專案管理的優勢為何?

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsDecember 24th, 202000
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並非每一家公司或每一個團隊都擁有正式的專案管理流程。無論您是在大型組織中還是快速成長的新創公司中工作,正式的專案管理可能未必是您所在團隊優先考量的事項。但現在,維持條理、和隊友協作變得愈發困難了。您可能考慮是否需要進行專案管理,不過,這是擁有專門專案經理的團隊的事,對嗎?

或許並非如此。在 Asana 中,我們認為專案管理技能可以幫助團隊更高效地完成專案。尋找一種可以規劃、管理並執行工作的方式,攸關每一個團隊和公司。儘管您可能不需要傳統專案管理系統中的每一個環節,但您的團隊仍然可以從專案管理的一些基礎部分中獲益。

什麼是專案管理?

專案管理幫助團隊在專案中組織、追蹤並執行工作。將專案想像為某種為完成特定目標而進行的一組任務。專案管理可以幫助您的團隊規劃、管理並執行工作,按時實現專案要求。藉助專案管理工具,您的團隊可以在同一處地方組織全部工作細節,分享回饋和進度,並且最終實現更高效的協作。

閱讀:如何為您的團隊選擇專案管理軟體

與其奔忙於試算表、電子郵件和其他工具之間處理工作,不如使用一個專案管理工具幫助您的團隊:

  • 協調跨職能工作

  • 將專案計劃、詳細資料、檔案和回饋集中起來

  • 與所有專案關係人分享狀態更新

  • 改善團隊協作

專案管理的優勢

專案管理歷史

1900 年代初期,幾種不同類型的工程融合後,發展出了專案管理。但是直到 1950 年代,定義現代專案管理的工具和技術才開始興起。那時,專案管理開始成為一種清晰、可辨別的方法,且大多數用在工程專案上。1969 年,國際專案管理學會 (PMI) 正式成立,接下來的幾十年中,這一組織在定義和鞏固專案管理方面發揮了重要作用。除了為專案管理提供認證以外,PMI 還在 1996 年發佈了史上第一本專案管理知識體系指南 (PMBOK 指南),並定時更新。

從歷史上看,專案經理是一種專門職位,往往需要接受專案管理方法和工具組方面的訓練,也常要經過 PMI 這一類組織的認證。若要執行專案管理流程,您需要一位專案經理,因為專案管理工具難以設定和使用,且通常需要獨特的專門知識。

而現代專案管理則不可同日而語。取代複雜的認證和難以理解的行話,每個人都能成為專案經理。實際上,在 Asana 中,我們認為只要您管理一項專案,不管是什麼專案,您都是一位專案經理。專案管理的靈活性和民主化極大程度上歸功於改良後的現代專案管理軟體。現代專案管理不再是笨拙、難以理解的工具,而是靈活、可視化,且為您量身定制的,不可反其道而行。

現代專案管理的 A-B-C

專案管理中有著諸多術語和行話,但它並非表面看起來那麼複雜。如果您剛開始入門,或如果您想要知道您同事所說的敏捷式方法或談及專案範圍時的涵義為何的話,這裡提供一份細目,介紹了專案管理中的類型、元件、流程和角色。

專案管理類型

專案管理是一種方法,用於幫助團隊追蹤正在進行的所有工作,以便按時完成專案要求。但在廣義的專案管理類別中,還有其他類型、方法和途徑,包括:

  • 敏捷式專案管理。敏捷式是一種精實專案管理類型,流行於產品、工程和軟體開發團隊中。藉助敏捷式方法,團隊有望持續提升,靈活應對變更,疊代流程,並且累加演進。一些熱門的敏捷式框架包括 Scrum 和看板

  • 瀑布模型。在瀑布模型中,任務以線性方式向下串聯:每當一個任務完成後,下一個任務即準備就緒,如此循環。瀑布模型包括 6 個階段:要求、分析、設計、編碼、測試以及營運。這一類型最適合交付項目和範圍固定的專案,因為瀑布方法的即時靈活性不如其他一些專案管理方法。

  • PRINCE2 方法。PRINCE2 指受控環境下的專案管理第二版。在 PRINCE2 專案管理方法中,專案分解為 7 個流程:指導專案、設立專案、實施專案、管理階段邊界、控制階段、管理產品交付以及結束專案。

  • 關鍵路徑 (CPM) 和計畫評核術 (PERT)。 CPM 和 PERT 是原始專案管理方法,發展於 1950 年代。CPM 提供了一種算法,用以在已定義的時間框架內指明複雜且已連結任務的重要路徑。藉助 CPM,團隊可以確定依存活動的最長延展性。而 PERT 則可在時間軸和時間框架未知時幫助團隊確定重要路徑。在 PERT 中,專案經理確定出所有需要完成的任務 (不僅是重要路徑),以便決定完成整個專案所需的最短時間。

嘗試用 Asana 進行專案管理

核心元件和重要術語

專案管理中,並沒有什麼已經定義好的元件核對清單。通常來說,因為存在不同類型的專案管理,每一個專案管理的元件、流程和格式也相應各異。不過一般而言,您所使用的專案管理方法或工具都包括:

智慧目標

每一個專案都應有已定義的目標或目的。當您列明專案目標時,使用智慧目標架構,確保您擁有清晰的指標和標準,以便準確衡量專案是否成功。

專案計劃

專案計劃以藍圖呈現團隊需要達成的關鍵元素,以便成功達成專案目標。

閱讀:如何建立一個可讓您進展順利的專案計劃

預算

大多數專案有其預算,限制並定義了您在專案期間可以完成的內容。

專案風險

專案風險指專案中任何可能出錯的事項,如超出預算或錯失截止日期。專案風險管理即開始專案前確定風險的做法,以便實現最佳預防效果。

專案範圍

在規劃流程中,您還需要定義專案範圍,即其規模、限制、預算和目標。瞭解您的專案範圍,可預防範圍潛變,發生範圍潛變時,您的專案交付項目和工作超出了專案的範圍。

資源管理計劃

資源管理計劃即有關如何分配僱員餘裕、技術工具或預算等團隊資源的計劃。為您的專案建立資源管理計劃,有助於最佳化管理並安排團隊資源,以便充分利用可用資源。

閱讀:資源管理入門指南

專案關係人

專案關係人即參與專案的每一個人。可以是跨職能團隊成員或執行負責人。

時間軸

大多數專案都擁有時間軸,即開始日期、工作啟動時間以及結束日期、工作完成時間。

閱讀:如何以 7 個步驟建立專案時間軸

交付項目

交付項目指專案時間軸上最後階段時完成的資產、檔案或產品。交付項目可包括品牌宣傳活動廣告或產品新功能發佈。

里程碑

里程碑指表明完成一組工作的時間檢查點,或已啟動工作的一次新的彙整。有別於交付項目代表產品或結果,里程碑表示的是某一個時間點。

閱讀:如何設定、達成並慶祝專案里程碑

相依性

專案中可能還包含相依性,即某一個任務必須在另一個任務完成後方可開始。若您的專案中有著大量相依性,甘特圖式檢視可能可以幫上忙,這樣您就可以在時間軸中將工作內容可視化了。

進度與狀態更新

管理專案時,您需要向專案關係人傳送進度報告和狀態更新。好的報告可以增加跨職能可視度與協作。

閱讀:如何撰寫高效的專案狀態報告

專案管理流程

每一個專案都略有不同,取決於您正在執行的工作內容、所在的團隊以及團隊成員偏好的協作方式。但一般而言,在專案管理流程中,有 4 個主要專案階段:

  1. 確定範圍。在確定範圍階段中,您需要聚集專案團隊並確定專案範圍。依據專案的複雜程度和規模,您可能還需要建立專案藍圖

  2. 規劃。專案規劃即列明專案要求並定義何謂「專案成功」。此專案階段對於成功的專案管理、乃至實現專案目標而言至關重要。在規劃階段,您需要建立專案計劃,確定重要里程碑,並且與專案成本和時間軸保持一致。

  3. 執行。專案中大部分為執行階段,此時您和您的團隊需要為完成專案交付項目而努力。在執行階段,您需要實行工作負荷管理時間管理以及任務管理,以此確保團隊維持一致、進展順利,且不會無所適從。

  4. 報告。一般在執行階段期間或之後進行報告。在專案期間,報告有助於修正方向、協作並提升工作中的跨職能可視度。專案完成時,您可以報告之前的做法,與專案關係人就如何在未來的專案中有所改善進行腦力激盪。

嘗試用 Asana 進行專案管理

常見問題:正在進行的專案該如何?

管理錯誤追蹤、創意請求專案等進行中流程的最佳方式就是使用工作管理。專案管理實際上是工作管理的一部分——專案管理用於幫助您協調個別專案,而工作管理軟體則既可幫助團隊管理專案,又可無管理無特定開始及結束日期的流程。

閱讀:工作管理與專案管理:兩者差異為何?

專案管理的 5 個優勢

若您對是否需要專案管理仍持觀望態度,繼續閱讀,探索專案管理的優勢,瞭解將這些理念帶入團隊工作方式中的幾種簡單方法,不需要花哨的學位或課程認證。

1. 可改善團隊協作的清晰、有條理的計劃

若您曾經毫無準備就啟動一項專案,就會明白一開始事情可以有多混亂。最終您可能會跳過專案排程中的必要步驟,或者在最後一刻倉促完成被遺忘的任務,或者一遍又一遍地回答相同的後勤問題:「這個什麼時候截止?我們接下來要做什麼?」還有更糟的,就是當您急於完成專案時,工作品質可能會受到影響。

與其邊做邊寫計劃,不妨在開始專案前,就將必須完成的一切按部就班規劃好,包括任務所有人、交付項目及截止日期。接著,在時間軸或分類清單中將專案的待辦事項圖表化,以清楚呈現各事項相關的負責人、事、時、地。例如,若您正規劃一個活動,可列出發生於主活動前的所有個別步驟、各步驟的負責人,以及您需要提前多久完成這些步驟。然後,將這些步驟排入分享的專案行事曆排程中。這樣一來,即可避免發生最後一刻才趕著送出邀請函,或兩個隊友分別預定兩家不同外燴服務的窘境。

閱讀:如何建立一個可讓您進展順利的專案計劃

用清楚的計劃呈現所有專案的待辦事項後,加入到期日、任務所有人,以及其他的關鍵細節,您就能預防一場可能發生的混亂,將耗時費力的執行過程轉變為有效率的版本。您會對工作的範圍和時程有清楚的概念,且甚至能在開始工作之前,就發現可能的衝突點。透過這麼一點事前思考和計劃,您就能減少浪費的時間和資源,何樂而不為呢?

計劃專案的秘訣

  • 在開始著手前,先列出需要做的所有事項。接著,加入截止日期、任務所有者、狀態或相關檔案的連結等細節。若這是團隊接觸的新專案類型,則加入一點緩衝時間,以免發生任何意料之外的步驟或阻礙。

  • 將所有事項組織在一個可分享的計劃中。無論使用簡易清單或行事曆,或如時間軸或工作流程看板等更視覺化的工具,請讓計劃有系統,以利所有人查看相關的人、事、時、地。接著,讓計劃在專案關係人之間相互流通,好讓所有人資訊同步。

  • 將可重複執行的專案轉換為範本。若這是您會不斷重複執行的專案,請建立一個可以重複利用的範本,以便在下個專案的計劃階段,省下時間。

若要成功管理專案,您需要妥善安排優先順序。您所能掌握的時間和資源永遠無法如預期般理想,因此,若想實現所需一切,則需要專注於能產生最大限度影響的項目上。然後,確保專案關係人清楚優先順序,以便設定期望值,為團隊做好準備,以利團隊專注於正確的工作上。
若要成功管理專案,您需要妥善安排優先順序。您所能掌握的時間和資源永遠無法如預期般理想,因此,若想實現所需一切,則需要專注於能產生最大限度影響的項目上。然後,確保專案關係人清楚優先順序,以便設定期望值,為團隊做好準備,以利團隊專注於正確的工作上。

2. 定義每個人的職責,以避免模糊不清

一旦完成準備工作,就正式進入專案管理的實際管理部分。然而,若沒有清楚定義的專案所有者協助團隊一路跑過終點線,隊友很容易會落東落西、忘記細節,或在問題發生時不知道該問誰。

閱讀:如何有效管理團隊的工作負荷

有些公司設有正式的專案管理部,由專責的專案經理確保計劃如期行。而那些沒有專案管理部的公司,則通常讓領導或發起專案的人員肩負專案管理的職責。例如,若您是發佈一系列新文章的編輯、主掌網站移轉的開發人員、或更新客戶報告系統的客戶經理,您可能也就是協調專案中所有變動事項的人。

所幸,您毋須身兼兩職,就能有效率地管理專案,事實上,只要一點點溝通和協作,就有很大幫助。請向其他人表明您是專案的窗口,參與專案的所有其他人就知道有問題要問誰,也知道該向誰取得進度更新。此外,透過定義其他所有人在專案中的職責,您也能清楚表達自己希望隊友如何參與專案,而不會模糊不清。

管理專案的秘訣

  • 清楚表明您的職責 (和所有其他人的職責)。無論處於計劃階段或專案早期,請確認所有人知道專案領導人是誰 (是你!),以及其他人的職責。

  • 向任務所有人查核進度並回答問題。既已建立清楚的計劃,專案關係人也已知道自己的職責所在,現在您就可查核其工作進度,或協助他們取得所需的一切,以解決工作難題,從而讓他們按時完成工作。

  • 定期分享狀態更新。向您的團隊分享專案進度的更新資訊,從而保持源源不絕的動能。這不僅有助所有人掌握最新資訊,減少狀態更新的相關提問,也能鼓勵及鼓舞專案關係人。

藉助 Asana,我們總體上變得更協作無間了。只要有一個專案,就能集結所有人的力量於其中。這和 Dalton 自己有一個專案大不相同,而是彷彿我們所有人一起肩負一件事的使命一樣。
藉助 Asana,我們總體上變得更協作無間了。只要有一個專案,就能集結所有人的力量於其中。這和 Dalton 自己有一個專案大不相同,而是彷彿我們所有人一起肩負一件事的使命一樣。

3. 定義完善的目標,可改善團隊的效率

團隊不知道專案目標是什麼時,專案不會成功。沒有清楚的目標,團隊不僅沒有積極性,也潛藏往錯誤目標發展或汲汲營營於低影響力工作的危機。

透過專案管理工具,您可事先定義專案目標。這樣一來,致力於該專案的所有人,均對專案目標有一致的概念,從而能針對達到目標所需採取的步驟做最好的發揮。例如,若您的專案要發表新產品,您可能會設定以下目標「創造 20% 的新增升級」。而這個目標將隨進度的發展而影響您在發表活動上所進行的決策,也將在發表活動後成為測量成功的度量指標。

此外,您專案團隊的每個人也將受益。由於您已徹底思考過自己要解決的問題,且為團隊提供如「北極星」般的指引,團隊可始終專注於會對目標產生重要影響的任務,而不會迷失於不必要的工作中。

專案目標的設定秘訣

  • 分析自己為何要推出專案。問自己:為什麼需要做這件事?這會影響誰?這個專案如何銜接至組織的上一層較大目標?是否能銜接其他隊友已經在進行的其他工作?從此計劃中我們可預期哪些成果?

  • 與所有專案關係人分享您的目標。計劃專案前,請與需要參與的所有人分享您的目標。視團隊運作的方式而定,您可能採取啟動會議、流通文件,或在專案管理工具中加以分享的方式達成這個目的,原則上只要所有人都瞭解您的計劃目標 (以及哪些不是目標) 即可。

  • 針對目標建立監控及回報流程。不要只是設定完,然後就忘了。務必擁有一個定期查核及回報目標進度的計劃,如此一來,就能輕鬆查看自己是否有錯過目標的風險,而能調整計劃來達成目標。

Asana 讓我們瞭解自己實際執行的工作總量,進而可讓我們重新安排優先順序,並就當下執行中的工作類型重新規劃策略。
Asana 讓我們瞭解自己實際執行的工作總量,進而可讓我們重新安排優先順序,並就當下執行中的工作類型重新規劃策略。

4. 定義一份讓團隊目標一致且專心致志的溝通計劃

儘管人們使用專案「管理」一詞來描述,但專案的管理工作只是拼圖裡的一小塊。在實際開始作業之前,應先具備一致的溝通計劃。您的團隊很可能有電子郵件管理工具、即時通訊工具及專案管理工具等,而溝通計劃則指明各項工具的應用時機。例如,Asana 將電子郵件用於外部溝通、Slack 用於快速傳達內部訊息、Asana 工具本身則用於須採取具體行動的工作。

平均而言,員工每天必須在 10 個工具間來回切換。若沒有建立明確計劃並指明各項工具的應用時機,光是在這些工具間來回切換就可能令人感到困惑,或徹底崩潰。溝通計劃可降低做決策所帶來的疲憊感,並確保所有團隊成員均資訊同步。

下載報告:工作剖析索引

溝通計劃的建立秘訣

  • 建立溝通約定。您的溝通計劃應在最基礎的層次上定義團隊溝通時使用的工具,以及溝通的頻率。

  • 讓團隊有機會分享回饋。您的溝通計劃必須適用於團隊的所有人,因此請務必讓專案關係人獲得相同的資訊。讓大家有機會提出回饋及練習使用,直到所有參與者都覺得溝通計劃是實際可行的為止。

  • 清楚說明誰是專案關係人以及其職責。專案關係人何時應被納入收件人群組?所有事物上線前,是否有任何專案核准人一律需要先被通知?請將專案關係人及其職責記錄在溝通計劃中。

  • 統一狀態更新的頻率和型式。溝通計劃中最重要的一項元素,是您分享專案進度的方式。理想的做法是,將所有應具體行動的工作儲存在您的專案管理工具中,以便輕易彙整並分享狀態更新。

由於能從電子郵件擷取請求以及用 Asana 更有效地協作,我們得以在一個月內省下 60 個小時,而且可以將這部分時間用於策略規劃,而毋需管理所有零散事項。」
由於能從電子郵件擷取請求以及用 Asana 更有效地協作,我們得以在一個月內省下 60 個小時,而且可以將這部分時間用於策略規劃,而毋需管理所有零散事項。」

5. 有助提高效率的專案管理工具

若要將這些秘訣化為實際的行動,不妨考慮使用專案管理工具,協助團隊更有效地協作,並按時完成工作。

儘管實際上有數十種工具供您選用,但應避免選擇較傳統的專案管理工具,因為這絕大部分的傳統工具是為較傳統的流程所設計,光要設定和讓人員啟用,就需耗費大量時間。不妨改為尋找易於採用、具有彈性且可自訂功能的產品。若能連結多個專案的工作 (這在電子郵件和試算表中就很難達成),並在工作執行之處與隊友溝通,就更棒了。

閱讀:改善團隊工作效率的九個方法

無疑地,我們認為 Asana 符合這樣的需求,對想要立即使用工具改善專案管理的公司而言,是絕佳選項,不僅易於採用,並且具備助您團隊獲致成功的必備功能。

專案管理工具的使用秘訣

  • 統一讓所有人使用集中化的相同工具。請避免讓各團隊或各團隊成員使用不同的工具管理專案,而是統一讓所有人使用同一個工具。這樣一來,您可以更有效地促進協作,並減少不知應至何處尋找關鍵資訊的困惑。

  • 建立使用方法的慣例。利用簡單規則協助所有人有信心地、正確地使用新工具。例如,您可以說「一律在任務加上截止日期」,或「務必在所有行銷專案的標題加上『行銷』字眼」,或「若要請求某人採取行動,請在專案管理工具建立一項任務,而不是傳送電子郵件給他」。

  • 向其他人分享狀態更新及報告。讓隊友最快瞭解工具價值的方式,是讓他們更清楚地看見專案的狀態及進度。在新工具中向其他人分享狀態更新,以及呈現專案進度,有助您的隊友更瞭解工作的狀態,同時鼓勵他們也在自己的工作使用同一個工具。

我在專案管理上的首要秘訣,是一律在專案結束後進行回顧。這麼做可以吸收學到的經驗教訓,制訂攻略,以便為下次計劃並管理類似專案時做好萬全準備。」
我在專案管理上的首要秘訣,是一律在專案結束後進行回顧。這麼做可以吸收學到的經驗教訓,制訂攻略,以便為下次計劃並管理類似專案時做好萬全準備。」

我想成為專案經理,接下來該怎麼做?

恭喜!您已是一名專案經理了!沒錯,您已具備擔任這個職務需要的一切條件。專案管理一詞最早出現時,人員必須經過嚴格訓練並取得證照,才能被視為「專業的專案經理人」。然而,隨著數十年的時光流逝,以及主要基於當前團隊職責的普及化和擴張,這件事已徹底改變。原先,您需要一位專案經理來「執行」專案,但由於愈來愈多專案領導人開始自行執行自己的專案,因而使專案管理從一個專業工作,轉變成為一項技能。

現代專案管理工具就是在這種轉變的基礎上誕生的。在 Asana,我們相信每個人都可以是專案經理。如果您在團隊中工作,而您的團隊正在執行專案,您就可以成為一名專案經理,只需要這樣一個為您而設的工具,無須反其道而行去學習新工具的來龍去脈。

專案管理工具

專案管理工具是一種獲得明晰度且與團隊彼此連結的可視化方式。思考團隊目前管理工作的方式,若您並未分享專案管理工具,您的團隊專案、任務、檔案和溝通內容可能就會散佈在各個工具中,也減少了團隊可視度和一致性。在沒有集中事實來源的情況下,團隊成員無法清楚瞭解其優先順序,很可能會花費大量時間去尋找答案。事實上,根據《工作剖析索引》,我們每天花費在工作管理事務上的時間比例達 60%,比如忙著搜尋文件、跟催核准、參加會議等,而無法進行專業或策略性的工作。

藉助線上專案管理工具,您可以更好地溝通優先順序,並且在人、事、時上維持一致。若要為團隊提供明晰度,專案管理工具提供了數種不同的方式,可以即時將專案工作可視化。以下是最受歡迎的一些類型:

工作流程看板

[看板檢視] Asana 中的品牌活動工作流程看板

工作流程看板是一種規劃專案進度的可視化方法。在工作流程看板中,進度以垂直欄表示,任務可在每一個階段之間移動,直至完成為止。典型的工作流程看板中包含「新」、「進行中」、「已完成」工作等欄。

免費試用 Asana 看板功能

甘特圖

專案管理優勢 - 甘特圖

甘特圖是一種用於將專案時間軸可視化的水平列圖表。在甘特圖中,任務以水平列表示,而列的長度則表示進行任務所需時長。

免費試用 Asana 時間軸功能

行事曆

[行事曆檢視] Asana 中的品牌活動專案

專案行事曆是讓您的任務生動呈現的絕佳方法,還可以讓您將至的週次任務或月份任務清晰可見。專案行事曆是一種熱門的檢視,適用於包含附帶唯一截止日期的多個不同任務的專案,像是編輯行事曆或社交媒體內容行事曆。

免費試用 Asana 團隊行事曆功能

試算表式清單

[清單檢視] Asana 中的品牌活動專案計劃 (試算表風格的清單)

在試算表式檢視中,您可以對人、事、時獲得清晰且一目了然的洞察。在這一可視化專案管理類型中,您可以獲得專案工作流程的線性、網格狀的清晰檢視。

免費試用 Asana 建立清單

工作管理工具如何?

前面,我們提及了工作管理軟體,因為專案管理是工作管理的一個類型。藉助專案管理,您就擁有了組織、規劃並交付專案的絕佳工具。但工作管理能幫助您的遠不止單一專案流程,還可以幫助您的團隊全盤瞭解專案情況以及計劃之間的關係。除上述 4 種常見的專案管理檢視以外,還有兩種適用於此的主要工作管理工具。

專案集管理

[專案集] Asana 中的公司規劃專案集

專案集管理是在一處地方監控所有計劃的秘密武器。專案集提供全部工作內容的鳥瞰檢視,讓團隊可以在多個專案之間維持進展順利。它們讓您得以將日常業務和公司策略連結起來。

嘗試用 Asana 進行專案集管理

工作負荷管理

專案管理優勢 - 工作負荷管理

藉助工作負荷管理,您可以清楚掌握團隊的工作內容和工作量,避免發生過勞和倦怠。這樣,您就可以發現潛在的過度工作問題,並且在有需要的時候調整任務。

免費試用 Asana 工作負荷管理功能

親自體驗優勢

無論您供職於何種公司或產業,您的團隊都會因採用了專案和工作管理基礎功能而受益。即使是對您規劃、管理和報告工作的方式作一些簡單的變更,都可以讓您的團隊工作更高效、對工作更負責,並且有信心解決最重要的事情。

Asana 是一種工作管理工具,用於幫助團隊組織並執行工作。立即深入瞭解 Asana

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文章

The beginner's guide to Agile methodologies