji w celu poprawy przejrzystości i współpracy. Narzędzia do zarządzania pracą, które umożliwiają zespołom planowanie, zarządzanie i wykonywanie całej pracy, od codziennych zadań po projekty strategiczne, a także komunikowanie się na temat tej pracy w jednym miejscu, umożliwiają wprowadzenie zarządzania pracą w życie. Dzięki narzędziu do zarządzania pracą Twój zespół, a nawet cała organizacja, może być na bieżąco ze wszystkimi aspektami działalności.
Problemy ze współpracą i nieefektywność zaczynają się zmniejszać, gdy zespół zaczyna korzystać z zarządzania pracą. W jaki sposób? Zarządzanie pracą umożliwia każdemu członkowi zespołu skupienie się na pracy, która napędza Twój biznes, a nie na czynnościach okołozadaniowych. Na przykład e-mail znów staje się prawdziwym narzędziem do komunikacji, a nie sposobem na zarządzanie pracą.
Ale od czego zacząć? Dowiedz się więcej o oprogramowaniu do zarządzania pracą i o tym, jak można je wdrożyć i skalować w niemal każdym zespole lub organizacji, aby ograniczyć czynności okołozadaniowe i rozpocząć efektywniejszą współpracę.
Globalny indeks anatomii pracy 2023
Dowiedz się, w jaki sposób współpraca pomaga firmom zwiększać przychody oraz co liderzy mogą zrobić, aby ich zespoły działały szybciej.
