風險管控表範本

不要讓預料之外的問題破壞您的專案。建立風險管控表範本,在潛在阻礙成為更大的問題之前主動識別並解決。

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有時事情會出錯。正因如此,成功的專案經理不會只寄望最好的情況,他們也會為最壞的情況做好打算。因為若您為每個潛在的挫折制定好計劃,便可以迅速採取行動,並在問題破壞您的專案之前加以解決。

風險管控表範本可幫助您為每一項新計劃做好準備。瞭解如何建置範本以識別潛在風險,然後計劃如何解決。

[舊產品 UI] 附帶嚴重程度範例的專案風險管理風險管控表 (清單)

什麼是風險管控表範本?

風險管控表範本是一份可重複使用的指南,可幫助您追蹤及解決專案中的潛在風險。它概述了追蹤每項風險所應該記錄的關鍵資訊,例如風險的優先層級和發生的可能性。此外,您的範本也應列出在潛在挫折成為更大問題之前,應採取的每個步驟。

藉助此範本,您可以快速為每項專案建立一份風險管控表。您不必每次都從頭開始建立,只須複製範本、填寫所需資訊,然後便可開始工作。  

使用風險管控表範本有哪些好處?

記錄了潛在風險後就拋在腦後是行不通的。反之,您需要在專案的整個生命週期中持續追蹤和解決風險。相較於 Excel 專案管理範本和靜態追蹤工具會隨著環境變化而迅速過時,數位風險管控表範本會在您完成任務、調整優先事項和變更期限時即時更新。 

此外,使用專案管理軟體建立風險管控表範本時,該範本會存放於工作實際發生之處。因此,您和專案關係人無須在不同工具之間來回切換,而是可以在同一處集中追蹤所有專案資訊。 

藉助風險管控表範本,您可以: 

  • 在專案風險成為阻礙之前記錄並加以處理。

  • 風險管理計劃的各個步驟中追蹤專案風險——從分析已識別的風險到完成您的風險緩和計劃。 

  • 輕鬆與專案關係人分享有關專案風險的資訊。 

  • 每當專案團隊成員發現潛在問題時,隨時將之新增至您的範本。

  • 附加相關文件、螢幕截圖和影片,以提供關於每項風險的情境化資訊。 

  • 為每項風險指派所有者和截止日期,以確保在特定的時間範圍內將其解決。

  • 查看所有專案風險的鳥瞰圖,包括有關團隊分析及處理各項風險的即時資訊。 

風險管控表範本中應包含哪些內容?

最基本的專案風險管控表範本應該包含一份風險清單,以及用以識別及追蹤每項潛在問題的資料欄。以下是應該納入的關鍵資訊: 

  • 風險描述:對該項風險的簡短描述,例如「非預期的生產成本」或「品質問題」。 

  • 風險識別日期:您的團隊發現該風險的日期。 

  • 風險所有者:負責擬定及執行風險應變計劃的人員。

  • 截止日期:您的團隊完成每項風險緩和計劃的時程。 

  • 風險類型:受該風險影響最大的專案領域,例如「預算」、「排程」或「品質」。 

  • 風險發生的可能性:風險實際發生的概率。風險概率可以簡單分為「不太可能」、「可能」和「非常可能」。 

  • 潛在影響:又稱為風險評估或風險分析,用於紀錄風險可能對專案造成的破壞程度。大部份團隊選擇使用 5 分制來記錄風險影響,範圍從 1 分 (非常低) 到 5 分 (非常高)。 

  • 風險優先順序:每項風險的相對重要性。考量點包括問題發生的可能性及其潛在影響。

除了針對每項風險記錄上述的資訊外,追蹤您的團隊在解決各項潛在問題方面的進展也很有幫助。藉由在風險管控表範本中為風險管理計劃的不同階段建立區段 (例如「尚未開始」、「分析中」、「計劃中」和「計劃完成」),您便能夠做到這一點。當您的團隊完成工作時,他們只需將每項風險拖放至相應的區段即可。 

整合功能

  • 清單檢視。清單檢視是一種格狀檢視方式,可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,故您不僅可以查看任務標題和截止日期,還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼工作,藉此毫不費力地實現協作。

  • 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視方式,使用欄來顯示專案資訊。欄通常是按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一個欄中以卡片的形式顯示,卡片中帶有各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間移動的情形,並一目了然地掌握您專案的狀態。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 自動化。將手動作業自動化,使團隊耗費較少時間在繁忙的工作,將更多時間運用於您任用他們時賦予的任務上。Asana 中的規則,其運作是以觸發和動作為基礎——基本上就是「當 X 發生時,就執行 Y。」使用規則將工作之指派、截止日期之調整、自訂欄位之設定、通知專案關係人等作業自動化。「規則」把臨時性的自動化轉變成完整的工作流程,進而使團隊重新掌有時間,運用於需要使用技能和策略的工作。

推薦的應用程式

  • Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • a href="https://asana.com/apps/microsoft">Microsoft Teams。藉助 Microsoft Teams + Asana 整合,您毋須離開 Teams 就可以搜尋和分享您需要的資訊。輕鬆地將團隊的對話連結至 Asana 中的可行動項目。此外,也可以在 Teams 會議中建立、指派和檢視任務,而毋須切換至您的瀏覽器。

  • Salesforce。使銷售、客戶成功和服務團隊能夠直接與 Asana 中的支援團隊溝通,以此消除瓶頸。共用附件並為售前需求建立可行動、可追蹤的任務。藉助 Service Cloud,將您的實施和服務團隊與 Asana 中的支援團隊彼此聯結,以提供出色的客戶體驗。

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

常見問題

我應該在風險管控表範本中記錄哪些類型的風險?

每個專案都有其可能存在的風險。風險是可能對專案品質或時程造成影響的事物,甚至可能導致專案失敗。需要注意的一些常見專案風險包括資料安全風險、溝通問題、排程表延遲、計劃外的工作和原料失竊。

我需要風險管控表範本嗎?

如果您定期管理專案,即使發生意外問題,風險管控表範本也是保持工作進展順利的好方法。藉由提前主動識別風險,您可以制定行動計劃來減緩影響,以免影響您的專案。沒有任何專案是完美的,制定應變計劃可以為您節省大量的時間和精力。

此外,建立範本可讓團隊中的每個人都能輕鬆製作和使用風險管控表。因此,他們更有可能主動識別每個新計劃中的專案風險。

何時應建立風險管控表範本?

若要充分利用您的範本,請在工作實際開始之前的專案規劃階段中建立該範本。這樣,您便可以使用您的範本來記錄和解決整個計劃生命週期中的風險。

我還可以做些什麼來避免專案風險?

當作為較大型風險管理流程的部分內容時,風險管控表範本可以發揮最大效用。若要在專案規劃和執行的過程中預防風險,請查看我們的風險管理計劃範本和有關如何實施風險緩和策略的提示、須注意的常見專案風險、有關建立風險管理流程的建議,以及如何使用風險矩陣範本追蹤風險。

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