9 個最佳專案規劃軟體工具

從小型團隊專案到全公司的全面性計劃，專案規劃對於每一項 Business 版計劃而言都至關重要。 如果沒有有效的方法來規劃工作，事情就會變得混亂。 員工不知道誰應該在何時做什麼。 時間軸被推遲。 資源過度負載。 專案範疇超出了可行性的範圍。 

但有了專案規劃軟體，就不必如此。 無論需要與多少專案關係人和跨職能團隊合作，正確的工具都能幫助員工從專案的初始階段到最終交付，協調工作。

什麼是專案規劃軟體？

專案規劃軟體是一種協助團隊協調和執行計劃的工具。 它讓員工能夠組織工作，以便他們可以規劃要做什麼、何時做。 理想情況下，專案規劃軟體應該超越簡單的單一專案組織。 它還應該有助於彌合團隊之間的差距，使跨職能專案關係人更容易就業務關鍵計劃進行協作。 

專案規劃軟體的優勢

正確的專案規劃軟體可以幫助 Business 版更快完成更多工作。 看看這如何辦到： 

建立單一記錄系統

從一開始就讓專案關係人維持資訊同步。 專案規劃應用程式可協助團隊在一個中央平台中組織所有專案資訊，以便每個專案關係人都能找到所需的資訊。 最佳解決方案可透過以下功能提升明晰度： 

• 將每個專案與整體 Business 版目標連結起來的明確目標。 

• 整合可連結不同應用程式中的資訊，以便團隊成員在一處位置存取專案資訊。 

• 具有所有者和截止日期的任務，以便每個人都能瞭解他們負責的內容以及截止日期。

• 連結相關任務的相依性，以便團隊能夠以正確的順序完成工作。  

• 以不同方式將專案可視化並組織資訊，例如工作流程看板、甘特圖、行事曆或任務清單。 

簡化流程

專案規劃軟體可協助團隊減少花費在重複性系統管理任務和來回溝通上的時間。 最佳選項可透過以下功能節省時間： 

• 自動化，可自動指派、排定和分流工作。 

• 專案範本，協助您的團隊快速開始，並將整個組織的流程標準化。 

• 輕鬆進行任務核准和校訂功能，以便專案關係人快速檢視、簽核並提供工作回饋。 

即時調整

專案未必能按計劃如期進行。 優秀的專案規劃軟體具有幫助團隊預測障礙並調整其方法的功能。 例如： 

• 儀表板可即時追蹤專案進度，以便您在計劃偏離進度時查看，並根據需要進行修正。 

• 資源管理工具，可幫助經理可視化和調整團隊的能力。 

• 專案里程碑，用於確定專案時間軸中的關鍵目標。 

• 狀態更新功能，以便團隊能夠輕鬆溝通專案變更。 

最佳專案規劃軟體

想要開始了嗎？ 我們為您和您的隊提供了九個最佳專案規劃平台。

Asana：最適合企業公司

跨團隊協作對現代企業至關重要，特別是當領導者希望快速有效地解決問題時。 事實上，根據 Deloitte 的說法，83% 的公司都在利用跨職能團隊。 

儘管跨職能專案規劃對所有公司來說都很重要，但在大型組織中尤其棘手，因為團隊往往會在不同的部門和層級中各自為政。 這就是為什麼企業公司需要一個超越簡單規劃的專案管理工具。 無論每項計劃涉及多少專案關係人，大型公司都應尋找能夠跨團隊運作並促進跨職能協作的軟體。

藉助一套企業產品，Asana 可協助大型組織 (和小型組織) 執行關鍵任務工作。 藉助目標、自動化和工作流程等功能，您可以輕鬆彌合團隊之間的差距、減少虛工，並讓員工專注於對您的 Business 版最重要的事情。 此外，Asana 還包含基本的安全性、隱私權和法規遵循功能，以確保您的資料安全。 

Monday：最適合小型企業的 Business 版

小型公司不一定需要更先進的協作和安全功能。 許多小型企業都喜歡 Monday.com 易於使用的介面，這使其易於上手。 話雖如此，隨著團隊的發展，您可能會遇到障礙。 

Clickup：最適合新創公司

Clickup 的介面色彩繽紛，深受小型團隊和預算緊張的新創公司的青睞。 雖然可以輕鬆啟動，但一些使用者表示，隨著團隊的擴展和跨職能協作成為優先事項，他們遇到了障礙。

Basecamp：最適合傳統專案管理

Basecamp 成立於 1999 年，是市場上最早的網頁版專案規劃工具之一。 專案經理喜歡其強大的訊息平台，但如果適應性是您的首要任務，則 Basecamp 可能會讓人感到受限。 

Zoho Projects：最適合以細節為導向的專案

這款任務管理軟體深入探討預算、時間表和時間追蹤等詳細資料。 它非常適合特定的專案規劃，但隨著大型組織擴大跨團隊協作，可能會達到極限。 

Jira：最適合開發人員

此工具專為軟體開發而設計，具有史詩、使用者故事和衝刺等敏捷特定功能。 雖然 Jira 在Scrum等敏捷方法方面表現出色，但對於公司中其他團隊來說，它可能不夠靈活。 

Wrike：最適合面向客戶的團隊

Wrike 具有易於使用的安全功能和權限，可協助客戶和內部團隊安全地存取資訊。 這意味著它對於優先考慮與外部合作夥伴合作的團隊很有幫助，但對於管理跨團隊工作可能效果較差。

Trello：最適合看板愛好者

您可能會因其獨特的工作流程看板而認出 Trello，較小的團隊可以使用它在不同階段拖放任務。 但如果您的團隊正在成長，並且需要各種專案規劃檢視，那麼您可能很快就會超出 Trello 的能力範圍。

Smartsheet：最適合試算表愛好者

Smartsheet 吸引了那些熱愛試算表的團隊。 它提供比 Microsoft Excel 更多的功能，例如時間追蹤和協作功能。 由於並非所有團隊都喜歡在試算表中工作，因此此工具可能無法在整個組織中很好地運作。 

提升效率的整合

有些工具與更強大的專案規劃選項搭配使用時效果最佳。 例如，團隊通常會使用多個應用程式來處理專案規劃的不同方面，例如即時通訊、資料儲存等。 透過將這些應用程式與您選擇的專案規劃軟體整合，您可以幫助團隊更有效地進行協作。

整合可讓您將專案資訊集中在一處位置。 這意味著，即使跨職能團隊使用不同的工具來完成工作，他們仍然擁有單一事實來源。 

這些工具與專案規劃軟體完美搭配。 透過將其與您選擇的應用程式整合，您可以提高效率並幫助跨職能團隊合作。 

Slack：保持聯絡

即時通訊有助於團隊更緊密地聯繫在一起，特別是當您遠距工作時。 尋找一個與 Slack 整合的專案規劃工具，以便從訊息中擷取詳細資料和行動項目，確保在混亂中不會遺漏任何內容。 

除了 Slack 之外， Zoom和Microsoft Teams等工具也可以促進團隊之間的聯繫。 選擇與這些應用程式整合的專案規劃軟體，有助於使會議內容可執行，其中包含任務、行動項目和可搜尋的文字記錄。  

Google 雲端硬碟：在文件上進行協作

Google 雲端硬碟可讓您安全地儲存、分享和協作處理檔案。 透過評論和建議等功能，團隊可以輕鬆地在單一 Google 文件、試算表或簡報上協同合作。 為了確保檔案不會遺失，並且在專案關係人發表評論時收到通知，請尋找一個能夠有效與 Google 雲端硬碟整合的專案規劃應用程式。 

Dropbox：在雲端儲存大型檔案

如果您需要處理大型檔案，Dropbox 可以為您提供協助。 該應用程式提供安全的雲端儲存空間，因此團隊可以將所有內容儲存在一處，並輕鬆與任何人分享檔案。 將 Dropbox 與您的專案規劃工具整合是確保檔案可存取的必要條件，這樣專案關係人就能擁有專案資訊的單一事實來源。 

Zapier：將重複性任務自動化

Zapier協助您將工作自動化，毋須撰寫任何程式碼。 此工具可讓您將專案管理平台與軟體工具連結，從而將重複的手動工作自動化。 

專案規劃軟體常見問題

哪種軟體最適合專案規劃？

如果您在大型企業工作，想要擴展團隊規模，或重視跨職能團隊合作， Asana就是最佳選擇。 從複雜的專案到全公司的計劃，Asana 可以將已完成專案的時間減少 60%，並將專案錯誤減少 90%。 超過 80% 的《財星》百大企業* 信任此軟體，而全球企業客戶 (包括 Amazon、Affirm、Japan Airlines 和 Sky) 都仰賴 Asana 來管理其策略計劃。 

Asana 提供的不僅僅是簡單的專案規劃和待辦清單。 它具有足夠的彈性和可自訂性，可在整個組織中使用，有助於簡化團隊之間的工作流程，並為所有工作提供單一記錄系統。 

專案規劃軟體和專案管理軟體之間有何差異？ 

顧名思義，專案規劃軟體可協助專案團隊在啟動之前解決計劃的關鍵詳細資料，例如建立專案藍圖、確定相依性、規劃資源分配以及分解最終交付項目。 

另一方面，專案管理軟體不僅可以幫助團隊規劃專案。 它還為員工提供了一種在計劃過程中監控和調整策略的方法。 例如，有效的專案管理軟體應該能幫助團隊追蹤進度、傳達專案狀態的更新、識別阻礙並調整資源。 

最好選擇能夠同時規劃新專案並從頭到尾執行的軟體。 

選擇協作工具時，我應該注意什麼？ 

與其為特定用例投資軟體，不如尋找一個足夠靈活的專案管理解決方案，以便在整個公司範圍內使用。 除了任務管理和專案追蹤之外，有效的專案管理應用程式還提供了數位工作空間，讓您的整個團隊和公司都能在其中進行協作。 

評估新軟體時，請關注： 

• 易於採用：如果軟體不夠直觀，團隊就不會採用。 觀看產品示範或安排與產品銷售團隊的會議，以熟悉軟體的使用者介面，包括其網頁版、電腦版和行動應用程式。 請確保軟體具有易於瀏覽的使用者指南。 您希望團隊能夠自行輕鬆開始使用該工具，而無需經歷艱難的學習曲線。 

• 投資報酬率 (ROI) ：新的應用程式應該能提高您公司的盈利。 除了研究定價之外，還可以參考獨立報告，例如Nucleus Research的這份報告，該報告量化了不同工作管理工具所節省的時間。 

• 安全性：即使員工在不同地點和時區工作，確保公司資訊保持私密性也至關重要。 資料安全是必備功能；請進行研究，並確保該工具符合您 IT 團隊所需的安全標準。 

• 跨團隊使用案例：新軟體不應導致應用程式無序擴張。 與其選擇一個只能在特定團隊中狹隘使用的工具，不如尋找足夠靈活的選項，以涵蓋廣泛的使用案例。 理想情況下，協作軟體應該簡化跨團隊工作流程，例如行銷活動和專案規劃、工作請求追蹤或策略規劃。

• 資訊追蹤：當資訊分散在不同的應用程式中時，很難完成工作。 為了解決這個問題，專案規劃軟體應該為所有工作建立一個單一的記錄系統，集中管理資訊，以便員工輕鬆找到他們需要的內容。 

*準確性僅至2022 年 9 月 7 日。 Asana 對此數字更新無任何聲明。