最佳專案管理軟體：11 種工具比較

如果您管理工作，您就是專案經理。 多年來，只有專業的專案經理才會使用需要大量訓練的老舊工具。 現在，幾乎每個人都在管理自己的專案，而現代軟體也已經進行調整，以滿足更具協作性的員工隊伍的需求。

無論您是新創企業主，還是經營跨國公司，都有適合您的專案管理軟體。

什麼是專案管理軟體？

專案管理軟體是一種數位工具，可幫助團隊在一個集中式平台中組織、追蹤並完成工作。 它以共用工作空間取代分散的試算表和電子郵件，團隊可以在其中進行協作、指派任務、設定期限並即時監控進度。

專案管理軟體通常包含以下功能：

• 任務管理：建立、指派和追蹤個別任務

• 專案時間軸：使用甘特圖或行事曆將排程可視化

• 團隊協作：在一處地方分享檔案、評論和更新

• 報告儀表板：監控進度並找出阻礙

• 工作流程自動化：利用自動化流程減少手動作業

您選擇的專案管理軟體類型取決於組織的規模、需求和目標。

為什麼要使用專案管理軟體？

專案管理軟體以即時協作工具取代手動試算表，讓團隊資訊同步。 儘管試算表非常適合用於組織資料，但它們不會顯示即時更新，且可能會阻礙跨職能協作。

這就是為什麼專案管理軟體對於當今的工作環境至關重要。 它在同一處位置連結工作、團隊、專案關係人和目標。

專案管理軟體的優勢

• 專注於您的工作。 您將完成更多工作，但更重要的是，您將完成正確的任務。 藉助專案管理軟體，您較不會重複工作或浪費時間搜尋材料。

• 減少虛工。 將每一項任務連結至支持公司願景的目標。 當員工瞭解自己的工作如何影響公司時，他們就會更有動力，在工作上做出最佳表現。

• 連結您的技術堆疊。 藉助靈活的專案管理軟體，您可以在單一平台上連結所有工具 (例如將 Slack 溝通、Dropbox 檔案和Google 雲端硬碟附件全都放在同一處)。

• 建立紀錄系統。 專案管理軟體可儲存您的所有專案資訊，同時讓專案關係人和團隊可以輕鬆存取。

• 提高跨職能協作。 專案管理軟體將跨團隊和部門的工作、目標和人員整合在一起，協助您建立一個相互連結的組織。

• 安全儲存工作。 您是否曾在試算表中不小心刪除一個儲存格？ 將所有內容儲存在雲端有助於維持條理，並降低遺失工作的機率。 深入瞭解如何管理您的待辦清單。

如何選擇對的專案管理軟體

尋找合適的軟體，首先要瞭解您的團隊取得成功所需的條件。 專注於該工具將如何融入團隊目前和未來的工作流程。

考慮團隊的規模和需求

請考慮您的工作規模。 小型團隊可能需要一種簡單的方式來追蹤任務，而大型組織則需要跨部門協調工作的功能。 尋找一款能支援您特定工作流程的工具。

尋找易於使用的工具

唯有您的團隊使用工具時，工具才有效。 選擇具有直觀設計、易於學習和採用的軟體。 合適的平台應該讓人感覺有幫助，而不是複雜。

檢查關鍵整合

最佳專案管理軟體可與您的團隊目前使用的應用程式搭配。 這樣做可建立集中的事實來源，並減少在應用程式之間切換所花費的時間。

尋找可擴展的工具

選擇一個能夠與您的團隊和公司一同成長的平台。 選擇可擴展的工具可防止日後切換系統造成的干擾。

您可以在專案管理工具中尋找的功能

每個專案管理系統都有不同的功能，但請優先考慮至少具備以下功能的平台：

• 協作功能，可實現團隊成員、部門和整個公司之間的工作，包括檔案共用、專案追蹤和資源管理。

• 提供專案集管理功能，並能將目標連結至可據以行動的任務的平台。

• 行動應用程式，讓您可以隨時隨地送出核准、接收通知並管理專案。

• 易於存取和檢視的專案與報告儀表板。

• 不同的專案檢視方式，包括甘特圖、工作流程看板、清單和行事曆。

• 強化的專案排程功能，可設定截止日期、建立里程碑並追蹤時間。

• 能夠滿足 Business 版所需的專案管理應用程式整合。

• 可即時向您和專案關係人提供更新的自動化和相依性。

11 個最佳專案管理軟體和工具

現今有各式各樣的專案管理軟體可供使用。 我們彙整了這份最佳產品清單，以及這些產品最有可能幫助的 Business 版類型。

1. Asana：最適合企業公司

Asana 不僅僅是傳統的專案管理軟體，還為企業公司提供完整的工作管理解決方案。 Asana 不僅可協助您管理任務，還可將所有工作與最高層級的目標和商業策略連結起來。

藉助 Asana，您可獲得：

• 與您最喜愛的所有工具和系統整合，讓您在單一平台上維持工作條理。

• 與全公司每個人和每個任務連結的目標。

• 現成的專案範本，讓您可以立即開始工作。

• 自動向專案關係人提供最新資訊的報告儀表板。

• 維護資料安全的安全性、隱私權和法規遵循功能。

深入瞭解 Asana 還能做哪些事。

2. Trello：最適合簡單的專案管理

Trello 是 Atlassian 旗下的工作流程看板風格專案管理軟體。 您可以將任務嵌套在標記為「未開始」、「進行中」和「已完成」的看板下。 此設定可輕鬆追蹤小型專案的專案進度。

3. Smartsheet：最適合試算表愛好者

將 Smartsheet 視為具有更多功能的進階試算表。 對於傳統上使用試算表進行專案管理和時間追蹤的公司，此系統非常直觀。

4. Jira：最適合敏捷專案管理

Jira 專為軟體開發而設計，可供使用敏捷管理法的團隊使用。 Jira 由 Atlassian 所有，通常用於錯誤追蹤和使用Scrum 流程的專案。

5. Monday：最適合小型企業的 Business 版

Monday 提供各式各樣的應用程式，可輕鬆實施並開始使用。 這適合不熟悉專案管理軟體的小型 Business 版。 不過，在您擴充時，可能會遇到限制。

6. ClickUp：最適合小團隊或新創公司

ClickUp 直觀且色彩繽紛的介面使其易於理解和採用。 對於資源有限且團隊較小的新創公司而言，這是一個熱門選擇。

7. Notion：最適合記錄筆記的人

Notion 是一個先進的系統，可用於建立和儲存靈活的文件、試算表和備註。 這最適合需要一個有組織的空間來記錄想法和構想的個人，但協作可能會受到限制。

8. Airtable：最適合那些想自己建立的人

Airtable 提供彈性的無程式碼和低程式碼資料庫，供您建立自己的專案管理系統。 對於偏好監督後端開發的人來說，它是理想的選擇。

9. Wrike：最適合客戶管理

Wrike 提供可堆疊的儲存空間和安全性，讓客戶和內部團隊都能安全存取資訊。 這在與外部合作夥伴合作時非常有用。

10. Workfront：最適合僅有行銷的團隊

Workfront (由 Adobe 所有) 最初是為行銷人員開發的。 雖然他們已經擴展，但使用者可能難以與行銷部門以外的團隊進行協調。

11. Microsoft：最適合作為個人工具

Microsoft Office 產品通常是經理進行專案管理時首選的工具。 不過，Excel 和文件並非專為協作而設計，因此最適合與專用的專案管理軟體搭配使用。

最佳專案管理軟體是與您一起成長的軟體

許多專案管理軟體都宣稱具有類似的功能，在基本層面上，其中許多功能都是相同的。 但當您選擇解決方時，它應該是一個功能完善的平台，可讓您的團隊以更少的投入量完成最出色的工作。

這表示您需要一個能與您的公司一起成長的平台。 Asana 專為企業團隊而設計，從擁有構想的單人團隊到《財星》100 強企業的成長，都能為您的工作提供支援。 事實上，逾 80%《財星》百大企業使用 Asana*。

有了 Asana，不僅僅是完成更多工作。 而是要連結公司的工作、目標和資源，以便生產正確的工作。

準備好瞭解 Asana 如何協助您的團隊更有效地團隊合作了嗎？ 立即開始使用。

有關專案管理軟體的常見問題