專案管理的優勢為何?

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsDecember 24th, 2020
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並非每一家公司或每一個團隊都擁有正式的專案管理流程。無論您是在大型組織中還是快速成長的新創公司中工作,正式的專案管理可能未必是您所在團隊優先考量的事項。但現在,維持條理、和隊友協作變得愈發困難了。您可能考慮是否需要進行專案管理,不過,這是擁有專門專案經理的團隊的事,對嗎?

或許並非如此。在 Asana 中,我們認為專案管理技能可以幫助團隊更高效地完成專案。尋找一種可以規劃、管理並執行工作的方式,攸關每一個團隊和公司。儘管您可能不需要傳統專案管理系統中的每一個環節,但您的團隊仍然可以從專案管理的一些基礎部分中獲益。

什麼是專案管理?

專案管理幫助團隊在專案中組織、追蹤並執行工作。將專案想像為某種為完成特定目標而進行的一組任務。專案管理可以幫助您的團隊規劃、管理並執行工作,按時實現專案要求。藉助專案管理工具,您的團隊可以在同一處地方組織全部工作細節,分享回饋和進度,並且最終實現更高效的協作。

閱讀:如何為您的團隊選擇專案管理軟體

與其奔忙於試算表、電子郵件和其他工具之間處理工作,不如使用一個專案管理工具幫助您的團隊:

  • 協調跨職能工作

  • 將專案計劃、詳細資料、檔案和回饋集中起來

  • 與所有專案關係人分享狀態更新

  • 改善團隊協作

專案管理的優勢

專案管理歷史

1900 年代初期,幾種不同類型的工程融合後,發展出了專案管理。但是直到 1950 年代,定義現代專案管理的工具和技術才開始興起。那時,專案管理開始成為一種清晰、可辨別的方法,且大多數用在工程專案上。1969 年,國際專案管理學會 (PMI) 正式成立,接下來的幾十年中,這一組織在定義和鞏固專案管理方面發揮了重要作用。除了為專案管理提供認證以外,PMI 還在 1996 年發佈了史上第一本專案管理知識體系指南 (PMBOK 指南),並定時更新。

從過去的歷史來看,專案經理曾經是專任的員工,往往需要接受專案管理方法和綜合工具的相關訓練,並且通常必須獲得 PMI 這類組織的認證。以前若要執行專案管理流程,就必須要有一位專案經理,因為專案管理工具難以設定,而且通常需要具備獨特的專業知識。

到了現代,專案管理則大不相同。現在不僅沒有複雜的認證和難以理解的行話,甚至任何人都可以成為專案經理。事實上,Asana 認為,只要您管理著專案 (任何專案),您就是專案經理。在專案管理所實現的彈性和民主,絕大部分必須歸功於改良的現代化專案管理軟體。現代化的專案管理具有彈性及透明度,而且是為您量身打造 (而不是反過來要求您去適應),不再是一堆拙劣、難以操作的的工具。

現代專案管理的 A-B-C

專案管理有諸多術語和行話,但不如表面一開始看起來那麼複雜。如果您剛入門,或想要知道同事口中的敏捷法指的是什麼,或想加入他們討論專案範疇,可以參考此處提供的細目,瞭解專案管理涵蓋的類型、元件、流程和團隊角色

專案管理類型

專案管理是一種方法,用於幫助團隊追蹤正在進行的所有工作,以便按時完成專案要求。但在廣義的專案管理類別中,還有其他類型、方法和途徑,包括:

  • 敏捷式專案管理。敏捷法是一種精實專案管理模式,廣泛應用於產品、工程和軟體開發團隊。團隊相信透過敏捷法可持續改善,對改變做出靈活反應、實現疊代流程及累進式的演進。一些熱門的敏捷式架構包括 Scrum 和看板

  • 瀑布模型。在瀑布模型中,任務以線性方式向下串聯:每當一個任務完成後,下一個任務即準備就緒,如此循環。瀑布模型包括 6 個階段:要求、分析、設計、編碼、測試以及營運。這一類型最適合具有固定交付項目和範疇的專案,因為瀑布方法的即時靈活性不如其他一些專案管理方法。

  • PRINCE2 方法。PRINCE2 指受控環境下的專案管理第二版。在 PRINCE2 專案管理方法中,專案分解為 7 個流程:指導專案、設立專案、實施專案、管理階段邊界、控制階段、管理產品交付以及結束專案。

  • 關鍵路徑法 (CPM)計畫評核術 (PERT)CPM 和 PERT 在 1950 年代發展出來,是原創的專案管理法。CPM 提供的運算法可針對相互連結、已定義時間範圍的複雜任務描繪出任務之間的關鍵路徑。團隊可藉由 CPM 辨識出依存活動的最長延伸範圍。另一方面,PERT 則有助團隊在時間軸和時間範圍未知的情況下辨識關鍵路徑。使用 PERT 時,專案經理能夠辨識需要完成的所有任務 (而不僅是關鍵路徑而已),從而判斷要完成整個專案所需的最短時間。

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核心元件和重要術語

專案管理中,並沒有什麼已經定義好的元件核對清單。通常來說,因為存在不同類型的專案管理,每一個專案管理的元件、流程和格式也相應各異。不過一般而言,您所使用的專案管理方法或工具都包括:

智慧目標

每一個專案都應有已定義的目標或目的。當您列明專案目標時,使用 SMART 目標架構,確保您擁有清晰的指標和標準,以便準確衡量專案是否成功。

專案計劃

專案計劃以藍圖呈現團隊需要達成的關鍵元素,以便成功達成專案目標。

閱讀:如何建立一個可讓您進展順利的專案計劃

預算

大多數專案有其預算,限制並定義了您在專案期間可以完成的內容。

專案風險

專案風險指專案中任何可能出錯的事項,如超出預算或錯過截止日期。專案風險管理是在專案開始執行前辨識風險,以盡可能加以預防的做法。這意味著需要建立風險管控表

專案範疇

在規劃流程中,您還需要定義專案範疇,即其規模、限制、預算和目標。瞭解您的專案範圍,可預防範疇潛變,發生範疇潛變時,您的專案交付項目和工作超出了專案的範疇。

資源管理計劃

資源管理計劃即有關如何分配僱員餘裕、技術工具或預算等團隊資源的計劃。為您的專案建立資源管理計劃,有助於最佳化管理並安排團隊資源,以便充分利用可用資源。

請閱讀:什麽是資源平衡?(技巧與範例)

專案關係人

專案關係人是指專案所涉及的所有人,其中可能包括跨職能團隊成員或領導層的高階經理人。

時間軸

大多數專案都擁有時間軸,即開始日期、工作啟動時間以及結束日期、工作完成時間。

閱讀:如何以 7 個步驟建立專案時間軸

交付項目

交付項目指專案時間軸上最後階段時完成的資產、檔案或產品。交付項目可包括品牌宣傳活動廣告或產品新功能發佈。

里程碑

里程碑指表明完成一組工作的時間檢查點,或已啟動工作的一次新的彙整。有別於交付項目代表產品或結果,里程碑表示的是某一個時間點。

閱讀:如何設定、達成並慶祝專案里程碑

相依性

專案中可能還包含相依性,即某一個任務必須在另一個任務完成後方可開始。若您的專案中有著大量相依性,甘特圖式檢視可能可以幫上忙,這樣您就可以在時間軸中將工作內容可視化了。

進度與狀態更新

管理專案時,您需要向專案關係人傳送進度報告和狀態更新。好的報告可以增加跨職能可視度與協作。

閱讀:如何撰寫高效的專案狀態報告

專案管理流程

基於您所執行的任務、所屬的團隊以及團隊成員喜好以何種方式協作,都可能導致每個專案略有不同。但一般而言,專案管理流程期間會出現 五個主要的專案階段

  1. 專案啟動。在啟動階段,您會組織專案團隊,並且確立專案範疇。視專案的複雜度和規模而定,您可能還需要建立專案藍圖

  2. 專案規劃。專案規劃是指概述專案需求,並定義何謂「專案成功」。這個專案階段是專案管理成功與否,以及您是否能達成專案目標的關鍵。您將在規劃階段建立專案計劃、確立關鍵里程碑,並透過專案成本和時間軸之調整,使其相輔相成。

  3. 專案執行。專案的絕大部分是執行階段,亦即您和團隊為專案交付項目付出心力的時刻。在執行階段,您需要實行工作負荷管理時間管理以及任務管理,方能確保團隊方向一致、進度正常而不會慌了手腳。

  4. 專案績效。執行階段期間和結束之後,會產生報告。專案期間的報告有助您修正方向、協作,並提高工作的跨職能可視度。接著,一旦專案完成,您就能針對自己的表現提出報告,並與專案關係人一起腦力激盪,提出構想,以便知道如何在之後的專案做出改善。

  5. 專案結案。完成專案之後,應花點時間向專案關係人做簡報,以便記錄過程中學到的經驗。各團隊可能做法不同,您可透過專案回顧會議專案反思或專案簡報來達成。

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常見問題:正在進行的專案該如何?

管理錯誤追蹤、創意請求專案等進行中流程的最佳方式就是使用工作管理。專案管理實際上是工作管理的一部分——專案管理用於幫助您協調個別專案,而工作管理軟體則既可幫助團隊管理專案,又可無管理無特定開始及結束日期的流程。

閱讀:工作管理與專案管理:兩者差異為何?

專案管理的 5 個優勢

若您對是否需要專案管理仍持觀望態度,繼續閱讀,探索專案管理的優勢,瞭解將這些理念帶入團隊工作方式中的幾種簡單方法,不需要花哨的學位或課程認證。

1. 可改善團隊協作的清晰、有條理的計劃

若您曾經毫無準備就啟動一項專案,就會明白一開始事情可以有多混亂。最終您可能會跳過專案排程中的必要步驟,或者在最後一刻倉促完成被遺忘的任務,或者一遍又一遍地回答相同的後勤問題:「這個什麼時候截止?我們接下來要做什麼?」還有更糟的,就是當您急於完成專案時,工作品質可能會受到影響。

與其邊做邊寫計劃,不妨在開始專案前,就將必須完成的一切按部就班規劃好,包括任務所有人、交付項目及截止日期。接著,在時間軸或分類清單中將專案的待辦事項圖表化,以清楚呈現各事項相關的負責人、事、時、地。例如,若您正規劃一個活動,可列出發生於主活動前的所有個別步驟、各步驟的負責人,以及您需要提前多久完成這些步驟。然後,將這些步驟排入分享的專案行事曆排程中。這樣一來,即可避免發生最後一刻才趕著送出邀請函,或兩個隊友分別預定兩家不同外燴服務的窘境。

閱讀:如何建立一個可讓您進展順利的專案計劃

用清楚的計劃呈現所有專案的待辦事項後,加入到期日、任務所有人,以及其他的關鍵細節,您就能預防一場可能發生的混亂,將耗時費力的執行過程轉變為有效率的版本。您會對工作的範疇和時程有清楚的概念,且甚至能在開始工作之前,就發現可能的衝突點。透過這麼一點事前思考和計劃,您就能減少浪費的時間和資源,何樂而不為呢?

計劃專案的秘訣

  • 在開始著手前,先列出需要做的所有事項。接著,加入截止日期、任務所有者、狀態或相關檔案的連結等細節。若這是團隊接觸的新專案類型,則加入一點緩衝時間,以免發生任何意料之外的步驟或阻礙。

  • 將所有事項組織在一個可分享的計劃中。無論使用簡易清單或行事曆,或如時間軸或工作流程看板等更視覺化的工具,請讓計劃有系統,以利所有人查看相關的人、事、時、地。接著,讓計劃在專案關係人之間相互流通,好讓所有人資訊同步。

  • 將可重複執行的專案轉換為範本。若這是您會不斷重複執行的專案,請建立一個可以重複利用的範本,以便在下個專案的計劃階段,省下時間。

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若要成功管理專案,您必須妥善安排優先順序。您肯定無法如願獲得足夠的時間和資源,因此為了成功,您所要做的就是專注在最具影響力的項目。接著,應確認專案關係人都清楚這些優先事項,以便設定期望值,而您的團隊也應清楚這些優先事項,才能專注於正確的工作。”
Vox Media 的 Vox Creative 客戶成功執行長 Corri Skinner

2. 定義每個人的職責,以避免模糊不清

一旦完成準備工作,就正式進入專案管理的實際管理部分。然而,若沒有清楚定義的專案所有者協助團隊一路跑過終點線,隊友很容易會落東落西、忘記細節,或在問題發生時不知道該問誰。

閱讀:如何有效管理團隊的工作負荷

有些公司設有正式的專案管理部,由專責的專案經理確保計劃如期行。而那些沒有專案管理部的公司,則通常讓領導或發起專案的人員肩負專案管理的職責。例如,若您是發佈一系列新文章的編輯、主掌網站移轉的開發人員、或更新客戶報告系統的客戶經理,您可能也就是協調專案中所有變動事項的人。

所幸,您毋須身兼兩職,就能有效率地管理專案,事實上,只要一點點溝通和協作,就有很大幫助。請向其他人表明您是專案的窗口,參與專案的所有其他人就知道有問題要問誰,也知道該向誰取得進度更新。此外,透過定義其他所有人在專案中的職責,您也能清楚表達自己希望隊友如何參與專案,而不會模糊不清。

管理專案的秘訣

  • 清楚表明您的職責 (和所有其他人的職責)。無論處於計劃階段或專案早期,請確認所有人知道專案領導人是誰 (是你!),以及其他人的職責。

  • 向任務所有人查核進度並回答問題。既已建立清楚的計劃,專案關係人也已知道自己的職責所在,現在您就可查核其工作進度,或協助他們取得所需的一切,以解決工作難題,從而讓他們按時完成工作。

  • 定期分享狀態更新。向您的團隊分享專案進度的更新資訊,從而保持源源不絕的動能。這不僅有助所有人掌握最新資訊,減少狀態更新的相關提問,也能鼓勵及鼓舞專案關係人。

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整體而言,使用 Asana 後,我們有更多的協作。只要開始一個專案,就能集結眾人之力。這和 Dalton 自己負責一個專案的概念大不相同,而是彷彿我們所有人共同肩負一個使命一樣。”
Guru 的需求蒐集資深經理 Julia Bersin

3. 定義完善的目標,可改善團隊的效率

團隊不知道專案目標時,專案不會成功。缺乏清楚目標的團隊,不僅缺乏內在動機,更潛藏往錯誤目標努力,或汲汲營營投入低影響力工作的危機。

透過專案管理工具,您可事先定義專案目標。這樣一來,致力於該專案的所有人,均對專案目標有一致的概念,從而能針對達到目標所需採取的步驟做最好的發揮。例如,若您的專案要發表新產品,您可能會設定以下目標「創造 20% 的新增升級」。而這個目標將隨進度的發展而影響您在發表活動上所進行的決策,也將在發表活動後成為測量成功的度量指標。

此外,您專案團隊的每個人也將受益。由於您已徹底思考過自己要解決的問題,且為團隊提供如「北極星」般的指引,團隊可始終專注於會對目標產生重要影響的任務,而不會迷失於不必要的工作中。

專案目標的設定秘訣

  • 分析自己為何要推出專案。問自己:為什麼需要做這件事?這會影響誰?這個專案如何銜接至組織的上一層較大目標?是否能銜接其他隊友已經在進行的其他工作?從此計劃中我們可預期哪些成果?

  • 與所有專案關係人分享您的目標。計劃專案前,請與需要參與的所有人分享您的目標。視團隊運作的方式而定,您可能採取啟動會議、流通文件,或在專案管理工具中加以分享的方式達成這個目的,原則上只要所有人都瞭解您的計劃目標 (以及哪些不是目標) 即可。

  • 針對目標建立監控及回報流程。不要只是設定完,然後就忘了。務必擁有一個定期查核及回報目標進度的計劃,如此一來,就能輕鬆查看自己是否有錯過目標的風險,而能調整計劃來達成目標。

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Asana 讓我們瞭解自己實際執行的工作總量,進而可讓我們重新安排優先順序,並就當下進行的工作類型重新規劃策略。”
泰爾弗管理學院內容策略師 Carla De Ciccio

4. 定義一份讓團隊目標一致且專心致志的溝通計劃

儘管人們使用專案「管理」一詞來描述,但專案的管理工作只是拼圖裡的一小塊。在實際開始作業之前,應先具備一致的溝通計劃。您的團隊很可能有電子郵件管理工具、即時通訊工具及專案管理工具等,而溝通計劃則指明各項工具的應用時機。例如,Asana 將電子郵件用於外部溝通、Slack 用於快速傳達內部訊息、Asana 工具本身則用於須採取具體行動的工作。

平均而言,員工每天必須在 10 個工具間來回切換。若沒有建立明確計劃並指明各項工具的應用時機,光是在這些工具間來回切換就可能令人感到困惑,或徹底崩潰。溝通計劃可降低做決策所帶來的疲憊感,並確保所有團隊成員均資訊同步。

下載報告以瞭解詳情:工作剖析索引

溝通計劃的建立秘訣

  • 建立溝通約定。您的溝通計劃應在最基礎的層次上定義團隊溝通時使用的工具,以及溝通的頻率。

  • 讓團隊有機會分享回饋。您的溝通計劃必須適用於團隊的所有人,因此請務必讓專案關係人獲得相同的資訊。讓大家有機會提出回饋及練習使用,直到所有參與者都覺得溝通計劃是實際可行的為止。

  • 清楚說明誰是專案關係人以及其職責。專案關係人何時應被納入收件人群組?所有事物上線前,是否有任何專案核准人一律需要先被通知?請將專案關係人及其職責記錄在溝通計劃中。

  • 統一狀態更新的頻率和型式。溝通計劃中最重要的一項元素,是您分享專案進度的方式。理想的做法是,將所有應具體行動的工作儲存在您的專案管理工具中,以便輕易彙整並分享狀態更新。

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由於能從電子郵件擷取請求,並且能用 Asana 進行更有成效的協作,我們得以在一個月內省下 60 個小時,而現在還可將省下的時間運用於策略規劃,而不是用來管理所有零散事項。”
Sony Music 資深數位行銷經理 Walter Gross

5. 有助提高效率的專案管理工具

若要將這些秘訣化為實際的行動,不妨考慮使用專案管理工具,協助團隊更有效地協作,並按時完成工作。

儘管實際上有數十種工具供您選用,但應避免選擇較傳統的專案管理工具,因為這絕大部分的傳統工具是為較傳統的流程所設計,光要設定和讓人員啟用,就需耗費大量時間。不妨改為尋找易於採用、具有彈性且可自訂功能的產品。若能連結多個專案的工作 (這在電子郵件和試算表中就很難達成),並在工作執行之處與隊友溝通,就更棒了。

閱讀:改善團隊工作效率的九個方法

無疑地,我們認為 Asana 符合這樣的需求,對想要立即使用工具改善專案管理的公司而言,是絕佳選項,不僅易於採用,並且具備助您團隊獲致成功的必備功能。

專案管理工具的使用秘訣

  • 統一讓所有人使用集中化的相同工具。請避免讓各團隊或各團隊成員使用不同的工具管理專案,而是統一讓所有人使用同一個工具。這樣一來,您可以更有效地促進協作,並減少不知應至何處尋找關鍵資訊的困惑。

  • 建立使用方法的慣例。利用簡單規則協助所有人有信心地、正確地使用新工具。例如,您可以說「一律在任務加上截止日期」,或「務必在所有行銷專案的標題加上『行銷』字眼」,或「若要請求某人採取行動,請在專案管理工具建立一項任務,而不是傳送電子郵件給他」。

  • 向其他人分享狀態更新及報告。讓隊友最快瞭解工具價值的方式,是讓他們更清楚地看見專案的狀態及進度。在新工具中向其他人分享狀態更新,以及呈現專案進度,有助您的隊友更瞭解工作的狀態,同時鼓勵他們也在自己的工作使用同一個工具。

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我在專案管理上的首要秘訣,是一律在專案結束後進行回顧。接著,就能把學到的一切經驗化為攻略,以便為下一次做好準備。在之後需要規劃及管理類似專案時,已完全就緒。”
ClassPass 行銷營運資深專案經理 Kerry Anne Hoffman

我想成為專案經理,接下來該怎麼做?

恭喜!您已是一名專案經理了!沒錯,您已具備擔任這個職務需要的一切條件。專案管理一詞最早出現時,人員必須經過嚴格訓練並取得證照,才能被視為「專業的專案經理人」。然而,隨著數十年的時光流逝,以及主要基於當前團隊職責的普及化和擴張,這件事已徹底改變。原先,您需要一位專案經理來「執行」專案,但由於愈來愈多專案領導人開始自行執行自己的專案,因而使專案管理從一個專業工作,轉變成為一項技能。

現代專案管理工具就是在這種轉變的基礎上誕生的。在 Asana,我們相信每個人都可以是專案經理。如果您在團隊中工作,而您的團隊正在執行專案,您就可以成為一名專案經理,只需要這樣一個為您而設的工具,無須反其道而行去學習新工具的來龍去脈。

專案管理工具

專案管理工具是一種獲得明晰度且與團隊彼此連結的可視化方式。思考團隊目前管理工作的方式,若您並未分享專案管理工具,您的團隊專案、任務、檔案和溝通內容可能就會散佈在各個工具中,也減少了團隊可視度和一致性。在沒有集中事實來源的情況下,團隊成員無法清楚瞭解其優先順序,很可能會花費大量時間去尋找答案。事實上,根據《工作剖析索引》,我們每天花費在工作管理事務上的時間比例達 60%,比如忙著搜尋文件、跟催核准、參加會議等,而無法進行專業或策略性的工作。

藉助線上專案管理工具,您可以更好地溝通優先順序,並且在人、事、時上維持一致。若要為團隊提供明晰度,專案管理工具提供了數種不同的方式,可以即時將專案工作可視化。以下是最受歡迎的一些類型:

工作流程看板

[看板檢視] Asana 中的品牌活動工作流程看板

工作流程看板是一種規劃專案進度的可視化方法。在工作流程看板中,進度以垂直欄表示,任務可在每一個階段之間移動,直至完成為止。典型的工作流程看板中包含「新」、「進行中」、「已完成」工作等欄。

甘特圖

專案管理優勢 - 甘特圖

甘特圖是一種用於將專案時間軸可視化的水平列圖表。在甘特圖中,任務以水平列表示,而列的長度則表示進行任務所需時長。

利用 Asana 繪製專案時間軸

行事曆

[行事曆檢視] Asana 中的品牌活動專案

專案行事曆是讓您的任務生動呈現的絕佳方法,還可以讓您將至的週次任務或月份任務清晰可見。專案行事曆是一種熱門的檢視,適用於包含附帶唯一截止日期的多個不同任務的專案,像是編輯行事曆或社交媒體內容行事曆。

利用 Asana 將團隊行事曆可視化

試算表式清單

[清單檢視] Asana 中的品牌活動專案計劃 (試算表風格的清單)

在試算表式檢視中,您可以對人、事、時獲得清晰且一目了然的洞察。在這一可視化專案管理類型中,您可以獲得專案工作流程的線性、網格狀的清晰檢視。

使用 Asana 建立待辦清單

工作管理工具如何?

前面,我們提及了工作管理軟體,因為專案管理是工作管理的一個類型。藉助專案管理,您就擁有了組織、規劃並交付專案的絕佳工具。但工作管理能幫助您的遠不止單一專案流程,還可以幫助您的團隊全盤瞭解專案情況以及計劃之間的關係。除上述 4 種常見的專案管理檢視以外,還有兩種適用於此的主要工作管理工具。

專案集管理

[專案集] Asana 中的公司規劃專案集

專案集管理是在一處地方監控所有計劃的秘密武器。專案集提供全部工作內容的鳥瞰檢視,讓團隊可以在多個專案之間維持進展順利。它們讓您得以將日常業務和公司策略連結起來。

利用專案集,系統化地組織工作

工作負荷管理

專案管理優勢 - 工作負荷管理

藉助工作負荷管理,您可以清楚掌握團隊的工作內容和工作量,避免發生過勞和倦怠。這樣,您就可以發現潛在的過度工作問題,並且在有需要的時候調整任務。

運用 Asana 管理團隊的工作負荷

親自體驗優勢

無論您供職於何種公司或產業,您的團隊都會因採用了專案和工作管理基礎功能而受益。即使是對您規劃、管理和報告工作的方式作一些簡單的變更,都可以讓您的團隊工作更高效、對工作更負責,並且有信心解決最重要的事情。

Asana 是一種工作管理工具,用於幫助團隊組織並執行工作。立即深入瞭解 Asana

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