什麼是工作量規劃？應用正確策略的提示

在開始烘焙蛋糕之前，第一步是確保您有正確數量的食材。 如果您少了一顆雞蛋或少了一點糖，那麼您的蛋糕肯定會有點怪味。 

大型專案也是如此：如果您沒有足夠的資源來完成專案，就無法如預期般完成。 為了確保您在需要時擁有所有正確的材料 (在這種情況下，團隊成員、技能和工具)，請使用工作量規劃流程。

什麼是工作量規劃？

工作量規劃是確定專案潛在需求的流程。 工作量規劃的目標是，在您需要時提供正確的資源。 資源可以是指具備正確技能的個人、可用於新增其他專案的時間，或必要的預算。

工作量規劃策略

您可以在不同情境中使用三種類型的工作量規劃來最佳化生產力。

領先工作量規劃

領先工作量策略 (或領先策略) 是在預期需求量較高時提高生產力的流程。 

例如：如果您是零售商，您可能需要在假期期間聘請大量季節性工人，無論是整個季節還是僅僅是季節性促銷。 透過預測更高的客戶流量，您可以更好地為團隊配備人員，並在短時間內增加額外的人員。 

落後策略規劃

落後策略規劃是指在您遇到即時需求時增加工作量的過程。

範例：當有人「待命」時，延遲策略規劃通常用於醫療保健、社會工作或餐飲業。 根據團隊的忙碌程度，您可以召集其他團隊成員，確保有足夠的資源 (即團隊成員) 來滿足所有客戶或客戶的需求。 

匹配策略規劃

匹配策略規劃是領先工作量規劃和落後策略規劃的組合。 配對策略規劃的過程需要以小幅度緩慢增加工作量，直到達到所需的資源利用率。

範例：讓我們以先前的餐飲業為例，作為一名樓層經理，您可能會有幾位不同的員工當晚待命。 如果您意外地接到一個大型派對的預訂，您可能會決定召喚多個服務員來應付，直到人群減少為止。

五個步驟的工作量規劃流程

工作量規劃流程可能因公司而異，但每個流程中都會發生幾個核心步驟： 

1. 預測您的預期需求

如果您知道即將有新專案要進行，請對這些專案需要完成的工作進行明智的估算。 這將讓您瞭解完成專案所需的工作量，並且可以將其與您目前可用的工作量進行比較。

2. 確定所需的工作量

根據您的初步估計，大致確定完成上一步中預測的工作所需的工作量。 請嘗試使用常見的衡量單位 (例如小時) 或專案估算工具 (例如T 恤尺寸法)。

例如，工程經理會根據完成專案所需的小時數來估算工作量規劃。

3. 計算目前團隊的資源工作量

如果您要為團隊新增另一個專案，您需要確保他們有能力處理，以免他們過勞。

如果一個人平均每週可以工作約 30 小時，且他們目前正在進行專案，請從平均 30 小時中減去他們目前的工作負荷，以瞭解他們一週的工作量。

4. 衡量工作量差距

根據專案所需的工作量，衡量您目前的資源與預期需求的比較情況。

5. 使工作量與需求保持一致

查看先前的工作量差距，並最佳化目前和可用的工作量，以便達到平衡。 如果您的團隊目前已達到工作量上限，無法承擔額外的工作來完成專案，請在短期內新增更多團隊成員以完成專案。 如果您有多餘的工作量，請考慮新增另一個專案，以有效最佳化您的可用資源。

工作量規劃的優點

作為專案經理，您可以做的最好的事情之一就是建立工作量計劃，以支持您的團隊。 瞭解不同專案的工作量需求有助於避免瓶頸，並維持供應鏈的流程。 以下是工作量規劃最重要的優點：

為不同情境做好準備

精心設計的工作量計劃有助於防止範疇潛變，並為您的團隊減輕壓力。 如果您知道針對每種類型的工作量 (無論是超出工作量還是缺乏資源) 您必須採取的步驟，您就能夠在任何特定期間滿足需求。

它可以優化團隊的能力

有效的工作量規劃可使您目前團隊的技能與他們對新專案的可用性保持一致。 如果專案沒有足夠的可用資源，您就會知道需要為團隊增加更多資源。 

瞭解團隊的技能組合並瞭解他們處理額外工作的工作量至關重要。 這可以加快人員配置的決策過程，並防止過勞， 2020 年有 71% 的員工至少經歷過一次過勞。

它能將生產成本降至最低

當您管理團隊的工作量時，您就是在針對需要完成的工作範疇優化資源。 這意味著您不會為超過所需的資源付費，最終最大限度地降低了生產成本。

例如，如果您的團隊中有 12 名成員正在處理專案 A，而專案 A 只需要 9 名成員，您可以將其中 3 名團隊成員分配到專案 B，從而最大限度地減少專案 A 的支出。

讓未來的規劃更輕鬆、更準確

工作量規劃不僅對您目前的專案有幫助，還可以幫助您確定未來的工作量需求。 當您為一個專案建立工作量計劃時，您可以將其用作未來類似專案的範本。

該範本將是一個有用的起點，您無需從頭開始預測工作量需求。 這可以節省團隊時間，並加快工作量規劃流程。

它能創造透明度

您的工作量計劃將突顯出您可以最佳化的任何低效率。 這類資料對於專案關係人來說非常有價值，因為他們希望了解自己如何投入資源和資金。

工作量規劃與資源規劃之間有何差異？

雖然這兩個詞有時會互換使用，但工作量規劃和資源規劃是類似但略有不同的專案規劃策略。 

工作量規劃著重於資源的供應和需求。 其概念是，強大的工作量計劃可以預測您何時會對更多資源產生更多需求，以便您可以預測這個差距。 

資源規劃著重於您已經擁有的資源以及您可以在哪裡分配這些資源。 資源工作量規劃是兩者的結合：預測未來對更多資源的需求。

工作量規劃工具

市面上有許多不同的工作量規劃軟體和工具，而尋找合適的工具取決於您想為團隊設定的優先順序。 有些資源管理工具非常具體，僅專注於工作量規劃或資源管理。

使用 Asana 這類的工作管理工具，可協助您管理資源、監控團隊的工作負荷，並簡化溝通，所有功能都可在同一個平台中完成。 以 Hudl的團隊為例。 他們會在 Asana 中定期監控工作負荷，以便在任何人精疲力竭之前輕鬆重新評估團隊的工作量並重新指派工作。 

由於他們可以在一個共用空間中檢視自己的工作，因此沒有人會超出負荷。