專案管理的優勢為何？

November 28th, 2024

並非每一家公司或每一個團隊都擁有正式的專案管理流程。無論您是在大型組織中還是快速成長的新創公司中工作，正式的專案管理可能未必是您所在團隊優先考量的事項。但現在，維持條理、和隊友協作變得愈發困難了。您可能考慮是否需要進行專案管理，不過，這是擁有專門專案經理的團隊的事，對嗎？

或許並非如此。在 Asana 中，我們認為專案管理技能可以幫助團隊更高效地完成專案。尋找一種可以規劃、管理並執行工作的方式，攸關每一個團隊和公司。儘管您可能不需要傳統專案管理系統中的每一個環節，但您的團隊仍然可以從專案管理的一些基礎部分中獲益。

什麼是專案管理？

專案管理幫助團隊在專案中組織、追蹤並執行工作。將專案想像為某種為完成特定目標而進行的一組任務。專案管理可以幫助您的團隊規劃、管理並執行工作，按時實現專案要求。藉助專案管理工具，您的團隊可以在同一處地方組織全部工作細節，分享回饋和進度，並且最終實現更高效的協作。

閱讀：如何為您的團隊選擇專案管理軟體

與其奔忙於試算表、電子郵件和其他工具之間處理工作，不如使用一個專案管理工具幫助您的團隊：

協調跨職能工作
將專案計劃、詳細資料、檔案和回饋集中起來
與所有專案關係人分享狀態更新
改善團隊協作

專案管理歷史

1900 年代初期，幾種不同類型的工程融合後，發展出了專案管理。但是直到 1950 年代，定義現代專案管理的工具和技術才開始興起。那時，專案管理開始成為一種清晰、可辨別的方法，且大多數用在工程專案上。1969 年，國際專案管理學會 (PMI) 正式成立，接下來的幾十年中，這一組織在定義和鞏固專案管理方面發揮了重要作用。除了為專案管理提供認證以外，PMI 還在 1996 年發佈了史上第一本專案管理知識體系指南 (PMBOK 指南)，並定時更新。

從過去的歷史來看，專案經理曾經是專任的員工，往往需要接受專案管理方法和綜合工具的相關訓練，並且通常必須獲得 PMI 這類組織的認證。以前若要執行專案管理流程，就必須要有一位專案經理，因為專案管理工具難以設定，而且通常需要具備獨特的專業知識。

到了現代，專案管理則大不相同。現在不僅沒有複雜的認證和難以理解的行話，甚至任何人都可以成為專案經理。事實上，Asana 認為，只要您管理著專案 (任何專案)，您就是專案經理。在專案管理所實現的彈性和民主，絕大部分必須歸功於改良的現代化專案管理軟體。現代化的專案管理具有彈性及透明度，而且是為您量身打造 (而不是反過來要求您去適應)，不再是一堆拙劣、難以操作的的工具。

現代專案管理的 A-B-C

專案管理有諸多術語和行話，但不如表面一開始看起來那麼複雜。如果您剛入門，或想要知道同事口中的敏捷法指的是什麼，或想加入他們討論專案範疇，可以參考此處提供的細目，瞭解專案管理涵蓋的類型、元件、流程和團隊角色。

專案管理類型

專案管理是一種方法，用於幫助團隊追蹤正在進行的所有工作，以便按時完成專案要求。但在廣義的專案管理類別中，還有其他類型、方法和途徑，包括：

敏捷式專案管理。敏捷法是一種精實專案管理模式，廣泛應用於產品、工程和軟體開發團隊。團隊相信透過敏捷法可持續改善，對改變做出靈活反應、實現疊代流程及累進式的演進。一些熱門的敏捷式架構包括 Scrum 和看板。
瀑布模型。在瀑布模型中，任務以線性方式向下串聯：每當一個任務完成後，下一個任務即準備就緒，如此循環。瀑布模型包括 6 個階段：要求、分析、設計、編碼、測試以及營運。這一類型最適合具有固定交付項目和範疇的專案，因為瀑布方法的即時靈活性不如其他一些專案管理方法。
PRINCE2 方法。PRINCE2 指受控環境下的專案管理第二版。在 PRINCE2 專案管理方法中，專案分解為 7 個流程：指導專案、設立專案、實施專案、管理階段邊界、控制階段、管理產品交付以及結束專案。
關鍵路徑法 (CPM) 和計畫評核術 (PERT)。CPM 和 PERT 在 1950 年代發展出來，是原創的專案管理法。CPM 提供的運算法可針對相互連結、已定義時間範圍的複雜任務描繪出任務之間的關鍵路徑。團隊可藉由 CPM 辨識出依存活動的最長延伸範圍。另一方面，PERT 則有助團隊在時間軸和時間範圍未知的情況下辨識關鍵路徑。使用 PERT 時，專案經理能夠辨識需要完成的所有任務 (而不僅是關鍵路徑而已)，從而判斷要完成整個專案所需的最短時間。

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核心元件和重要術語

專案管理中，並沒有什麼已經定義好的元件核對清單。通常來說，因為存在不同類型的專案管理，每一個專案管理的元件、流程和格式也相應各異。不過一般而言，您所使用的專案管理方法或工具都包括：

智慧目標

每一個專案都應有已定義的目標或目的。當您列明專案目標時，使用 SMART 目標架構，確保您擁有清晰的指標和標準，以便準確衡量專案是否成功。

專案計劃

專案計劃以藍圖呈現團隊需要達成的關鍵元素，以便成功達成專案目標。

閱讀：如何建立一個可讓您進展順利的專案計劃

預算

大多數專案有其預算，限制並定義了您在專案期間可以完成的內容。

專案風險

專案風險指專案中任何可能出錯的事項，如超出預算或錯過截止日期。專案風險管理是在專案開始執行前辨識風險，以盡可能加以預防的做法。這意味著需要建立風險管控表。

專案範疇

在規劃流程中，您還需要定義專案範疇，即其規模、限制、預算和目標。瞭解您的專案範圍，可預防範疇潛變，發生範疇潛變時，您的專案交付項目和工作超出了專案的範疇。

資源管理計劃

資源管理計劃即有關如何分配僱員餘裕、技術工具或預算等團隊資源的計劃。為您的專案建立資源管理計劃，有助於最佳化管理並安排團隊資源，以便充分利用可用資源。

請閱讀：什麽是資源平衡？(技巧與範例)

專案關係人

專案關係人是指專案所涉及的所有人，其中可能包括跨職能團隊成員或領導層的高階經理人。

時間軸

大多數專案都擁有時間軸，即開始日期、工作啟動時間以及結束日期、工作完成時間。

閱讀：如何以 7 個步驟建立專案時間軸

交付項目

交付項目指專案時間軸上最後階段時完成的資產、檔案或產品。交付項目可包括品牌宣傳活動廣告或產品新功能發佈。

里程碑

里程碑指表明完成一組工作的時間檢查點，或已啟動工作的一次新的彙整。有別於交付項目代表產品或結果，里程碑表示的是某一個時間點。

閱讀：如何設定、達成並慶祝專案里程碑

相依性

專案中可能還包含相依性，即某一個任務必須在另一個任務完成後方可開始。若您的專案中有著大量相依性，甘特圖式檢視可能可以幫上忙，這樣您就可以在時間軸中將工作內容可視化了。

進度與狀態更新

管理專案時，您需要向專案關係人傳送進度報告和狀態更新。好的報告可以增加跨職能可視度與協作。

閱讀：如何撰寫高效的專案狀態報告

專案管理流程

基於您所執行的任務、所屬的團隊以及團隊成員喜好以何種方式協作，都可能導致每個專案略有不同。但一般而言，專案管理流程期間會出現五個主要的專案階段：

專案啟動。在啟動階段，您會組織專案團隊，並且確立專案範疇。視專案的複雜度和規模而定，您可能還需要建立專案藍圖。
專案規劃。專案規劃是指概述專案需求，並定義何謂「專案成功」。這個專案階段是專案管理成功與否，以及您是否能達成專案目標的關鍵。您將在規劃階段建立專案計劃、確立關鍵里程碑，並透過專案成本和時間軸之調整，使其相輔相成。
專案執行。專案的絕大部分是執行階段，亦即您和團隊為專案交付項目付出心力的時刻。在執行階段，您需要實行工作負荷管理、時間管理以及任務管理，方能確保團隊方向一致、進度正常而不會慌了手腳。
專案績效。執行階段期間和結束之後，會產生報告。專案期間的報告有助您修正方向、協作，並提高工作的跨職能可視度。接著，一旦專案完成，您就能針對自己的表現提出報告，並與專案關係人一起腦力激盪，提出構想，以便知道如何在之後的專案做出改善。
專案結案。完成專案之後，應花點時間向專案關係人做簡報，以便記錄過程中學到的經驗。各團隊可能做法不同，您可透過專案回顧會議、專案反思或專案簡報來達成。

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常見問題：正在進行的專案該如何？

管理錯誤追蹤、創意請求專案等進行中流程的最佳方式就是使用工作管理。專案管理實際上是工作管理的一部分——專案管理用於幫助您協調個別專案，而工作管理軟體則既可幫助團隊管理專案，又可無管理無特定開始及結束日期的流程。

閱讀：工作管理與專案管理：兩者差異為何？

專案管理的 5 個優勢

若您對是否需要專案管理仍持觀望態度，繼續閱讀，探索專案管理的優勢，瞭解將這些理念帶入團隊工作方式中的幾種簡單方法，不需要花哨的學位或課程認證。

1. 可改善團隊協作的清晰、有條理的計劃

若您曾經毫無準備就啟動一項專案，就會明白一開始事情可以有多混亂。最終您可能會跳過專案排程中的必要步驟，或者在最後一刻倉促完成被遺忘的任務，或者一遍又一遍地回答相同的後勤問題：「這個什麼時候截止？我們接下來要做什麼？」還有更糟的，就是當您急於完成專案時，工作品質可能會受到影響。

與其邊做邊寫計劃，不妨在開始專案前，就將必須完成的一切按部就班規劃好，包括任務所有人、交付項目及截止日期。接著，在時間軸或分類清單中將專案的待辦事項圖表化，以清楚呈現各事項相關的負責人、事、時、地。例如，若您正規劃一個活動，可列出發生於主活動前的所有個別步驟、各步驟的負責人，以及您需要提前多久完成這些步驟。然後，將這些步驟排入分享的專案行事曆排程中。這樣一來，即可避免發生最後一刻才趕著送出邀請函，或兩個隊友分別預定兩家不同外燴服務的窘境。

閱讀：如何建立一個可讓您進展順利的專案計劃

用清楚的計劃呈現所有專案的待辦事項後，加入到期日、任務所有人，以及其他的關鍵細節，您就能預防一場可能發生的混亂，將耗時費力的執行過程轉變為有效率的版本。您會對工作的範疇和時程有清楚的概念，且甚至能在開始工作之前，就發現可能的衝突點。透過這麼一點事前思考和計劃，您就能減少浪費的時間和資源，何樂而不為呢？

計劃專案的秘訣

在開始著手前，先列出需要做的所有事項。接著，加入截止日期、任務所有者、狀態或相關檔案的連結等細節。若這是團隊接觸的新專案類型，則加入一點緩衝時間，以免發生任何意料之外的步驟或阻礙。
將所有事項組織在一個可分享的計劃中。無論使用簡易清單或行事曆，或如時間軸或工作流程看板等更視覺化的工具，請讓計劃有系統，以利所有人查看相關的人、事、時、地。接著，讓計劃在專案關係人之間相互流通，好讓所有人資訊同步。
將可重複執行的專案轉換為範本。若這是您會不斷重複執行的專案，請建立一個可以重複利用的範本，以便在下個專案的計劃階段，省下時間。

quotation mark — —Vox Media 的 Vox Creative 客戶成功執行長 Corri Skinner

2. 定義每個人的職責，以避免模糊不清

一旦完成準備工作，就正式進入專案管理的實際管理部分。然而，若沒有清楚定義的專案所有者協助團隊一路跑過終點線，隊友很容易會落東落西、忘記細節，或在問題發生時不知道該問誰。

閱讀：如何有效管理團隊的工作負荷

有些公司設有正式的專案管理部，由專責的專案經理確保計劃如期行。而那些沒有專案管理部的公司，則通常讓領導或發起專案的人員肩負專案管理的職責。例如，若您是發佈一系列新文章的編輯、主掌網站移轉的開發人員、或更新客戶報告系統的客戶經理，您可能也就是協調專案中所有變動事項的人。

所幸，您毋須身兼兩職，就能有效率地管理專案，事實上，只要一點點溝通和協作，就有很大幫助。請向其他人表明您是專案的窗口，參與專案的所有其他人就知道有問題要問誰，也知道該向誰取得進度更新。此外，透過定義其他所有人在專案中的職責，您也能清楚表達自己希望隊友如何參與專案，而不會模糊不清。

管理專案的秘訣

清楚表明您的職責 (和所有其他人的職責)。無論處於計劃階段或專案早期，請確認所有人知道專案領導人是誰 (是你！)，以及其他人的職責。
向任務所有人查核進度並回答問題。既已建立清楚的計劃，專案關係人也已知道自己的職責所在，現在您就可查核其工作進度，或協助他們取得所需的一切，以解決工作難題，從而讓他們按時完成工作。
定期分享狀態更新。向您的團隊分享專案進度的更新資訊，從而保持源源不絕的動能。這不僅有助所有人掌握最新資訊，減少狀態更新的相關提問，也能鼓勵及鼓舞專案關係人。

3. 定義完善的目標，可改善團隊的效率

團隊不知道專案目標時，專案不會成功。缺乏清楚目標的團隊，不僅缺乏內在動機，更潛藏往錯誤目標努力，或汲汲營營投入低影響力工作的危機。

透過專案管理工具，您可事先定義專案目標。這樣一來，致力於該專案的所有人，均對專案目標有一致的概念，從而能針對達到目標所需採取的步驟做最好的發揮。例如，若您的專案要發表新產品，您可能會設定以下目標「創造 20% 的新增升級」。而這個目標將隨進度的發展而影響您在發表活動上所進行的決策，也將在發表活動後成為測量成功的度量指標。

此外，您專案團隊的每個人也將受益。由於您已徹底思考過自己要解決的問題，且為團隊提供如「北極星」般的指引，團隊可始終專注於會對目標產生重要影響的任務，而不會迷失於不必要的工作中。

專案目標的設定秘訣

分析自己為何要推出專案。問自己：為什麼需要做這件事？這會影響誰？這個專案如何銜接至組織的上一層較大目標？是否能銜接其他隊友已經在進行的其他工作？從此計劃中我們可預期哪些成果？
與所有專案關係人分享您的目標。計劃專案前，請與需要參與的所有人分享您的目標。視團隊運作的方式而定，您可能採取啟動會議、流通文件，或在專案管理工具中加以分享的方式達成這個目的，原則上只要所有人都瞭解您的計劃目標 (以及哪些不是目標) 即可。
針對目標建立監控及回報流程。不要只是設定完，然後就忘了。務必擁有一個定期查核及回報目標進度的計劃，如此一來，就能輕鬆查看自己是否有錯過目標的風險，而能調整計劃來達成目標。

4. 定義一份讓團隊目標一致且專心致志的溝通計劃

儘管人們使用專案「管理」一詞來描述，但專案的管理工作只是拼圖裡的一小塊。在實際開始作業之前，應先具備一致的溝通計劃。您的團隊很可能有電子郵件管理工具、即時通訊工具及專案管理工具等，而溝通計劃則指明各項工具的應用時機。例如，Asana 將電子郵件用於外部溝通、Slack 用於快速傳達內部訊息、Asana 工具本身則用於須採取具體行動的工作。

平均而言，員工每天必須在 10 個工具間來回切換。若沒有建立明確計劃並指明各項工具的應用時機，光是在這些工具間來回切換就可能令人感到困惑，或徹底崩潰。溝通計劃可降低做決策所帶來的疲憊感，並確保所有團隊成員均資訊同步。

下載報告以瞭解詳情：工作剖析索引

溝通計劃的建立秘訣

建立溝通約定。您的溝通計劃應在最基礎的層次上定義團隊溝通時使用的工具，以及溝通的頻率。
讓團隊有機會分享回饋。您的溝通計劃必須適用於團隊的所有人，因此請務必讓專案關係人獲得相同的資訊。讓大家有機會提出回饋及練習使用，直到所有參與者都覺得溝通計劃是實際可行的為止。
清楚說明誰是專案關係人以及其職責。專案關係人何時應被納入收件人群組？所有事物上線前，是否有任何專案核准人一律需要先被通知？請將專案關係人及其職責記錄在溝通計劃中。
統一狀態更新的頻率和型式。溝通計劃中最重要的一項元素，是您分享專案進度的方式。理想的做法是，將所有應具體行動的工作儲存在您的專案管理工具中，以便輕易彙整並分享狀態更新。

5. 有助提高效率的專案管理工具

若要將這些秘訣化為實際的行動，不妨考慮使用專案管理工具，協助團隊更有效地協作，並按時完成工作。

儘管實際上有數十種工具供您選用，但應避免選擇較傳統的專案管理工具，因為這絕大部分的傳統工具是為較傳統的流程所設計，光要設定和讓人員啟用，就需耗費大量時間。不妨改為尋找易於採用、具有彈性且可自訂功能的產品。若能連結多個專案的工作 (這在電子郵件和試算表中就很難達成)，並在工作執行之處與隊友溝通，就更棒了。

閱讀：改善團隊工作效率的九個方法

無疑地，我們認為 Asana 符合這樣的需求，對想要立即使用工具改善專案管理的公司而言，是絕佳選項，不僅易於採用，並且具備助您團隊獲致成功的必備功能。

專案管理工具的使用秘訣

統一讓所有人使用集中化的相同工具。請避免讓各團隊或各團隊成員使用不同的工具管理專案，而是統一讓所有人使用同一個工具。這樣一來，您可以更有效地促進協作，並減少不知應至何處尋找關鍵資訊的困惑。
建立使用方法的慣例。利用簡單規則協助所有人有信心地、正確地使用新工具。例如，您可以說「一律在任務加上截止日期」，或「務必在所有行銷專案的標題加上『行銷』字眼」，或「若要請求某人採取行動，請在專案管理工具建立一項任務，而不是傳送電子郵件給他」。
向其他人分享狀態更新及報告。讓隊友最快瞭解工具價值的方式，是讓他們更清楚地看見專案的狀態及進度。在新工具中向其他人分享狀態更新，以及呈現專案進度，有助您的隊友更瞭解工作的狀態，同時鼓勵他們也在自己的工作使用同一個工具。

我想成為專案經理，接下來該怎麼做？

恭喜！您已是一名專案經理了！沒錯，您已具備擔任這個職務需要的一切條件。專案管理一詞最早出現時，人員必須經過嚴格訓練並取得證照，才能被視為「專業的專案經理人」。然而，隨著數十年的時光流逝，以及主要基於當前團隊職責的普及化和擴張，這件事已徹底改變。原先，您需要一位專案經理來「執行」專案，但由於愈來愈多專案領導人開始自行執行自己的專案，因而使專案管理從一個專業工作，轉變成為一項技能。

現代專案管理工具就是在這種轉變的基礎上誕生的。在 Asana，我們相信每個人都可以是專案經理。如果您在團隊中工作，而您的團隊正在執行專案，您就可以成為一名專案經理，只需要這樣一個為您而設的工具，無須反其道而行去學習新工具的來龍去脈。

專案管理工具

專案管理工具是一種獲得明晰度且與團隊彼此連結的可視化方式。思考團隊目前管理工作的方式，若您並未分享專案管理工具，您的團隊專案、任務、檔案和溝通內容可能就會散佈在各個工具中，也減少了團隊可視度和一致性。在沒有集中事實來源的情況下，團隊成員無法清楚瞭解其優先順序，很可能會花費大量時間去尋找答案。事實上，根據《工作剖析索引》，我們每天花費在工作管理事務上的時間比例達 60%，比如忙著搜尋文件、跟催核准、參加會議等，而無法進行專業或策略性的工作。

藉助線上專案管理工具，您可以更好地溝通優先順序，並且在人、事、時上維持一致。若要為團隊提供明晰度，專案管理工具提供了數種不同的方式，可以即時將專案工作可視化。以下是最受歡迎的一些類型：