最佳專案管理軟體和工具

如果您管理工作，您就是專案經理。 但情況並非總是如此。 多年來，唯一負責管理專案的人是 (毫不意外的) 專案經理。 這些高度專業化的角色使用了傳統工具，需要廣泛的訓練和知識才能使用。 

現在，幾乎每個人都需要管理自己的專案，而這些過時的工具已不再實用。 儘管專案經理角色和傳統軟體仍然存在，但現代專案管理軟體已經適應了更具動態、協作性更強的員工的需求。

無論您是剛開始經營 Business 版的企業主，還是經營跨國公司，都有適合您的專案管理軟體。 繼續閱讀，瞭解哪種專案管理軟體符合您公司的需求。

什麼是專案管理軟體？

專案管理軟體是一種幫助團隊組織、追蹤和執行工作的工具。 在最簡單的形式中，您可以將專案管理軟體視為一個互動式工作空間，您可以在其中協調您的工作、協作和與他人溝通的方式。 但最好的專案管理軟體遠不止於此，它可以連結整個公司最先進的工作流程，幫助您實現最大、最大膽的目標。 

這是一個廣泛的類別，可以像數位核對清單一樣簡單，也可以像完整的工作管理平台一樣先進。 您選擇的專案管理軟體類型以及使用方式，將取決於組織的規模、需求和總體目標。

為什麼要使用專案管理軟體？

如今，每個人都會管理專案，但他們並不總是擁有有效管理專案所需的工具。 這通常會導致團隊使用試算表，這非常適合用於組織工作，但不會顯示即時更新。 試算表是極度手動的，實際上可能會阻礙跨職能協作。 簡而言之，它們缺乏專案管理軟體的功能。 

這就是專案管理軟體對當今工作環境如此重要的原因。 在眾多優點中，專案管理軟體可作為工作、團隊、專案關係人、目標以及其中所有內容的連結工具。

專案管理軟體的優勢

• 專注於您的工作。 您將完成更多工作，但更重要的是，您將完成正確的工作。 藉助專案管理軟體，您不太可能重複工作或浪費時間搜尋材料。

• 減少虛工。 藉助專案管理軟體，您可以將每一個任務與支持公司最大、最廣泛願景的目標連結起來，從而讓每個人都能瞭解他們如何透過每一個專案推動公司的成功。 當員工瞭解他們的日常任務如何影響公司時，他們就會更有動力在工作上做出最佳表現。

• 連結您的技術堆疊。 Business 版需要無數工具才能在當今的工作空間中運作。 藉助動態專案管理軟體，您可以在一個平台上連結所有工具 (例如 Slack 溝通、Dropbox 檔案和Google Drive附件)。

• 建立記錄系統。 專案管理軟體可作為所有專案及其相關任務的記錄系統。 因此，您可以同時儲存資訊，同時讓專案關係人和團隊更容易存取和使用該資訊。

• 提升跨職能協作。 專案管理軟體的核心是團隊協作工具。 透過將跨專案、團隊和部門的工作、目標和人員匯集在一起，專案管理軟體可協助您建立一個相互連結、蓬勃發展的跨職能組織。

• 安全地儲存工作內容。 您是否曾經不小心刪除試算表中的儲存格？ 或是忘記您將最新的待辦清單儲存在哪裡？ 將所有內容儲存在雲端中，有助於維持條理，並減少遺失工作的機會，同時維護您的隱私。 

11 個最佳專案管理軟體和工具 

當今市場上有各種各樣的專案管理軟體，選擇其中一個可能會讓人感到不知所措。 這就是我們編制這份當今業界最佳產品清單的原因，以及它們最有可能幫助的 Business 版類型。 瞭解每一種產品的比較，以及專案管理軟體可以簡化和增強您的工作的不同方式。

1. Asana：最適合企業公司

Asana 超越了傳統的專案管理軟體，提供完整的工作管理解決方案，支援企業公司不斷變化的需求。 Asana 不僅可以幫助您管理任務 (雖然您也可以這樣做)，還可以將公司正在進行的所有工作與最高層級的目標和商業策略連結起來。 藉助 Asana，您獲得的不僅僅是專案管理軟體，還包括：

• 與您最喜愛的所有工具和系統整合，以便在單一平台上組織您的工作。

• 與公司上下所有人和每個任務連結的目標，以便您確保完成的工作始終是最重要的。

• 任務、排程、指派工作等的自動化，旨在減少您花費在低優先順序虛工上的時間。

• 現成的專案範本，讓您可以立即處理最重要的任務。

• 報告儀表板，可自動更新專案關係人，並消除狀態更新會議。

• 安全性、隱私權和法規遵循功能，可確保您的資料安全。

探索 Asana 的更多功能。

2. Trello：最適合用於簡單的專案管理

Trello 是一款看板式專案管理軟體，由 Atlassian 所有。 在 Trello 中，您可以將專案任務嵌套在標有總體主題的看板下。 例如，您可能會有「未開始」、「進行中」和「已完成」的看板。 這種設定使您可以輕鬆地從一個看板到另一個看板追蹤專案進度，這對於您需要一個用於小型專案的簡單工具時很有幫助。

3. Smartsheet：最適合試算表愛好者

將 Smartsheet 視為試算表的進階版本，具有更多功能。 對於傳統上使用試算表進行專案管理的公司 (例如使用時程表進行時間追蹤) 而言，此系統可以是直觀的。 

4. Jira：最適合敏捷式專案管理

Jira 專為軟體開發而設計，可供使用敏捷方法開展工作的團隊使用。 Jira 由母公司 Atlassian 所有，通常用於錯誤追蹤等常見開發專案，以及使用Scrum 流程的專案。

5. Monday：最適合小型企業的 Business 版

Monday 提供了廣泛的應用程式，可輕鬆實施並立即開始使用。 這適用於剛開始使用專案管理軟體的小型企業，但一旦您加快工作、公司規模或跨團隊協作，您可能會達到可能的門檻。

6. Clickup：最適合小型團隊或新創公司

Clickup 的介面直觀且色彩繽紛，易於理解和採用。 Clickup 是資源有限的新創公司和可能不需要那麼多功能的小型團隊的熱門選擇。 

7. Notion：最適合記錄者

Notion 是一個用於建立和儲存動態文件、試算表和筆記的高級系統。 這最適合需要更有條理的思維和想法空間的公司或個人，儘管 Notion 在您如何與工具本身中的其他人合作方面可能會受到限制。

8. Airtable：最適合想要自己建立的人

Airtable 提供彈性的無程式碼和低程式碼資料庫，您可以用來建立自己的專屬專案管理系統 (或其他自訂應用程式)。 對於那些更喜歡監督專案管理軟體後端開發的人，Airtable 提供了這個選項。

9. Wrike：最適合用於客戶管理

Wrike 以易於使用的格式提供可堆疊的儲存空間和安全性，因此客戶和內部團隊都可以安全地存取資訊。 除了作為一家公司管理工作外，當您與外部合作夥伴 (例如客戶) 合作時，這也會很有幫助。

10. Workfront：最適合僅限行銷的團隊

Workfront (由 Adobe 擁有) 是一款最初為行銷人員開發的專案管理軟體。 他們已將其平台建立為適用於所有團隊的工具，但由於其目標明確，使用者可能難以與行銷部門以外的其他團隊進行協調。 

11. Microsoft：個人工具的最佳選擇

Microsoft Office 通常被標記為專案管理工具，但這主要是因為它們的產品是任何公司的主力產品。 由於我們已經知道並瞭解如何使用它們，因此 Microsoft Office 產品通常是經理在開始嘗試專案管理時會使用的第一個工具。 但現實是，Excel 試算表和文件並非專為協作而設計，因此您最好將其與完整的專案管理軟體搭配使用。 

專案管理工具中需要的功能

準備好購買了嗎？ 每個專案管理系統都有不同的特性和功能，但我們建議您優先考慮至少具備以下功能的平台：

• 協作功能，可在團隊成員、部門和整個公司之間進行工作，包括檔案共用、專案追蹤和資源管理。

• 提供專案集管理功能以及將目標與可執行任務連結的功能，以便整個公司都能看到所有工作之間的連結。

• 行動應用程式，讓您可以隨時隨地傳送核准、接收即時通知並管理專案。

• 易於存取和檢視的專案和報告儀表板。

• 不同的專案檢視風格，可支援您的所有專案類型和營運，包括甘特圖、工作流程看板、清單和行事曆 (因此，隨著公司的發展，您知道您的軟體有能力與之同步發展)。

• 增強的專案排程功能，可設定截止日期、建立重要里程碑，並輕鬆追蹤時間，以便一切都按時進行。

• 專案管理應用程式整合，可滿足您的自訂 Business 版需求。

• 自動化和相依性，可即時為您和專案關係人提供最新資訊。

最好的專案管理軟體是與您一起成長的軟體

許多專案管理軟體都宣稱具有類似的功能，在基本層面上，其中許多功能是相同的。 但當您選擇專案管理解決方案時，它不應該只是另一個工具。 它應該是一個完整的專案管理平台，使您和您的團隊能夠以更少的投入量完成最出色的工作。 

這意味著您需要一個隨著公司發展而持續成長、擴展和調整的平台。 您最不需要的就是在進入理想工作流程時遇到瓶頸。 Asana 專為企業團隊打造，這意味著它可以從一開始就支援您的專案管理工作，無論您是擁有想法的單人團隊，還是《財富》100 強的成長。 事實上，逾 80%《財星》百大企業使用 Asana*。

使用 Asana，不僅僅是交付更多成果。 相反，Asana 專注於如何連結和利用公司工作、目標和資源的各個方面來產出正確的工作。 

專案管理軟體常見問題 

哪一款軟體最適合用於專案管理？

最好的專案管理軟體是具有您所需功能的軟體。 尋找像Asana這樣的工具，這是一個完整的工作管理平台，您可以在其中整合您已經使用的應用程式，將目標與工作任務連結起來，打破團隊之間的孤島，並將耗時的虛工自動化。

專案管理軟體是什麼類型的軟體？

專案管理軟體是一種用於專案管理各個方面的軟體。 通常，這包括從專案規劃階段 (資源分配、設定截止日期以及建立和指派工作任務清單) 到專案排程、追蹤和報告的所有內容。 最佳專案管理軟體將協助您協調和自動化工作，不僅跨專案，還跨專案集、團隊和部門。

專案管理軟體與任務管理軟體之間有何差異？

任務管理軟體僅用於管理任務，並專注於生產。 通常，這看起來像是具有更多功能的數位待辦清單。 專案管理軟體不僅限於任務管理，還涵蓋專案的實際規劃、協調和目標。 這包括更大的藍圖、高影響力的工作以及實現目標所需的可行動任務。 優良的專案管理軟體也會具備任務管理功能，但反過來並非總是如此。

專案管理軟體如何運作？

專案管理軟體是一種工具，可協助您協調專案管理所需的一切內容。 通常，這包括建立和指派任務、安排專案的各個方面以及與專案團隊中的其他人進行協調的功能。 最好的專案管理軟體還能讓您在組織內的所有團隊、部門和專案之間進行跨職能工作。

專案管理軟體值得使用嗎？

一言蔽之：是的！ 專案管理軟體的優點幾乎無窮無盡。 大多數人會立即將生產力視為購買專案管理軟體的原因，但合適的專案管理軟體可以做的不僅僅是提高您的產出。 如果您投資於最佳專案管理軟體，您可以打破孤島，並將整個公司與您最大的願景和目標連結起來。 這使每個人都能更好地處理最重要的專案。

*準確性僅至 2022 年 9 月 7 日。 Asana 對此數字更新無任何聲明。