如何有效管理團隊的工作負荷

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsJuly 29th, 202000
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有效管理團隊的工作負荷

為了在團隊中找人代理自己的工作而感到頭痛嗎?這個問題其實很常見。身為領導者,您肩負重大責任,必須讓團隊成員保持專注、維持生產力、按時完成工作。您還必須確保團隊的工作負荷是合理分配的。如同系統工作及生產力專家 Julie Morgenstern 精闢所言:「如果讓高績效員工做過多工作,他們會開始埋怨自己負荷過重,因而導致這些員工流失。」想在團隊的工作負荷中取得平衡,這不是一項簡單的任務,為此,我們樂於提供協助,讓您的管理更有效率。

何謂工作負荷管理?

工作負荷管理是在團隊中有效分配及管理工作的流程。成功的工作負荷管理,可將員工績效提至最高,並且有助於消除雜亂無章的現象,在每一天結束時讓您和您的團隊獲得滿足感,而不是幾近崩潰。團隊成員有信心能完成自己的工作量,並且以更快的速度達成更佳的工作品質。

為什麼工作負荷管理很重要?

近來研究顯示,全球的知識工作者中,有 80% 的人員表示自己工作過多,接近過勞。此外,每五名員工中有四名 (82%) 表示,當自己處於壓力中時,工作的投入程度會下降。透過工作負荷管理,您可更有效率地在團隊中分配工作,此舉不僅可降低飽受壓力之員工的過勞情況,更能盡早避免他們產生超負荷的感受。藉由工作負荷管理工具,您可即時掌握團隊成員手上的任務,從而有效地管理團隊的工作負荷,取得更佳的平衡,而不助長過勞的環境。

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工作負荷管理五步驟指南

不曾認真想過工作負荷管理嗎?您不是唯一的一個;國際主管暨經理研究所表示,針對這項非常必要的技能,很少有人受過真正的訓練。

好消息是,您可以透過一些工具,讓所有人、事、物同步向前推進 (請參閱以下第五項)。然而,為了讓工具對管理團隊成員的工作負荷發揮真正助益,您必須確保其他專案管理技能亦保持在最佳狀態。請將以下五個步驟化成實際行動,從而成功地管理團隊的工作負荷。

1. 弄清楚團隊的工作負荷及工作能力

由於團隊的工作散見於多個不同的專案簡介、計劃及工具中,要確實瞭解您需要解決的工作總量十分困難。而要掌握各個團隊成員手上的工作量或能接手的工作內容,瞭解工作總量正是關鍵。您若能讓各項計劃井然有序,就能解決該難題並掌握團隊的工作負荷:

1. 將您團隊負責的專案和流程統整為一個完整清單。這可能包括團隊正推動的專案,也可能是他們參與的跨部門工作。

深入瞭解:運用專案集,在一處地方監控所有計劃

2. 為每項工作決定範圍及時機。這是有多個交付項目的大型複雜專案,還是範圍較小的專案?您的團隊負責每個專案或流程中的多少部分?

3. 將專案拆分成較小任務及工作流。一旦您能以宏觀角度掌握團隊的工作,請將其轉化為較小單位,以便瞭解每週或每天的工作內容。

4. 根據重要性及急迫性來安排工作的優先順序。如此一來,您也會瞭解團隊需要先解決什麼問題,從而針對各專案工作,安排更好的時程。

儘管如此,瞭解您需要解決多少工作,僅解決了一半的問題。除此外您還必須瞭解團隊和各個成員尚有多少能力。將會議、假期及例行性事務納入考量後,每個團隊成員還剩多少精力投入這些專案?請評估各團隊成員的工作負荷,或請他們為您做出評估,以便理解他們還能接手什麼工作。

工作負荷測量的具體行動:

您的分析團隊在第二季必須交出九種不同的報告。這些是全新的混和報告,需要花更多時間製作,且系統設定時已有這些報告的重複內容。在您開始將報告指派給個別的團隊成員之前,請先瞭解其時機 (每分報告需要交付的時間)、重要性 (這會阻礙什麼工作進行?),以及您預期會花費多少時間建立各報告。

根據此研究,您現在就能知道分析團隊負責多少額外的工作。由於明白有些報告的優先順位較低,您甚至可以在發現工作負荷超出小團隊的能力時,明智地推遲較不重要的請求,並接手較具影響力的請求。

常見問題:如何賦予團隊權限,讓他們更有效能更有效率?

高效能的團隊把事情做對,有效率的團隊做對的事情。理想情況中,團隊既高效能又有效率,如此才能確保既把事情做對,也做對的事情。

閱讀:業務中的效率與有效性:團隊同時需要兩者的原因

如果您還沒有這麼做,請務必讓團隊裡的所有人使用同一個工作管理工具,如此一來,他們才能清楚知道誰負責在什麼期限前完成什麼事。此外,工作管理工具應輕易整合於您最喜愛的業務工具,團隊才能省下切換應用程式及查找試算表的時間,將更多時間投入於發揮實際影響力的工作。當然,您要找的工作管理工具必須具備內建工作負荷管理元件,這樣您才能在工作開展時,追蹤團隊的工作負荷。

閱讀:工作管理介紹

2. 分配資源,並拆分成個別的工作負荷

分配資源,並拆分成個別的工作負荷

既然您已對團隊必須做的所有事有了概念,現在就可以弄清楚誰應該在什麼時間完成什麼事了。雖然指派工作給個別人員聽起來好像很直接了當,但根據哈佛商業評論的專家指出,實際上做起來可能相當複雜。

以下是身為團隊領導者的您可以做的五件事,從而確保所有人的工作負荷達到平衡狀態,且易於管理:

  1. 先將最優先的工作指派出去。將團隊的待辦事項及專案依照優先順序排列於清單中,然後先行找人負責最高優先項目。

  2. 平衡開始與截止日期。現在,您已瞭解誰需要做何事,可以開始排定每一個任務或專案了。您還可以實施時間管理策略,例如時間段等,協助團隊成員更有目的地完成工作。

  3. 針對各任務或專案,請務必讓合適的人接手負責。您需考量他們的空檔、綜合技能和經驗。

  4. 讓您的團隊參與對話,具體方法是詢問他們認為自己還有多少額外的工作餘裕。如此一來他們不僅能確實掌握自己的工作負荷及工作能力,更能感到自己被賦予權限,參與規劃。

  5. 指派特定任務給任何人時,一律讓他們知道指派給他們的原因。這麼做是在一開始就提高參與度並設定期望值的絕佳方法。

資源分配的具體行動:

您需要兩個人負責將至的行銷活動廣告設計,而您的團隊有五人。您可以任意指派這項工作,但若您先瞭解團隊成員的背景 (例如:他們之前有負責過行銷活動嗎?)、確認是否有任何團隊成員可能已經工作過多,然後再詢問您心目中的最佳人選,看他們是否覺得自己有能力接手這個新專案,這樣做將能獲得更佳效果。

常見問題:如何管理相互衝突的期限及優先順序?

規劃工作負荷時,難免會有預期外的難題。有時候,最適合執行某個專案的團隊成員已經忙於應付另一個同等優先的專案。有時候,您的整個團隊已經瀕臨極限,很難再增加他們手上的工作。儘管無法總是找到完美的方案,但若能事先瞭解團隊的工作負荷,您就能預期這些資源問題,在問題發生之前先加以因應。

例如,若知道有短交期的優先交付事項將至,您是否就能把該月份中較不重要的工作提前或延後?當您可清楚查看團隊的工作餘裕時,短期內或長遠來看,您都更能協助管理他們的工作負荷。

閱讀:何謂專案管理中的交付項目?

3. 跟團隊成員確認進度並視需要調整工作負荷

依據需要調整團隊工作負荷

即便是最妥善的計劃和專案時程也有遇到障礙的時候,而您需要為此作好準備,才能在錯過期限前即時加以調整。

若要追蹤各團隊成員如何管理目前的工作負荷,請主動安排定期的團隊成員一對一查核會議,獲得最新資訊。若查核會議顯示某個團隊成員已因職責而感到工作過多,應進一步瞭解誰可能還有餘裕接手其他工作。

當您重新指派任務或專案時,請務必與團隊溝通,好讓他們瞭解何以有這項變動,以及他們現在為什麼必須投入不同的任務。找機會指導他們,協助他們變得更有效率、更有條理,並時時肯定團隊成員的工作成果。

閱讀:助您完成出色工作的 18 個時間管理提示、策略和速成技巧

查核會議的具體行動:

您留意到兩個客戶經理每晚都加班,而另一個則是在凌晨傳送電子郵件給您。這可能是他們工作過多的徵兆。您應跟團隊成員安排個別的查核會談,瞭解他們當下工作的情況;如有必要,主動提出變動或延遲職責,並為表示有需要的人員提供指導。若您還沒有這麼做,請開始為團隊成員個別安排定期的查核會議,以免未來發生類似的問題。

行家秘訣:別忘了團隊文化

除了一對一查核會議外,務必留下時間舉辦整個團隊的交流和慶祝活動。無論團隊是同在辦公室裡、分散各地,或遠距合作,面對面交流都很重要。視團隊的規模而定,您可考慮是否舉辦每週一次的站立會議、每兩週一次的歡樂時光,或每月一次更大型的聚會活動。

閱讀:團隊如何在遠端工作中保持互相連結

4. 當工作負荷繁重時,應改善團隊效率

儘管大部分時間專注於大方向,您仍應鼓勵團隊發展自己專屬的管理系統,以便管理工作負荷。當任務眾多時,他們必須用有效率的方法做對的事,這一點至關重要。

  • 提出適合其個人風格的時間管理策略,例如時間箱或時間段。

  • 盡可能減少團隊必須出席的會議。找出不用花這麼多時間的新式溝通方式。

  • 協助團隊瞭解專案管理的內涵,以及有條理的計劃如何能節省時間。

閱讀:繁重的工作負荷意味著更大的壓力。以下說明您可以如何因應這個問題。

團隊效率的具體行動

您的一個下屬總是提早交付工作,您透過對話知道了他們使用一些新策略,使工作更有效率。您應鼓勵該人員與團隊分享這個經驗,並試著建立一個分享空間,讓團隊成員發現節省時間的秘訣時,就在此發佈。

常見問題:如何賦予團隊權限,讓他們更有效能、更有效率?

高效能的團隊把事情做對,有效率的團隊做對的事情。理想上會希望團隊既高效能又有效率,如此才能確保既把事情做對,也做對的事情。

閱讀:業務中的效率與有效性:團隊同時需要兩者的原因

如果您還沒有這麼做,請務必讓團隊裡的所有人使用同一個工作管理工具,如此一來,他們才能清楚知道誰負責在什麼期限前完成什麼事。此外,工作管理工具應輕易整合於您最喜愛的業務工具,團隊才能省下切換應用程式及查找試算表的時間,將更多時間投入於發揮實際影響力的工作。想當然爾,您要找的工作管理工具必須具備內建工作負荷管理元件,這樣您才能在工作開展時,追蹤團隊的工作負荷。

閱讀:工作管理介紹

5. 引進工作管理工具

工作管理工具

試想您能在同一個位置查看每個專案和每個團隊成員正在進行的所有事。與其談論如何節省時間,不妨開始使用工作或專案管理工具,直接達成這個目標。

採用工作管理工具後,每個團隊成員就能查看自己的工作成果如何促成更大的團隊及公司計劃。溝通在任務執行之際就達成了,因此找到您所需的資訊只要花費五秒鐘,而非五分鐘。 可個別檢視或整體檢視的時間軸,讓所有人都能按時完成工作,

工作管理工具的具體行動:

您已將生產排程的所有任務和步驟載入工作負荷管理工具,且工作進行得很順利。因為所有團隊成員均可檢視狀態,以及自己在流程裡扮演的角色,您因而能避免衝突、節省時間。

行家秘訣:訂立團隊約定

整個團隊都會使用的工作管理工具,就是最佳的工作管理工具。然而很重要的一點是,針對工具的使用訂立團隊約定及最佳作法。這麼做不僅可讓團隊更易於採用新工具,更能減少開始使用的障礙,因為團隊將不需擔心自己「誤用」工具。您的工作管理工具應具備使用指南影片,以協助開始使用。請留一些時間,與團隊一起閱讀/觀看這些素材,並訂立一致的約定。

讓團隊為成功做好準備

您是否覺得自己被賦予了能力,可以改善時間及工作負荷管理技能?請記得,工作負荷管理所追求的就是以有效率的方式指派工作、管理任務,以及向專案關係人報告專案的最新進度。上文整理出的這些秘訣,搭配如 Asana 這樣的工作管理工具使用後,可協助您整理好任務的期限和優先順序,進而有效管理團隊的繁重工作負荷。

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